Επιλέξτε μια πιο έξυπνη διαδικασία αρχειοθέτησης εγγράφων με ροές εργασίας χωρίς κώδικα σε 15 λεπτά. Δείτε πώς λειτουργεί με μια δωρεάν επίδειξη προϊόντος από τους συμβούλους αυτοματισμού μας.
or Ξεκινήστε τη δωρεάν δοκιμή σας—>
Η αρχειοθέτηση εγγράφων είναι η διαδικασία αποθήκευσης εγγράφων που δεν χρησιμοποιούνται πλέον σε ασφαλή αποθήκευση.
Μια μεσαίου μεγέθους επιχείρηση ασχολείται με έγγραφα 10,000 κάθε χρόνο. Η μη αυτόματη παρακολούθηση τους είναι μια μεγάλη δοκιμασία.
Ευτυχώς, η αρχειοθέτηση εγγράφων βοηθά στην απομάκρυνση της ακαταστασίας. Με τη σωστή κατηγοριοποίηση, ψηφιοποίηση και ευρετηρίαση εγγράφων, η αρχειοθέτηση εγγράφων βοηθά τις επιχειρήσεις να εντοπίζουν έγγραφα ακόμα και μετά από χρόνια, επειδή ποτέ δεν ξέρετε πότε τα χρειάζεστε. Σκεφτείτε, ελέγξτε, αναφορές ή οτιδήποτε άλλο.
Ας ρίξουμε μια ματιά στην αρχειοθέτηση εγγράφων και στον τρόπο βελτιστοποίησης της διαδικασίας αρχειοθέτησης εγγράφων, ώστε να μην χάσετε ποτέ ένα έγγραφο.
Τι είναι η Αρχειοθέτηση Εγγράφων;
Η αρχειοθέτηση εγγράφων είναι η διαδικασία αποθήκευσης εγγράφων που δεν χρησιμοποιούνται πλέον σε ασφαλή αποθήκευση.
Αυτά είναι σταθερά έγγραφα – έγγραφα που δεν μπορούν ή δεν πρέπει να αλλάξουν ή να επεξεργαστούν – στα οποία δεν υπάρχει πρόσβαση ή δεν χρησιμοποιούνται τακτικά. Η αρχειοθέτηση ανενεργών εγγράφων είναι απαραίτητη για νομικούς λόγους ή λόγους συμμόρφωσης ή σε περίπτωση που απαιτούνται για έλεγχο. Ως εκ τούτου, τα αρχειοθετημένα έγγραφα πρέπει να είναι εύκολα ανακτήσιμα, ακόμη και αν δεν είναι τοποθετημένα σε κανονική χρήση.
Τα έγγραφα που είναι δυναμικά και χρησιμοποιούνται στα καθημερινά συστήματα μιας επιχείρησης δεν ενδείκνυνται για αρχειοθέτηση – πρέπει να παραμείνουν σε ενεργή χρήση. (Για όλα εκείνα τα έγγραφα που δεν χρειάζεται να αρχειοθετήσετε; Πυροβολήστε τα όταν τελειώσετε με αυτά)
Μπορείτε να αρχειοθετήσετε τόσο ψηφιακά όσο και φυσικά έγγραφα.
Πολλά ιδρύματα προτιμούν να ψηφιοποιούν έντυπα έγγραφα σε ηλεκτρονικό αρχείο. Επειδή η αποθήκευση ηλεκτρονικά έγγραφα μακροπρόθεσμα είναι ευκολότερο και εξοικονομεί κόστος.
Έτσι, ορισμένα ιδρύματα διαθέτουν υβριδικά αρχεία που περιλαμβάνουν τόσο ψηφιακά όσο και φυσικά έγγραφα.
Δείτε πώς μπορείτε να εξοικονομήσετε το 80% του κόστους σας με την πλατφόρμα αρχειοθέτησης εγγράφων Nanonets.
Αποκτήστε μια δωρεάν περιήγηση προϊόντων or Ξεκινήστε την δωρεάν δοκιμή σας.
or Ξεκινήστε την δωρεάν δοκιμή σας
Διαφορετικοί τρόποι αρχειοθέτησης εγγράφων
Όσον αφορά την αρχειοθέτηση εγγράφων, υπάρχουν τρεις κύριες λύσεις αποθήκευσης: φυσική αρχειοθέτηση, ηλεκτρονική αρχειοθέτηση και αποθήκευση κατά παραγγελία. Ας δούμε μια περίληψη καθενός από αυτά.
Φυσική Αρχειοθέτηση
Η φυσική αρχειοθέτηση είναι ουσιαστικά αποθήκευση χαρτιού.
