تدارک پرداخت: هر آنچه که باید بدانید

تصور کنید یک دوی 100 متری را با پاهای بسته اجرا کنید. زمانی که فرآیند پرداخت شما مملو از ناکارآمدی و ضایعات باشد، اینگونه است. در حالی که شما در حال دست و پا زدن هستید و به صورت دستی خود را تولید می کنید سفارشات خرید برای کالاهای حیاتی، رقبای شما قبلاً آنچه را که نیاز دارند تهیه کرده و به راه خود ادامه داده اند.

بسیاری از کسب‌وکارها در سراسر جهان هنوز از تکنیک‌های قدیمی برای مدیریت چرخه و فرآیندهای پرداخت خود استفاده می‌کنند. نه تنها می تواند منجر به اختلالات عملیاتی شود، بلکه رشد بلندمدت شما را در معرض خطر قرار می دهد. خبر خوب این است که فرآیندهای P2P طی چند سال گذشته به طور قابل توجهی تکامل یافته است و پیچیدگی ها را از بین برده و چرخه تدارکات را به صورت سرتاسری ساده کرده است.

این پست همه چیزهایی را که برای درک اساسی از مدیریت فرآیند تدارکات تا پرداخت باید بدانید را پوشش می دهد.

---

---

Procure to Pay چیست؟

هر سازمانی برای اجرای موثر تجارت خود به مواد اولیه و خدمات ضروری نیاز دارد. فرآیند تدارکات تا پرداخت تمام مراحل مربوط به تهیه موفقیت آمیز این مواد و خدمات، از شناسایی نیاز تا پرداخت فروشنده را پوشش می دهد.

به طور معمول، فرآیند تدارکات تا پرداخت شامل چهار ذینفع کلیدی است: بخشی که درخواست را مطرح کرده است، بخش تدارکات، تامین کنندگان، و بخش حساب های پرداختنی (یا یک آژانس خارجی در صورت وجود برون سپاری حساب های پرداختنی).

---

به دنبال خودکار کردن فرآیندهای AP دستی خود هستید؟ برای مشاهده اینکه چگونه Nanonets می‌تواند به تیم شما در اجرای انتها به انتها کمک کند، یک نسخه نمایشی زنده 30 دقیقه‌ای رزرو کنید اتوماسیون AP.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

چرخه تدارک پرداخت

اکنون که یک نمای کلی از فرآیند خرید تا پرداخت دارید، بیایید آن را بیشتر بررسی کنیم و هر مرحله از چرخه خرید تا پرداخت را بررسی کنیم.

1. نیاز را شناسایی کنید

بخش هایی که به مواد اولیه یا خدمات نیاز دارند با درخواست خرید خود با بخش تدارکات تماس خواهند گرفت. این درخواست شامل مشخصاتی مانند کمیت، کیفیت و جدول زمانی و غیره خواهد بود.

2. الزامات ایجاد کنید

پس از تکمیل مشخصات، گام بعدی این است که تمام جزئیات سفارش را در نرم افزار پردازش خرید به پرداخت خود ثبت کنید و یک فرم درخواست خرید ایجاد کنید. سپس به بخش تدارکات ارسال می شود.

3. درخواست را ارزیابی کنید

بخش تدارکات فرم را تجزیه و تحلیل می کند و به دنبال عدم دقت، اطلاعات ناقص، محدودیت های بودجه ای و محدودیت های لجستیکی می گردد. سپس آنها در مورد تایید یا رد درخواست تماس خواهند گرفت.

4. دستور خرید را صادر کنید

پس از تایید درخواست، تدارکات یا قسمت خرید فروشنده مناسبی را انتخاب می کند و در نرم افزار پردازش P2P خود سفارش خرید ایجاد می کند. سپس این سفارش برای تایید نهایی با همه ذینفعان مربوطه به اشتراک گذاشته می شود و به تامین کننده/فروشنده ارسال می شود.

5. رسید کالا را جمع آوری کنید

پس از اینکه فروشنده محموله را تحویل داد، تیم تدارکات محتویات آن را بررسی کرده و دریافت کالا را در نرم افزار پردازش P2P وارد می کند. پس از تکمیل فرآیند تأیید، آنها تصمیم خواهند گرفت که آیا دریافت کالا را تأیید یا رد کنند.

6. فاکتور را تأیید کنید

در صورت تایید دریافت کالا، تامین کننده فاکتوری را به بخش حساب های پرداختنی شما ارسال می کند. این فاکتور از طریق تطبیق سه طرفه انجام می شود با سفارش خرید و دریافت کالا. در صورتی که اقلام و مقادیر مربوطه به طور کلی ثابت بماند، تایید خواهد شد. در غیر این صورت رد می شود و با ذکر نادرستی به تامین کننده بازگردانده می شود.

