راهنمای اتوماسیون AP: چگونه با اتوماسیون حساب های پرداختنی شروع کنیم

بازنشر افلاطون

دنبال: 0

هر کسب‌وکاری باید با سفارش‌های خرید، صورت‌حساب‌ها، فاکتورها و پرداخت‌های مجموعه‌ای از فروشندگان، که همه چیز را از لوازم اولیه گرفته تا تجهیزات با ارزش بالا و خدمات مورد نیاز برای تمام عملیات شرکت ارائه می‌کنند، سروکار داشته باشد. بخش حساب‌های پرداختنی (AP) مسئول فرآیند تهیه تا پرداخت هر شرکتی است که به خوبی سازماندهی شده است و با کل گردش کار خرید، از پردازش سفارش خرید (PO) تا پرداخت نهایی به فروشندگان، سروکار دارد.

مدیریت دستی AP پر زحمت و وقت گیر است، به ویژه زمانی که یک شرکت توسعه می یابد و با چندین تامین کننده و خرید سروکار دارد. فرآیند غربال کردن پشته‌های صورت‌حساب‌های کاغذی، تماس جداگانه با تأییدکنندگان، و ارسال چک‌های فیزیکی دشوار و مستعد خطا است. پردازش دستی AP می‌تواند منجر به تأخیر در پرداخت‌ها شود و در موارد خاص حتی کسب‌وکار را در معرض کلاهبرداری بالقوه فروشنده قرار دهد.

اتوماسیون حساب‌های پرداختنی راه‌حلی برای مشکلات مدیریت AP دستی است و می‌تواند گردش کار خرید تا پرداخت را برای تیم‌های مالی بهینه کند. با حذف کندی رویه های دستی و خطاهای ذاتی آنها، اتوماسیون AP نه تنها مشارکت با همکاران و تامین کنندگان را افزایش می دهد، بلکه باعث صرفه جویی قابل توجهی در زمان و هزینه می شود.

بر اساس گزارش پاییز 2020 IOFM با عنوان "اندازه گیری عملکرد AP شما: معیارهای کارایی42 درصد از فاکتورهای PO به موقع از طریق اتوماسیون پرداخت می شود، در حالی که این رقم در غیاب اتوماسیون به 25 درصد می رسد. در سال 2021 عملکرد کلاس جهانی AP: گزارش معیارهای سنجش کارایی، IOFM دریافت که شرکت‌هایی که اتوماسیون حساب‌های پرداختنی ندارند، بالاترین میانگین هزینه را برای هر فاکتور 1.83 دلار برای هر فاکتور برای بالاترین سطح بلوغ فرآیند پرداخت می‌کنند. در مقابل، شرکت هایی با اتوماسیون AP سرتاسر و بالاترین سطح بلوغ فرآیند تنها 1.45 دلار به ازای هر فاکتور پرداخت کردند.

با توجه به گزارش گلدمن ساکس 2018کسب‌وکارهای B2B آمریکای شمالی سالانه حدود 187 میلیارد دلار برای پردازش AP هزینه می‌کنند و نیروی کار به تنهایی بیش از 90 درصد هزینه‌های مستقیم را تشکیل می‌دهد. با این حال، هزینه های پردازش خودکار AP فقط 33 درصد از هزینه های دستی است، که منجر به صرفه جویی قابل توجه سالانه 62 میلیارد دلاری برای بخش های AP می شود.

راهنمای پیاده سازی AP Automation

عملیات حساب های پرداختنی پتانسیل تأثیرگذاری بر پویایی جریان نقدی و تأثیرگذاری بر امتیاز اعتباری کسب و کار را دارد. علاوه بر این، نظارت مداوم بر حساب‌های پرداختنی در طول زمان، بینش‌های ارزشمندی در مورد الگوهای مخارج و ارتباط آن‌ها با رشد کسب‌وکار فراهم می‌کند. با این حال، این بینش‌ها را فقط می‌توان از سوابق AP به خوبی نگهداری شده که طی سال‌ها کار جمع‌آوری شده است، به‌دست آورد.

