Kas me sõime tarkvarast üle?

Marc Andreeseni kuulsast saamisest on möödunud veidi üle kümne aasta kuulutas, et tarkvara sööb maailma. Tal oli õigus. Nüüd oleme uues faasis: kõikjal, kuhu vaatame, on võimas tarkvara oleme tarbinud it arvestamata pikaajaliste mõjudega. Nii palju, et täna seisame silmitsi iroonilise küsimusega: Kas me sõime üle? 

Meie taldrikud on kindlasti täidetud igat tüüpi rakendustega ja need kõik on nii ahvatlevad. Kas teate, mitu rakendust olete kunagi registreerunud? Võib-olla kümneid või isegi sadu? Keskmine juurutatud rakenduste arv Okta kliendi kohta on tõusnud 22%. viimased 4 aastat. IT-juhid, kellega ma räägin, viskavad sageli nalja, et nende ettevõtetel on rohkem SaaS-i rakendusi kui töötajatel.

see võimalik ole probleem ja sina peaks hooli sellest. Organisatsioonid, mis lasevad oma isudel kontrollimatult kasvada, seisavad silmitsi kolme suure riskiga:

• kulud: Kuna kaugtöö on muutunud standardiks, oleme näinud, et tarkvarast on saanud paljude ettevõtete jaoks suuruselt teine ​​kulurida. Kuid, kuni 25% SaaS-i rakendustest ja litsentsid jäävad kasutamata. Kui teie ettevõtte kaks suurimat väljaminekut on inimesed ja tehnoloogia, raiskate hunniku raha ühele oma suurimale kulule.
• Vastavusriskid: Pilvepõhise tarkvara müümiseks või kliendiandmete pilves hoidmiseks peate muutuma SOC2-, ISO 27001- või isegi SOX-ühilduvaks või jääma vastavaks. Mõelge oma ettevõttele ja selle andmetele kui lossile. Peate audiitoritele tõestama, et see on hästi kaitstud. Nüüd kujutage iga rakendust akna, ukseava, silla või lossi sisenemispunktina. Mida rohkem rakendusi, seda rohkem kontrolli audiitoritelt saate.
• Töötõhusus: Hea ja maailmatasemel koka erinevus seisneb selles, kuidas nad suudavad oma töötajaid kõigi käepäraste koostisosadega hakkama saada. Teie meeskond ei tee kindlasti hästi koostööd, kui nad kasutavad mitut tüüpi sama rakendust (nt Monday, Jira, Asana või ClickUp). Samuti kasvavad kasutatavate rakenduste arvuga plahvatuslikult sisemised tugipiletid.

Sellegipoolest (ja et toidumetafoori üks samm edasi lükata), paljud rakendused, mida teie ettevõte tegelikult kasutab See on koostisosad suurepärase toote loomiseks. Tehnoloogiaettevõtte ehitamine on ju keeruline. Ja selle tõhusaks tegemiseks vajate õigeid komponente ja tööriistu. Nende eeliste ärakasutamise nipp – saada 3 Michelini tärniga tarkvararestoraniks – on aga mõelda, kuidas kogu oma tarkvara meisterlikult hallata. 

Üks viis selle saavutamiseks, oma ettevõtte täieliku potentsiaali vabastamiseks tehnoloogia abil, on muuta IT, turvalisuse ja hangete prioriteete — meeskonnad, kes üldiselt hoolivad tarkvara toimimisest. Selle asemel, et panna neid probleeme lahendama (nt IT-pileteid lahendama), aidake neil luua infrastruktuur, mis annab töötajatele võimaluse ise tarkvara kasutada ja saada isejuhtiv tööjõud.

. appokalüpsis. Või on see…?

Aga kõigepealt: kuidas me siia jõudsime, kuni tänapäevani, mil ettevõtted elavad SaaS-il ja elavad läbi seda, mida ma naljatamisi nimetan appokalüpsis? Mis on meie tarkvarasõltuvuse põhjused?

Kaasaegse tarkvara parem kasutuskogemus on eraldanud traditsioonilise ettevõttetarkvara

Töötajad kasutavad tööl edu saavutamiseks üha rohkem spetsiaalseid rakendusi. Meie kasutatakse Microsofti toodete kasutamiseks peaaegu kõige jaoks. Nüüd kasutame Exceli asemel Airtable'i, Wordi asemel Notion'i ja PowerPointi asemel Pitch'i. Et panna mõned numbrid selle taha, mida paljud meist oma igapäevaelus näevad: Üle 42% Okta Office365 klientidest Nüüd juurutage ka Zoom, mitte ainult Microsoft Teamsi, ja 26% neist kasutab ka Boxi, hoolimata sellest, et neil on OneDrive.

