Si tienes una guardería, probablemente terminarás usando muchas toallitas húmedas para bebés. Las toallitas húmedas para bebés, fundamentales en el cuidado de bebés y niños pequeños, deben reponerse periódicamente, lo que garantiza que su guardería siempre tenga algunas a mano. Si se acaban las toallitas húmedas, los bebés recibirán una atención deficiente y los miembros del personal sentirán que carecen del apoyo necesario para hacer su trabajo lo mejor que puedan.
Con un poco de previsión administrativa, es fácil evitar una dinámica como la anterior, especialmente cuando se trata de órdenes de compra generales. Una orden de compra general es la forma más sencilla de obtener suministros comerciales recurrentes en un cronograma establecido. No importa qué tipo de negocio ejecute, optimizar la dinámica de pago a proveedores y las asociaciones en general tendrá un impacto en el éxito de su organización.
Los restaurantes pueden depender de órdenes de compra generales para mantener abastecidos las servilletas y los paquetes de azúcar, mientras que las empresas centradas en oficinas a menudo utilizan órdenes de compra generales para llenar el armario de suministros. Siempre que se necesiten bienes o servicios de forma regular, considere trabajar con sus proveedores para crear una orden de compra general. Le mostraremos cómo usarlos, ilustraremos los mejores casos de uso para órdenes de compra abiertas e incluso resaltaremos algunos de los pros y los contras de abordar el proceso de adquisición de esta manera.
¿Qué es una orden de compra abierta?
Si a un comprador se le suministran bienes o servicios de forma regular, se puede utilizar una orden de compra general para cubrir todas las transacciones separadas bajo una orden de compra. Aunque actúa de manera similar a un orden de requisición Al principio, una vez que un vendedor acepta una orden de compra general, se convierte en un contrato a largo plazo entre un comprador y un vendedor. Una orden de compra general fija el precio de compra y los detalles de entrega durante un período de tiempo determinado.
Para un proveedor de guardería que compra toallitas, una orden de compra general con el proveedor de toallitas puede detallar que cada semana se entregará una nueva caja de toallitas a un precio de $250. Una orden de compra general detalla los artículos que se compran, la cantidad suministrada en cada intervalo, los precios asociados, los plazos de entrega y más. Ahora que "¿Qué es una orden de compra general?" tiene una respuesta clara, podemos echar un vistazo a todo lo que incluye este tipo de PO:
- Duración del acuerdo
- Cantidad y precio del producto
- Información de contacto del proveedor
- Información de facturación del cliente
- Detalles de entrega (cronograma, ubicación, etc.)
- Estipulaciones de la política de cancelación.
Ya sea que esté del lado del comprador o del vendedor de una orden de compra general, es mejor limitar su validez a un año o menos. Si la relación comercial continúa durante el próximo año, se puede crear una nueva orden de compra general. Esta simple consideración ayuda a proteger a ambas partes de los riesgos asociados con las fluctuaciones de precios o las necesidades comerciales cambiantes.
Finalmente, tenga en cuenta que una orden de compra general es una tipo de orden de compra. A orden de compra Se refiere a un acuerdo de compra entre un comprador y un vendedor. Las órdenes de compra pueden ser para compras únicas, y a menudo lo son, pero lo que hace que una orden de compra general se destaque es su capacidad para usarse varias veces dentro de un período determinado.
¿Cuándo utilizar una orden de compra general?
Las órdenes de compra abiertas son una gran herramienta para simplificar las relaciones con los proveedores, pero no están diseñadas para todas las situaciones. En general, las órdenes de compra se utilizan cuando un cliente o entidad compradora busca comprar bienes o servicios de un vendedor o proveedor. Si se necesita una cantidad uniforme de los bienes o servicios en cuestión de forma regular (por ejemplo semanal o mensualmente), se pueden y se deben utilizar órdenes de compra generales.
Siempre que no se espere que el costo unitario fluctúe demasiado dentro del período de validez de una orden de compra general, este enfoque resulta útil para proveedores y compradores. Las órdenes de compra abiertas brindan a los proveedores la oportunidad de anticipar una parte de los próximos pedidos, garantizar que los niveles de inventario sean lo suficientemente altos para cubrir los pedidos recurrentes y contabilizar los pagos entrantes de los clientes de forma regular.
Del lado del comprador, las órdenes de compra generales son más fáciles de rastrear ya que tienen un único número de orden de compra asociado con todos los pedidos de los bienes o servicios enumerados en la orden de compra. Puede que esta simplificación de procesos no parezca que vaya a tener un impacto masivo en la productividad empresarial, pero en el acelerado entorno empresarial que existe hoy en día, cada segundo cuenta.
Digamos que un empleado de oficina necesita un nuevo juego de bolígrafos y una libreta nueva. En este caso, dado que solo están realizando un pedido único, un orden de requisición es más apropiado que una orden de compra general. Sin embargo, en otra situación, el mismo empleado de oficina puede ser responsable de mantener abastecidos los refrigerios de la oficina en la sala de descanso. Dado que las personas prefieren que los mismos refrigerios estén disponibles en todo momento, este empleado debe coordinar una orden de compra general con el proveedor de refrigerios para esos artículos específicos.