Είναι όταν αρχειοθετείτε τα έγγραφά σας τεκμηριώνοντάς τα ή ξοδεύετε μια δυνατότητα ασφαλούς αποθήκευσης εκτός τοποθεσίας, όπως ένα θησαυροφυλάκιο αποθήκευσης για να τα αποθηκεύσετε για εσάς. Είναι ευρέως διαδεδομένη πρακτική για μεγάλες βιομηχανίες που απαιτούν τη διατήρηση μιας χάρτινης διαδρομής εγγράφων που δεν είναι κρίσιμα για την αποστολή.
Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση
Μπορείτε επίσης να ψηφιοποιήσετε τα έγγραφά σας και να τα αποθηκεύσετε στο ψηφιακό νέφος ή στην εσωτερική αποθήκευση. Το πλεονέκτημα της ψηφιακής αποθήκευσης είναι ότι εξοικονομεί πολύ χώρο. Δεν χρειάζεστε φυσικό χώρο για να αποθηκεύσετε το έγγραφό σας—όλα αποθηκεύονται στο cloud.
Το λογισμικό ψηφιοποίησης εγγράφων, όπως το Nanonets, εξάγει πληροφορίες από τα έγγραφα και τις αποθηκεύει στη βάση δεδομένων σας.
Ωστόσο, αυτό δεν είναι για όλους. Σε πολλούς ιδιοκτήτες κλάδου αρέσει η διατήρηση φυσικών αντιγράφων και δεν μετακινούν τα αρχεία των εγγράφων τους στο χώρο αποθήκευσης cloud για λόγους ασφαλείας.
Σάρωση αποθήκευσης κατ' απαίτηση
Η σάρωση κατ' απαίτηση είναι η καλύτερη και των δύο κόσμων. Είναι μια λύση στην οποία μια εταιρεία θα αποθηκεύσει τα έγγραφά σας εκτός έδρας, αλλά θα τα επιθεωρήσει και θα σας ταχυδρομήσει ένα ψηφιακό αντίγραφο κατόπιν πρόσκλησης.
Αυτό δημιουργεί μια καλή επιλογή για βιομηχανίες που θέλουν να αποθηκεύσουν τεράστιο όγκο εγγράφων εκτός τοποθεσίας, αλλά μπορεί περιστασιακά να απαιτούν πρόσβαση. Ωστόσο, η σάρωση κατά παραγγελία είναι πιο δαπανηρή από την κανονική αποθήκευση χαρτιού, καθώς ξοδεύετε για μια πρόσθετη υπηρεσία.
Φυσική έναντι ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης
Η διατήρηση ενός φυσικού αρχείου εγγράφων απαιτεί χρήματα και χρόνο και καταλαμβάνει πολύτιμο φυσικό χώρο, είτε στην εργασία σας είτε σε βοήθεια αποθήκευσης τρίτου μέρους. (Ανέρχεται σε $20 για αρχειοθέτηση ανά χαρτί έγγραφο.)
Ενώ η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση εγγράφων είναι οικονομικά και χρονικά αποδοτική και δεν καταλαμβάνει σχεδόν καθόλου φυσικό χώρο.
Μπορείτε να κερδίσετε πολλά οφέλη από την επαναφορά φυσικών εγγράφων για αποθήκευση σε ένα ηλεκτρονικό αρχείο εγγράφων. Αυτά περιλαμβάνουν:
- Το αρχείο αποθηκεύεται ηλεκτρονικά, επομένως δεν χρειάζεται φυσικός χώρος (όχι άλλες ντουλάπες αρχειοθέτησης και τραπεζικές θυρίδες!)
- Διευκολύνει τη γρήγορη αναζήτηση λέξεων-κλειδιών για συγκεκριμένα έγγραφα
- Περιορίζει το κόστος αποθήκευσης και εκτελεστικού κόστους
- Αβίαστα ασφαλισμένο από μη εξουσιοδοτημένη είσοδο
Ξεκινήστε την αρχειοθέτηση εγγράφων σε 15 λεπτά με το Nanonets. Εμπιστεύονται 30+ επαγγελματίες για την αυτοματοποίηση 30 εκατομμυρίων εγγράφων κάθε χρόνο!
Δοκιμάστε το Nanonets δωρεάν or κλείστε μια κλήση με τον ειδικό μας σε θέματα αυτοματισμού!
Πώς να ρυθμίσετε την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση εγγράφων;
Η αρχειοθέτηση εγγράφων δεν είναι μια εφάπαξ δραστηριότητα. Μόλις ορίσετε μια σωστή επιχειρηματική διαδικασία, μπορείτε να την αυτοματοποιήσετε. Ας δούμε πώς λειτουργεί η αρχειοθέτηση εγγράφων.