Lihtsa ja tasuta kasutuselevõtu tõttu kasutavad üksikisikud rohkem rakendusi

Traditsiooniliselt müüdi ettevõtte tooteid ülalt alla: CIO otsustas osta Salesforce'i või Microsoft Office'i ja need said kogu ettevõtte vaikeseadeteks. Aga idufirmad nagu Slack ja Dropbox populariseeris alt-üles kasvu, ja täna, 67% arendajafirmadest (nt Datadog või AWS) omavad tasuta paketti või prooviperioodi. Me ei pea enam müügimeestega helistama ega IT-lt luba küsima – meie lihtsalt registreeruge tasuta versiooni kasutajaks tööriista.

Lühidalt: rakendused on siin, seal, kõikjal. Aga kas me pingutasime üle? Kas me kasutame tegelikult liiga palju rakendusi? Ma ei arva nii. Vastupidi, tarkvara võib anda meile supervõimed, et ettevõtet kiiremini edasi viia. 

Kohtle tehnoloogiat kui ärijuhti

Mõelge oma autole. See nõuab 30,000 osad luua vaid üks auto. Kuid selle asemel, et vähendada osade arvu, töötasid autotootjad välja kõige tõhusama meetodi auto kokkupanekuks. Uuendus tuli sellest, kuidas nad viisid erinevad osad kokku. Näiteks Toyota tootmissüsteem, mida nimetatakse ka "lahjeks tootmiseks", sai Toyota peamiseks konkurentsivõimeliseks eristajaks. Üks põhimõte eesmärk oli minimeerida raiskamist ja pidevalt parandada tegevust, tuues probleemid kiiresti pinnale. Agiilne tarkvaraarendus ja "lean startup" metoodika on inspireeritud Toyota süsteemist "ehitage, mõõtke, õppige". 

Sarnaselt Toyotaga peaksid ettevõtted mõelge, kuidas muuta nende tegevuspõhimõtteid tarkvara ümber ja muuta need a konkurentsivõimeline eristaja. Traditsioonilistest lähenemisviisidest tehnoloogia juhtimiseks ei piisa. Ettevõtted arvavad sageli, et tsentraliseerimine on lahendus, kuid antud juhul see pole nii. Lisaks muudele teguritele, nagu turvalisus ja vastavus, on lihtsalt liiga palju rakendusi, millega võidelda.

Tsentraliseeritud tarkvarahaldus on vaenlane

1944. aastal Luure Keskagentuur avaldas juhendi kuidas saboteerida oma töökohta. Punkt nr 1 oli mitte kunagi kasutada otseteid ja minna alati läbi tsentraliseeritud "kanali". Mõelge sellele, millal viimati vajasite juurdepääsu rakendusele või luba. Tuli läbida IT-piletiga loodud kanal ja jäid ootama. Või kuidas oli viimane kord, kui teil oli vaja osta uus tarkvara? See võib kulub 2 kuni 3 kuud kuni saate rakenduse ostmiseks kõik vajalikud kinnitused. 

Siit saate teada, miks tsentraliseerimine ei tööta ja miks selle parandamise lähenemisviisid võivad märkimata jätta.

Tsentraliseerimine tekitab kitsaskohti

Rohkem kui pooled rakendustest hangivad ja haldavad erinevatesse meeskondadesse kuuluvate teemade eksperdid – paljud neist tahavad lihtsalt oma tööriistad hankida ja tööle asuda. Kuid osakonnad, nagu IT, turvalisus või hanked, peavad aitama enamiku nende taotluste puhul. Nähtava põhjal on 40–60% kõigist IT-piletitest seotud tarkvara juurdepääsuprobleemidega, mille lahendamiseks kulub keskmiselt umbes 19 tundi. Töötajad on ootel ummikus ja administraatorid on pingelise töö, näiteks konto loomise tõttu muserdatud. Halduskulud suurenevad iga täiendava rakendusega. 

