Qu'est-ce qu'une note de frais ?
Le rapport de dépenses aide à suivre les dépenses des employés pour les tâches de bureau. Le rapport de dépenses offre une visibilité sur les dépenses des employés et sert de point de référence lors des processus de remboursement des employés.
Comment fonctionne la note de frais ?
En termes simples, les employés enregistrent leurs dépenses avec les reçus dans le formulaire de remboursement des dépenses ou un rapport de dépenses modélisé pour une période donnée. L'employé transmet le document au gestionnaire concerné et au comptable. Une fois que le gestionnaire a approuvé et vérifié les dépenses, le comptable enregistre les entrées dans le registre et transmet les informations pour initier le paiement.
Créez des notes de frais professionnelles avec notre modèle de note de frais gratuit.
A quoi sert une note de frais ?
Les rapports de dépenses aident les entreprises à suivre les dépenses des employés dans différentes catégories annuellement, trimestriellement et mensuellement. Les rapports de dépenses améliorent la visibilité des dépenses des employés pour les déplacements, les repas, l'hébergement, l'entretien, etc.
Les catégories de dépenses varient d'une entreprise à l'autre. En les numérisant ou en les enregistrant correctement à l'aide d'un bon modèle de note de frais, les entreprises peuvent s'efforcer de réduire les dépenses excessives.
Comment créer une feuille de note de frais ?
La création de notes de frais est simple. Vous devez former vos employés pour développer rapidement des rapports précis de remboursement des employés pour une période donnée. Voici les étapes pour créer une feuille de note de frais simple.
- Trouvez un modèle de note de frais ou utilisez un modèle de suivi des dépenses.
- Personnalisez les éléments de ligne - ajoutez correctement tous les détails de vos dépenses.
- Ajoutez les liens de réception dans un dossier approprié et joignez-les aux entrées pertinentes.
- Vérifiez toutes vos dépenses
- Envoyez-les à votre responsable pour approbation.
De nombreuses petites entreprises utilisent un modèle de rapport de dépenses typique, tel que celui fourni par Nanonets. Vous pouvez également consulter les modèles de notes de frais dans Excel et Word.
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La plupart des logiciels de comptabilité pour petites entreprises disponibles aujourd'hui ne fournissent pas de technique pour établir une note de frais, même si le logiciel de comptabilité est essentiel à la procédure de gestion des dépenses.
Vous pouvez utiliser le logiciel d'automatisation comptable Nanonets pour extraire les informations de la note de frais et les enregistrer automatiquement dans le logiciel de comptabilité. Apprendre encore plus.
Comment utiliser le modèle de note de frais Nanonets ?
Obtenez le modèle de note de frais Nanonets.
Le modèle de note de frais Nanonets est présent sur Google Sheets. Mais vous pouvez le télécharger et l'utiliser dans Excel. Voyons comment utiliser le modèle de note de frais.
Utilisation du modèle dans Google Sheets
- Ouvrez le modèle de note de frais dans Google Sheets.
- Cliquez sur Fichier et sélectionnez "Créer une copie" pour ajouter le modèle de note de frais à votre lecteur.
- Ouvrez le modèle et modifiez les éléments de ligne.
- Ajoutez correctement les détails de votre emploi, votre période et vos dépenses.
- Ajoutez votre reçu ou preuve de paiement dans la colonne de l'élément de ligne lui-même.
- Supprimez la colonne J et envoyez le rapport à votre responsable pour approbation.
Vous pouvez utiliser le scanner de reçus Nanonets ou notre outil d'ocr de réception pour extraire des informations en vrac si vous avez de nombreux reçus.
Utilisation du modèle de note de frais dans Excel
Pour l'utiliser comme modèle Excel de rapport de dépenses, après avoir fait une copie du document dans votre lecteur, sélectionnez Télécharger en tant que "Microsoft Excel (.xlsx)".
Comment télécharger le modèle de note de frais au format PDF ?
Suivez ces étapes pour télécharger la note de frais sous forme de fichier PDF à partir de Google Sheets.
- Sélectionnez l'onglet du modèle de note de frais.
- Apportez les modifications appropriées à l'onglet note de frais.
- Masquez les colonnes de droite avec le texte non pertinent.
- Sélectionnez Fichier > Télécharger au format > PDF
- Effectuez ces sélections. Orientation de la page - Portrait et échelle - Ajuster à la page
Que faut-il inclure dans une note de frais ?