Βήμα 1: Αρχική αξιολόγηση
Κατανοήστε τις τρέχουσες διαδικασίες εγγράφων σας. Πώς χειρίζεστε βασικά και μη έγγραφα; Έχετε κάποια καθορισμένη διαδικασία; Ο χειρισμός όλων των εγγράφων γίνεται ταυτόχρονα ή η διαδικασία είναι ad-hoc;
Ρίξτε μια ματιά μέσα
- Πώς δημιουργούνται, καταγράφονται, κατηγοριοποιούνται και ονομάζονται τα έγγραφα;
- Ποια είναι η διαδικασία για την ψηφιοποίηση των εγγράφων;
- Ποιες είναι οι απαιτήσεις για τη διαγραφή ή την απόρριψη ενός εγγράφου;
- Ποιος χειρίζεται τις εξαιρέσεις εγγράφων;
- Ποια έγγραφα απαιτούνται για τον έλεγχο;
Θα πρέπει επίσης να κατανοήσετε τον αριθμό των εγγράφων που θα χειριστείτε για να πάρετε μια ιδέα.
Με βάση αυτήν την αρχική αξιολόγηση, εργάζεστε στη σύνταξη ροών για τις διαδικασίες.
Βήμα 2: Προσδιορίστε στόχους και ρόλους
Αφού κατανοήσετε τις διαδικασίες, προσπαθήστε να χαρτογραφήσετε τους λόγους για την αρχειοθέτηση εγγράφων.
- Θέλετε να μειώσετε το λειτουργικό κόστος διαχείρισης εγγράφων;
- Το κάνετε αυτό για να συμμορφωθείτε με τις οδηγίες ασφάλειας δεδομένων;
- Προσπαθείτε να βελτιστοποιήσετε το δικό σας διαχείριση αρχείων?
- Η εκτελεστική ομάδα το κάνει αυτό για να βελτιώσει την ορατότητα των πόρων;
Με βάση τους στόχους, μπορείτε να τους ιεραρχήσετε και να τροποποιήσετε τις διαδικασίες αρχειοθέτησης εγγράφων. Κατανοήστε τους ρόλους των ενδιαφερομένων στη διαδικασία.
- Ποιος θα επιβλέπει τη διαδικασία αρχειοθέτησης εγγράφων;
- Ποια επίπεδα εξουσιοδότησης θα χρησιμοποιήσετε για να περιορίσετε την είσοδο σε αρχειοθετημένα δεδομένα;
- Πώς θα διασφαλίσετε τη συμμόρφωση των εργαζομένων;
Βήμα 3: Εφαρμόστε ένα πρόγραμμα διατήρησης
Τώρα, ήρθε η ώρα να ορίσετε ένα πρόγραμμα διατήρησης. Καταλαβαίνουν τα έγγραφα που πρέπει να διατηρηθούν και εκείνα που δεν το κάνουν.
Πρέπει να διατηρείτε τις αρχικές ετήσιες οικονομικές εκθέσεις, καθώς μπορεί να απαιτηθούν στην πορεία. Ερευνήστε τους ομοσπονδιακούς, τοπικούς, πολιτειακούς και συγκεκριμένους κανόνες που πρέπει να ακολουθήσετε.
Π.χ. Διατηρήστε όλα τα IRS και τα φορολογικά έγγραφα για τουλάχιστον επτά χρόνια.
Στη συνέχεια, καταργήστε όλα τα έγγραφα που δεν απαιτούν αρχειοθέτηση ή δεν πρόκειται ποτέ να αποθηκευτούν μόνιμα, όπως καταλόγους προμηθευτών, ανεπιθύμητη αλληλογραφία και διπλότυπα αντίγραφα. Μπορείτε να τα ψηφιοποιήσετε σαρώνοντάς τα και εξαγωγή πληροφοριών χρησιμοποιώντας λογισμικό OCR.
Βήμα 4: Ψηφιοποίηση χάρτινων αρχείων
Ψηφιοποίηση χάρτινων αρχείων για μείωση του κόστους, εξοικονόμηση χώρου και βελτίωση της οργάνωσης των εγγράφων.
Για βελτιωμένη δυνατότητα αναζήτησης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό OCR και α σαρωτής εγγράφων, όπως τα Nanonets, για ταξινόμηση, οργάνωση, επισήμανση και έγγραφα ευρετηρίου.
Βήμα 5: Επιλέξτε χώρο αποθήκευσης
Για ψηφιακό χώρο αποθήκευσης, πρέπει να επιλέξετε από κασέτα, δίσκο και χώρο αποθήκευσης cloud. Κάθε ένα έχει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα που σχετίζονται με τη μακροπρόθεσμη ασφάλεια, την ακεραιότητα και την ευκολία εισόδου λογισμικό διαχείρισης εγγράφων.
Βήμα 6: Αυτοματοποίηση με ροές εργασιών εγγράφων
Μόλις αντιστοιχιστούν όλες οι διεργασίες και όλες οι μεταβλητές, ήρθε η ώρα να ανοίξετε τη διαδικασία.