Tsentraliseerimine viib lekkivate ämbriteni

Ettevõtted tsentraliseerivad ka järelevalve, et vähendada kulusid, vastavust või turvariske. Loogika on hea, kuna töötajad ei peaks lihtsalt ostma dubleerivat tarkvara ega saama liigseid administraatoriõigusi. Kuid sadade rakenduste ja tuhandete kontode ülevaatamine ei ole tsentraliseeritud lähenemisviisiga skaleeritav – see loob lekkivaid ämbreid, kus töötajad saavad ja hoiavad endiselt tarbetut juurdepääsu rakendustele ilma kellegi teadmata. Näiteks, 25% või rohkem tarkvarast jääb enamikus ettevõtetes kasutamata. Või näitas segmendi turvameeskond seda eelmisel aastal 60% selle 669 administraatori rollist aktiivselt ei kasutatud.

Suurem töötajate arv ei ole lahendus

Sageli vaidlevad operatsioonirühmad vastu, et neid ei rahastata nii hästi kui teisi osakondi, mistõttu nad liiguvad aeglasemalt, kui nad tegelikult tahavad. Niisiis, miks me ei suurenda pidevalt administraatorite arvu koos kasutatavate rakenduste arvuga? Küsimus peitub aga just selles küsimuses ja eelduses, et probleemi saab lahendada ainult abi ja järelevalve tsentraliseerides. See on lahendus, mis ei muutu.

Tarkvarahalduse tsentraliseerimine on veider asi. See püüab asju lihtsamaks teha, kuid mingil moel muudab see kõigi jaoks hullemaks, kuna rakenduste arv suureneb. Niisiis, kuidas saaksime meeskondade rolle ümber kujundada kes hoolivad tarkvaratoimingutest – nimelt IT, turvalisus ja hanked?

Muutke nõuetele vastav tee lihtsaks teeks

Olgem ausad: töötajad valivad väärtuse saavutamiseks peaaegu alati lihtsaima tee. Kui teie lähenemine tarkvara haldamisele jääb tsentraliseeritud ja paljude kitsaskohtadega, jätkavad töötajad teie poliitikate ümber töötamist, tehes näiteks salaja tarkvara ostes. See on nõiaring. Selleks, et paljud inimesed tegutseksid vastutustundlikult ja muudaksid IT/turvalisuse/hangete ja ülejäänud organisatsiooni vahelist suhet, nõuetele vastav tee peab muutuma kõige mugavamaks teeks. 

Enesejuhtimine on uus lähenemine tarkvara haldamisele

Selle keerukusega saab hakkama ainult siis, kui anname kontrolli ja vastutuse tagasi töötajatele ja nende meeskondadele. Selle asemel, et inimestele toitu anda, õpetate inimestele, kuidas süüa teha ilma end põletamata. Põhimõtteliselt on eesmärk leida viis, kuidas stiimuleid ühildada nii, et kõige kuluefektiivsemalt ja turvalisemalt tegutsevad töötajad lahendaksid ka oma probleemid kõige kiiremini. 

Oleme juba valmis toidu ja gaasi ostmisel – ja isegi lennule registreerimisel – ise hakkama saama, miks siis mitte kasutada ettevõtte tarkvara haldamist? Selle asemel, et IT-lt tuge küsida (või kanalite kaudu töötada, nagu CIA oma töökoha sabotaaži juhendis kirjeldas), võiks IT võimaldada töötajatel end kiiresti ja vastutustundlikult aidata. Selle asemel, et olla tsentraliseeritud hukkamisharu, turvalisus, hanked ja IT peavad saama ettevõttesiseseks platvormiks mis võimaldab töötajatel õiget infrastruktuuri.

Automatiseerimine on suurepärane, kuid see nõuab tsentraliseeritud tuge ja see ei laiene sadade rakenduste puhul.

Enesejuhtimise protsessi ja struktuuri vastuvõtmine on oluline probleem, mida tuleb lahendada, kuna see mõjutab otseselt lõpptulemust. Organisatsioonid, mis ei keskendu oma süsteemsest tsentraliseeritud seadistusest iseteeninduseks arenemisele, võivad raisata tohutuid rahasummasid kasutamata tarkvarale, teha järgmise vastavusauditi ja lasta kogu organisatsioonil ebatõhusalt töötada. See on juhtimise prioriteet et muuta oma organisatsiooni toimimist, et see saaks avada oma täieliku potentsiaali, kasutades strateegiliselt kolmandate osapoolte rakendusi, selle asemel, et neist üle koormata.

