Laadige alla eksperdi juhend dokumentide indekseerimiseks.
Paljud ettevõtted, kes on läinud üle paberkandjal arvutipõhisele esitamisprotseduurile, on aru saanud, et digitaalsed failid võivad olla sama korrastamata ja segased kui analoogfailid. Kuid, dokumentide digiteerimine säästab pikas perspektiivis palju vaeva ja aega; see töötab ainult siis, kui see on õigesti tehtud. Seal saabub dokumentide indekseerimine.
Dokumentide indekseerimine on suurepärane viis võimaldada teie ettevõttel teie digitaalseid faile korrastada ja tulevasi faile korraldada. See puudutab ka toimikuid, mis on seotud teie asutuse protseduuridega, saadaolevatest arvetest ja võlgnevused et hankida-tasuma.
Mis on dokumentide indekseerimine?
Dokumentide indekseerimine korraldab dokumendid õigete siltide või atribuutidega, et tulevikus dokumente otsides või hankides paremini näha.
For example, a firm might index documents by customer number, client name, employee name, date, or other vital traits that could be related later. It is a significant part of the foundation upon which an organization's dokumendihaldusvõrgud on ehitatud.
Let's take an example of a dictionary. A dictionary comprises a broad range of words and their meanings. If you have to discover a particular work from the dictionary, looking at every page would take hours.
Kuid indeksit kasutades väheneb teie jaht vaid minutiteks või sekunditeks. Dokumendi indekseerimine reguleerib sarnast hüpoteesi. Kinnitades konkreetsed sildid a digitaalne dokument, saate kasutada nende siltide termineid, et vajaliku teabe hõlpsamini üles leida, selle asemel, et failide mäe kaudu käsitsi analüüsida.
Dokumentide indekseerimise kontseptsioonid
Dokumendi indekseerimist saab mõista ja teada mitmes mõistes. Külastame neid lühidalt:
- Andmebaas: Andmebaas on elektrooniline ühes kohas hoitavate ja paljudele kasutajatele erinevatel eesmärkidel kättesaadavaks tehtud dokumentide kogumine. See võib olla ka arvutisse salvestatud dokumentide või andmete organiseeritud kogu, mida programm saab kasutada arutlemiseks ja päringutele kiirete ja paindlike vastuste andmiseks.
- RDBMS: The term "RDBMS" (Relational Database Management System) refers to a database management system where data and the relationships between the data are maintained in tables.
- Võtmeväljad—index fields—are database fields used to categorize and arrange documents. They are typically defined by the user and can be used to scan and retrieve documents. Examples include the invoice number, the customer's name, the date, and the address.
- Sobitage, ühendage ja täitke indekseerimine alad, mille indeksiandmed on juba olemas teistes süsteemides, nt raamatupidamissüsteemid. See võimaldab teil indekseerida ühte või mitut välja ja täita ülejäänud väljad automaatselt andmetega tabeliotsingust või tekstifailist, mis pärineb teisest võrgust, näiteks raamatupidamis- või personalisüsteemist.
Indekseerige dokumendid automaatselt ilma koodita töövoogudega 15 minutiga. Vaadake, kuidas see töötab tasuta toote demoga, kus me teie jaoks töövood paika paneme.
Hankige tasuta toote tutvustus or Alusta tasuta prooviversiooni.
Miks on dokumentide indekseerimine oluline?
Dokumentide indekseerimine võimaldab enamat kui lihtsalt dokumentide kiiret otsimist. Dokumentide indekseerimisel on palju eeliseid, sealhulgas järgmised:
Täiustatud dokumendikorraldus
Töötajad saavad õige dokumendi indekseerimissüsteemiga õige dokumendi otsimisel aega kokku hoida.
Lihtsam auditi järgimine
Kui dokumendid on juba indekseeritud ja korraldatud vastavalt eelarveaastale ja muudele asjakohastele mõõdikutele, võite hõlpsalt loobuda paberite õigeaegsest kogumisest auditiks.
Säästab aega
Kui aga teil ja teie meeskonnal on õiged dokumentide indekseerimise protokollid, võite kulutada aega tootliku töö otsimisele.
