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El archivo de documentos es el proceso de almacenar documentos que ya no están en uso ahora en un almacenamiento seguro.
Una mediana empresa se ocupa de Documentos 10,000 todos los años. Hacer un seguimiento de ellos manualmente es una gran prueba.
Afortunadamente, el archivo de documentos ayuda a despejar el desorden. Al categorizar, digitalizar y indexación de documentos, el archivado de documentos ayuda a las empresas a localizar documentos incluso después de años porque nunca se sabe cuándo los necesitará. Piensa, audita, referencias, o cualquier otra cosa.
Echemos un vistazo al archivo de documentos y cómo optimizar el proceso de archivo de documentos para que nunca pierda un documento, nunca.
¿Qué es el archivo de documentos?
El archivo de documentos es el proceso de almacenar documentos que ya no están en uso ahora en un almacenamiento seguro.
Estos son documentos fijos, documentos que no pueden o no deben cambiarse o editarse, a los que no se accede ni se usan con regularidad. Archivar documentos inactivos es esencial por razones legales o de cumplimiento o en caso de que se requieran para una auditoría. Como tal, los documentos archivados deben poder recuperarse sin esfuerzo, incluso si no se colocan en el uso habitual.
Los documentos que son dinámicos y se utilizan en los sistemas cotidianos de una empresa no son adecuados para archivarlos; deben permanecer en uso activo. (¿Para todos esos documentos que no necesita archivar? Dispárelos cuando haya terminado con ellos)
Puede archivar documentos tanto digitales como físicos.
Muchas instituciones prefieren digitalizar documentos en papel en un archivo electrónico. porque almacenar documentos electronicos a largo plazo es más fácil y ahorra costes.
Entonces, algunas instituciones tienen archivos híbridos que comprenden tanto documentos digitales como físicos.
Vea cómo puede ahorrar el 80 % de sus costos con la plataforma de archivo de documentos de Nanonets.
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Diferentes formas de archivar documentos
Cuando se trata de archivar documentos, existen tres soluciones principales de almacenamiento: archivado físico, archivado electrónico y almacenamiento de escaneo bajo demanda. Veamos un resumen de cada uno de ellos.
Archivo físico
El archivo físico es esencialmente almacenamiento en papel.
Es cuando archiva sus documentos documentándolos o gastando una capacidad de almacenamiento seguro fuera del sitio, como una bóveda de almacenamiento, para almacenarlos por usted. Es una práctica generalizada para las grandes industrias que requieren conservar un rastro en papel de documentos que no son de misión crítica.
Archivo electrónico
También puede digitalizar sus documentos y almacenarlos en la nube digital o en el almacenamiento local. El beneficio del almacenamiento digital es que ahorra mucho espacio. No necesita ningún espacio físico para almacenar su documento: todo se guarda en la nube.
El software de digitalización de documentos, como Nanonets, extrae información de los documentos y la almacena en su base de datos.
Sin embargo, esto no es para todos. A muchos propietarios de la industria les gusta conservar copias físicas y no mueven sus archivos de documentos al almacenamiento en la nube por razones de seguridad.
Escaneo bajo demanda Almacenamiento
El escaneo bajo demanda es lo mejor de ambos mundos. Es una solución en la que una corporación almacenará sus documentos en papel fuera del sitio, pero los inspeccionará y le enviará una copia digital por correo cuando lo invite.
Esto crea una buena opción para las industrias que desean almacenar una gran cantidad de documentos fuera del sitio pero que ocasionalmente pueden requerir acceso. No obstante, el escaneo bajo demanda es más costoso que el almacenamiento en papel normal, ya que está gastando en un servicio adicional.
Archivo físico vs. electrónico
Conservar un archivo de documentos físicos requiere dinero y tiempo y ocupa un espacio físico valioso, ya sea en su trabajo o en la asistencia de almacenamiento de un tercero. (Se trata de $ 20 para presentar por papel documento.)
Mientras que archivar documentos electrónicamente es rentable y eficiente en tiempo y casi no ocupa espacio físico.
