¿Qué es un informe de gastos?
El informe de gastos ayuda a realizar un seguimiento de los gastos de los empleados para las tareas de oficina. El informe de gastos proporciona visibilidad de los gastos de los empleados y actúa como punto de referencia durante los procesos de reembolso de los empleados.
¿Cómo funciona el informe de gastos?
En pocas palabras, los empleados registran sus gastos junto con los recibos en el formulario de reembolso de gastos o en una plantilla de informe de gastos para un período en particular. El empleado envía el documento al gerente correspondiente y al tenedor de libros. Una vez que el gerente aprueba y verifica los gastos, el tenedor de libros registra las entradas en el libro de casos y pasa la información para iniciar el pago.
Cree informes de gastos profesionales con nuestra plantilla de informe de gastos gratuita.
¿Para qué se utiliza un informe de gastos?
Los informes de gastos ayudan a las empresas a realizar un seguimiento de los gastos de los empleados en diferentes categorías de forma anual, trimestral y mensual. Los informes de gastos mejoran la visibilidad de los gastos de los empleados en viajes, comidas, alojamiento, mantenimiento y más.
Las categorías de gastos varían de una empresa a otra. Al digitalizarlos o registrarlos correctamente utilizando una buena plantilla de informe de gastos, las empresas pueden trabajar para reducir el exceso de gastos.
¿Cómo crear una hoja de informe de gastos?
Crear informes de gastos es simple. Debe capacitar a sus empleados para desarrollar informes precisos de reembolso de empleados rápidamente para un período determinado. Estos son los pasos para crear una hoja de informe de gastos simple.
- Encuentre una plantilla de informe de gastos o use una plantilla de seguimiento de gastos.
- Personalice las líneas de pedido: agregue todos los detalles de sus gastos correctamente.
- Agregue los enlaces de recibo en una carpeta adecuada y adjúntelos a las entradas relevantes.
- Comprueba dos veces todos tus gastos
- Envíelos a su gerente para su aprobación.
Muchas pequeñas empresas utilizan una plantilla de informe de gastos típica, como la proporcionada por Nanonets. También puede consultar las plantillas de informes de gastos en Excel y Word.
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La mayoría de los programas de software de contabilidad para pequeñas empresas disponibles en la actualidad no proporcionan una técnica para hacer un informe de gastos, aunque el software de contabilidad es esencial para el procedimiento de gestión de gastos.
Puede usar el software de automatización de contabilidad Nanonets para extraer la información del informe de gastos e iniciar sesión automáticamente en el software de contabilidad. Aprende más.
¿Cómo utilizar la plantilla de informe de gastos de Nanonets?
Obtenga la plantilla de informe de gastos de Nanonets.
La plantilla de informe de gastos de Nanonets está presente en Hojas de cálculo de Google. Pero puedes descargarlo y usarlo en Excel. Veamos cómo usar la plantilla de informe de gastos.
Usando la plantilla en Hojas de cálculo de Google
- Abra la plantilla de orden de gastos en Hojas de cálculo de Google.
- Haga clic en Archivo y seleccione "Hacer una copia" para agregar la plantilla de informe de gastos a su unidad.
- Abra la plantilla y edite las líneas de pedido.
- Agregue los detalles de su empleo, el período y los detalles de gastos correctamente.
- Agregue su recibo o comprobante de pago en la columna de la línea de pedido.
- Elimine la columna J y envíe el informe a su gerente para su aprobación.
Puede utilizar el escáner de recibos Nanonets o nuestro herramienta OCR de recibos para extraer información de forma masiva si tiene muchos recibos.
Usando la plantilla de informe de gastos en Excel
Para usarlo como una plantilla de Excel para informe de gastos, después de hacer una copia del documento en su disco, seleccione descargar como "Microsoft Excel (.xlsx)".
¿Cómo descargar la plantilla de informe de gastos en PDF?
Siga estos pasos para descargar el informe de gastos como un archivo PDF de las hojas de Google.
- Seleccione la pestaña de plantilla de informe de gastos.
- Realice los cambios pertinentes en la pestaña del informe de gastos.
- Oculte las columnas de la derecha con el texto irrelevante.
- Seleccione Archivo > Descargar como > PDF
- Haga estas selecciones. Orientación de la página – Retrato y escala – Ajustar a la página
¿Qué debe incluirse en un informe de gastos?