Dokumentide indekseerimise tüübid
Lisaks dokumentide indekseerimise paljudele eelistele on olemas ka palju erinevaid indekseerimisviise, nii et saate valida ühe (või mitme viiside kombinatsiooni), mis teie jaoks kõige paremini sobib. dokumendi töövoog. Need strateegiad koosnevad järgmistest:
Täisteksti indekseerimine
Täisteksti indekseerimisega skannitakse kogu dokumendi sisu, mis võimaldab teil otsida fraase või märksõnu kõikjal tekstis.
It is identical to the "Find" (Ctrl+F or Command+F) tool included in most word processors and web browsers. The user-friendly nature of this indexing type makes it the easiest, but it requires a lot of storage space.
Saate muuta dokumendid otsitavaks Nanonetsi abil. Vaata kuidas.
Automatiseeritud indekseerimine
Automaatne indekseerimine, tuntud ka kui muutujaotsingu indekseerimine, indekseerib valikuliselt dokumendi olulised osad, mis kattuvad andmebaasiga, näiteks klientide numbrid või nimed, selle asemel, et indekseerida tervet lehte.
See protseduur kasutab dokumentide indekseerimise tarkvara. Siiski võib ettevõtetel olla kasulik indekseerida dokumente, näiteks arveid, mis sisaldavad alati vastavaid välju vaste andmed andmebaasides.
Vaadake, kuidas saate nanonetsidega dokumentide indekseerimist automatiseerida.
Metaandmete indekseerimine
"Data about data" is a term that's frequently used to refer to metadata, but it's very detailed. An example of this could be while capturing images to make a pdf file; it captures the time when it's taken.
Moreover, it also allows you to add additional "tags, " known as PDF-i metaandmed. Dokumendi digiteerimisel või skaneerimisel saab kasutada metaandmeid, nagu silte ja muud teavet, mida soovite hilisemateks otsinguteks kasutada. Seejärel skannib see dokumendi hankimisel metaandmeid, mitte ei kasuta tervete dokumentide skannimiseks teie dokumendiotsinguprogrammi.
Automatiseeritud indekseerimine väljaandmete abil
Väljapõhine indekseerimine viitab erinevatele andmeallikatele andmebaasis, mida nimetatakse ka väljadeks. See on kontseptuaalselt identne metaandmete indekseerimisega. Näiteks võite kasutada väljapõhist indekseerimist, et otsida oma andmebaasist kliendiveerus sama nimega kirjeid.
Document indexing isn't tricky. Use all the above methods to index documents on autopilot.
Broneerige kõne, et näha, kuidas saate automatiseerida dokumentide indekseerimist Nanonetsiga <15 minutiga.
Hankige tasuta toote tutvustus or Alusta tasuta prooviversiooni.
Kuidas dokumentide indekseerimine töötab?
Milline dokumentide indekseerimine on teie jaoks parim, sõltub sellest, kuidas kumbki osapool kavatseb teie indekseeritavaid dokumente kasutada. Teave, mida töötajad kõige tõenäolisemalt veebist otsivad, ja otsinguterminid, mida nad selle leidmiseks kõige tõenäolisemalt kasutavad, peavad olema teile teada. Töötajate vajaduste mõistmine on ainus viis tagada, et indekseerite nii, et dokumentide kiire otsimine oleks võimalik.
Dokumentide indekseerimine on lihtne, kui mõistate, kuidas teie indekseeritud pabereid kasutatakse ja millist tüüpi indekseerimine on teie organisatsiooni jaoks kõige mõttekam. Indekseerimisprotsess hõlmab digiteeritud ja skannitud materjalide skaneerimist ja kategoriseerimist, et leida etteantud võtmefraasid käsitsi või automaatselt. Indekseerimisprotsessi põhjalikum selgitus on toodud allpool:
Mõistke dokumentide indekseerimise kasutusjuhtumeid
Indekseerimise tüüp, mida peaksite kasutama, sõltub indekseeritavatest dokumentidest, olgu need siis personalikirjed, arved või midagi muud; Samuti on oluline teada, kes ja miks need dokumendid välja toob.