حرکت به سمت اتوماسیون AP نیاز به برنامه ریزی و اجرای دقیق دارد. قبل از شروع اتوماسیون AP، ضروری است که درک روشنی از آنچه انتظار می رود از طریق اتوماسیون انجام شود - اعم از کاهش هزینه هر فاکتور، کوتاه کردن معادل های تمام وقت (FTEs)، کوتاه کردن روزهای پرداختی معوق (DPO) یا تضمین تخفیف های پرداخت زودهنگام تعریف این اهداف به ترسیم چارچوبی واضح برای ارزیابی نرم افزار اتوماسیون حساب های پرداختنی که با نیازهای شما همراستا باشد کمک می کند. تعیین اهداف در ابتدا نیز به عنوان معیاری عمل می کند که می توانید کارایی پیاده سازی اتوماسیون AP خود را در حین آشکار شدن آن اندازه گیری کنید.

در حالی که ویژگی های پیاده سازی ممکن است بر اساس نیازهای کسب و کار و صنایع فردی متفاوت باشد، می توان یک نقشه راه کلی برای هدایت فرآیند ترسیم کرد.

مرحله 1: برنامه ریزی و ارزیابی

مسیر دستیابی به اتوماسیون AP با ارزیابی روش‌های فعلی در حال استفاده، خواه شامل رویه‌های دستی یا اتوماسیون جزئی باشد، آغاز می‌شود. یک گام مهم، شناسایی چالش‌های موجود و کشف اینکه چگونه اتوماسیون می‌تواند راه‌حل‌هایی را ارائه دهد، است. تعیین اهداف روشن و قابل اندازه گیری ضروری است. عوامل کلیدی برای ارزیابی شامل مدت زمان پردازش صورت‌حساب‌ها، هزینه هر فاکتور و استفاده از مشوق‌های پرداخت اولیه است.

مهم است که دسته بندی اسنادی که نیاز به پردازش دارند را بشناسید - مانند فاکتورها، رسیدها و سفارشات خرید. تغییرات احتمالی در قالب‌ها، زبان‌ها یا سایر ویژگی‌های متمایز باید در نظر گرفته شود. بسیاری از کسب و کارها تطبیق دو طرفه یا سه طرفه را در فرآیندهای AP خود گنجانده اند، که نیاز به تعیین دقیق نوع تطبیق مورد نیاز دارد. برخی از اسناد ممکن است نیاز به دستکاری داده ها داشته باشند، مانند پالایش تاریخ یا اضافه کردن نمادهای ارز. ابزار اتوماسیون باید دارای قابلیت اجرای چنین عملیاتی باشد.

درگیر کردن همه کاربران و ذینفعان در ایجاد یک برنامه جامع برای سفر اتوماسیون بسیار مهم است. این طرح باید جدول زمانی، طرف های درگیر، الزامات مالی و نقاط عطف اصلی را مشخص کند.

مرحله 2: انتخاب فروشنده و محصول

انتخاب ارائه‌دهنده نرم‌افزار اتوماسیون حساب‌های پرداختنی مناسب بسیار مهم است. تحقیقات گسترده و ارزیابی گزینه های مختلف بسیار مهم است. پارامترهایی مانند عملکرد، مقیاس‌پذیری، قابلیت‌های یکپارچه‌سازی، کاربرپسندی، شهرت فروشنده و بررسی‌های مشتری باید انتخاب را هدایت کنند.

گام بعدی معمولاً شامل صدور درخواست‌های پیشنهادی (RFP) به یا دریافت مشخصات محصول از فروشندگان فهرست کوتاه است. یک سیستم اتوماسیون حساب‌های پرداختی خوب باید بتواند با استفاده از روش‌هایی مانند API یا میان‌افزار با سیستم‌های حسابداری مختلف ارتباط برقرار کند. این به آنها اجازه می دهد تا به راحتی داده ها را بین سیستم ها به اشتراک بگذارند. نرم افزار اتوماسیون AP باید بتواند فاکتورها و سفارشات را از یک سیستم حسابداری استخراج کند، آنها را پردازش کند و اطلاعات را در بستر حسابداری دیگر به روز کند. این ادغام به کسب و کارها اجازه می دهد از ویژگی های نرم افزار اتوماسیون AP استفاده کنند و در عین حال به نرم افزار حسابداری آشنا خود پایبند باشند. مثلا، نرم افزار اتوماسیون AP نانوشبکه می تواند با سایر سیستم های حسابداری مانند QuickBooks و Sage کار کند.

