Éliminez les goulots d'étranglement en matière d'approbation manuelle grâce à notre modèle de workflow d'approbation sans code. Donnez à votre équipe une idée claire de ce qui doit être approuvé, quand et comment, afin qu'aucune approbation ne reste longtemps bloquée dans le pipeline.
Qu'est-ce qu'un workflow d'approbation ?
Un flux de travail d'approbation est un ensemble d'étapes qu'un document ou une tâche doit suivre avant de pouvoir être approuvé et terminé. Les étapes d'un flux de travail d'approbation sont généralement définies pour garantir que le document ou la tâche est examiné et vérifié par les bonnes personnes et que tout problème est détecté et résolu avant que le document ou la tâche ne soit finalisé.
Pourquoi un processus de workflow d’approbation est-il important ?
À mesure qu’une organisation se développe, le nombre de tâches à revoir augmente. Cette tâche qui aurait pu être effectuée par courrier électronique nécessite désormais une structure appropriée.
Les workflows d'approbation aident les entreprises à surveiller le flux des approbations pour maintenir le flux de tâches en mouvement. Voici quelques raisons pour lesquelles un processus de workflow d’approbation est essentiel pour les entreprises :
- S'assure que les tâches sont surveillées et effectuées correctement
- S'assure que les petits détails ne sont pas négligés.
- Permet à différentes personnes ou groupes d'examiner et d'approuver un document ou une tâche à temps.
- Permet de suivre la progression du document ou de la tâche tout au long du processus d'approbation.
- Aide à détecter et à résoudre tout problème avant de finaliser le document ou la tâche.
- Améliore la communication et la collaboration entre les différentes personnes ou groupes impliqués dans le processus.
- Améliore l’efficacité et la responsabilité globales de l’organisation.
À propos du modèle de flux de travail d'approbation Nanonets
Vos projets sont-ils retardés parce qu’un des évaluateurs a oublié de vous fournir les approbations requises ?
Il est temps de changer cela.
Automatisez et améliorez la visibilité de l'ensemble du processus d'approbation à l'aide d'un modèle de flux de travail d'approbation automatisé. Assurez-vous que toutes vos parties prenantes sont informées des documents entrants, améliorez la responsabilité et réduisez considérablement le temps de traitement de vos approbations.
Comment utiliser le modèle de flux de travail d'approbation Nanonets ?
Pour utiliser le modèle de workflow d'approbation Nanonets, vous identifier à votre compte Nanonets ou créer un compte gratuitement si tu ne l'as pas déjà fait.
Voyons comment nous pouvons créer un approbation de la facture flux de travail sur les Nanonets.
Étape 1 : Créez un modèle OCR.
Allez-y et sélectionnez le OCR de facture .
Une fois que vous avez ouvert le modèle, téléchargez une facture de votre choix. Voir toutes les données extraites. Nous utiliserons les données extraites pour déclencher le workflow d'approbation.
Étape 2 : Créez un flux de travail d'approbation des factures.
Configurez le flux de travail des factures en cliquant sur la bannière et en sélectionnant workflow dans le menu de gauche.
Étape 3 : Ajouter des paramètres de flux de travail
Faites défiler vers le bas pour voir le module d'approbation dans le flux de travail.
Ici, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
Ajouter des réviseurs
Ajoutez des réviseurs qui recevront les fichiers signalés dans leur boîte de réception pour une révision manuelle.
Règles de mise à jour
Définissez les conditions pour signaler ou sélectionner un fichier pour une révision manuelle.
Ajoutez plusieurs étapes.
Besoin de plus d’un simple chèque ? Ajoutez plusieurs étapes et règles pour un examen approfondi.
Automatiser
Une fois cela fait, Nanonets exécutera toutes les règles pour chaque document sur le pilote automatique.
Vérifions quelques cas d'utilisation
- Vérifiez si les dates sont valides : Si nous voulons vérifier s’ils sont corrects, voici comment procéder.
2. Vérifiez les détails du fournisseur : Si vous souhaitez vérifier les noms des fournisseurs en les faisant correspondre dans votre base de données existante, vous pouvez le faire en utilisant les conditions suivantes.
Signaler les factures inférieures à un montant particulier : Si vous souhaitez signaler les factures d'un montant total inférieur à 5000 XNUMX, voici comment procéder.