Lõpetage soovitud dokumendi indekseerimise tüüp
It's possible that some types of papers can be easily found without needing as much information to be indexed. For example, you could only need the basic information from invoices, like the account number or vendor name.
Indekseerige kohaldatavad andmed
Saate andmeid indekseerida käsitsi või eelistatavalt kasutada tarkvara, mis suudab andmeid indekseerida pärast seda, kui on kindlaks tehtud, milline indekseerimise vorm on mõttekas.
Kahe võtmega meetod on käsitsi tehes kõige tõhusam indekseerimismeetod. Kaks isikut märgistavad seda meetodit kasutades iga skannitud dokumendi vajalike indekseerimisfraasidega, sisestades nähtava teabe faili sobivatele metaandmeväljadele. See võimaldab ristvõrdlusel leida vigu. Topeltvõti säästab palju aega ja vähendab oluliselt vigu.
Peate täpsustama juhised, millistest dokumendi osadest peaks tarkvara võtma, kui kasutate tarkvara. Näiteks teeb koostööd õige dokumentide indekseerimise tarkvara OCR-tehnoloogia võimaldada arvutil lugeda piltidelt teksti, mis on asjakohaste andmete indekseerimiseks ja dokumentide füüsiliste koopiate digiteerimiseks ülioluline.
Nanonets - The best Document Indexing Software
Nanonets on an AI-põhine dokumendihaldussüsteem mis võimaldab kasutajatel, kellel on koodita platvorm täielik dokumendihaldus. Nanonets automatiseerib kõik dokumendiprotsessid nagu
Ja veel. Nanonetsil on sisseehitatud OCR-tarkvara, mis kasutab märksõnade eraldamist dokumentide tuvastamiseks ja nende indekseerimiseks vastavalt vastavatele andmebaasidele. Nanonetsi AI-algoritm õpib aja jooksul ja käsitleb hõlpsalt struktureerimata, poolstruktureeritud või kohandatud dokumente.
30,000 500+ professionaali enam kui XNUMX ettevõttest usaldavad Nanonetsi dokumentide tõhusa haldamise.
Nanonettide kasutamine võib tuua kaasa hulga eeliseid, sealhulgas kulude kokkuhoidu, paremat vastavust ja paremat tootlikkust. Siin on mõned ainulaadsed eelised, mis eristavad Nanonetsi:
- Kodeerimine pole vajalik
- Töötab kõigi dokumenditüüpidega
- Kohandatud AI mudelid
- Järel- ega eeltöötlust pole vaja.
- Käsitleb mitmekeelseid dokumente
- Tunnistab 200+ keelt
- 1-päevane seadistamine
- 5000+ integratsiooni API ja Zapieriga
- 24x7 reaalajas tugi
- Läbipaistvad hinnakujundusvalikud
- Valge sildilahus
- Kohapealne ja pilvemajutus
Here's a snapshot of the performance expected from Nanonets.
Nanonets on kõrgelt hinnatud klientide arvustuste veebilehtedel, nagu allpool näidatud.
Vaadake, kuidas saate oma dokumentide indekseerimisprotsessi nanonetsidega 15 minutiga automatiseerida.
Hankige tasuta toote tutvustus or proovi ise.
Kuidas kasutada nanovõrke dokumentide indekseerimiseks?
Samm 1: Kontot looma Nanonetsil (Alustage kohe tasuta) ja logi sisse.
2. samm: valige põhiekraanilt dokumendi liigitusmudel.
3. samm: valige dokumendisildid, mida soovite kaasata.
4. samm: Nanonetsi AI-algoritm vajab ainult 25 dokumenti, et õpetada tehisintellekti mudelit teie dokumenditüüpi tuvastama. Laadige iga dokumendisildi jaoks üles 25 dokumenti ja laske mudelil treenida.
5. samm: kui see on tehtud, saate dokumentide töövoo abil dokumente automaatselt saata, indekseerida ja vastavalt vajadusele andmebaasi saata. Saate kasutada dokumentide töövooge dokumentidest andmete eraldamiseks, dokumentide töötlemiseks või kinnitamisprotsessi kaudu saatmiseks. Teie kujutlusvõime on piiriks.