مشخصاتی که انتخاب راه حل اتوماسیون را راهنمایی می کند باید نه تنها شامل قابلیت های فنی نرم افزار بلکه محدودیت های بودجه و جدول زمانی مورد نظر برای پیاده سازی باشد. پیشنهادها/مشخصات دریافت شده نیاز به بررسی و ارزیابی کامل دارند که شامل عواملی مانند قیمت گذاری، پشتیبانی پیاده سازی، گزینه های سفارشی سازی و کمک مداوم مشتری می شود.

فروشنده و محصول انتخاب شده باید به گونه ای باشد که به طور موثر با الزامات کسب و کار مطابقت داشته باشد و پس از آن مذاکراتی برای ایجاد شرایط قرارداد انجام شود.

مرحله 3: راه اندازی و سفارشی سازی

راه‌اندازی نرم‌افزار اتوماسیون AP شامل پیکربندی و سفارشی‌سازی آن برای تکرار سلسله‌مراتب مسیریابی و تأیید فاکتور ترجیحی سازمان است. ایجاد نقش‌ها و مجوزهای کاربر در سیستم، دسترسی مناسب و تفکیک مسئولیت‌ها را تضمین می‌کند. تطبیق سیستم برای همسویی با الزامات تجاری متمایز شامل تنظیم زمینه ها، اعلان ها، یادآوری ها و ایجاد گزارش های مربوطه است. به عنوان مثال، کسب‌وکارها می‌توانند رویه‌های تأیید سلسله مراتبی را بر اساس مبالغ فاکتور ایجاد کنند. این رویکرد متناسب، وظایف تکراری را خودکار می کند و از انطباق با پروتکل های تعیین شده حمایت می کند.

مرحله 4: آموزش و آزمایش

یک تست جامع پذیرش کاربر (UAT) قبل از راه‌اندازی واقعی سیستم شامل بررسی طیف وسیعی از سناریوها، از جمله ورود فاکتور، تطبیق دو یا سه طرفه، گردش کار تأیید، پردازش پرداخت و گزارش است. هدف این است که تأیید شود که سیستم دقیقاً همانطور که در نظر گرفته شده عمل می کند و همه عناصر به طور یکپارچه به هم مرتبط هستند.

ارائه آموزش کامل به تیم حساب های پرداختنی و ذینفعان مربوطه در استفاده از راه حل اتوماسیون AP به همان اندازه مهم است. این آموزش انتقال آرام و پذیرش موثر سیستم جدید را تضمین می کند. پرداختن به هر گونه نگرانی که ممکن است ایجاد شود، ارائه مستندات دقیق، و برجسته کردن مزایای اتوماسیون می تواند به طور قابل توجهی به تقویت پذیرش کاربر کمک کند. ارتباطات واضح و آموزش در مورد مزایای سیستم به ایجاد اعتماد و اشتیاق در بین کاربران کمک می کند و فرآیند یکپارچه سازی موفق را تضمین می کند.

مرحله 6: پیاده سازی و اصلاح

پیاده سازی سیستم اتوماسیون AP نشانه شروع استفاده از نرم افزار است. نظارت دقیق در مرحله اولیه ضروری است، زیرا امکان شناسایی و حل سریع هر گونه مشکل بالقوه ای را که ممکن است ظاهر شود را فراهم می کند.

اطمینان از اثربخشی سیستم یک تعهد مستمر است. ارزیابی و بهینه سازی مستمر از اجزای جدایی ناپذیر این مرحله است. بررسی منظم معیارهای کلیدی عملکرد، جمع‌آوری بینش از بازخورد کاربران، و معرفی بهبودهای لازم، شیوه‌هایی هستند که سیستم را با تکامل پویا نیازمندی‌های کسب‌وکار همگام نگه می‌دارند.

ایجاد یک مشارکت قوی با فروشنده اتوماسیون برای اطمینان از پشتیبانی مداوم، به‌روز نگه داشتن سیستم با به‌روزرسانی‌های به موقع، و رسیدگی سریع به هرگونه چالش فنی که ممکن است ایجاد شود، مهم است. تخصص و کمک فروشنده اتوماسیون به حفظ عملکرد یکپارچه سیستم کمک می کند، بنابراین به موفقیت پایدار سفر اتوماسیون کمک می کند.