7. به فروشنده پرداخت کنید

در نهایت، پس از تایید فاکتور، پرداخت توسط تیم حساب های پرداختنی به تامین کننده آزاد می شود. شرایط قرارداد معمولاً نحوه پرداخت را تعیین می کند. این فرآیند 7 مرحله ای باید هر بار که یک محصول جدید دنبال شود درخواست خرید توسط هر بخش در یک سازمان قرار می گیرد.

مزایای استفاده از تدارکات به پرداخت

به دنبال اتوماسیون رویه‌های خرید به پرداخت، تدارکات و حساب‌های پرداختنی ساده و بهبود می‌یابد. موارد زیر برخی از زمینه‌های اولیه است که ممکن است پیشرفت در آنها مشاهده شود.

به صرفه جویی در زمان کمک می کند

راه حل های همتا به همتا (P2P) و خودکارسازی تدارکات می توانند به تیم تدارکات در صرفه جویی در زمان کمک کنند و در عین حال نظارت بر بودجه و تدارکات زنجیره تامین را نیز بهبود بخشند.

ارتباط بهتر در سراسر سازمان

نرم افزار تدارکات کل سازمان را به هم متصل می کند و اجازه می دهد تا نیازمندی های جدید سریعتر مجاز شوند، تامین کنندگان مناسب بر اساس اطلاعات موجود انتخاب شوند و سفارشات خرید ایجاد و سپس به تامین کنندگان ارسال شود، همه به صورت دیجیتالی و به راحتی قابل ردیابی هستند.

هزینه های پردازش فاکتور را به حداقل برسانید.

خودکارسازی باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شود و به کسب و کارها این امکان را می دهد که کارگران را به تلاش های استراتژیک تری اختصاص دهند تا عملیات های تکراری که می توانند خودکار شوند.

دید کامل را بدست آورید.

فناوری همتا به همتا (P2P) شفافیت را در سراسر شبکه تامین ممکن می‌سازد و به خریداران و تامین‌کنندگان اجازه می‌دهد پیشرفت فاکتورها را به راحتی مشاهده کنند.

مدیریت ناهنجاری ها را بهبود بخشید

افراد دورافتاده می توانند به رسمیت شناخته شوند و زودتر به آنها رسیدگی شود، زیرا اکثر فاکتورها به راحتی پردازش می شوند.

مشارکت تامین کننده خود را تقویت کنید

تأمین‌کنندگان ممکن است با استفاده از پلتفرم تأمین‌کننده، که داده‌های مورد نیاز برای تصمیم‌گیری هوشمندانه‌تر را در اختیار آنها قرار می‌دهد، متوجه شوند که چه زمانی پول پرداخت می‌شود. تسویه سریعتر انحرافات و شکایات فاکتورها باعث ایجاد اطمینان می شود و به خریداران شفافیت بیشتری می دهد.

دست بالا در مذاکرات

هنگامی که تامین کنندگان به جزئیات پرداخت خود اطمینان دارند، ممکن است آماده باشند تا شرایطی را ارائه دهند که برای مشتریان جذاب تر باشد و در عین حال تضمین کنند که تامین کنندگان درآمد مورد نیاز برای گسترش تجارت خود را دریافت می کنند.

جمع آوری اطلاعات برای افزایش تصمیم گیری

سیستم‌های P2P با ویژگی‌های قوی گزارش‌دهی بر اساس تقاضا، ایده‌آل هستند. شرکت ها می توانند با استفاده از داده های فعلی و گذشته در دسترس، تسلط بیشتری بر درآمد و سرمایه در گردش داشته باشند.

---

گردش کار بدون لمس AP را تنظیم کنید و فرآیند حساب های پرداختنی را ساده کنید در چند ثانیه اکنون یک نسخه نمایشی زنده 30 دقیقه ای رزرو کنید.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

نکاتی برای مدیریت کارآمد تدارکات تا پرداخت

جریان فرآیند تدارکات تا پرداخت ممکن است پیچیده به نظر برسد، زیرا شامل سهامداران متعدد، وابستگی ها، مقررات انطباق و بسیاری از موارد می شود. گردش کار مدیریت اسناد. اما راه هایی وجود دارد که می توانید فرآیندهای P2P خود را مقرون به صرفه تر و ساده تر کنید.