Dokumentide indekseerimine Nanonetsiga on lihtne.
Alustage tasuta prooviperioodi ja tehke seda ise. Kui vajate abi, leppige kokku 10-minutiline kõne meie automatiseerimisekspertidega, et saaksime teie jaoks töövoogusid seadistada.
Hankige tasuta toote tutvustus or Alusta tasuta prooviversiooni.
Kuidas see aitab teil dokumente leida?
Dokumentide indekseerimine on mis tahes äridokumentide haldamise tehnika põhielement ja suurepärane viis tõhusamate töövoogude loomiseks. Piisava indekseerimisega on teie töötajatele vajalikku dokumenti lihtne otsida ja hankida vaid piiratud klahvivajutusega. Kuid võimsate dokumentide indekseerimise rakendamine võib olla keeruline, kui teil pole piisavaid tööriistu.
Järeldus
Dokumentide indekseerimine on võimas lähenemisviis, mis aitab hiljem dokumente tohututest arhiividest, sealhulgas tuhandetest dokumentidest, hankida. Dokumente saab indekseerida nende täistekstisisu (nagu on juurdepääs andmetes sisalduvale mis tahes sõnale) või dokumendiga seotud teabe (nt valmistamise päev, kordumatu identifikaator või dokumendi keskne teema) alusel.
Loe lähemalt dokumendihalduse kohta:
FAQ
Milliseid andmeid kasutatakse dokumentide indekseerimiseks?
Üks oluline otsus uutest digitaalfailidest maksimaalse kasu saamiseks on valida, milliseid indekseerimisstandardeid kasutada. Mõned indekseerimiseks kasutatavad andmed on järgmised:
- Tellimisnumber
- Aadressid
- Kuupäevad
- Ees- ja perekonnanimed
- Telefoninumbrid
- Arve number
- Kliendinumbrid
- Kontonumbrid
- Märksõnade deskriptorid
Mis on indekseerimise eesmärk?
Indekseerimise põhieesmärk on võimaldada skannitud paberites sisalduvat teavet kiiresti skannida ja hankida. Samuti võib see suurendada teie kontori tõhusust, võimaldades teie töötajatel teavet otsida ilma failikaste käsitsi läbi jooksmata.
Millised on hea indekseerimise omadused?
Indekseerimisprojekti lõppeesmärk on luua süsteem, kus kasutajad saavad andmeid tõhusalt hankida. See saavutatakse järgmiselt:
- Nende arvamuste saamiseks siduge end lõppkasutajatega (osakonnajuhatajad, juhid, töötajad).
- Lihtne süsteem, mida on lihtne kasutada.
- Sealhulgas võimalus otsida dokumendist ja täistekstist teatud välju.
- Kvalifitseeritud indekseerimisspetsialistide kaasamine, kes aitavad teid protsessi käigus juhendada ja nõustada.
Kuidas see erinevates tööstusharudes erineb?
Üks olulisi tegureid indekseerimisterminite valimisel on see, kuidas dokumente uuritakse. Näiteks paljudes personalitoimikutes oleksid populaarsed otsinguvahendid peamiselt ees- ja perekonnanimed ning töölevõtmise kuupäevad.
Vastupidiselt võivad arstitõendid viidata sünnikuupäevadele või kindlustuspoliiside numbritele. Tavaliselt kasutatavate otsinguterminite kaasamine dokumentide indekseerimisel annab paremaid tulemusi.
Kuidas dokumentide indekseerimine toimib?
Dokumentide indekseerimise funktsioonid, omistades skannitud dokumentidele teatud teabe, võimaldades tõhusat ja kiiret otsingut. Dokumentide indekseerimiseks on erinevaid meetodeid, millest igaühel on ainulaadsed eelised.
Milline on teie parim dokumentide indekseerimise võimalus?
Dokumendi indekseerimine loob sobival rakendamisel suure hulga dokumentide sujuva otsimise ja toomise. Sellegipoolest ei ole õige indekseerimisprotseduur kõigile üks. Olenemata sellest, kas dokumendid on indekseeritud kogu teksti järgi, korraldatud piirkondade kaupa või täiendatud heade metaandmetega, see valik aitab kaasa kogu süsteemi edule. Kvalifitseeritud partner võimaldab teie meeskonnal valida sobivad indekseerimistehnikad, mis sobivad teie meeskonna ainulaadsete harjutustega.