Ventajas de las órdenes de compra abiertas
En el proceso de adquisición, una orden de compra general cumple una función única; crea un acuerdo comercial duradero en el que se garantiza al comprador un flujo constante de suministros durante un período determinado y al vendedor se le garantiza una cierta cantidad de ingresos del pedido. Aunque las órdenes de compra generales no están destinadas a todos los escenarios de compras B2B, cuando se utilizan, aportan muchos beneficios:
Productividad
Cada orden de compra requiere tiempo para crearse, completarse y enviarse de un lado a otro antes de que entre en movimiento. Este tiempo invertido (en ambos lados de la compra) se acumula rápidamente. En lugar de requerir que el equipo de ventas y el equipo de adquisiciones de dos organizaciones diferentes dediquen tiempo a crear una orden de compra nueva para cada pedido, las órdenes de compra generales solo deben crearse una vez y luego tienen validez mientras sean válidas.
Ahorro en Costos
Optimizar la gestión de proveedores ahorra tiempo y, en los negocios, el tiempo es dinero. Menos tiempo invertido incorporación de proveedores, haciendo coincidir las órdenes de compra con facturas y el seguimiento de los pedidos pendientes puede crear una oportunidad para que sus empleados inviertan tiempo en otras áreas. Aún más, las órdenes de compra abiertas se utilizan a menudo para pedidos al por mayor, lo que puede generar descuentos o mejores condiciones de compra.
Estructuras de precios fijos
Dado que una orden de compra general utiliza un precio fijo para la cantidad de bienes o servicios que se compran, es más fácil para los equipos de contabilidad realizar un seguimiento de las implicaciones financieras de cada transacción. Los expertos en cuentas por cobrar saben que deben buscar un pago del mismo monto en dólares cada mes y los equipos de AP que ayudan a realizar la compra pueden anticipar mejor la salida de efectivo dentro de un período específico. ciclo contable.
Adquisiciones optimizadas
Con las órdenes de compra generales, la gestión de inventario se simplifica y el proceso de adquisición se vuelve más uniforme y más fácil de anticipar. Mejorar el proceso de adquisiciones, incluso en pequeñas formas, puede tener un impacto muy grande en su negocio.
Proceso de pago simplificado
Si solo hay una orden de compra para verificar, los equipos de cuentas por pagar pueden ser más rápidos al revisar, aprobar y pagar facturas asociado con la orden de compra abierta.
Desventajas de las órdenes de compra en blanco
En los negocios, la única constante es el cambio y, a veces, con un documento estancado como una orden de compra general, los cambios pueden ser difíciles de adaptar. Si va a utilizar órdenes de compra generales, necesita visibilidad de los desafíos que podrían surgir.
Cambios de mercado
El precio fijo, que puede funcionar para usted en algunas situaciones, es un poco arriesgado cuando se trata de órdenes de compra generales. Digamos que la guardería asegura toallitas por $250 a la semana, pero se produce un cambio importante en el mercado 4 meses después de la orden de compra general de 1 año, lo que eleva el costo de las toallitas a $350. Entonces, el proveedor estaría perdiendo $100 con cada transacción restante. Por otro lado, si los precios bajan, el comprador se quedará atrapado comprando el producto a un precio inflado durante el resto del año.
Precisión de la demanda
A veces, las necesidades de su empresa también cambiarán. Si tiene órdenes de compra generales activas, podría resultar difícil satisfacer las necesidades de su empresa. Si realmente necesita menos toallitas húmedas para su guardería, está comprando en exceso y desperdiciando dinero.
Pista de auditoría
Durante los fuente a pago o procesos desde la adquisición hasta el pago, los equipos de adquisiciones trabajan diligentemente para garantizar que los bienes entrantes se ajusten a los parámetros preaprobados de una orden de compra general. Si algo se registra incorrectamente en la orden de compra, o los números se mezclan en su sistema, existe la posibilidad de que una orden de compra general provoque desafíos de auditoría.
Cómo entra en juego la tecnología
Todos sabemos que la gestión de adquisiciones es imposible sin el aporte y el arduo trabajo de los equipos de ventas, los profesionales de adquisiciones, los expertos en cuentas por pagar y los departamentos de cuentas por pagar. Este tipo de empleados siempre desempeñarán un papel crucial en la relación entre proveedor y comprador, pero en el panorama actual, la tecnología puede hacer mucho para hacerles la vida más fácil.
Un software de automatización AP como Nanonetas, Emparejado con software de procesamiento de facturas y un sólido ERP de fabricación puede simplificar y automatizar el seguimiento del inventario, flujos de trabajo de aprobación, seguimiento de pedidos, coincidencia de tres vías. Estas herramientas pueden incluso permitir pagos electrónicos como ACH o Pagos EDI.
Las órdenes de compra generales no van a desaparecer, pero con la solución de software adecuada, las ventajas asociadas a ellas se amplifican y las desventajas se silencian. A medida que continuamos perfeccionando el proceso de adquisiciones con tecnología, es imprescindible incorporar órdenes de compra generales.
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