Le contenu de la note de frais peut varier en fonction des exigences de l'entreprise. Mais ici, j'ai essayé d'inclure les informations que vous devez inclure dans votre note de frais.
- La période de la note de frais.
- Détails de l'entreprise - comme le nom et le logo de l'entreprise
- Détails de l'employé - nom de l'employé, ID, service et responsable.
- Détails des dépenses
- Date de la dépense
- Description de la dépense
- Catégorie de dépenses
- Montant des dépenses
- Recettes
- Zone de commentaires au cas où la dépense n'est pas approuvée.
- Sous-total de toutes les dépenses
- Un espace permettant aux responsables d'approuver et de signer les dépenses.
Les employés peuvent être invités à joindre des reçus au courrier en fonction des politiques de dépenses de l'entreprise, à spécifier le mode de paiement ou à inclure une explication de la dépense. Étudiez attentivement la politique de dépenses de l'entreprise lors de la création d'un rapport de dépenses afin de pouvoir modifier correctement votre modèle de rapport de dépenses.
Comment créer une note de frais dans Excel ?
Vous pouvez utiliser Excel pour gérer facilement votre note de frais. Voyons comment vous pouvez créer une note de frais dans Excel.
- Créez un nouveau fichier dans excel.
- Écrivez les détails de votre entreprise en haut de la feuille de calcul. Utilisez le logo de l'entreprise avec le nom de votre entreprise.
- Écrivez vos coordonnées, les détails du département et du responsable. Inclure la période des dépenses en gras dans le rapport.
- Laissez une ligne vide. Nous allons maintenant créer la zone principale des détails des dépenses.
- Inclure les en-têtes pour chaque colonne sur la 2e ou la 3e ligne à partir du haut. La première ligne doit être intitulée "Dépenses". "Type" et "Date" doivent être les colonnes suivantes. "Montant" doit être la colonne qui suit "Date". Concernant ces en-têtes de colonnes, consultez les politiques de votre entreprise. Certaines entreprises insistent sur une déclaration indiquant « facturable ou non facturable ».
- Commencez par le premier débit affiché dans la colonne "Dépenses" et saisissez tous vos produits dans cette commande. Le coût sera identifié par le nom du fournisseur ou le service général acheté.
- En bas de la feuille, mettre le montant total en utilisant la formule : =Somme(tous les onglets de montant)
- Mettez ensuite en surbrillance toutes les cases "Montant" et appuyez sur "Entrée" pour donner la somme.
- La feuille de dépenses et la page avec tous les reçus joints doivent être imprimées.
- Envoyez la note de frais terminée à votre responsable.
Pointe.
Au lieu de cela, vous pouvez utiliser un modèle de rapport de dépenses prêt à l'emploi et le télécharger sous forme de feuille de calcul Excel.
Différents types de modèles de note de frais
Modèle de note de frais de base :
- Le rapport de dépenses est utilisé pour suivre les dépenses sur une période déterminée. Généralement utilisé par les employés ou les entrepreneurs indépendants.
Quelles données sont incluses dans le modèle de note de frais de base ?
- Le modèle de rapport de dépenses de base comprend la date, la description des dépenses, le montant dépensé et le but.
Modèle de note de frais avec remboursement d'avance :
- Le rapport de dépenses avec remboursement anticipé permet de suivre les dépenses avant qu'elles ne surviennent de manière proactive.
- Les employés utilisent ce modèle de note de frais pour obtenir une avance sur leurs frais de voyage d'affaires entrants.
Quelles données sont incluses dans la note de frais avec remboursement anticipé ?
- Ce modèle de rapport de dépenses comprend la date, la description de la dépense, le montant dépensé, le montant remis à un employé et le solde restant.
Modèle de rapport de dépenses de projet :
- Le modèle de rapport de dépenses du projet est utilisé pour suivre les dépenses du projet. Ce sont des dépenses spécifiques uniquement pour le projet.
- Le modèle de rapport de dépenses du projet est utilisé par les chefs de projet ou les parties prenantes.
Quelles données sont incluses dans le rapport de dépenses du projet ?
- Certains des points de données inclus dans le modèle de rapport de dépenses du projet sont les coûts de main-d'œuvre, les matériaux et les autres dépenses associées au projet.
- Département : Gestion de projet.
Modèle de note de frais personnelle :
- Le modèle de rapport de dépenses personnelles est utilisé pour suivre l'impôt personnel ou les dépenses de remboursement
- Ceci est généralement utilisé par les travailleurs indépendants ou les entrepreneurs indépendants.