Kasutage koodita platvormi, et indekseerida kõik oma dokumendid automaatpiloodil ilma koodita töövoogudega. Huvitatud?
Hankige tasuta toote tutvustus or Alusta tasuta prooviversiooni.
8. veebruar 2023: see ajaveebi avaldati algselt juunis 2022 ja seda värskendati 8. veebruaril 2023 värskendatud sisuga.
- SEO-põhise sisu ja PR-levi. Võimenduge juba täna.
- Platoblockchain. Web3 metaversiooni intelligentsus. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
- Allikas: https://nanonets.com/blog/document-indexing/
- 1
- 10
- 2022
- 2023
- a
- MEIST
- üle
- pääses
- juurdepääsetav
- saavutatud
- Vastavalt
- vastavalt
- konto
- raamatupidamine
- Kontod
- üle
- lisamine
- Täiendavad lisad
- aadress
- eelised
- pärast
- AI
- algoritm
- Materjal: BPA ja flataatide vaba plastik
- Lubades
- võimaldab
- juba
- alati
- analüüsides
- ja
- Teine
- vastuseid
- kuskil
- lahus
- API
- kohaldatav
- rakendatud
- lähenemine
- lähenemisviisid
- asjakohane
- asjakohaselt
- heakskiit
- valdkondades
- Saabuvad
- atribuudid
- audit
- automatiseerima
- automatiseerib
- automaatselt
- Automaatika
- autopiloot
- põhiline
- alla
- kasulik
- Kasu
- BEST
- Parem
- vahel
- Arved
- Blogi
- karbid
- lühidalt
- tooma
- lai
- brauserid
- ehitama
- ehitatud
- äri
- ettevõtted
- helistama
- Võimsus
- lööb
- Püüdmine
- juhul
- kategoriseerimine
- kesk-
- kindel
- tunnistused
- valik
- Vali
- Tsiteeritud
- klassifikatsioon
- klient
- Cloud
- Kodeerimine
- kogumine
- Veerg
- kombinatsioon
- tavaliselt
- Vastavus
- keeruline
- arvuti
- mõisted
- Kontseptuaalselt
- järeldus
- sisu
- sisu
- koopiad
- KORPORATSIOONI
- Korporatsioonid
- Maksma
- kulude kokkuhoid
- Diivanibaas
- võiks
- loob
- otsustav
- tava
- klient
- kärped
- andmed
- andmebaas
- andmebaasid
- kuupäev
- Kuupäevad
- päev
- otsus
- määratletud
- lõplik
- Demo
- osakond
- Töökindel
- sügavus
- üksikasjalik
- määrates kindlaks
- erinev
- digitaalne
- digiteeritud
- digiteerimine
- füüsilise digiteerimine
- avastama
- arutama
- dokument
- dokumendihaldus
- dokumendid
- kahekordistada
- alla
- drastiliselt
- ajal
- iga
- lihtsaim
- kergesti
- Tõhus
- efektiivsus
- tõhus
- tõhusalt
- jõupingutusi
- varjatud
- Töötaja
- töötajad
- töö
- võimaldama
- võimaldab
- võimaldades
- tõhustatud
- tagama
- ettevõtete
- Kogu
- vead
- oluline
- Eeter (ETH)
- Iga
- näide
- näited
- suurepärane
- olemasolevate
- oodatav
- ekspert
- ekspertide
- selgitus
- väljavõte
- kaevandamine
- tegurid
- FAQ
- KIIRE
- väli
- Valdkonnad
- fail
- Faile
- Esitamine
- täitma
- leidma
- Firma
- esimene
- Maksualane
- sobima
- paindlik
- Järel
- vorm
- avastatud
- Sihtasutus
- tasuta
- tasuta prooviversioon
- sageli
- Alates
- täis
- funktsioon
- funktsioonid
- põhiline
- tulevik
- saama
- Andma
- hea
- suunata
- suunised
- Varred
- pea
- aitama
- aidates