Μπορείς να χρησιμοποιήσεις λογισμικό διαχείρισης εγγράφων Μου αρέσει Νανοδίκτυα για να αυτοματοποιήσετε ολόκληρη τη διαδικασία χρησιμοποιώντας ροές εργασίας χωρίς κώδικα. Διαθέτει επίσης επιλογές αποθήκευσης cloud ή εσωτερικής εγκατάστασης για αυτόματη αποθήκευση των εγγράφων σας. Δες πως δουλεύει.
Βήμα 7: Παρακολούθηση και βελτιστοποίηση
Καμία διαδικασία δεν είναι τέλεια στην αρχή. Αφού εφαρμόσετε τις ροές εργασίας του εγγράφου, λάβετε σχόλια από τα ενδιαφερόμενα μέρη για τη βελτίωση της διαδικασίας.
Ποιοι να χρησιμοποιήσουν την αρχειοθέτηση εγγράφων;
Η εταιρεία σας πρέπει να επικεντρωθεί στην αρχειοθέτηση εγγράφων εάν:
- Η εταιρεία σας ασχολείται με πολλά έγγραφα τακτικά
- Μπορεί να χρειαστείτε πρόσβαση σε παλιά έγγραφα στο μέλλον
- Οι έλεγχοι είναι συνηθισμένοι για εταιρείες παρόμοιες με εσάς
- Πρέπει να αποθηκεύσετε έγγραφα ως μέρος της συμμόρφωσης και των κανονιστικών απαιτήσεων
Εάν αυτοί οι παράγοντες σχετίζονται με την εταιρεία σας, ίσως χρειαστεί να αρχειοθετήσετε τα έγγραφά σας.
Περικοπή του χρόνου αρχειοθέτησης εγγράφων από ημέρες σε λεπτά με τα Nanonets. Μειώστε το κόστος και το χρόνο. Ενδιαφέρεστε να μάθετε πώς λειτουργεί;
Ξεκινήστε την δωρεάν δοκιμή σας or προγραμματίστε μια κλήση μαζί μας.
Πώς να αυτοματοποιήσετε την αρχειοθέτηση εγγράφων;
Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την αρχειοθέτηση εγγράφων με τα Nanonets με απλά βήματα.
Για να το κάνετε αυτό, δημιουργήστε έναν δωρεάν λογαριασμό στο Nanonets ή συνδεθείτε στον λογαριασμό σας.
Βήμα 1: Πρέπει να ρυθμίσετε τη συλλογή εγγράφων. Τα έγγραφα μπορούν να μεταφορτωθούν αυτόματα στην πλατφόρμα χρησιμοποιώντας επιλογές μεταφόρτωσης δεδομένων.
Βήμα 2: Τώρα, πρέπει να ταξινομήσουμε τα έγγραφα. Η πλατφόρμα Nanonets προσδιορίζει τον τύπο εγγράφου αυτόματα με το μοντέλο ταξινομητή εγγράφων.
Βήμα 3: Στο επόμενο βήμα, μπορείτε να εξαγάγετε δεδομένα από έγγραφα και να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα για να κάνετε δραστηριότητες όπως αντιστοίχιση δεδομένων, εγκρίσεις εγγράφων, διαμάχη δεδομένων, βελτίωση δεδομένων, αντιστοίχιση βάσης δεδομένων, μετονομασία αρχείων PDF και πολλά άλλα με την αυτοματοποίηση ροής εργασιών.
Βήμα 4: Τώρα, μετά την επεξεργασία των εγγράφων, ήρθε η ώρα να αποθηκεύσετε τα έγγραφα. Μπορείτε να εξαγάγετε το έγγραφο στον αποθηκευτικό χώρο cloud της επιλογής σας ή να το αποθηκεύσετε στη βάση δεδομένων Nanonets.
Αρχειοθέτηση εγγράφων με Nanonets
Τα Nanonets είναι ένα έξυπνο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων με ενσωματωμένο λογισμικό OCR που μπορεί να σας βοηθήσει να μετατρέψετε όλα τα έντυπα έγγραφά σας σε ψηφιακή μορφή με δυνατότητα αναζήτησης. Το Nanonets είναι εύκολο στη χρήση με ένα πρόγραμμα δημιουργίας ροής εργασιών μεταφοράς και απόθεσης χωρίς κώδικα που μπορεί να αυτοματοποιήσει οποιαδήποτε μη αυτόματη διαδικασία εγγράφων.
Χρειαζεται βοήθεια? Η ομάδα μας είναι εδώ για να σας βοηθήσει να τα ρυθμίσετε όλα!