El contenido del informe de gastos puede variar según los requisitos de la empresa. Pero aquí, he tratado de incluir la información que debe incluir en su informe de gastos.
- El período para el informe de gastos.
- Detalles de la empresa, como el nombre y el logotipo de la empresa
- Detalles del empleado: nombre del empleado, identificación, departamento y gerente.
- Detalles de gastos
- Fecha de gasto
- Descripción del gasto
- Categoría de gasto
- Importe del gasto
- Recibos
- Área para comentarios en caso de que no se apruebe el gasto.
- Subtotal de todos los gastos
- Un área para que los gerentes aprueben y firmen los gastos.
Es posible que se solicite a los empleados que adjunten recibos con el correo según las políticas de gastos de la empresa, que especifiquen el modo de pago o que incluyan una explicación del gasto. Estudie cuidadosamente la política de gastos de la empresa mientras crea un informe de gastos para que pueda editar su plantilla de informe de gastos correctamente.
¿Cómo creo un informe de gastos en Excel?
Puede usar Excel para administrar su informe de gastos fácilmente. Veamos cómo puede crear un informe de gastos en Excel.
- Crear un nuevo archivo en excel.
- Escriba los detalles de su empresa en la parte superior de la hoja de cálculo. Utilice el logotipo de la empresa junto con el nombre de su empresa.
- Escriba sus datos, departamento y detalles del gerente. Incluya el período de los gastos en negrita en el informe.
- Deje una fila en blanco. Ahora crearemos el área principal de detalles de gastos.
- Incluya encabezados para cada columna en la segunda o tercera línea hacia abajo desde la parte superior. La primera línea debe estar etiquetada como "Gastos". "Tipo" y "Fecha" deben ser las siguientes columnas. "Cantidad" debe ser la columna que sigue a "Fecha". Con respecto a estos encabezados de columna, consulte las políticas de su empresa. Algunas empresas insisten en una declaración que diga "facturable o no facturable".
- Comience con el primer cargo que se muestra en la columna "Gastos" e ingrese todos sus productos en ese orden. El costo será identificado por el nombre del proveedor o el servicio general contratado.
- En la parte inferior de la hoja, ingrese la cantidad total usando la fórmula: = Suma (todas las pestañas de cantidad)
- Luego resalte todas las casillas de "Cantidad" y presione "Entrar" para dar la suma.
- Se debe imprimir tanto la hoja de gastos como la página con todos los recibos adjuntos.
- Envíe el informe de gastos terminado a su gerente.
Propina.
En su lugar, puede usar una plantilla de informe de gastos preparada y descargarla como una hoja de cálculo de Excel.
Diferentes tipos de plantillas de informes de gastos
Plantilla de informe de gastos básicos:
- El informe de gastos se utiliza para realizar un seguimiento de los gastos durante un período fijo. Típicamente utilizado por empleados o contratistas independientes.
¿Qué datos se incluyen en la plantilla de informe de gastos básicos?
- La plantilla básica del informe de gastos incluye la fecha, la descripción del gasto, el monto gastado y el propósito.
Informe de gastos con plantilla de reembolso anticipado:
- El informe de gastos con reembolso anticipado rastrea los gastos antes de que ocurran de manera proactiva.
- Los empleados usan esta plantilla de informe de gastos para obtener un anticipo de sus gastos de viaje de negocios entrantes.
¿Qué datos se incluyen en el informe de gastos con reembolso anticipado?
- Esta plantilla de informe de rey de gastos incluye la fecha, la descripción del gasto, el monto gastado, el monto entregado a un empleado y el saldo restante.
Plantilla de informe de gastos del proyecto:
- La plantilla de informe de gastos del proyecto se utiliza para realizar un seguimiento de los gastos del proyecto. Estos son gastos específicos solo para el proyecto.
- La plantilla de informe de gastos del proyecto es utilizada por los gerentes de proyecto o las partes interesadas.
¿Qué datos se incluyen en el informe de gastos del proyecto?
- Algunos de los puntos de datos incluidos en la plantilla de informe de gastos del proyecto son costos de mano de obra, materiales y otros gastos asociados con el proyecto.
- Departamento: Gestión de Proyectos.
Plantilla de informe de gastos personales:
- La plantilla de informe de gastos personales se utiliza para realizar un seguimiento de los gastos de reembolso o impuestos personales
- Esto es generalmente utilizado por personas que trabajan por cuenta propia o contratistas independientes.