Puede obtener varios beneficios al restaurar documentos físicos para almacenarlos en un archivo de documentos electrónicos. Estos comprenden:
- El archivo se almacena electrónicamente, por lo que no ocupa espacio físico (¡se acabaron los armarios de archivo y las cajas de los banqueros!)
- Facilita la búsqueda rápida de palabras clave para documentos particulares
- Reduce el almacenamiento y los costos ejecutivos
- Seguro sin esfuerzo contra la entrada no autorizada
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¿Cómo configurar el archivo electrónico de documentos?
El archivo de documentos no es una actividad de una sola vez; una vez que establezca un proceso comercial adecuado, puede automatizarlo. Veamos cómo funciona el archivo de documentos.
Paso 1: Evaluación inicial
Comprenda sus procesos de documentos actuales. ¿Cómo manejan los documentos esenciales y no esenciales? ¿Tienes un proceso establecido? ¿Se manejan todos los documentos a la vez o el proceso es ad-hoc?
Echa un vistazo a
- ¿Cómo se generan, registran, categorizan y nombran los documentos?
- ¿Cuál es el procedimiento para la digitalización de documentos?
- ¿Cuáles son los requisitos para eliminar o descartar un documento?
- ¿Quién maneja las excepciones de documentos?
- ¿Qué documentos se requieren para una auditoría?
También debe comprender la cantidad de documentos que manejará para tener una idea.
Sobre la base de esta evaluación inicial, trabaja en la redacción de flujos para los procesos.
Paso 2: Identificar metas y roles
Una vez que comprenda los procesos, intente identificar los motivos del archivo de documentos.
- ¿Quiere reducir los costos operativos del manejo de documentos?
- ¿Está haciendo esto para cumplir con las pautas de seguridad de datos?
- ¿Está tratando de optimizar su gestión de registros?
- ¿El equipo ejecutivo está haciendo esto para mejorar la visibilidad de los recursos?
Según los objetivos, puede priorizarlos y modificar los procesos de archivo de documentos. Comprender los roles de las partes interesadas en el proceso.
- ¿Quién supervisará el proceso de archivo de documentos?
- ¿Qué niveles de autorización usará para limitar la entrada a los datos archivados?
- ¿Cómo garantizará el cumplimiento de los empleados?
Paso 3: Implemente un programa de retención
Ahora es el momento de establecer un programa de retención. Entender los documentos que necesitan ser retenidos y los que no.
Debe mantener los informes financieros anuales originales, ya que podrían ser necesarios en el futuro. Investigue las reglas federales, locales, estatales y específicas de la industria que debe seguir.
Por ejemplo, conserve todos los documentos relacionados con el IRS y los impuestos durante al menos siete años.
A continuación, elimine todos los documentos que no requieran archivo o que nunca se almacenarán de forma permanente, como catálogos de proveedores, correo no deseado y copias duplicadas. Puede digitalizarlos escaneándolos y extrayendo información utilizando software OCR.
Paso 4: Digitalice archivos en papel
Digitalizar archivos en papel para reducir costos, ahorrar espacio y mejorar la organización de documentos.
Para mejorar la capacidad de búsqueda, puede utilizar el software OCR y un escáner de documentos, como Nanonets, para clasificar, organizar, etiquetar y índice de documentos.
Paso 5: Elija un almacenamiento
Para el almacenamiento digital, debe seleccionar entre cinta, disco y almacenamiento en la nube. Cada uno tiene ventajas y desventajas asociadas con la seguridad a largo plazo, la integridad y la facilidad de entrada por software de gestión de documentos.
Paso 6: Automatice con flujos de trabajo de documentos
Una vez que todos los procesos y todas las variables están mapeados, es hora de implementar el proceso.
Puedes usar software de gestión de documentos como Nanonetas para automatizar todo el proceso utilizando flujos de trabajo sin código. También tiene opciones de almacenamiento en la nube o en las instalaciones para almacenar sus documentos automáticamente. Mira cómo funciona.
Paso 7: Supervisar y optimizar
Ningún proceso es perfecto al principio. Después de implementar los flujos de trabajo de documentos, obtenga comentarios de las partes interesadas sobre cómo mejorar el proceso.