Les workflows d'approbation sont faciles à configurer sur les Nanonets. Si vous rencontrez des problèmes, notre équipe est là pour vous aider.
Rchacun à notre équipe pour configurer des workflows d'approbation personnalisés ou essayez-les vous-même.
Avantages de l'utilisation du modèle de flux de travail d'approbation Nanonets
Les approbations en attente peuvent avoir des effets d’entraînement sur les délais des projets. En tant qu'entreprise, vous souhaiteriez rationaliser les processus d'approbation pour accélérer les délais des projets et avoir un impact sur les revenus.
Avec le modèle de workflow d'approbation Nanonets, vous pouvez
- Configurez un processus d'approbation automatisé en quelques minutes.
- Créez des workflows d'approbation avec 0 erreur
- Améliorez la responsabilité financière grâce aux statuts d’approbation en temps réel
- Éliminez les goulots d’étranglement d’approbation avec Automatisation intelligente.
Pourquoi des Nanonets pour les flux de travail d'approbation ?
Nanonets est un système intelligent basé sur l'IA logiciel d'automatisation de documents qui vous permet d'automatiser les processus d'approbation de documents avec des workflows basés sur des règles sans code.
Nanonets dispose d'une large gamme d'outils tels que des flux de travail automatisés, vérification des documents, Correspondance à 3 voieset une API OCR, ainsi que des choix de services tels qu'une formation personnalisée, des annotateurs, une assistance 24 h/7 et XNUMX j/XNUMX et une essai gratuitl.
L'automatisation intelligente en quelques clics
Automatise l'approbation manuelle avec des flux de travail sans code.
Prise en charge 24 × 7
Bénéficiez d'une assistance complète à la migration, d'une assistance XNUMX heures sur XNUMX, d'une équipe dédiée à la réussite client et bien plus encore avec Nanonets.
Plateforme sans code
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Assistance gratuite à la migration
Vous envisagez de passer aux Nanonets ? Notre équipe d'experts vous aidera à créer un compte et à faire fonctionner vos flux de travail comme vous le souhaitez.
Automatisez les approbations en quelques clics. Utilisez gratuitement le modèle de flux de travail Nanonets Approval.
Boostez vos flux de travail d'approbation
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Quels sont les différents types de flux de travail d’approbation ?
Les flux de travail d'approbation sont importants pour permettre à une organisation de mieux fonctionner et d'être plus productive. Ils gagnent du temps et réduisent les erreurs. Les workflows d'approbation garantissent que les membres de l'entreprise et les responsables importants se mettent d'accord sur les choses avant qu'elles ne soient mises en œuvre. Il existe différents types de workflows d'approbation que les organisations peuvent utiliser.
Flux de travail de processus
Le workflow de processus est le type de workflow le plus courant. C'est bien quand les tâches d'un projet sont les mêmes à chaque fois. Ce type de flux de travail permet de clarifier la voie à suivre pour terminer le projet. Un exemple est un workflow de gestion de documents qui aide les organisations à traiter les documents.
Flux de travail du projet
Le flux de travail du projet est bon lorsque l'objectif du projet est clair, mais que le chemin pour y parvenir peut ne pas l'être. Ce type de flux de travail permet de clarifier la voie à suivre pour terminer le projet. Un exemple est un workflow de gestion financière, qui aide les organisations à gérer leur argent.
Flux de travail de cas
Le workflow de cas est également appelé workflow d'investigation. C’est bien lorsque l’objectif est clair, mais que le chemin pour y parvenir ne l’est pas. Un exemple de ceci est un workflow de récompense monétaire. Ce flux de travail permet de déterminer si une personne doit recevoir une récompense et combien elle doit recevoir. Il passe par différents niveaux d’approbation. Si tout le monde est d’accord, la personne reçoit la récompense. Si quelqu’un n’est pas d’accord, la récompense n’est pas donnée.
Créez tout type de flux de travail d'approbation avec Nanonets. Créer un compte gratuit or contactez notre équipe d'experts pour configurer vos flux de travail.
Meilleures pratiques pour les workflows d'approbation
Toute entreprise, avec l’aide de flux de travail d’approbation, peut augmenter ses bénéfices et contribuer à réduire le temps et les efforts, qui peuvent, à leur tour, être utilisés pour faire quelque chose de productif. En outre, cela peut faciliter l’ensemble du processus d’approbation pour l’entreprise et les équipes peuvent travailler de manière plus productive et plus flexible. Vous trouverez ci-dessous quelques bonnes pratiques à suivre lors de l'utilisation d'un flux de travail d'approbation.