نکات زیر به شما کمک می کند تا برخی از بزرگترین چالش های مرتبط با فرآیند خرید تا پرداخت را حذف یا به حداقل برسانید:

1. یک چارچوب سیستماتیک ایجاد کنید

فرآیند P2P به سادگی خرید لپ تاپ از یک وب سایت تجارت الکترونیک نیست. بهترین راه رو به جلو، شکستن جریان فرآیند خرید به پرداخت و استاندارد کردن هر مرحله در طول مسیر است. سپس مطمئن شوید که همه افراد درگیر مسئولیت ها، وظایف و نحوه و زمان برقراری ارتباط را می دانند.

2. اثربخشی خود را بسنجید

مطمئن شوید که معیارهای کلیدی را انتخاب کرده و ردیابی کنید که کارایی فرآیندهای P2P شما را می سنجد. می‌توانید به معیارهایی مانند سطح موجودی، سطح سرمایه در گردش، تعداد خطاها و نادرستی‌ها، زمان پردازش، ساعات کار، اختلالات عملیاتی، و هزینه‌های اضافی و موارد دیگر نگاه کنید.  

3. برای ایجاد روابط بهتر با تامین کنندگان تلاش کنید

زمان‌های آهسته برگشت برای تأییدیه‌ها و تأخیر در پرداخت‌ها، اغلب برقراری رابطه هموار با تأمین‌کنندگان را دشوار می‌کند. منجر به اختلاف نظر، دید محدود، عدم دقت و تاخیرهای غیرمنتظره می شود. در نهایت، چرخه P2P شما را کند می کند.

4. یک راه حل قدرتمند تدارکاتی برای پرداخت به کار بگیرید

از آنجایی که ذینفعان متعددی در چرخه خرید تا پرداخت درگیر هستند، اغلب می بینید که هر کدام از ابزارها و تکنیک های مختلفی برای تکمیل وظایف خود استفاده می کنند. این امر ضبط، گردآوری، تجزیه و تحلیل و ممیزی داده ها و نظارت بر وضعیت وظایف حیاتی را دشوار می کند.

می‌توانید این چالش‌ها را از بین ببرید و با یک راه‌حل پردازش قدرتمند P2P که دارای ویژگی‌های یکپارچه‌سازی و اتوماسیون است، فرآیند خرید به پرداخت را یکپارچه کنید. در بخش بعدی در مورد این موضوع بیشتر بدانید.

نرم افزار خرید به پرداخت

بیایید صادق باشیم، استفاده از صفحات گسترده یا روش های مبتنی بر کاغذ برای مدیریت چرخه P2P دردسرساز است. اغلب منجر به کار دستی بیشتر، زمان پردازش کند و دید ضعیف می شود. استفاده از راه حل ERP نیز راه حل نیست. فقط گزینه های ادغام و اتوماسیون کافی برای مقابله با پیچیدگی های ناشی از جریان های تدارکات مدرن را ارائه نمی دهد.

در عوض، یک راه حل اختصاصی تدارکات به پرداخت دریافت کنید که می تواند به عنوان یک راه حل عمل کند سیستم بدون کاغذ. یکی که همه کارها را انجام می دهد، از اجازه دادن به بخش ها برای بالا بردن درخواست های خرید و گرفتن اطلاعات برای تطبیق سه طرفه پرداخت به موقع به تامین کنندگان. مزایایی که این برنامه ها ارائه می دهند چند برابر است.

مزایای نرم افزار Procure to Pay

شرکت‌هایی که نرم‌افزار خرید به پرداخت را مستقر می‌کنند از مزایایی مانند:

1. بهبود دید و شفافیت

یک راه‌حل فرآیند تدارکات تا پرداخت، به هر ذینفعی امکان می‌دهد تا در زمان واقعی آنچه را که در سفارش آنها اتفاق می‌افتد، مشاهده کند. این به هر بخش کمک می‌کند تا فعالیت‌های خود را برنامه‌ریزی کند، تصمیم‌های بهتری بگیرد و اطمینان حاصل کند که عملیات مهم تجاری مانعی ندارد.

2. حفظ انطباق آسان تر

از آنجایی که تمام داده ها از یک مکان مرکزی قابل دسترسی هستند، پیگیری و تأیید مسیرهای حسابرسی آسان تر خواهد بود. تیم مالی و حسابرسان قادر خواهند بود کار خود را به سرعت تکمیل کنند. مهمتر از آن، با روشن بودن مسیرها، احتمال جریمه و جریمه شدن بسیار کمتر خواهد بود.

