Guía para la automatización de cuentas por pagar: cómo comenzar con la automatización de cuentas por pagar

Reeditado por Platón

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Toda empresa debe lidiar con órdenes de compra, recibos, facturas y pagos a una variedad de proveedores, que brindan todo, desde suministros básicos hasta equipos y servicios de alto valor necesarios para todas las operaciones de la empresa. El departamento de Cuentas por Pagar (AP) es responsable del proceso desde la adquisición hasta el pago de cualquier empresa bien organizada y se ocupa de todo el flujo de trabajo de compras, desde el procesamiento de la Orden de Compra (PO) hasta el pago final a los proveedores.

La gestión manual de AP es laboriosa y lleva mucho tiempo, especialmente cuando una empresa se expande y trata con múltiples proveedores y compras. El proceso de revisar montones de facturas en papel, comunicarse individualmente con los aprobadores y enviar cheques físicos es engorroso y propenso a errores. El procesamiento manual de cuentas por pagar puede resultar en retrasos en los pagos y, en ciertos casos, incluso exponer la empresa a posibles fraudes de proveedores.

Accounts Payable Automation es la solución a los problemas de la gestión manual de AP y puede optimizar el flujo de trabajo desde la adquisición hasta el pago para los equipos financieros. Al eliminar la lentitud de los procedimientos manuales y sus errores inherentes, la automatización de AP no solo mejora las asociaciones con asociados y proveedores, sino que también genera ahorros sustanciales de tiempo y costos.

Según el informe de otoño de 2020 de IOFM titulado “Medición de su rendimiento AP: Puntos de referencia de eficiencia”, el 42 % de las facturas de las órdenes de compra se pagan puntualmente mediante la automatización, mientras que la cifra se sitúa en el 25 % en ausencia de automatización. En el 2021 Desempeño AP de clase mundial: Informe de métricas de evaluación comparativa de eficiencia, IOFM descubrió que las empresas sin automatización de cuentas por pagar pagaron el costo promedio más alto por factura de $1.83 por factura para el nivel de madurez de proceso más alto. Por el contrario, las empresas con automatización de AP de extremo a extremo y el nivel más alto de madurez de procesos pagaron solo $ 1.45 por factura.

De acuerdo a una Informe Goldman Sachs 2018, las empresas B2B de América del Norte gastan alrededor de $ 187 mil millones anuales en el procesamiento de AP, y la mano de obra por sí sola representa más del 90% de los costos directos. Sin embargo, los costos de procesamiento automático de cuentas por pagar son solo el 33 % de los costos manuales, lo que genera ahorros anuales significativos de $62 mil millones para los departamentos de cuentas por pagar.

Guía para implementar la automatización de AP

Las operaciones de cuentas por pagar tienen el potencial de influir en la dinámica del flujo de caja y afectar la calificación crediticia de la empresa. Además, el seguimiento constante de las cuentas por pagar a lo largo del tiempo proporciona información valiosa sobre los patrones de gasto y su correlación con el crecimiento del negocio. Sin embargo, esta información solo puede obtenerse de registros AP bien mantenidos acumulados durante años de operación.

El movimiento hacia la automatización de AP requiere una planificación y ejecución cuidadosas. Antes de embarcarse en la automatización de AP, es esencial tener una comprensión clara de lo que se espera lograr a través de la automatización, ya sea reduciendo el costo por factura, recortando los equivalentes a tiempo completo (FTE), acortando los días pendientes de pago (DPO) o obtención de descuentos por pago anticipado. Definir estos objetivos ayuda a diseñar un marco claro para evaluar el software de automatización de cuentas por pagar que se alinea con sus requisitos. Establecer objetivos desde el principio también sirve como punto de referencia contra el cual puede medir la eficacia de su implementación de automatización de AP a medida que se desarrolla.

Si bien los detalles de la implementación pueden variar según las necesidades comerciales y las industrias individuales, se puede delinear una hoja de ruta general para guiar el proceso.

Paso 1: Planificación y evaluación

El camino para lograr la automatización de AP comienza evaluando los métodos actuales en uso, ya sea que impliquen procedimientos manuales o automatización parcial. Un paso crucial es identificar los desafíos existentes y explorar cómo la automatización podría ofrecer soluciones. Definir objetivos claros y medibles es imperativo. Los factores clave para evaluar abarcan la duración necesaria para procesar las facturas, el costo por factura y la utilización de incentivos de pago anticipado.

