Descargue la guía del experto sobre la indexación de documentos.
Muchas corporaciones que han pasado del papel a los procedimientos de archivo basados en computadora han entendido que los archivos digitales pueden ser tan desorganizados y desordenados como los analógicos. Sin embargo, digitalizar documentos ahorra mucho esfuerzo y tiempo a largo plazo; solo funciona si se hace correctamente. Ahí es donde llega la indexación de documentos.
La indexación de documentos es una excelente manera de permitir que su empresa organice sus archivos digitales y guarde archivos futuros organizados. También se refiere a los archivos involucrados en los procedimientos de su institución, desde cuentas por cobrar y cuentas por pagar a procura pagar.
¿Qué es la indexación de documentos?
La indexación de documentos organiza los documentos con etiquetas o atributos adecuados para una mejor visibilidad al buscar o recuperar documentos en el futuro.
Por ejemplo, una empresa podría indexar documentos por número de cliente, nombre de cliente, nombre de empleado, fecha u otros rasgos vitales que podrían relacionarse más adelante. Es una parte importante de la base sobre la cual se sustenta el funcionamiento de una organización. redes de gestión de documentos Están construidos.
Tomemos un ejemplo de un diccionario. Un diccionario comprende una amplia gama de palabras y sus significados. Si tienes que descubrir una obra concreta en el diccionario, mirar cada página te llevaría horas.
Pero al utilizar el índice, su búsqueda se reduce a solo minutos o segundos. La indexación de documentos regula una hipótesis similar. Al adjuntar etiquetas particulares a un documento digital, puede utilizar los términos en esas etiquetas para encontrar más fácilmente la información que necesita, en lugar de analizar manualmente una montaña de archivos.
Conceptos de indexación de documentos
Uno puede entender y saber acerca de la indexación de documentos en varios conceptos. Vamos a visitarlos brevemente:
- Base de datos: Una base de datos es un Electrónico colección de documentos guardados en un solo lugar y accesibles a muchos usuarios para muchos propósitos diferentes. También podría ser una colección organizada de documentos o datos almacenados en una computadora, que un programa puede usar para discutir y brindar respuestas rápidas y flexibles a las consultas.
- RDBMS: El término "RDBMS" (Sistema de gestión de bases de datos relacionales) se refiere a un sistema de gestión de bases de datos donde los datos y las relaciones entre los datos se mantienen en tablas.
- Campos clave—campos de índice—son campos de base de datos que se utilizan para categorizar y organizar documentos. Por lo general, los define el usuario y se pueden utilizar para escanear y recuperar documentos. Los ejemplos incluyen el número de factura, el nombre del cliente, la fecha y la dirección.
- Coincidir, fusionar y completar la indexación áreas con datos de índice ya existentes en otros sistemas, como sistemas contables. Le permite indexar uno o más campos y completar automáticamente los campos restantes con datos de una tabla de búsqueda o un archivo de texto proporcionado por otra red, como un sistema de contabilidad o de recursos humanos, que coincida.
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¿Por qué es importante la indexación de documentos?
La indexación de documentos permite algo más que una recuperación rápida de documentos. La indexación de documentos tiene muchas ventajas, incluidas las siguientes:
Organización de documentos mejorada
Los empleados pueden ahorrar tiempo buscando el documento correcto con el sistema de indexación de documentos adecuado.
Cumplimiento de auditoría más fácil
Puede prescindir fácilmente de la lucha por reunir documentos a tiempo para una auditoría si los documentos ya están indexados y organizados según el año fiscal y otras métricas pertinentes.
Ahorra tiempo:
Sin embargo, si usted y su equipo tienen los protocolos de indexación de documentos adecuados, puede usar el tiempo que dedica a buscar trabajo productivo.
Tipos de indexación de documentos
Además de los muchos beneficios de la indexación de documentos, existen muchos enfoques de indexación diferentes, por lo que puede elegir el que mejor se adapte a sus necesidades (o una combinación de ellos). flujo de trabajo del documento. Estas estrategias consisten en lo siguiente:
Indexación de texto completo
Con la indexación de texto completo, se escanea todo el contenido de un documento, lo que le permite buscar frases o palabras clave en cualquier parte del texto.
Es idéntica a la herramienta "Buscar" (Ctrl+F o Comando+F) incluida en la mayoría de los procesadores de texto y navegadores web. La naturaleza fácil de usar de este tipo de indexación lo convierte en el más sencillo, pero requiere mucho espacio de almacenamiento.
Puede hacer que los documentos se puedan buscar usando Nanonets. Ver cómo.
Indexación automatizada
La indexación automática, también conocida como indexación de búsqueda variable, indexa de forma selectiva partes esenciales de un documento que coinciden con una base de datos, como números o nombres de clientes, en lugar de indexar la página completa.