Küsimus, mida ettevõtted peaksid endalt küsima, on kuidas kodeerida iseteenindus võimalikult paljudes kohtadese. Näiteks:

• Kui IT loob töövood selle ümber, kes millise rakenduse peaks heaks kiitma, saavad töötajad taotleda rakendusi, õigusi, sisemisi tööriistu või isegi arendajaressursse ilma IT-abita. 
• Kui hanked loovad süsteemi selle ümber, kes peab millist tüüpi tarkvaraostu heaks kiitma, saavad töötajad seda iseteenindussüsteemi kasutada. 
• Kui turvalisus rakendab viisi, kuidas anda juurdepääs tundlikele rakendustele või load ainult teatud ajaperioodiks, ei pea nad juurdepääsu kogu aeg tsentraalselt üle vaatama.

Kaasake enesevalitsemine oma eesmärkidesse

Kõik need näited näitavad, kuidas tarkvara operatiivmeeskondade roll võivad muutuda: tugipiletite või hoiatuste lahendamise asemel võiksid nad keskenduda süsteemi õigele kodeerimisele ja kogu organisatsiooni juhendamisele. Lisaks sellele on teine ​​​​lähenemine tehnoloogia juhtimise muutmiseks iseseisva tööjõu kaudu julgustage kõiki oma meeskonnajuhte kogu teie organisatsioonis kaasama iseteeninduse oma OKR-id or V2MOM protsessi. 

Näiteks on IT-l tavaliselt eesmärk vähendada tööjõuvajadust automatiseerimise kaudu. Automatiseerimine on suurepärane, kuid see nõuab tsentraliseeritud tuge ja see ei laiene sadade rakenduste puhul. Selle asemel võiks IT iseteeninduse kaudu püüda vähendada tööjõuvajadust. Või lisab IT mõnikord eesmärgi vähendada piletitele vastamiseks kuluvat aega. Jällegi on see eesmärk seatud eeldusel, et abi tuleb tsentraliseerida. Selle asemel proovige lisada eesmärk, et vähendada nende päringute protsenti, mis ei nõua IT-lt esimest puudutust.

Up kuni 25% SaaS-i rakendustest ja litsentsid jäävad kasutamata. Kui teie ettevõtte kaks suurimat väljaminekut on inimesed ja tehnoloogia, raiskate hunniku raha ühele oma suurimale kulule.

Omavalitsus võib alata ka a väike harjutus SaaS-i kulutuste vähendamiseks. Sadade tarnijate tsentraalne haldamine on võimatu, kuid võib-olla õnnestub teha midagi nii lihtsat kui saata igale Outreach.io või Smartsheeti kasutajale e-kiri, milles selgitatakse, et üritate tarkvarakulusid kokku hoida. Taotlege 👍, kui nad tarkvara enam ei kasuta, et saaksite litsentsi tagasi nõuda.

Või paluge kõigil oma rakenduse administraatoritel aidata vähendada ülekulu. Looge tarkvararakenduste ja iga-aastaste kulude kohta jagatud arvutustabel, seejärel paluge neil litsentse eemaldades või rakendusi üldse tühistades võimalikult palju kulusid vähendada. Et muuta see meeskonna väljakutseks ja ühtlustada stiimuleid, pakkuge auhinda iga kasutamata või üleliigse rakenduse eest, mille nad kustutavad, ja rahalist stiimulit kolmele parimale administraatorile, kes vähendavad SaaS-i kulutusi kõige rohkem. See lähenemisviis annab teile esimese pilgu, mida tähendab omavalitsuslik tööjõud.

Kas oleme juba täis?

Tehnoloogiaettevõtte loomine on keeruline — eriti tänapäeval. Selle asemel, et nuriseda kõigi kasutatavate tööriistade üle, võib parem energiakasutus luua tõhusa viisi nii teie tööriistade kui ka nende aluseks olevate protsesside haldamiseks. Oma meeskondade ja töötajate mõjuvõimu suurendamine isejuhtimise kaudu võib muutuda konkurentsipõhiseks eristajaks. Töötajad ei tunne end mitte ainult protsessi lahutamatu osana ja seetõttu on neil selle õnnestumises osa, vaid IT, turvalisuse ja hangete valdkonna töötajatest saavad piletite või hoiatusteadete lahendajate asemel tõelised võimaldajad. 

Nii et jah, meie ees võib olla kõikehõlmav SaaS-puhvet, kuid meil on olemas tööriistad ja teadmised, et isu rahuldada ja kõik need valikud enda kasuks tööle panna. Vaja on vaid tahtejõudu, et muuta meie suhet tarkvaraga.

Postitatud 27. septembril 2022