- Déterminer les approbateurs pour chaque équipe.
- Diffusion des approbations en plusieurs étapes à l'aide de modèles de flux de travail automatisés.
- Identifier les redondances dans les workflows pour une procédure d’approbation optimisée.
- Se préparer aux retards et aux situations de goulot d'étranglement lors de l'attribution des tâches.
- S'assurer que chaque membre de l'équipe dispose des ressources dont il a besoin pour finaliser les tâches.
Cinq défis clés d'un flux de travail d'approbation manuel
Demande beaucoup de temps
Le travail d’approbation peut prendre beaucoup de temps s’il est effectué à la main. Cela peut être fatiguant et faire des erreurs. Mais avec approbation logiciel d'automatisation de flux de travail, cela peut être fait rapidement sans perdre de temps ni d’efforts. Cela permet aux employés de disposer de plus de temps pour accomplir des tâches importantes pour l’entreprise.
Résultat : des retards
Dans le processus d'approbation manuel, le courrier électronique prend l'approbation des membres. Cela pourrait être long car il faudrait attendre que la personne réponde ; s'il ne le fait pas, vous devez renvoyer l'e-mail, ce qui entraîne des retards supplémentaires.
Réduit la transparence
Il est difficile de déterminer le goulot d’étranglement dans un processus d’approbation manuel. Avec le modèle de workflow d'approbation, vous pouvez rendre l'ensemble du processus transparent pour tous les membres de l'organisation. De plus, le workflow d'approbation avec des tableaux de bord personnalisables vous aide à suivre les workflows d'approbation, augmentant ainsi la combinaison et la productivité de l'entreprise.
Les tâches répétitives peuvent être contre-productives
La saisie manuelle des données peut être une tâche répétitive et fastidieuse, ce qui peut entraîner des erreurs. De plus, la gestion de nombreux documents physiques peut prendre du temps, augmentant ainsi les risques d'erreurs, ce qui pourrait nuire à la croissance de l'entreprise. Les processus de workflow d'approbation peuvent contribuer à réduire ces erreurs et ces problèmes stressants pour les employés, en leur donnant le temps de s'engager dans quelque chose de productif pour l'entreprise.
Passez des processus d'approbation manuels à des flux de travail d'approbation automatisés avec Nanonets. Configurez des workflows d'approbation en 5 minutes !
QFP
Qu’est-ce que l’automatisation de l’approbation ?
L'automatisation de l'approbation est un processus dans lequel le travail du projet est envoyé à un ou plusieurs niveaux pour rejet ou approbation. Ce processus contribue à améliorer la communication, favorise la flexibilité et réduit le temps, les efforts et les risques d'erreurs qui font prospérer l'organisation.
Comment créer une matrice d’approbation ?
Pour créer une matrice d'approbation, il est essentiel de formuler la hiérarchie des approbateurs. Par exemple, le vice-président des finances est placé au niveau supérieur et les chefs d’équipe directs entrent en scène. Très probablement, cette hiérarchie repose sur la structure de l’organisation.
Pourquoi les workflows d’approbation sont-ils essentiels ?
Les flux de travail d'approbation sont essentiels pour toute organisation, car ils permettent de réduire le temps et les efforts des employés effectuant le processus d'approbation manuellement. Cela réduit également les risques de signalement, améliorant ainsi la productivité de l'entreprise.
Quelles sont les étapes à suivre pour utiliser le modèle de workflow d'approbation Nanonets ?
Une fois connecté, vous pouvez ajouter un workflow d'approbation à vos modèles OCR de documents.
- Pour ajouter un workflow d'approbation, accédez à WORKFLOW > Approbations
- Vous verrez un module comme celui-ci dans lequel les « Vérifications générales » et la « Vérification du fournisseur » sont des étapes de révision différentes.