- siin
- kõrgelt
- võõrustaja
- Lahtiolekuajad
- Kuidas
- aga
- HTTPS
- tohutu
- inim-
- Inimressursid
- identiques
- tunnus
- identifitseerima
- pildid
- kujutlusvõime
- rakendada
- oluline
- paranenud
- in
- Teistes
- sisaldama
- lisatud
- Kaasa arvatud
- indeks
- indeksid
- inimesed
- tööstus
- info
- info
- Näiteks
- selle asemel
- Institutsioon
- kindlustus
- integratsioon
- kavatseb
- seotud
- kaasamine
- IT
- Tööturg
- Võti
- Teadma
- Teades
- teatud
- silt
- viimane
- Tõenäoliselt
- piiramine
- piiratud
- elama
- Pikk
- Vaata
- otsin
- lookup
- Partii
- tehtud
- põhiline
- tegema
- TEEB
- juhtima
- juhtimine
- juhtimissüsteem
- Juhid
- käsitsi
- palju
- Vastama
- materjalid
- vahendid
- meditsiini-
- Merge
- Metaandmed
- meetod
- meetodid
- Meetrika
- võib
- protokoll
- vigu
- mudel
- rohkem
- tõhusam
- kõige
- Mountain
- nimi
- nimed
- loodus
- vajalik
- Vajadus
- vajav
- vajadustele
- võrk
- Uus
- number
- numbrid
- eesmärk
- saamine
- OCR
- OCR-tarkvara
- Office
- ONE
- Internetis
- Arvamused
- valik
- organisatsioon
- Korraldatud
- korraldab
- algselt
- Muu
- Paber
- dokumendid
- osa
- eriline
- isikutele
- partner
- osad
- peer to peer
- jõudlus
- Personal
- fraasid
- füüsiline
- Koht
- inimesele
- Platon
- Platoni andmete intelligentsus
- PlatoData
- poliitika
- populaarne
- võimalik
- võimas
- hinnapoliitika
- menetlused
- protsess
- Protsessid
- töötlejad
- Toode
- Produktsioon
- produktiivne
- tootlikkus
- spetsialistid
- Programm
- projekt
- korralik
- protokollid
- anda
- tingimusel
- avaldatud
- eesmärk
- eesmärkidel
- omadused
- Kiire
- kiiresti
- valik
- Lugenud
- tunnistama
- andmed
- viitab
- seotud
- Suhted
- ülejäänud
- nõudma
- nõutav
- Vajab
- Vahendid
- need
- Tulemused
- läbi
- jooks
- jooksmine
- sama
- Säästa
- Hoiused
- skaneerida
- skaneerimine
- ajakava
- Ekraan
- sujuv
- Otsing
- otsimine
- sekundit
- valides
- tunne
- Seeria
- komplekt
- mitu
- peaks
- näidatud
- märkimisväärne
- sarnane
- lihtne
- osav
- Snapshot
- So
- tarkvara
- mõned
- midagi
- Allikad
- Ruum
- kulutama
- standardite
- Veel
- ladustamine
- ladustatud
- strateegiad
- edu
- selline
- küsitletud
- süsteem
- süsteemid
- tabel
- TAG
- Võtma
- meeskond
- tehnikat
- tingimused
- .
- Tulevik
- teave
- oma
- teema
- tuhandeid
- Läbi
- aeg
- et
- tööriist
- töövahendid
- Rong
- tohutu
- kohtuprotsess
- Usalda
- liigid
- tüüpiliselt
- mõistma
- mõistmine
- arusaadav
- ühtne
- ainulaadne
- ajakohastatud
- us
- kasutama
- Kasutaja
- kasutajasõbralik
- Kasutajad
- ära kasutama
- kasutades
- eri
- suur
- müüja
- Kontrollimine
- nähtavus
- tähtis
- kuidas
- web
- Veebibrauserid
- veebilehed
- M
- kas
- mis
- kuigi
- WHO
- will
- jooksul
- ilma
- sõna
- sõnad
- Töö
- töötajate
- töövoog
- Töövoogud
- töötab
- oleks
- aasta
- Sinu
- ise
- youtube
- sephyrnet