نانو شبکه ها در سفر اتوماسیون AP شما

ابزارهای اتوماسیون AP مانند Nanonets مزایای زیادی را ارائه می دهند. با قدرت هوش مصنوعی، این ابزارها امکان ایجاد بدون زحمت گردش‌های کاری AP را فراهم می‌کنند که به‌طور خودکار فایل‌ها و اسناد را از منابع مختلف، از ایمیل‌ها و اسناد اسکن‌شده گرفته تا فایل‌های دیجیتال، ذخیره‌سازی ابری و سیستم‌های ERP، جمع‌آوری می‌کنند.

فراتر از قابلیت‌های ضبط هوشمند، ابزارهای اتوماسیون AP موثر، از جمله نانو شبکه‌ها، مجموعه جامعی از ویژگی‌ها را ارائه می‌دهند. این شامل استخراج خودکار و هوشمند داده‌ها از انواع اسناد، تطبیق هزینه‌ها، و تطبیق، مدیریت ساده گردش کار هزینه‌ها، از تولید گزارش‌ها تا تضمین تاییدیه‌های مدیران، و ادغام یکپارچه بسته شدن حسابداری ماهانه با ERP‌های ترجیحی، نرم‌افزار حسابداری یا کسب‌وکار است. ابزار.

نانوشبکه‌ها در استخراج داده‌ها از طیف گسترده‌ای از فاکتورها، صورت‌حساب‌های اعتباری/ بدهکار، پیش فاکتورها، فاکتورهای تجاری و موارد دیگر برتری دارند. فراتر از فاکتورها، Nanonets مهارت خود را در اسکن اسناد مالی مختلف مانند رسید، برچسب قیمت، سفارش خرید، کارت های بدهی و اعتباری و موارد دیگر نشان می دهد.

نانوشبکه‌ها مزایای قابل‌توجهی را برای تیم‌های AP ارائه می‌کنند، از جمله کاهش چشمگیر ۸۰ درصدی هزینه برای کسب‌وکارها، تا ده برابر افزایش سرعت پردازش فاکتور، و بهینه‌سازی پیشرفته روزهای AP. این به طور موثر نادرستی ناشی از بررسی‌ها و راستی‌آزمایی‌های دستی را از بین می‌برد، استثناها را به‌طور ماهرانه‌ای بررسی می‌کند، و به‌طور هوشمندانه آنها را به پرسنل مربوطه هدایت می‌کند. علاوه بر این، نانو شبکه‌ها می‌توانند به شناسایی و حذف تقلب، سرقت، پرداخت مضاعف و سایر ناکارآمدی‌ها کمک کنند.

مرکز قابلیت‌های نانوشبکه پلتفرم مبتنی بر هوش مصنوعی آن به نام Flow است. این پلتفرم نوآورانه، فرآیند AP را با ترکیب یکپارچه عناصر حیاتی هوش مصنوعی در گردش کار پردازش حساب ها، دوباره تعریف می کند. نانوشبکه‌ها به رانندگی خودکار AP، ایجاد جریان‌های کاری حسابداری سرتاسر، و ادغام بدون زحمت با طیف وسیعی از پلتفرم‌ها از جمله Sage، Xero، Netsuite، Quickbooks و غیره کمک می‌کنند. علاوه بر این، Nanonets از هر دو روش پرداخت داخلی و جهانی پشتیبانی می‌کند که شامل ACH، انتقالات سیمی، کارت‌های اعتباری، کیف پول‌ها و نئوبانک‌ها می‌شود.

نگاهی به دور

اتوماسیون AP می تواند به طور قابل توجهی بر سلامت مالی، کارایی عملیاتی و رقابت کلی یک کسب و کار تأثیر بگذارد. همانطور که از گزارش ها و آمارهای صنعت مشهود است، مزایای اتوماسیون AP قابل توجه است. پیاده سازی اتوماسیون منجر به افزایش قابل توجه نرخ های پرداخت به موقع، کاهش هزینه های پردازش و مدیریت کارآمدتر فاکتور می شود. با صرف میلیاردها دلار برای پردازش AP، امکان صرفه جویی در مبالغ قابل توجهی از طریق اتوماسیون واضح است. همانطور که فناوری به تکامل خود ادامه می‌دهد، پذیرش راه‌حل‌هایی مانند نانو نت‌ها نه تنها مزایای کوتاه‌مدتی را به همراه دارد، بلکه کسب‌وکارها را برای رشد پایدار و موفقیت در یک چشم‌انداز کسب‌وکار دیجیتالی فزاینده قرار می‌دهد.