- À chaque étape de révision, vous pouvez ajouter les éléments suivants
- Types d'avis
- Examinateurs
- Règles pour signaler les fichiers
- Vous pouvez ajouter les conditions suivantes dans les règles pour signaler les fichiers :
- Est-ce une date valide : Vérifie si la chaîne est l'un des formats de date acceptés
- N'est-ce pas une date future : Vérifiez si la date est postérieure à la date actuelle
- Longueur du contenu : Vérifie le nombre de caractères dans un champ
- Le score est-il >= : Vérifie que le score de confiance est supérieur à la valeur spécifiée
- Bases de données de correspondance : Recherche une valeur capturée dans votre base de données ou ERP (correspondance bidirectionnelle ou triple)
- Correspondance avec le terrain : Doit correspondre à un autre champ capturé sur la facture
- Script Python: Créez votre propre règle personnalisée avec Python
Qu'est-ce qu'un exemple de workflow d'approbation ?
Expliquons le processus de workflow d'approbation avec le exemple d'approbation de budget. Lors de l'élaboration du budget d'une organisation, il est nécessaire de le transmettre à de nombreux niveaux pour le modifier et l'approuver. Le budget est un élément essentiel du bon fonctionnement d’une organisation, car il permet de suivre le montant dépensé et reçu, montrant ainsi le bénéfice de l’entreprise à la fin. Comme la procédure d'approbation est à plusieurs niveaux et nécessite plusieurs approbations pour chaque niveau, mais avec l'aide du flux de travail d'approbation, ils pourraient terminer ce processus rapidement.
Un logiciel de gestion du workflow d'approbation crée et envoie les formulaires de modifications et d'approbation à tous les membres de l'entreprise. À long terme, cela réduit le temps, les efforts et les risques d’erreurs qui établissent la transparence dans le processus d’élaboration du budget. De plus, ils génèrent automatiquement des documents, des formulaires, des feuilles et des données et les envoient par courrier électronique ou toute autre source enregistrée par l'entreprise pour approbation, ce qui en fait un processus flexible.
Quels sont les différents éléments du processus de workflow d’approbation ?
Chaque entreprise a besoin d’un processus d’approbation pour que l’organisation fonctionne correctement. Ils en ont besoin pour diverses opérations telles que la facturation, les remises, les processus de facturation, etc. Un meilleur flux de travail d'approbation exécute de meilleures fonctions qui permettent à l'organisation de fonctionner correctement. Les workflows d'approbation sont uniques, mais certains éléments communs sont disponibles dans tous les workflows d'approbation. Ils sont.
Soumission
Le processus de soumission est nécessaire au fonctionnement d’un workflow d’approbation. Les membres du personnel doivent soumettre les données, telles que les documents, pour lancer le processus de flux de travail. Différents projets nécessitent des données différentes, mais tous nécessitent en premier lieu la soumission de données.
Liste de tâches
La décomposition des objectifs de niveau supérieur en étapes plus raffinées est le travail d'une liste de tâches. Ceci est fait pour rendre les membres du personnel conscients de leur travail et de l'équipe dans son ensemble.
Niveaux d'autorisation
La fonction des niveaux d'autorisation est d'attribuer le niveau d'autorité à chaque membre de l'organisation. L'objectif même de l'autorité administrante est que les opérations de l'entreprise se déroulent sans problème. Cela permet également à la direction de donner le pouvoir de rejeter et d'approuver les données.
Les approbateurs
L'ensemble du processus d'approbation dépend de la personne qui approuvera le travail. Les approbateurs aident l'entreprise à répartir le travail d'approbation entre chaque membre afin de déterminer qui approuvera quelles données. Il s’agit d’un processus d’approbation à plusieurs niveaux qui contribue à maintenir la flexibilité de l’organisation.
Conditions d'approbation
Comme leur nom l'indique, les conditions d'approbation mettent de côté certaines normes selon lesquelles une soumission est rejetée ou approuvée. Les normes sont définies en fonction de la tâche de chaque projet. Par exemple, dans le flux de travail d’approbation d’une conception graphique, les conditions d’approbation peuvent être une conception et une qualité uniques.
Alertes et notifications
Il s’agit de l’un des éléments essentiels du workflow d’approbation, car des mises à jour sont nécessaires pour que l’équipe puisse suivre la tâche. De plus, les notifications de rejet et d’approbation peuvent aider les membres du personnel à y travailler immédiatement pour les transmettre au niveau suivant. Cela permet à l’entreprise de fonctionner correctement et d’augmenter sa productivité.
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Mise à jour : Le blog a été mis à jour le 11 janvier 2023 avec un contenu mis à jour.
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