El ciclo contable, a menudo llamado cierre de fin de mes por los equipos de contabilidad y FP&A, es un proceso de 8 pasos que se lleva a cabo mensualmente. Debido a los pasos bien establecidos del ciclo contable, el proceso sirve como un ejercicio crítico de controles y contrapesos para las empresas y ayuda al liderazgo a resolver principales problemas contables hoy. Verifica que todas las transacciones sean correctas, garantiza que se registre todo lo que falta e ilustra cómo cada partida fluye hasta los estados financieros. En última instancia, los pasos del ciclo contable pintan una imagen de la salud financiera de una empresa de forma regular, brindando a los líderes la oportunidad de realizar los ajustes necesarios.
Aunque los pasos del ciclo contable están estandarizados, hay muchas maneras de abordar los procesos dentro de esos pasos. No hay dos empresas que tengan exactamente el mismo ciclo contable, pero los pasos del ciclo contable se implementan para cumplir ciertos propósitos. Hoy en día, cada vez más empresas están examinando el ciclo contable con la esperanza de hacerlo más fluido, reducir la cantidad de tiempo que lleva y automatizar algunos de los procesos manuales involucrados.
Completar el ciclo contable no se considera una actividad divertida o sencilla, pero con la comprensión adecuada de cada uno de los pasos del ciclo contable, queda muy claro por qué es tan importante. Si alguna vez se ha preguntado: "¿Qué es el ciclo contable?" entonces estás en el lugar correcto. Si desea renovar el ciclo contable utilizado por su organización, siga leyendo. Si quieres saber por qué es importante, esta guía es para ti.
¿Qué es el ciclo contable?
El ciclo contable proporciona una guía clara para el registro, análisis y presentación de informes finales de las actividades financieras de una empresa. Reuniendo el trabajo del mes de cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nómina, contabilidad y finanzas, el ciclo contable da como resultado una imagen financiera completa del mes anterior. Por lo general, habrá cierres de fin de mes mensualmente, cierres trimestrales trimestralmente y, por supuesto, un cierre anual al final de cada año fiscal.
El ciclo contable se utiliza como base para todas las métricas de contabilidad financiera de una organización. Cuando termina un mes, el equipo de contabilidad es responsable de completar los 8 pasos del ciclo contable. Los procesos contables posteriores se basan en un ciclo contable hermético cada mes. Obtener una lectura precisa de las métricas financieras comienza con el ciclo contable; garantizar que las pistas de auditoría sean fiables requiere la finalización del ciclo contable; y la toma de decisiones comerciales se basa en los resultados de ciclos contables anteriores.
¿Cómo funciona el ciclo contable?
Para simplificar, analizaremos un ciclo contable que sigue un calendario mensual. Normalmente, el mes se divide en semanas. Las semanas 1 y 2 de, digamos, abril, se dedicarán a completar el ciclo contable de marzo, dependiendo de cuánto tiempo tarde su organización en completar los pasos del proceso contable. El proceso en sí ocurre en un orden similar al de un dominó. Es fundamental completar el primer paso antes de comenzar el segundo, y así sucesivamente.
Dependiendo de la complejidad de su organización, la cantidad de personas involucradas en el proceso de cierre variará ampliamente. Todos los involucrados deben ser detallistas, metódicos y estar familiarizados con todo el proceso contable. Si su organización es privada, es posible que tenga cierta flexibilidad en cuanto a cuándo finaliza el proceso de fin de mes, así como más libertad sobre cómo completarlo. Para las empresas públicas, es importante cumplir con los estándares GAAP y los procesos de presentación de informes.
Los 8 pasos del ciclo contable
Cada transacción que realiza su empresa dentro de un período contable debe registrarse y evaluarse en el ciclo contable. Los gastos operativos, los ingresos de diferentes fuentes, los gastos de nómina y todo lo demás deben pasar por los 8 pasos del ciclo contable.
Al principio, el ciclo contable es un conjunto de transacciones fragmentadas y piezas de información contable, pero al final de todos los pasos del ciclo contable, tendrá una idea clara de la situación financiera de su empresa.
Los 8 pasos del ciclo contable son:
- Identificar transacciones
- Registrar asientos de diario
- Contabilización del libro mayor
- Finalizar el balance de comprobación no ajustado
- Salidas de la hoja de trabajo
- Completar los asientos del diario de ajuste
- Crear estados financieros
- cerrar los libros
Cada paso juega un papel importante en el proceso contable; asegúrese de invertir el tiempo y los recursos necesarios para que cada paso sea exitoso.
Identificar transacciones
El primero de los pasos del ciclo contable es identificar cada transacción que se realiza dentro del período determinado. Cuando entra o sale dinero, incluso si es para algo pequeño como un almuerzo de negocios, es necesario registrarlo con fines de auditoría y seguimiento. Todas las facturas de clientes pagadas, pagos salientes de proveedores y otras transacciones deben incluirse en este paso. Las transacciones se rastrean dentro de su sistema contable o teneduría de libros y, en última instancia, se incorporan al proceso de preparación del asiento de diario en el paso 2.