Πηγαίνετε στο Nanonets και δοκιμάστε να το κάνετε μόνοι σας τώρα. Ή ζητήστε από την ομάδα μας να το κάνει για εσάς!
Τα Nanonets χρησιμοποιούνται από 30,000+ χαρούμενους επαγγελματίες αυτοματοποιούν τις διαδικασίες εγγράφων τους κάθε χρόνο. Ακολουθεί ένα στιγμιότυπο από την απόδοση των Nanonets
Να τι λένε οι πελάτες μας για εμάς.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια πολύπλοκη διαδικασία αρχειοθέτησης εγγράφων. Σε αυτήν την περίπτωση, η ταλαντούχα ομάδα μας μπορεί να σας βοηθήσει να απλοποιήσετε και να αυτοματοποιήσετε ολόκληρη τη διαδικασία, ώστε να είναι αποτελεσματική και να λειτουργεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας. Θέλετε να μοιραστείτε τις απαιτήσεις σας μαζί μας; Ρυθμίστε μια κλήση or στείλτε μας ένα email.
or Ξεκινήστε την δωρεάν δοκιμή σας
Γιατί να το χρησιμοποιήσετε;
Υπάρχουν πολλά οφέλη από τη χρήση της ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης εγγράφων:
- Εξοικονόμηση χώρου: Η ψηφιακή αρχειοθέτηση εγγράφων μπορεί να εξοικονομήσει χώρο και κόστος ελευθερώνοντας περιοχή και μειώνοντας το λειτουργικό κόστος.
- Αποτελεσματική Διαχείριση Εγγράφων: Με την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση εγγράφων, μπορείτε να οργανώσετε, να ταξινομήσετε και να αποθηκεύσετε όλα τα έγγραφά σας σε μια κεντρική τοποθεσία. Αυτό καθιστά εύκολη τη διαχείριση εγγράφων.
- Βελτιώστε την ασφάλεια των εγγράφων: Μπορείτε να περιορίσετε τη δόλια πρόσβαση και να βελτιώσετε την ασφάλεια των εγγράφων αποθηκεύοντας έγγραφα σε ασφαλή αποθήκευση cloud.
- Εύκολη αναζήτηση εγγράφων: Το λογισμικό DMS μετατρέπει τα έγγραφα σε μια βάση δεδομένων με δυνατότητα αναζήτησης, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να αναζητήσετε έγγραφα χρησιμοποιώντας λέξεις-κλειδιά από έγγραφα.
- Να σας κάνει να συμμορφώνεστε: Ορισμένες βιομηχανίες πρέπει να εφαρμόσουν την αρχειοθέτηση εγγράφων για να είναι συμβατές.
Ξεκινήστε την αρχειοθέτηση εγγράφων με το Nanonets.
Εμπιστεύονται 30,000+ χρήστες από 500+ επιχειρήσεις για την αυτοματοποίηση 30 εκατομμυρίων+ εγγράφων!
Βαθμολογία 4.9 στο G2. Δοκίμασε το!
Ξεκινήστε την δωρεάν δοκιμή σας
Περιπτώσεις χρήσης αρχειοθέτησης εγγράφων
Η αρχειοθέτηση εγγράφων είναι χρήσιμη για σχεδόν όλα τα είδη επιχειρήσεων. Ας δούμε μερικές πραγματικές εφαρμογές της αρχειοθέτησης εγγράφων σε διαφορετικούς κλάδους.
- Χρηματοοικονομικές Υπηρεσίες Οι εταιρείες πρέπει να διασφαλίζουν ότι όλα τα έγγραφά τους είναι έτοιμα για έλεγχο. Αυτό είναι όπου η αρχειοθέτηση εγγράφων τους βοηθά να διατηρούν όλα τα αρχεία καταγραφής των πελατών, τις αποδείξεις ανταλλαγής χρημάτων και άλλα νομικά έγγραφα όταν απαιτείται. Διαβάστε πώς μπορείτε να το αυτοματοποιήσετε με οικονομικού αυτοματισμού.
- Λιανεμποριο Οι εταιρείες πρέπει να αποθηκεύουν όλες τις πληροφορίες πελατών, πωλητών και προμηθευτών σε περίπτωση οποιασδήποτε ασυμφωνίας στο μέλλον. Διαβάστε περισσότερα για αυτοματοποίηση λιανικής.
- Δικηγορικά γραφεία & νομικά τμήματα πρέπει να αποθηκεύσετε όλα συμβάσεις που σχετίζονται με υποθέσεις, έγγραφα και φαξ ως PDF. Πρέπει να βρίσκουν έγγραφα και αποσπάσματα χρησιμοποιώντας έξυπνη αναζήτηση και ετικέτες γρήγορα. Εκεί είναι χρήσιμη η αρχειοθέτηση εγγράφων.