Es importante reconocer las categorías de documentos que requerirían procesamiento, como facturas, recibos y órdenes de compra. Se deben considerar posibles variaciones en formatos, idiomas u otras características distintivas. Muchas empresas incorporan coincidencias de 2 o 3 vías dentro de sus procesos de AP, lo que requiere una determinación precisa del tipo de coincidencia requerida. Ciertos documentos pueden necesitar manipulación de datos, como refinar fechas o agregar símbolos de moneda. La herramienta de automatización debe tener la capacidad de ejecutar tales operaciones.

Involucrar a todos los usuarios y partes interesadas en la elaboración de un plan integral para el viaje de automatización es fundamental. Este plan debe delinear el cronograma, las partes involucradas, los requisitos financieros y los hitos principales.

Paso 2: La selección de proveedor y producto

Seleccionar el proveedor de software de automatización de cuentas por pagar correcto es fundamental. La investigación exhaustiva y la evaluación de varias opciones son cruciales. Los parámetros como la funcionalidad, la escalabilidad, las capacidades de integración, la facilidad de uso, la reputación del proveedor y las reseñas de los clientes deben guiar la selección.

El siguiente paso generalmente involucraría la emisión de solicitudes de propuestas (RFP) o la adquisición de especificaciones de productos de los proveedores preseleccionados. Un buen sistema de automatización de cuentas por pagar debe poder conectarse con diferentes sistemas de contabilidad utilizando métodos como API o middleware. Esto les permite compartir fácilmente datos entre sistemas. El software de automatización de AP debe poder extraer facturas y órdenes de compra de un sistema de contabilidad, procesarlas y actualizar la información en otra plataforma de contabilidad. Esta integración permite a las empresas utilizar las características del software de automatización de AP mientras se apegan a su software de contabilidad familiar. Por ejemplo, Software de automatización AP de Nanonets puede trabajar con otros sistemas de contabilidad como QuickBooks y Sage.

Las especificaciones que guían la selección de una solución de automatización deben incluir no solo las capacidades técnicas del software, sino también las limitaciones presupuestarias y el cronograma previsto para la implementación. Las propuestas/especificaciones recibidas necesitan una revisión y evaluación exhaustivas, que abarquen factores como precios, soporte de implementación, opciones de personalización y asistencia continua al cliente.

El proveedor y el producto elegidos deben ser los que se alineen de manera más efectiva con los requisitos del negocio, seguidos de negociaciones para establecer los términos del contrato.

Paso 3: Configuración y personalización

Configurar el software de automatización de AP implica configurarlo y personalizarlo para replicar las jerarquías de enrutamiento y aprobación de facturas preferidas de la organización. El establecimiento de roles y permisos de usuarios dentro del sistema garantiza el acceso adecuado y la segregación de responsabilidades. La adaptación del sistema para alinearse con distintos requisitos comerciales abarca el ajuste de campos, notificaciones, recordatorios y la creación de informes pertinentes. Por ejemplo, las empresas tienen la opción de instituir procedimientos de aprobación jerárquicos basados en los montos de las facturas. Este enfoque personalizado automatiza las tareas repetitivas y mantiene el cumplimiento de los protocolos establecidos.

Paso 4: Entrenamiento y pruebas

Una prueba de aceptación del usuario (UAT) completa antes del lanzamiento real del sistema implica examinar una variedad de escenarios, incluida la entrada de facturas, la coincidencia de 2 o 3 vías, los flujos de trabajo de aprobación, el procesamiento de pagos y la generación de informes. El objetivo es verificar que el sistema funcione exactamente según lo previsto, con todos los elementos perfectamente interrelacionados.

Igualmente importante es la provisión de una capacitación completa para el equipo de cuentas por pagar y las partes interesadas relevantes en el uso de la solución de automatización de AP. Esta formación garantiza una transición sin problemas y una adopción eficaz del nuevo sistema. Abordar cualquier inquietud que pueda surgir, proporcionar documentación detallada y destacar las ventajas de la automatización puede contribuir significativamente a fomentar la aceptación del usuario. La comunicación clara y la educación sobre los beneficios del sistema ayudan a generar confianza y entusiasmo entre los usuarios, lo que garantiza un proceso de integración exitoso.