¿Qué datos se incluyen en el informe de gastos personales?
- Algunos de los datos incluidos en la plantilla de informe de gastos personales son períodos de fechas, detalles de gastos, naturaleza del gasto, monto total, impuestos a pagar y montos totales.
Plantilla de informe de gastos semanales:
- Como sugiere el nombre, un informe de gastos semanales rastrea los gastos semanales de un individuo o empleado.
- Por lo general, lo utilizan empleados o contratistas independientes.
¿Qué datos se incluyen en la plantilla de informe de gastos semanales?
- Incluía los mismos datos que la plantilla básica de informe de gastos, solo que el período es de solo una semana.
- Datos incluidos: fecha, gastos, descripciones de gastos, monto gastado y montos totales.
Plantilla de informe de gastos comerciales:
- La plantilla de informe de gastos comerciales realiza un seguimiento de los gastos comerciales durante un período de tiempo con fines impositivos o de reembolso.
- Esto es utilizado por los departamentos de contabilidad empresarial en el negocio.
¿Qué datos se incluyen en la plantilla de informe de gastos comerciales?
- Algunos de los datos incluidos en esta plantilla de informe de gastos son la fecha, el período, los gastos, el tipo de gastos por departamento, el monto gastado y los montos totales.
- Departamento: Contabilidad o Finanzas.
Plantilla de informe de gastos mensuales:
- Las plantillas de informes de gastos mensuales se utilizan para realizar un seguimiento de los gastos mensualmente.
- Por lo general, lo utilizan los empleados, los gerentes comerciales y el departamento de contabilidad para controlar los gastos.
¿Qué datos se incluyen en la plantilla de informe de gastos semanales?
- La plantilla de informe de gastos semanales incluye sus gastos, su descripción, método de pago y sus subtotales.
- Departamento: Contabilidad o Finanzas.
Plantilla de informe de gastos de pequeñas empresas:
- Una plantilla de informe de gastos de pequeñas empresas se utiliza para realizar un seguimiento de los gastos incurridos por una pequeña empresa con fines fiscales o de reembolso.
- Es utilizado por empresarios de pequeñas empresas.
Plantilla de informe de gastos de viaje:
- Los empleados viajan por motivos de negocios e incurren en gastos. Todos los gastos de viaje son reembolsados por la empresa. Para hacer uso del reembolso del empleado, el empleado debe presentar un informe de gastos de viaje.
- La plantilla de informe de gastos de viaje realiza un seguimiento de todos los gastos relacionados con los viajes para obtener un reembolso adecuado.
- Normalmente lo utilizan los empleados que viajan en nombre de la empresa y necesitan que se les reembolsen sus gastos.
¿Qué datos se incluyen en la plantilla de informe de gastos de viaje?
- La plantilla de informe de gastos de viaje incluye los gastos incurridos durante la estadía en el hotel, las comidas, el transporte y otros gastos como la entrada al lugar o las tarifas de entrada a la conferencia.
Plantilla de informe de gastos de construcción:
- Se utiliza para realizar un seguimiento de los gastos asociados con un proyecto o iniciativa de construcción.
- Normalmente lo utilizan los directores de proyectos, las partes interesadas o los departamentos de contabilidad.
¿Qué datos se incluyen en la plantilla de informe de gastos de construcción?
- Datos incluidos: costos de mano de obra, alquiler de equipos, materiales y otros gastos asociados con el proyecto.
- Departamento: Gestión de Proyectos o Contabilidad.
Preguntas Frecuentes
¿Por qué debería utilizar un informe de gastos?
Para administrar una empresa, es necesario realizar algunos gastos; estos gastos se conocen como gastos comerciales. Puede ser cualquier cosa, desde pagos de almuerzo para clientes o gastos relacionados con viajes. Los trabajadores de la empresa realizan estos gastos, por lo que tienen derecho a reclamarlos a la organización. Luego, los empleados envían un informe de gastos en papel o digitalmente a la empresa. Contiene una lista detallada de los gastos en que incurren los empleados en beneficio de la empresa. Los usos más importantes de los informes de gastos se describen a continuación:
Ayuda en el seguimiento de gastos
El uso principal de los informes de gastos es realizar un seguimiento del destino del dinero, lo que a su vez ayuda a controlar los costos de la organización. Da una idea clara de cuánto gastan los empleados en beneficio de la organización. Clasifica el gasto particular y luego planea reducir estos costos. Con la ayuda de un informe de gastos, la empresa puede comprender claramente cómo gastar sus fondos y cómo.