- Δημοσιες ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ασχολείται με πολλές πληροφορίες μέρα με τη μέρα. Δεν είναι όλα σχετικά τώρα, αλλά πρέπει να αποθηκεύουν όλες τις πληροφορίες που πρέπει να είναι άμεσα διαθέσιμες αργότερα κάνοντας κλικ σε ένα κουμπί.
- Επιχειρήσεις μπορούν να βελτιστοποιήσουν τη διαχείριση των εγγράφων τους με αποτελεσματική αρχειοθέτηση εγγράφων. Μετατρέποντας τα έντυπα έγγραφά τους σε α βιβλιοθήκη με δυνατότητα αναζήτησης, οι εργαζόμενοι μπορούν να μειώσουν τον χρόνο που αφιερώνουν στην αναζήτηση εγγράφων και η ψηφιοποίηση μπορεί επίσης να βελτιώσει την ορατότητα των δεδομένων.
Αυτοματοποιήστε την αρχειοθέτηση εγγράφων με Nanonets. Εξάγετε δεδομένα από τιμολόγια, δελτία ταυτότητας ή οποιοδήποτε χαρτί στον αυτόματο πιλότο!
or Ξεκινήστε την δωρεάν δοκιμή σας
Αρχειοθέτηση εγγράφων έναντι δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας αρχείων
Η αρχειοθέτηση εγγράφων λαμβάνει αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου, σωστά; Λοιπόν, είναι λίγο διαφορετικό.
Η διαδικασία αρχειοθέτησης εγγράφων είναι για παθητικά έγγραφα, ενώ τα αντίγραφα ασφαλείας χρησιμοποιούνται για ενεργά αρχεία σε καθημερινά συστήματα.
Ο στόχος ενός αρχείου εγγράφων είναι να διατηρεί τα πρωτότυπα έγγραφα σε περίπτωση που απαιτηθούν για διάφορους λόγους στο μέλλον. Αντίθετα, ο στόχος ενός αντιγράφου ασφαλείας αρχείων είναι να διατηρήσει ένα αντίγραφο ενεργών αρχείων σε περίπτωση που τα πραγματικά αρχεία καταστραφούν ή χαθούν, διασφαλίζοντας τη λειτουργική συνέχεια.
Ας δούμε περισσότερες διαφορές μεταξύ της αρχειοθέτησης εγγράφων και της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας αρχείων.
Αρχείο Εγγράφων |
Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας |
|
Goal |
Μακροχρόνια αποθήκευση εγγράφων που δεν χρησιμοποιούνται αυτήν τη στιγμή |
Αποθήκευση αντιγράφου πρόσφατων δεδομένων σε περίπτωση απώλειας ή καταστροφής δεδομένων |
Μεταχειρισμένο |
Όπως απαιτείται - π.χ. Ελεγχος |
Όταν τα τρέχοντα δεδομένα είναι κατεστραμμένα ή αποτυγχάνουν να φορτωθούν |
ημερομηνία |
Αποθηκεύτηκε ως αντίγραφο. Τα δεδομένα δεν αντικαθίστανται |
Τα δεδομένα αντικαθίστανται |
Τύπος Αποθηκευμένων Δεδομένων |
Αρχικά δεδομένα – π.χ. Οικονομικές εκθέσεις |
Διπλότυπο των τρεχόντων δεδομένων ως αντίγραφο |
Ταχύτητα |
Η ταχύτητα αποκατάστασης δεν είναι θέμα |
Θα πρέπει να είναι σε πραγματικό χρόνο |
Όρος |
Μακροχρόνια αποθήκευση |
Βραχυπρόθεσμη έως μεσοπρόθεσμη αποθήκευση |
Φορτίστε την αρχειοθέτηση των εγγράφων σας με τα Nanonets.
Βελτιστοποιήστε όλες τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες που περιλαμβάνουν έγγραφα με Nanonets. Μην χάνετε ποτέ την παρακολούθηση ενός εγγράφου, κρατήστε έτοιμα όλα τα αρχεία καταγραφής ελέγχου και μειώστε την απάτη εγγράφων με κλάσμα κόστους.
Έχουμε βοηθήσει πολλούς οργανισμούς όπως η Toyota, η P&G και η EY, να ψηφιοποιήσουν τις μη αυτόματες διαδικασίες τους με ροές εργασίας χωρίς κώδικα, γεγονός που είχε ως αποτέλεσμα την εξοικονόμηση κόστους και χρόνου.
Προγραμματίστε μια σύντομη κλήση 10 λεπτών όπου οι ειδικοί αυτοματισμού μας θα δουν τις τρέχουσες διαδικασίες των εγγράφων σας και θα σας καθοδηγήσουν για το πώς να ψηφιοποιήσετε εύκολα τις μη αυτόματες διαδικασίες σας.