3. کارهای خسته کننده را خودکار کنید

هیچ‌کس نمی‌خواهد وقت خود را صرف پردازش دستی درخواست‌های خرید، وارد کردن داده‌های فاکتور یا بررسی متقاطع سفارش خرید، رسید کالا و فاکتور کند. نه تنها تیم شما را کند می کند، بلکه گران و مستعد خطا نیز می باشد. راه‌حل‌های قوی P2P با اتوماسیون و ادغام‌هایی عرضه می‌شوند که زمان صرف شده در هر مرحله را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهند: ثبت خودکار جزئیات فاکتور، ارسال خودکار اسناد برای تأیید، تولید گزارش‌های خودکار، مسیریابی/بایگانی الکترونیکی و موارد دیگر.

4. هزینه و هزینه را کاهش می دهد

برای شروع، نرم افزار P2P بسیاری از کارهای تکراری و دست و پا گیر را که بخشی از فرآیند خرید تا پرداخت را تشکیل می دهند، حذف می کند: از وارد کردن دستی داده های فاکتور گرفته تا تولید گزارش عملکرد فروشنده. این به معنای خطاهای پردازش کمتر، بهره وری بهبود یافته و زمان بیشتری برای صرف کارهای با ارزش است.

ثانیا، راه حل های قوی P2P تضمین می کند که هر تصمیمی که توسط بخش تدارکات شما گرفته می شود با خط مشی خرید شما سازگار است و کاملاً بر اساس موجودی موجود و داده های عملیاتی موجود است. بنابراین، به حداقل رساندن شانس مخارج نابجا.

چالش ها در فرآیند تدارکات تا پرداخت

1. کار دستی وقت گیر

بخش‌های مختلف یک کسب‌وکار معمولاً روش‌های خود را دارند که تلفیق داده‌ها را دشوار می‌کند. دو بخش مجزا وظایف حساب های پرداختنی و تدارکات را انجام می دهند که هر کدام مجموعه ای از سیاست ها، روش ها و اهداف خاص خود را دارند. این عدم ثبات ممکن است منجر به ناکارآمدی و اشتباهات شود.

2. حاکمیت و انطباق

فرآیندهای تدارکات به دلیل فقدان حاکمیت و کیفیت داده ها برای امکان تصمیم گیری سفت و سخت هستند. فرض اصلی پیش تأیید مخارج گاهی اوقات به عنوان بوروکراسی غیرضروری در نظر گرفته می شود که منجر به هزینه های غیر قراردادی و خریدهای موقت می شود.

3. عدم شفافیت در تعهدات خرید تا زمان فاکتور.

سازمان‌هایی که از سیستم‌های مختلف استفاده می‌کنند اغلب در طول فرآیند P2P به اطلاعات دسترسی ندارند، اما حتی اگر در دسترس باشد، ممکن است اشتباه باشد. در نتیجه، عدم گزارش دهی در بین تامین کنندگان و هزینه ها وجود دارد که بر توانایی اجرای تصمیم گیری استراتژیک تأثیر می گذارد.

4. هزینه های نسبت داده شده نادرست

بخش‌های تدارکات مسئول نرخ‌های چانه‌زنی و امتیازات با تامین‌کنندگان هستند، در حالی که حساب‌های پرداختنی مسئول پیگیری این قراردادها هستند. عدم انطباق مقررات می تواند منجر به هزینه های قابل توجه و غیرمنتظره در محل کار مبتنی بر کاغذ بدون اتوماسیون شود که هر دو رویه را پوشش می دهد.

---

این نسخه ی نمایشی زنده 30 دقیقه ای را رزرو کنید تا آخرین باری باشد که باید به صورت دستی داده ها را از فاکتورها یا رسیدها در نرم افزار ERP کلید بزنید.

نمایش نسخه ی نمایشی

---

راه حل های P2P پیشرو

اکنون، اگر به فکر دریافت راه حلی برای سازمان خود هستید، در اینجا چند مورد برتر وجود دارد که باید در نظر بگیرید:

نتیجه

راه اندازی یک کسب و کار موفق مانند مدیریت پیت استاپ برای یک تیم فرمول 1 است. شما باید دائماً فرآیندهای خود را بهینه کنید تا بتوانید آخرین ذره عملکرد را دنبال کنید. چرخه P2P شما مطمئناً یکی از حوزه‌هایی است که نباید نادیده بگیرید. خرید یکپارچه راه رو به جلو است. کسانی که از فناوری‌های P2P استقبال می‌کنند، در هزینه‌های انجام‌شده، تجربه کاربری و اجتناب از اختلالات تجاری مزیت خواهند داشت.

---

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• پلاتوبلاک چین. Web3 Metaverse Intelligence. دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/procure-to-pay-process/