Quelles données sont incluses dans la note de frais personnelle ?
- Certaines des données incluses dans le modèle de rapport de dépenses personnelles sont les périodes, les détails des dépenses, la nature de la dépense, le montant total, la taxe à payer et les montants totaux.
Modèle de rapport de dépenses hebdomadaire :
- Comme son nom l'indique, un rapport de dépenses hebdomadaire suit les dépenses hebdomadaires d'un individu ou d'un employé.
- Ceci est généralement utilisé par les employés ou les entrepreneurs indépendants.
Quelles données sont incluses dans le modèle de note de frais hebdomadaire ?
- Il comprenait les mêmes données que le modèle de note de frais de base, juste que la période n'est que d'une semaine.
- Données incluses : date, dépenses, descriptions des dépenses, montant dépensé et montants totaux.
Modèle de rapport de dépenses d'entreprise :
- Le modèle de rapport de dépenses professionnelles suit les dépenses professionnelles sur une période donnée à des fins fiscales ou de remboursement.
- Ceci est utilisé par les services de comptabilité d'entreprise dans l'entreprise.
Quelles données sont incluses dans le modèle de note de frais professionnelle ?
- Certaines des données incluses dans ce modèle de rapport de dépenses sont la période, les dépenses, le type de dépenses par département, le montant dépensé et les montants totaux.
- Département : Comptabilité ou Finance.
Modèle de rapport de dépenses mensuel :
- Les modèles de rapport de dépenses mensuels sont utilisés pour garder une trace des dépenses sur une base mensuelle.
- Il est généralement utilisé par les employés, les chefs d'entreprise et le service comptable pour contrôler les dépenses.
Quelles données sont incluses dans le modèle de note de frais hebdomadaire ?
- Le modèle de rapport de dépenses hebdomadaire comprend vos dépenses, leur description, le mode de paiement et leurs sous-totaux.
- Département: Comptabilité ou finance.
Modèle de rapport de dépenses pour petite entreprise :
- Un modèle de rapport de dépenses de petite entreprise est utilisé pour suivre les dépenses engagées par une petite entreprise à des fins fiscales ou de remboursement.
- Il est utilisé par les entrepreneurs de petites entreprises.
Modèle de rapport de frais de déplacement :
- Les employés voyagent pour des raisons professionnelles et engagent des dépenses. Tous les frais de déplacement sont remboursés par l'entreprise. Afin de bénéficier du remboursement de l'employé, l'employé doit soumettre une déclaration de frais de déplacement.
- Le modèle de rapport de frais de voyage suit toutes les dépenses liées au voyage pour un remboursement approprié.
- Généralement utilisé par les employés qui voyagent pour le compte de l'entreprise et doivent être remboursés de leurs dépenses.
Quelles données sont incluses dans le modèle de note de frais de déplacement ?
- Le modèle de rapport de frais de voyage comprend les dépenses engagées pendant le séjour à l'hôtel, les repas, le transport et d'autres dépenses telles que l'entrée au lieu ou les frais d'inscription à la conférence.
Modèle de rapport de dépenses de construction :
- Utilisé pour suivre les dépenses associées à un projet ou à une initiative de construction.
- Généralement utilisé par les chefs de projet, les parties prenantes ou les services comptables.
Quelles données sont incluses dans le modèle de rapport de frais de construction ?
- Données incluses : les coûts de main-d'œuvre, la location d'équipement, les matériaux et les autres dépenses associées au projet.
- Département: Gestion de projet ou comptabilité.
QFP
Pourquoi utiliser une note de frais ?
Pour gérer une entreprise, il est nécessaire de faire certaines dépenses - ces dépenses sont appelées dépenses d'entreprise. Il peut s'agir de paiements de repas pour les clients ou de frais de voyage. Les travailleurs de l'entreprise font ces dépenses, ils ont donc le droit de les demander à l'organisation. Ensuite, les employés soumettent une note de frais sur papier ou numériquement à l'entreprise. Il contient une liste détaillée des dépenses que les employés engagent au profit de l'entreprise. Les utilisations les plus importantes des notes de frais sont décrites ci-dessous :
Aide au suivi des dépenses
L'utilisation principale des notes de frais est de suivre où va l'argent, ce qui aide à contrôler les coûts de l'organisation. Il donne une image claire de combien les employés dépensent pour le bénéfice de l'organisation. Il catégorise la dépense particulière et prévoit ensuite de réduire ces coûts. À l'aide d'une note de frais, l'entreprise peut clairement comprendre comment dépenser ses fonds et comment.