Ayuda con el presupuesto
La planificación del presupuesto prepara a la empresa para sus próximos proyectos. Esto, a su vez, ayuda a la empresa a lograr el éxito y crecer. Con la ayuda de un informe de gastos preciso, la empresa llega a conocer la financiación o adónde va el dinero. Después de aprender esto, los miembros de la empresa pueden formular su presupuesto para la planificación futura de la organización. También ayuda a mantener un registro de los gastos de todos los departamentos individualmente, lo que permite a la empresa asegurar los fondos y administrar el negocio sin problemas.
Hace reembolsos detallados y precisos
Como los empleados de una organización han incurrido en gastos en beneficio de la organización, es obligación de la empresa reembolsarlos. Con la ayuda de un informe de gastos, la empresa puede realizar un informe preciso sobre los reembolsos de los empleados. Además, ayuda a eliminar cualquier tipo de confusión. El informe de gastos se realiza teniendo en cuenta la política de gastos de la empresa con el comprobante de los pagos realizados por los empleados para que sea detallado y preciso.
Simplifica las deducciones fiscales
Los gastos realizados por los empleados en la organización podrían ser deducibles de impuestos. Pero uno no puede reclamar deducciones por estos gastos a menos que los tenga registrados de manera correcta y precisa con pruebas como el recibo del pago. Con la ayuda de un informe de gastos, este proceso se puede simplificar, ya que ayuda a realizar un seguimiento de todos los gastos deducibles durante la sesión de impuestos. Así los empleados de la organización que maneja las finanzas cumplen con estos gastos y los ponen en formularios de impuestos.
¿Cuál es el propósito de un informe de gastos?
Un informe de gastos ayuda a simplificar el procedimiento de cuentas por pagar. Ayuda a realizar un seguimiento de todos los gastos relacionados con el negocio incurridos por los empleados en beneficio de la empresa. El propósito de un informe de gastos incluye lo siguiente:
Ayuda a garantizar que el dinero se gaste solo en trabajos relacionados con la empresa
El trabajo más importante de un informe de gastos es controlar que los empleados realicen pagos relacionados únicamente con los gastos relacionados con el negocio. Si el empleado está utilizando los fondos de la organización para su uso personal, entonces la empresa no es responsable de devolverlos. Así, la empresa pide comprobantes de pago realizados por los empleados para revisar en qué se ha gastado el dinero.
Ayuda a realizar un seguimiento de los gastos de los empleados
La organización prepara un informe de gastos para clasificar y desglosar con precisión todos los gastos. Esto ayuda a realizar un seguimiento para ver si los empleados de la organización están incurriendo en los costos de manera adecuada. Además, la empresa puede señalar si los empleados están usando el dinero de manera inapropiada. Ayuda a mantener un registro y utilizar la riqueza de la empresa correctamente. Esto, a su vez, ayuda a la organización a prosperar.
Ahorra tiempo y dinero
Al preparar un informe de gastos, las empresas de respuesta pueden ahorrar mucho tiempo y dinero. Hacer un seguimiento manual del dinero que se gasta puede llevar mucho tiempo. Pero con la ayuda de la contabilidad de informes de gastos, se puede ahorrar el tiempo de los empleados. Además, con la ayuda de los informes de gastos, los registros se pueden mantener con precisión y sin errores. Ayuda a mantener una gran cantidad de capital para la empresa y le permite utilizar este dinero para hacer algo productivo para la organización.
Reduce el riesgo de fraude
Sin preparar un informe de gastos, los trabajadores, si alguna organización, puede solicitar un reembolso falso mediante la presentación de pruebas falsas. Por lo tanto, es fundamental mantener un adecuado sistema de informes de gastos para que la empresa no enfrente ningún fraude. Para obtener un informe de gastos preciso, las organizaciones necesitan que los empleados presenten pruebas del pago realizado para que no se puedan realizar reembolsos falsos.
Proporcionó una imagen clara de los gastos
Con la ayuda de un informe de gastos, la empresa puede obtener una comprensión clara y precisa del capital de la empresa. Indica dónde se va a realizar un seguimiento preciso del dinero. También ayuda hacer un registro de los gastos para hacer efectivo el presupuesto a futuro.
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