Cambiar de un sistema de facturación interno a desbloquear la eficiencia a escala: la historia de la medialidad

Cambiar de un sistema de facturación interno a desbloquear la eficiencia a escala: la historia de la medialidad

Sello de tiempo: 5 de abril de 2023 5:10 a. M.
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The Mediaality Group es una firma de servicios de medios experimentada y diversa. Formado a partir de Australian Associated Press (AAP), el único servicio de noticias independiente del país que opera desde 1935, el grupo Mediaality cuenta con la confianza de editores y corporaciones locales e internacionales.

La empresa cuenta con cuatro divisiones comerciales: medianet, que ha sido el puente para las marcas que quieren contar su historia y los periodistas con su conjunto avanzado de herramientas de relaciones públicas; Mediaverso, una agencia de inteligencia de medios líder que presta servicios a los departamentos del gobierno federal, organizaciones sin fines de lucro y algunas de las empresas cotizadas en bolsa más grandes de Australia; Carreras de medialidad, su ala de datos deportivos y de carreras, ofrece datos precisos en todas las secciones de la industria de las carreras; Y maestros de página, que ofrece servicios de medios excepcionales para empresas de cualquier tamaño.

El problema

Inicialmente, Mediaality creó un sistema interno para administrar la facturación y las suscripciones recurrentes de sus clientes. Establecieron una integración distintiva con su sistema interno y su ERP (Microsoft Dynamics GP). Era funcional, pero la empresa no podía automatizar muchas actividades de facturación y contabilidad, lo que obligaba a realizar ajustes y verificaciones manuales.
Además de automatizar su ciclo de facturación recurrente, la empresa estaba interesada en explorar diferentes modelos de precios para ofrecer a los clientes un mayor valor por sus suscripciones. Pero estos experimentos requerían mucho esfuerzo, e incluso el más mínimo error involuntario conllevaba el riesgo de obstaculizar la experiencia del cliente.

Gran parte del esfuerzo del equipo ya se dedicó a mantener el motor de facturación interno. Pero el sistema requería ancho de banda de ingeniería adicional para estar listo para escalar y respaldar el crecimiento de su negocio a través de estos experimentos.

El equipo de Medialidad, liderado por el gerente de implementación de software Damián Mansour, sopesó los pros y los contras de continuar desarrollando el sistema de suscripción internamente frente a comprar una herramienta de administración de suscripciones a medida. Después de un minucioso análisis de costo-beneficio, decidieron invertir en la modernización de su pila de suscripciones cambiando a una plataforma de administración de suscripciones y convirtiéndose en una prueba de futuro.

La Solución

Damian y el equipo crearon una matriz de evaluación integral con 45 a 50 factores y asignaron puntajes a diferentes proveedores para cada factor. Redujeron la búsqueda a Chargebee, Recurly y Stripe Billing y finalmente eligieron a Chargebee como su socio de confianza.

“Después de una revisión detallada, descubrimos que Chargebee era la opción ideal como nuestra plataforma de software de suscripción y facturación de próxima generación. Sus funcionalidades principales están orientadas hacia modelos de suscripción flexibles y una rápida implementación en el mercado, y nos ha permitido utilizar diferentes modelos de precios en productos y servicios dentro de diferentes divisiones comerciales. Se mantiene completamente, tiene una disponibilidad extremadamente alta y proporciona servicios de soporte excepcionales. El software de Chargebee se actualiza constantemente con nuevas características que hacen que nuestras operaciones sean más eficientes y beneficiosas para nuestros clientes”, dijo Damian.

Así es como Mediaality optimizó sus operaciones de facturación de suscripción de extremo a extremo con Chargebee:

  • Gestión automatizada de suscripciones: Todas las principales divisiones comerciales de Medialidad utilizan Chargebee en diferentes capacidades para automatizar las operaciones de suscripción de extremo a extremo: desde el registro y la incorporación hasta la facturación, las renovaciones y la comunicación con los suscriptores.

  • Integraciones perfectas: Medialidad aprovecha las amplias integraciones de Chargebee con su herramienta de contabilidad Xero, CRM Hubspot y la pasarela de pago Stripe para garantizar un flujo de datos de suscripción contextual y sin inconvenientes para sus equipos de front office y back office.

  • Experimentación de precios: Como un equipo centrado en el cliente que constantemente experimenta, innova e itera los precios, Mediaality usa Chargebee para implementar planes nuevos o actualizados rápidamente. Les encanta la facilidad de uso y la flexibilidad de introducir un nuevo modelo de precios de la noche a la mañana, ofrecer periodos de pago variables y proporcionar derechos adquiridos de manera transparente a los clientes existentes.

El impacto

  • Bajos costos de desarrollo: Cambiar a Chargebee ayudó a Mediaality a reducir drásticamente los costos generales y de desarrollo. “Además de no tener que implementar nuestros recursos de ingeniería para construir y mantener nuestro motor de suscripción, la constante innovación de productos de Chargebee y el creciente grupo de integraciones nos brindan un ROI incremental con el tiempo”, dijo Damian.

  • Un centro centralizado para administrar suscripciones: Chargebee es su centro central donde mantienen productos y planes de precios, creación y actualizaciones de suscripciones, renovaciones y cancelaciones de contratos. Estos cambios se comunican en tiempo real con HubSpot, Xero y Stripe, manteniendo sus sistemas sincronizados todo el tiempo y minimizando la posibilidad de inexactitudes en los datos.

  • Eficiencia operativa mejorada: Las sólidas funcionalidades de Chargebee agregaron la capa de automatización tan necesaria a las operaciones financieras y de ingresos de Mediaality. Ya sea automatizando la facturación recurrente, actualizando registros de forma masiva, introduciendo nuevos planes de precios o generando informes y paneles, el equipo de Damian descubrió que el cambio a Chargebee les ahorró mucho tiempo y aumentó la eficiencia general.

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