¿Dónde utilizar el archivo de documentos?
Su empresa debe centrarse en el archivo de documentos si:
- Su empresa se ocupa de una gran cantidad de papeleo con regularidad
- Es posible que necesite acceso a documentos antiguos en el futuro
- Las auditorías son comunes para empresas similares a la suya
- Debe almacenar documentos como parte de los requisitos reglamentarios y de cumplimiento
Si estos factores son relevantes para su empresa, es posible que deba archivar sus documentos.
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¿Cómo automatizar el archivo de documentos?
Puede automatizar el archivo de documentos con Nanonets en pasos simples.
Para ello, cree una cuenta gratuita en Nanonets o inicie sesión en su cuenta.
Paso 1: Debe configurar la recopilación de documentos. Los documentos se pueden cargar automáticamente en la plataforma utilizando las opciones de carga de datos.
Paso 2: Ahora, necesitamos clasificar los documentos. La plataforma Nanonets identifica el tipo de documento automáticamente con el modelo clasificador de documentos.
Paso 3: En el siguiente paso, puede extraer datos de documentos y utilizarlos para realizar actividades como coincidencia de datos, aprobaciones de documentos, disputa de datos, mejora de datos, coincidencia de bases de datos, cambio de nombre de archivos PDF y más con la automatización del flujo de trabajo.
Paso 4: Ahora, después de procesar los documentos, es hora de guardarlos. Puede exportar el documento al almacenamiento en la nube de su elección o guardarlo en la base de datos de Nanonets.
Archivo de documentos con Nanonets
Nanonets es un software inteligente de gestión de documentos con software OCR incorporado que puede ayudarlo a convertir todos sus documentos en papel a un formato de búsqueda digital. Nanonets es fácil de usar con un generador de flujo de trabajo de arrastrar y soltar sin código que puede automatizar cualquier proceso de documento manual.
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¿Por qué debería usarlo?
Hay muchos beneficios de usar el archivo electrónico de documentos:
- Ahorra espacio: El archivo de documentos digitales puede ahorrar espacio y costos al liberar espacio y reducir los costos operativos.
- Gestión eficiente de documentos: Con el archivo de documentos electrónicos, puede organizar, clasificar y almacenar todos sus documentos en una ubicación centralizada. Esto facilita la gestión de documentos.
- Mejore la seguridad de los documentos: Puede limitar el acceso fraudulento y mejorar la seguridad de los documentos almacenándolos en un almacenamiento seguro en la nube.
- Documentos fáciles de buscar: El software DMS convierte los documentos en una base de datos de búsqueda, lo que significa que puede buscar documentos utilizando palabras clave de los documentos.
- Haz que cumplas: Ciertas industrias necesitan implementar el archivo de documentos para cumplir con las normas.
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Casos de uso de archivo de documentos
El archivo de documentos es útil para casi todo tipo de empresas. Veamos algunas aplicaciones de la vida real del archivo de documentos en diferentes industrias.
- Servicios Financieros las empresas deben asegurarse de que todos sus documentos estén listos para la auditoría. Aquí es donde el archivo de documentos les ayuda a mantener todos los registros de clientes, recibos de cambio de moneda y otros documentos legales cuando sea necesario. Lea cómo puede automatizarlo con automatización financiera.
- Mercado las empresas tienen que guardar toda la información de sus clientes, vendedores y proveedores en caso de discrepancias en el futuro. Leer más sobre automatización minorista.
- Bufetes de abogados y departamentos legales necesita almacenar todo contratos relacionados con el caso, documentos y faxes en formato PDF. Necesitan encontrar documentos y citas utilizando etiquetas y búsqueda inteligente rápidamente. Ahí es donde el archivo de documentos resulta útil.
- Servicios públicos manejar mucha información día tras día. No todo es relevante ahora, pero deben almacenar toda la información que debe estar disponible más adelante haciendo clic en un botón.