Registrar asientos de diario
Con todas las transacciones realizadas, puede pasar a la creación de asientos de diario que abarquen cada transacción. Los asientos de diario afectarán a diferentes cuentas dependiendo de si la transacción fue un gasto, un ingreso u otra partida individual. Si su organización utiliza contabilidad por partida doble, deberá equilibrar los débitos y créditos en sus cuentas. Asegúrese de verificar los requisitos de aprobación para asientos de diario de diferentes tamaños; la mayoría requerirá la firma del preparador y del aprobador, pero si son montos grandes en dólares, podría ser necesario un segundo aprobador.
Contabilización del libro mayor
Completar el ciclo contable sería imposible sin los 3rd Paso del ciclo contable: contabilización del libro mayor. Una vez que se hayan completado todos los asientos del diario, es fundamental que se registren en sus correspondientes cuentas del libro mayor. Algunas cuentas del libro mayor son cuentas por cobrar, efectivo, gastos de I+D e ingresos por servicios. Hoy en día, la contabilización del libro mayor generalmente se puede automatizar con muchos tipos diferentes de herramientas de software de contabilidad. Para llegar al núcleo de “¿qué es el ciclo contable?” debemos ser capaces de conciliar el libro mayor, y este paso es responsable de eso.
Balance de prueba no ajustado
Todas las transacciones son precisas en su sistema contable, se crearon y publicaron asientos de diario y se actualizó el libro mayor... ¿y ahora qué? En esta etapa, todos los procesos contables requieren el análisis del balance de comprobación no ajustado. El balance de comprobación, que muestra todos los saldos de cuentas en esta etapa del proceso de cierre, es la mejor manera de identificar errores en el proceso de cierre, lo que permite a su equipo de contabilidad solucionar cualquier problema en los siguientes pasos.
Resultados de la hoja de trabajo
Si el balance de comprobación resalta discrepancias, una hoja de trabajo permite a los equipos de contabilidad profundizar más y descubrir exactamente dónde se originaron las discrepancias. En algunos casos, será necesario realizar ajustes en los asientos del diario para vincular correctamente los saldos de las cuentas. Confiar en tecnologías avanzadas como las nanoredes puede agilizar este proceso, reduciendo la cantidad de tiempo que sus empleados dedican a investigar errores contables.
Ajuste de asientos de diario
Con la descripción detallada de los desequilibrios en la hoja de trabajo a mano, su equipo de contabilidad puede comenzar a ingresar los asientos de diario de ajuste necesarios para ese mes. Al igual que en el paso 2, estos asientos de diario requieren revisión y aprobación antes de su publicación. Una vez que se completen todos los asientos del diario de ajuste, verifique los débitos y créditos en el informe del balance de comprobación ajustado como verificación final.
Crear estados financieros
Los principales estados financieros son el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo y el balance. Cada uno de ellos requiere información previa de los pasos anteriores del ciclo contable. Los 8 pasos del ciclo contable influyen directamente en la preparación de los estados financieros. Una vez preparados, los estados financieros se pueden utilizar con fines analíticos, obteniendo información financiera y evaluando el desempeño general de la empresa. Dado que cada estado financiero se centra en un aspecto diferente del negocio, todos son necesarios para generar informes precisos en toda la función.
Cierra los libros
Al final del ciclo contable, los equipos contables cerrarán los libros en una fecha específica. El último paso de los 8 pasos del ciclo contable prohíbe a cualquier persona realizar más cambios, ingresar nuevos asientos en el diario o ajustar los saldos finales de las cuentas. Bloquea la instantánea en el tiempo para el período determinado, lo que permite a su equipo pasar al siguiente mes o año fiscal.
¿Cuál es el propósito de los ciclos contables?
Ahora sabemos la respuesta a "¿Qué es el ciclo contable?" pero para contextualizar aún más este proceso y todos los procesos contables relacionados con él, debemos evaluar el propósito general de los pasos del ciclo contable.
En conjunto, los pasos del ciclo contable garantizan la precisión de las capacidades de presentación de informes financieros de una empresa. Toda decisión empresarial se basa en estados financieros, que surgen del ciclo contable. Si los errores contables se dejan solos durante demasiado tiempo, podrían afectar seriamente su capacidad para funcionar como empresa y, peor aún, podrían generar problemas legales o regulatorios en el futuro.
Automatización del ciclo contable
La función contable es una de las principales candidatas para automatización de procesos robóticos; Con los pasos del ciclo contable y muchas otras tareas repetitivas que se realizan semanalmente, mensualmente o incluso trimestralmente, los líderes contables no deberían dudar en invertir en software de automatización.
En algunas partes de la función, como las cuentas por pagar, implementar software de automatización y reforzando y las mejores prácticas podría ahorrarle a sus empleados muchas horas cada semana. Incluso se ha demostrado que reduce la costo de procesamiento de facturas! Con el tiempo adicional disponible, el enfoque de su equipo puede pasar de completar el ciclo contable a la planificación estratégica, establecer relaciones comerciales e invertir en capacidades analíticas de próxima generación.
Imagine un mundo en el que el proceso de cierre de fin de mes tardara entre 2 y 3 días en lugar de entre 7 y 10. Con software de automatización, ese mundo es posible, y en él, tus empleados serán más felices, tu organización se mantendrá por delante de su competencia y los beneficios monetarios serán reconocidos a largo plazo. Invertir en contabilidad y automatización de finanzas ahora o quedarse atrás en su industria: la elección es suya.
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