Este procedimiento utiliza software de indexación de documentos. Aún así, puede ser beneficioso para las empresas indexar documentos como facturas que siempre incluyen campos que datos de coincidencia en bases de datos.
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Indexación de metadatos
"Datos sobre datos" es un término que se utiliza frecuentemente para referirse a metadatos, pero es muy detallado. Un ejemplo de esto podría ser al capturar imágenes para crear un archivo pdf; captura el momento en que se toma.
Además, también le permite agregar "etiquetas" adicionales, conocidas como Metadatos PDF. Los metadatos, como etiquetas y otra información que desee utilizar para búsquedas posteriores, se pueden utilizar al digitalizar o escanear un documento. Luego, cuando se trata de obtener un documento, escanea los metadatos en lugar de usar su programa de recuperación de documentos para escanear documentos completos.
Indexación automatizada utilizando datos de campo
La indexación basada en campos se refiere a varias fuentes de datos dentro de una base de datos, también conocidas como campos. Es conceptualmente idéntico a la indexación de metadatos. Por ejemplo, puede usar la indexación basada en campos para buscar en su base de datos registros con el mismo nombre en la columna del cliente.
La indexación de documentos no es complicada. Utilice todos los métodos anteriores para indexar documentos en piloto automático.
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¿Cómo funciona la indexación de documentos?
La indexación de documentos que sea mejor para usted dependerá de cómo cada una de las partes involucradas pretenda utilizar los documentos que está indexando. Usted debe conocer la información que es más probable que los empleados busquen en línea y los términos de búsqueda que es más probable que usen para encontrarla. Comprender las necesidades de los empleados es la única manera de asegurarse de que está indexando de una manera que hará posible la recuperación rápida de documentos.
Es sencillo indexar los documentos una vez que comprenda cómo se utilizarán sus documentos indexados y qué tipo de indexación tiene más sentido para su organización. El proceso de indexación implica escanear y categorizar materiales digitalizados y escaneados para localizar frases clave predeterminadas de forma manual o automática. A continuación se proporciona una explicación más detallada del proceso de indexación:
Comprender el caso de uso de indexación de documentos
El tipo de indexación que debe usar dependerá de los documentos que esté indexando, ya sean registros de personal, facturas u otros; saber quién recuperará estos documentos y por qué también es importante.
Finalice el tipo de indexación de documentos que desea utilizar
Es posible que algunos tipos de artículos se puedan encontrar fácilmente sin necesidad de indexar tanta información. Por ejemplo, es posible que solo necesites la información básica de las facturas, como el número de cuenta o el nombre del proveedor.
Indexe los datos aplicables
Puede indexar los datos manualmente o, preferiblemente, confiar en el software que podría indexar los datos después de determinar qué forma de indexación tiene sentido.
El método de doble clave es la técnica de indexación más efectiva cuando se realiza manualmente. Dos personas etiquetan cada documento escaneado utilizando este método con las frases de indexación necesarias ingresando la información que ven en los campos de metadatos apropiados para el archivo. Esto hace posible que una comparación cruzada encuentre cualquier error. La llave doble ahorra mucho tiempo y reduce drásticamente los errores.
Debe especificar las pautas de las que partes del documento debe tomar el software si confía en el software. Por ejemplo, el software de indexación de documentos adecuado colabora con Tecnología OCR para permitir que la computadora lea el texto de las imágenes, lo cual es crucial para indexar datos pertinentes y digitalizar copias físicas de documentos.
Nanonets: el mejor software de indexación de documentos
Nanonets es un Sistema de gestión de documentos basado en IA que permite a los usuarios con una plataforma sin código para gestión de documentos de extremo a extremo. Nanonets automatiza todos los procesos de documentos como
Y más. Nanonets tiene un software OCR incorporado que utiliza la extracción de palabras clave para identificar documentos e indexarlos de acuerdo con las bases de datos respectivas. El algoritmo de IA de Nanonets aprende con el tiempo y maneja fácilmente documentos no estructurados, semiestructurados o personalizados.
Más de 30,000 500 profesionales de más de XNUMX empresas confían en Nanonets para administrar documentos de manera eficiente.
El uso de Nanonets puede generar una gran cantidad de beneficios, incluidos ahorros de costos, cumplimiento mejorado y productividad mejorada. Estos son algunos de los beneficios únicos que distinguen a Nanonets:
- No se requiere codificación
- Funciona con todos los tipos de documentos.
- Modelos de IA personalizados
- No se requiere post-procesamiento o pre-procesamiento.
- Maneja documentos multilingües
- Reconoce más de 200 idiomas
- configuración de 1 día
- Más de 5000 integraciones con API y Zapier
- Soporte en vivo 24x7
- Opciones de precios transparentes
- Solución de marca blanca
- Alojamiento local y en la nube
Aquí hay una instantánea del rendimiento esperado de las Nanonets.