- Empresas pueden optimizar su gestión de documentos con un archivo de documentos eficiente. Convirtiendo sus documentos en papel en un biblioteca de búsqueda, los empleados pueden reducir el tiempo dedicado a buscar documentos y la digitalización también puede mejorar la visibilidad de los datos.
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Archivado de documentos frente a copia de seguridad de archivos
El archivado de documentos es realizar una copia de seguridad de un archivo, ¿verdad? Bueno, es un poco diferente.
El proceso de archivo de documentos es para documentos pasivos, mientras que las copias de seguridad se utilizan para archivos activos en los sistemas cotidianos.
El objetivo de un archivo de documentos es conservar los documentos originales en caso de que se requieran por varias razones en el futuro. Por el contrario, el objetivo de una copia de seguridad de archivos es conservar una copia de los archivos activos en caso de que los archivos reales se dañen o se pierdan, lo que garantiza la continuidad operativa.
Veamos más diferencias entre el archivo de documentos y la copia de seguridad de archivos.
Archivo de documentos |
Copia de seguridad de documentos |
|
Objetivo |
Almacenamiento a largo plazo de documentos que no se utilizan en este momento |
Guardar una copia de los datos recientes en caso de pérdida o corrupción de datos |
Usado |
Según sea necesario, p. Auditoría |
Cuando los datos actuales están dañados o no se cargan |
Datos |
Guardado como una copia. Los datos no se sobrescriben |
Los datos se sobrescriben |
Tipo de datos almacenados |
Datos originales – ej. Reportes financieros |
Duplicado de datos actuales como copia |
Velocidad |
La velocidad de restauración no es un problema |
Debería ser en tiempo real |
Término |
Almacenamiento a largo plazo |
Almacenamiento a corto y medio plazo |
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8 de febrero de 2023: este blog se publicó originalmente en junio de 2022 y se actualizó el 8 de febrero de 2023 con contenido actualizado.
Lea más sobre la gestión de documentos:
Preguntas Frecuentes
¿Por qué digitalizar documentos?
productivo gestión de documentos: Los documentos indexados y digitalizados pueden exportarse a un sistema y almacenarse automáticamente en bibliotecas digitales, donde su uso puede documentarse, rastrearse y administrarse.
Reutilización simple del texto: cuando un tema impreso se restaura en texto editable, se puede modificar y reutilizar en Microsoft Excel o Word, lo que ahorra el tiempo que generalmente se dedica a recrear y volver a escribir documentos.
Capacidad de búsqueda: los documentos, incluidas las palabras clave en los metadatos o el texto, pueden ser detectados por redes de búsqueda electrónica e indicados en segundos.
Acceso simple: los documentos digitales se pueden recuperar del repositorio principal en cualquier momento y distribuirse rápidamente por correo electrónico, eliminando la necesidad de hacer copias impresas.
¿Qué es el software de archivo de documentos?
El software de archivo de documentos convierte los documentos en registros digitales que se pueden archivar, acceder fácilmente y administrar de manera eficiente, lo que ayuda a su institución a ahorrar en gastos de almacenamiento, mejorar la productividad de los empleados y acelerar los procedimientos comerciales.
Adecuadas para el archivo a largo plazo, las listas convertidas son pequeñas con una calidad visual elevada. Se pueden leer en varios dispositivos, acceder fácilmente desde ubicaciones aisladas y archivarse centralmente en archivos electrónicos, bibliotecas digitales o redes de gestión de documentos. Cualquier corporación puede acelerar los procedimientos internos y aumentar la eficiencia al ofrecer un fácil acceso a las copias almacenadas digitalmente con derechos de entrada definidos.
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- Fuente: https://nanonets.com/blog/document-archiving/
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- También soy miembro del cuerpo docente de World Extreme Medicine (WEM) y embajadora europea de igualdad para The Transformational Travel Council (TTC). En mi tiempo libre, soy una incansable aventurera, escaladora, patrona de día, buceadora y defensora de la igualdad de género en el deporte y la aventura. En XNUMX, fundé Almas Libres, una ONG nacida para involucrar, educar y empoderar a mujeres y niñas a través del deporte urbano, la cultura y la tecnología.
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