Aide à la budgétisation
La planification du budget rend l'entreprise prête pour ses projets à venir. Ceci, à son tour, aide l'entreprise à réussir et à se développer. À l'aide d'un rapport de dépenses précis, l'entreprise apprend à connaître le financement ou la destination de l'argent. Après avoir appris cela, les membres de l'entreprise peuvent formuler leur budget pour la planification future de l'organisation. Cela permet également de conserver un registre des dépenses de tous les départements individuellement, ce qui permet à l'entreprise de sécuriser les fonds et de gérer l'entreprise en douceur.
Permet des remboursements détaillés et précis
Comme les employés d'une organisation ont engagé des dépenses au profit de l'organisation, il est du devoir de l'entreprise de les rembourser. À l'aide d'une note de frais, l'entreprise peut établir un rapport précis sur les remboursements des employés. De plus, cela aide à éliminer tout type de confusion. La note de frais est faite en gardant à l'esprit la politique de dépenses de l'entreprise avec la preuve des paiements effectués par les employés afin qu'elle soit détaillée et exacte.
Simplifie les déductions fiscales
Les dépenses effectuées par les employés de l'organisation pourraient être déductibles d'impôt. Mais on ne peut pas faire valoir des déductions pour ces dépenses à moins que vous ne les ayez enregistrées correctement et avec précision avec une preuve telle que la réception du paiement. Avec l'aide d'un rapport de dépenses, ce processus peut être simplifié car il permet de garder une trace de toutes les dépenses déductibles lors de la session fiscale. Ainsi, les employés de l'organisme qui gère les finances se conforment à ces dépenses et les inscrivent dans des formulaires fiscaux.
A quoi sert une note de frais ?
Une note de frais permet de simplifier la procédure des comptes fournisseurs. Il permet de suivre toutes les dépenses liées à l'entreprise engagées par les employés au profit de l'entreprise. L'objectif d'une note de frais comprend les éléments suivants :
Aide à garantir que l'argent est dépensé uniquement pour des travaux liés à l'entreprise
Le travail le plus important d'une note de frais est de vérifier que les employés effectuent des paiements liés aux dépenses liées à l'entreprise uniquement. Si l'employé utilise le financement de l'organisation pour son usage personnel, l'entreprise n'est pas tenue de le rembourser. Ainsi, l'entreprise demande une preuve de paiement effectué par les employés pour vérifier où l'argent a été dépensé.
Aide à garder une trace des dépenses des employés
L'organisation prépare un rapport de dépenses pour catégoriser et détailler avec précision toutes les dépenses. Cela aide à garder une trace pour voir si les employés de l'organisation supportent les coûts de manière appropriée. De plus, l'entreprise peut indiquer si les employés utilisent l'argent de manière inappropriée. Cela aide à tenir un registre et à utiliser correctement la richesse de l'entreprise. Ceci, à son tour, aide l'organisation à prospérer.
Cela permet d'économiser du temps et de l'argent
En préparant une note de frais, les entreprises de réponse peuvent être en mesure d'économiser beaucoup de temps et d'argent. Le suivi manuel de l'argent dépensé peut prendre beaucoup de temps. Mais avec l'aide de la comptabilité des notes de frais, le temps des employés peut être économisé. De plus, avec l'aide des notes de frais, les enregistrements peuvent être conservés avec précision sans aucune erreur. Cela aide à garder beaucoup de capital pour l'entreprise et lui permet d'utiliser cet argent pour faire quelque chose de productif pour l'organisation.
Réduit le risque de fraude
Sans établir de note de frais, les travailleurs, s'il y a lieu, peuvent demander un faux remboursement en présentant de faux justificatifs. Ainsi, il est essentiel de maintenir un bon système de notes de frais afin que l'entreprise ne soit confrontée à aucune fraude. Pour une note de frais précise, les organisations exigent que les employés soumettent une preuve du paiement encouru afin qu'aucun faux remboursement ne puisse être effectué.
A fourni une image claire des dépenses
À l'aide d'une note de frais, l'entreprise peut avoir une compréhension claire et précise du capital de l'entreprise. Il indique où l'argent va suivre avec précision. Cela aide également à enregistrer les dépenses pour rendre efficace le budget pour l'avenir.
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