Paso 6: Implementación y refinamiento

La implementación del sistema de automatización AP marca el inicio del uso del software. La supervisión cuidadosa durante la fase inicial es esencial, ya que permite la pronta identificación y resolución de cualquier problema potencial que pueda surgir.

Asegurar la eficacia del sistema es un compromiso permanente. La evaluación continua y la optimización son componentes integrales de esta etapa. Examinar regularmente las métricas de rendimiento clave, recopilar información de los comentarios de los usuarios e introducir las mejoras necesarias son prácticas que mantienen el sistema sincronizado con la evolución dinámica de los requisitos comerciales.

Es importante cultivar una asociación sólida con el proveedor de automatización para garantizar un soporte continuo, mantener el sistema actualizado con actualizaciones oportunas y abordar de inmediato cualquier desafío técnico que pueda surgir. La experiencia y la asistencia del proveedor de automatización ayudarían a mantener la funcionalidad perfecta del sistema, contribuyendo así al éxito sostenido del proceso de automatización.

Nanonets en su viaje de automatización AP

Las herramientas de automatización AP como Nanonets ofrecen una multitud de beneficios. Con el poder de la IA, estas herramientas permiten la creación sin esfuerzo de flujos de trabajo AP que agregan automáticamente archivos y documentos de diversas fuentes, desde correos electrónicos y documentos escaneados hasta archivos digitales, almacenamiento en la nube y sistemas ERP.

Más allá de sus capacidades de captura inteligente, las herramientas efectivas de automatización de AP, incluidas Nanonets, brindan un conjunto integral de funciones. Estos abarcan la extracción de datos automatizada e inteligente de una variedad de tipos de documentos, conciliación y conciliación de gastos, gestión optimizada de flujos de trabajo de gastos, desde la generación de informes hasta la obtención de aprobaciones de gerentes, y la integración perfecta del cierre contable mensual con ERP preferidos, software de contabilidad o negocio. herramientas.

Nanonets se destaca en la extracción de datos de una amplia variedad de facturas, que abarca facturas de crédito/débito, facturas proforma, facturas comerciales y más. Más allá de las facturas, Nanonets muestra su competencia en el escaneo de diversos documentos financieros como recibos, etiquetas de precios, órdenes de compra, tarjetas de débito y crédito, y varios otros.

Nanonets ofrece ventajas sustanciales a los equipos de AP, incluida una impresionante reducción de costos del 80 % para las empresas, un aumento de hasta diez veces en la velocidad de procesamiento de facturas y una optimización mejorada de los días de AP. Elimina de manera efectiva las imprecisiones que surgen de las comprobaciones y verificaciones manuales, aborda las excepciones de manera eficiente y las dirige de manera inteligente al personal pertinente. Además, Nanonets puede ayudar a detectar y eliminar fraudes, robos, pagos dobles y otras ineficiencias.

El centro de las capacidades de Nanonets es su plataforma impulsada por IA llamada Flow. Esta innovadora plataforma redefine el proceso de AP al incorporar sin problemas elementos cruciales de IA en el flujo de trabajo de procesamiento de cuentas. Nanonets ayuda a impulsar la automatización de AP, establecer flujos de trabajo de contabilidad de extremo a extremo e integrarse sin esfuerzo con una variedad de plataformas que incluyen Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks y más. Además, Nanonets admite métodos de pago tanto nacionales como globales, que incluyen ACH, transferencias bancarias, tarjetas de crédito, billeteras y neobancos.

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La automatización de AP puede afectar significativamente la salud financiera, la eficiencia operativa y la competitividad general de una empresa. Como se desprende de los informes y estadísticas de la industria, los beneficios de la automatización de AP son sustanciales. La implementación de la automatización conduce a un aumento notable en las tasas de pago a tiempo, una reducción en los costos de procesamiento y una gestión de facturas más eficiente. Dado que las empresas gastan miles de millones en el procesamiento de AP, el potencial para ahorrar sumas sustanciales a través de la automatización es claro. A medida que la tecnología continúa evolucionando, adoptar soluciones como Nanonets no solo brinda ventajas a corto plazo, sino que también posiciona a las empresas para un crecimiento y éxito sostenidos en un panorama empresarial cada vez más digitalizado.