La clave para la gestión de datos no estructurados: comunicación sobre sus datos

Reeditado por Platón

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Compartir información sobre lo que sucede con los datos no estructurados en su organización es mucho más difícil de lo que parece. La falta de comunicación puede tener un impacto negativo en prácticamente todos los aspectos de su organización, desde su TI, equipos de almacenamiento y desarrolladores de aplicaciones, hasta la empresa y otros usuarios finales. Sin embargo, es fundamental tener una imagen precisa y completa de sus datos no estructurados para llevar a cabo su negocio de manera segura, eficiente, rentable y exitosa.

¿Cómo es posible tener acceso a datos no estructurados a través de protocolos de archivo por hasta 40 años, sin tener también una forma clara de comunicar detalles importantes sobre los datos? Si bien los equipos de almacenamiento son responsables de administrar las plataformas y son los administradores de datos para numerosas partes interesadas, no son los propietarios de los datos. Por lo general, los usuarios finales y los propietarios de las aplicaciones deben estar a cargo de administrar los datos no estructurados, pero eso rara vez sucede. Entonces, al final, nadie termina administrando los datos. Ninguna otra área de TI toma decisiones sobre su plataforma de manera tan ciega y deja que los usuarios finales administren una parte tan grande de la misma.

Históricamente, la administración de datos no estructurados utiliza herramientas gratuitas que analizan lentamente los sistemas de archivos y brindan detalles sobre la capacidad y el recuento de archivos para la planificación. Con cada nueva selección del árbol de archivos, las herramientas inician el proceso de escaneo primitivo desde el principio, lo que obliga a los usuarios a esperar horas o incluso más para completarlo (particularmente en sistemas de archivos grandes). Después de esto, se verifican las marcas de tiempo en una variedad de archivos aleatorios. Estos pasos combinados ofrecen, en el mejor de los casos, una visión confusa de los datos no estructurados de una organización.

A veces, las herramientas internas de los proveedores de almacenamiento pueden brindar más claridad, pero aun así, hay detalles limitados sobre los datos disponibles. Y es aún más complejo en entornos con múltiples proveedores de plataformas de almacenamiento. Al final, si TI decide eliminar o archivar datos en el sistema, comienza una búsqueda rara vez exitosa para identificar al propietario de los datos. Siendo realistas, nadie sabe qué hay en el "cajón de basura" de datos de una empresa y no hay nadie que sea responsable de ello. La falta de claridad y de informes claros de datos no estructurados ha hecho que sea funcionalmente imposible administrarlos y comunicarlos en toda la organización. Sin comunicación, los datos seguirán creciendo a un ritmo exponencial, empeorando cada vez más el problema.

Afortunadamente, hay soluciones por ahí. Las organizaciones deben buscar contratar a un proveedor que brinde visibilidad a los datos no estructurados y proporcione informes a todas las partes interesadas relevantes. Además, las soluciones que le permiten organizar y actuar sobre los datos pueden ayudar a los equipos a implementar estrategias de gestión del ciclo de vida para datos no estructurados. Cuando TI puede obtener rápidamente detalles sobre la capacidad de consumo de los principales usuarios y grupos, los datos cuyo propietario se ha ido (datos huérfanos), el costo de los conjuntos de datos y las emisiones asociadas, y la antigüedad de los datos, entonces se pueden tomar medidas reales. Etiquetar datos es otra habilidad útil para buscar, de modo que los equipos puedan organizar y asignar la propiedad a los conjuntos de datos. Los informes personalizados también permiten consultas complejas sobre metadatos y etiquetas asignadas.

Las soluciones que ayudan a las empresas a comprender los datos no estructurados les permiten comunicarse con la administración de TI, los propietarios de los datos y los equipos de almacenamiento, cumplimiento y seguridad sobre la información que necesitan. De esta manera, se pueden llevar a cabo debates más educados. Los productos que están diseñados desde cero para funcionar a escala, independientemente del proveedor y en la empresa, permiten a las organizaciones tomar medidas contra sus datos no estructurados, donde sea que se encuentren. La comunicación efectiva y precisa sobre los datos es el primer paso para administrarlos, y la administración de datos puede traer grandes mejoras a toda su organización.