Αποκτήστε μια δωρεάν περιήγηση προϊόντων or δοκιμάστε το μόνοι σας.
8 Φεβρουαρίου 2023: Αυτό το ιστολόγιο δημοσιεύθηκε αρχικά τον Ιούνιο του 2022 και ενημερώθηκε στις 8 Φεβρουαρίου 2023 με ενημερωμένο περιεχόμενο.
Διαβάστε περισσότερα για τη διαχείριση εγγράφων:
FAQ
Γιατί να ψηφιοποιήσετε έγγραφα;
Παραγωγικός διαχείρηση αρχείων: Τα ευρετηριασμένα, ψηφιοποιημένα έγγραφα μπορούν να εξαχθούν σε ένα σύστημα και να αποθηκεύονται αυτόματα σε ψηφιακές βιβλιοθήκες, όπου η χρήση τους μπορεί να τεκμηριωθεί, να παρακολουθείται και να διαχειρίζεται.
Απλή επαναχρησιμοποίηση κειμένου: Όταν ένα εκτυπωμένο θέμα επαναφέρεται σε επεξεργάσιμο κείμενο, μπορεί να τροποποιηθεί και να επαναχρησιμοποιηθεί στο Microsoft Excel ή στο Word, εξοικονομώντας γενικά χρόνο που δαπανάται για την εκ νέου δημιουργία και την εκ νέου πληκτρολόγηση εγγράφων.
Δυνατότητα αναζήτησης: Τα έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των λέξεων-κλειδιών στα μεταδεδομένα ή το κείμενο, μπορούν να εντοπιστούν από ηλεκτρονικά δίκτυα αναζήτησης και να υποδειχθούν μέσα σε δευτερόλεπτα.
Απλή πρόσβαση: Τα ψηφιακά έγγραφα μπορούν να ανακτηθούν από το κύριο αποθετήριο ανά πάσα στιγμή και να διανεμηθούν γρήγορα μέσω email, εξαλείφοντας την ανάγκη δημιουργίας έντυπων αντιγράφων.
Τι είναι το λογισμικό αρχειοθέτησης εγγράφων;
Το λογισμικό αρχειοθέτησης εγγράφων μετατρέπει έγγραφα σε ψηφιακά αρχεία που μπορούν να αρχειοθετηθούν, να προσπελαστούν εύκολα και να διαχειριστούν αποτελεσματικά, βοηθώντας το ίδρυμά σας να εξοικονομήσει έξοδα αποθήκευσης, να βελτιώσει την παραγωγικότητα των εργαζομένων και να επιταχύνει τις επιχειρηματικές διαδικασίες.
Κατάλληλες για μακροπρόθεσμη αρχειοθέτηση, οι λίστες που έχουν μετατραπεί είναι μικρές με υψηλή οπτική ποιότητα. Μπορούν να διαβαστούν σε διάφορες συσκευές, να είναι εύκολα προσβάσιμα από απομονωμένες τοποθεσίες και να αρχειοθετηθούν κεντρικά σε ηλεκτρονικά αρχεία, ψηφιακές βιβλιοθήκες ή δίκτυα διαχείρισης εγγράφων. Οποιαδήποτε εταιρεία μπορεί να επιταχύνει τις εσωτερικές διαδικασίες και να ενισχύσει την αποτελεσματικότητα παρέχοντας εύκολη πρόσβαση σε ψηφιακά αποθηκευμένα αντίγραφα με καθορισμένα δικαιώματα εισόδου.
Κλείστε μια κλήση όπου οι ειδικοί μας σε θέματα αυτοματισμού θα εξετάσουν τις τρέχουσες διαδικασίες εγγράφων σας και θα σας δείξουν πώς να βελτιστοποιήσετε τις διαδικασίες αρχειοθέτησής σας.