Nanonets tiene una alta calificación en los sitios web de revisión de clientes entre pares, como se muestra a continuación.
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¿Cómo usar Nanonets para la indexación de documentos?
Paso 1: Crear cuenta en nanoredes (Comienza gratis ahora) e inicie sesión.
Paso 2: Seleccione el modelo de clasificación de documentos de la pantalla principal.
Paso 3: Seleccione las etiquetas de documentos que le gustaría incluir.
Paso 4: el algoritmo de IA de Nanonets necesita solo 25 documentos para entrenar el modelo de IA para que reconozca su tipo de documento. Cargue 25 documentos por cada etiqueta de documento y deje que el modelo entrene.
Paso 5: una vez hecho esto, puede usar el flujo de trabajo de documentos para enviar documentos automáticamente, indexarlos y enviarlos a la base de datos según sea necesario. Puede usar flujos de trabajo de documentos para extraer datos de documentos, procesar documentos o enviarlos a través de un proceso de aprobación. Tu imaginación es la limitación.
La indexación de documentos con Nanonets es fácil.
Comience su prueba gratuita y hágalo usted mismo. En caso de que necesite ayuda, programe una llamada de 10 minutos con nuestros expertos en automatización para que podamos configurar flujos de trabajo para usted.
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¿Cómo le ayuda a encontrar documentos?
La indexación de documentos es un elemento fundamental de cualquier técnica de gestión de documentos comerciales y es una excelente manera de crear flujos de trabajo más eficientes. Con una indexación adecuada, cualquier documento que sus trabajadores necesiten es fácil de buscar y recuperar con solo presionar una tecla. Pero puede resultar complicado implementar una potente indexación de documentos si no se dispone de las herramientas adecuadas.
Conclusión
La indexación de documentos es un enfoque poderoso para ayudar a la recuperación posterior de documentos de archivos enormes, incluidos miles de documentos. Los documentos se pueden indexar por su contenido de texto completo (como si se pudiera acceder a cualquier palabra en los datos) o por información relacionada con el documento, como un día de producción, un identificador único o el tema central del documento.
Lea más sobre la gestión de documentos:
Preguntas Frecuentes
¿Cuáles son los datos utilizados para indexar documentos?
Una decisión importante para aprovechar al máximo los nuevos archivos digitales es seleccionar qué estándares de indexación usar. Algunas instancias de datos utilizados para la indexación incluyen:
- Número de orden
- Direcciones
- Fechas
- Nombre y apellido
- Números de teléfonos
- Número de factura
- Números de cliente
- Números de cuenta
- Descriptores de palabras clave
¿Cuál es el propósito de la indexación?
El propósito fundamental de la indexación es tener la capacidad de escanear y recuperar rápidamente la información incluida en sus documentos escaneados. También puede mejorar la eficiencia de su oficina al permitir que sus trabajadores busquen información sin tener que pasar manualmente por cajas de archivos.
¿Cuáles son las cualidades de una buena indexación?
El objetivo final de un proyecto de indexación es construir un sistema donde los usuarios puedan recuperar datos de manera eficiente. Esto se logra a través de:
- Afíliese a los usuarios finales (jefes de departamento, gerentes, empleados) para obtener sus opiniones.
- Un sistema fácil que es simple de usar.
- Incluyendo una opción para buscar campos particulares en un documento y texto completo.
- La participación de profesionales calificados en indexación para ayudarlo a guiarlo y asesorarlo a través del proceso.
¿Cómo varía de una industria a otra?
Uno de los factores esenciales en la selección de términos de indexación es cómo se examinarán los documentos. Por ejemplo, en una serie de archivos de personal, principalmente el nombre y apellido y las fechas de empleo serían medios populares de búsqueda.
Por el contrario, los certificados médicos podrían hacer referencia al análisis de fechas de nacimiento o números de pólizas de seguro. Incluir términos de búsqueda de uso común durante la indexación de documentos dará mejores resultados.
¿Cómo funciona la indexación de documentos?
Las funciones de indexación de documentos atribuyen cierta información a los documentos escaneados, lo que permite una recuperación eficiente y rápida. Existen varios métodos para la indexación de documentos, cada uno con sus beneficios únicos.
¿Cuál es su mejor opción de indexación de documentos?
La indexación de documentos crea la búsqueda y recuperación perfectas de grandes cantidades de documentos cuando se aplica de forma adecuada. No obstante, el procedimiento de indexación adecuado no es igual para todos. Ya sea que los documentos estén indexados por su texto completo, organizados por áreas o complementados con buenos metadatos, esta opción impulsa el éxito de todo el sistema. Un socio capacitado puede ayudar a su equipo a seleccionar las técnicas de indexación adecuadas que se ajusten a los ejercicios únicos de su equipo.
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8 de febrero de 2023: este blog se publicó originalmente en junio de 2022 y se actualizó el 8 de febrero de 2023 con contenido actualizado.
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