Ξεκινήστε την δωρεάν δοκιμή σας
- SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
- πηγή: https://nanonets.com/blog/document-archiving/
- 000
- 1
- 10
- 2022
- 2023
- 7
- 9
- a
- Σχετικά
- πρόσβαση
- πρόσβαση
- Σύμφωνα με
- Λογαριασμός
- ενεργός
- δραστηριοτήτων
- δραστηριότητα
- Πρόσθετος
- εμμένω
- Μετά το
- κατά
- Όλα
- ποσό
- Ποσά
- και
- ετήσιος
- συσκευές
- εφαρμογές
- Αρχείο
- ΠΕΡΙΟΧΗ
- Φτάνει
- εκτίμηση
- Βοήθεια
- συσχετισμένη
- έλεγχος
- εξουσιοδότηση
- αυτοματοποίηση
- Αυτοματοποιημένη
- αυτομάτως
- Αυτοματοποίηση
- διαθέσιμος
- εφεδρικός
- αντιγράφων ασφαλείας
- επειδή
- όφελος
- οφέλη
- ΚΑΛΎΤΕΡΟΣ
- μεταξύ
- Μεγάλος
- Κομμάτι
- Blog
- ώθηση
- Builder
- επιχείρηση
- επιχειρηματικές προσφορές
- Επιχειρηματική διαδικασία
- επιχειρηματικών διαδικασιών
- επιχειρήσεις
- κουμπί
- κλήση
- Κάρτες
- περίπτωση
- καταλόγους
- κατηγοριοποιώντας
- κεντρική
- επιλογή
- Επιλέξτε
- Ταξινόμηση
- Ξέφωτο
- Κλεισιμο
- Backup
- αποθήκευσης σύννεφο
- σύγχυση
- συλλογή
- COM
- Κοινός
- Εταιρείες
- εταίρα
- συγκρότημα
- Συμμόρφωση
- υποχωρητικός
- σύμβουλοι
- περιεχόμενο
- αντίθεση
- μετατρέψετε
- μετατρέπονται
- αντίγραφα
- ΕΤΑΙΡΕΙΑ
- κατεστραμμένο
- Κόστος
- Δικαστικά έξοδα
- δημιουργία
- δημιουργεί
- Ρεύμα
- πελάτης
- Πελάτες
- ημερομηνία
- Απώλεια δεδομένων
- την ασφάλεια των δεδομένων
- βάση δεδομένων
- ημέρα
- από μέρα σε μέρα
- Ημ.
- συμφωνία
- μοιρασιά
- Προσφορές
- ορίζεται
- παράδοση
- Ζήτηση
- Διαδήλωση
- τμήματα
- εντοπιστεί
- διαφορά
- διαφορές
- διαφορετικές
- ψηφιακό
- ψηφιακά έγγραφα
- ψηφιακά
- ψηφιοποίηση
- ψηφιοποιώ
- ψηφιοποιηθεί
- ψηφιοποίηση
- διανέμονται
- έγγραφο
- διαχείρηση αρχείων
- διαδικασία εγγράφου
- έγγραφα
- πράξη
- Μην
- κάτω
- δυναμικός
- κάθε
- ευκολότερη
- εύκολα
- αποδοτικότητα
- αποτελεσματικός
- αποτελεσματικά
- είτε
- Ηλεκτρονικός
- ηλεκτρονικά
- αυξημένα
- εξάλειψη
- ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
- Υπάλληλος
- υπαλλήλους
- ενισχυμένη
- εξασφαλίζω
- εξασφαλίζοντας
- επιχειρήσεις
- Ολόκληρος
- καταχώριση
- ουσιώδης
- κατ 'ουσίαν,
- Αιθέρας (ΕΤΗ)
- Even
- ΠΑΝΤΑ
- Κάθε
- όλοι
- πάντα
- Excel
- ανταλλαγή
- εκτελεστικός
- έξοδα
- εμπειρογνώμονες
- εξαγωγή
- εκχύλισμα
- Εκχυλίσματα
- EY
- παράγοντες
- αποτυγχάνει
- FAQ
- Ομοσπονδιακός
- ανατροφοδότηση
- Αρχεία
- Αρχεία
- Κατάθεση
- οικονομικός
- Εύρεση
- επιχειρήσεις
- Όνομα
- ταιριάζουν
- καθορίζεται
- Ροές
- Συγκέντρωση
- ακολουθήστε
- μορφή
- κλάσμα
- απάτη
- απατηλός
- Δωρεάν
- δωρεάν δοκιμή
- από
- μελλοντικός
- G2
- Κέρδος
- γενικά
- παράγεται
- παίρνω
- gif
- Δώστε
- γκολ
- Στόχοι
- καλός
- καθοδηγήσει
- κατευθυντήριων γραμμών
- λαβή
- Handles
- κινητός
- ευτυχισμένος
- βοήθεια
- βοήθησε
- χρήσιμο
- βοήθεια
- βοηθά
- εδώ
- Πως
- Πώς να
- HTTPS
- Υβριδικό
- ιδέα
- αναγνωρίζει
- προσδιορίσει
- Ταυτότητα
- εφαρμογή
- εκτελεστικών
- βελτίωση
- βελτίωση
- in
- αδρανής
- Συμπεριλαμβανομένου
- ευρετήριο
- βιομηχανίες
- βιομηχανία
- ειδικά για τη βιομηχανία
- πληροφορίες
- αρχικός
- Ίδρυμα
- ιδρυμάτων
- ακεραιότητα
- Έξυπνος
- ενδιαφερόμενος
- εσωτερικός
- πρόσκληση
- εμπλέκω
- IRS
- απομονωμένος
- IT
- Δουλειά
- Διατήρηση
- τήρηση
- Ξέρω
- επιγραφή
- large
- Νομικά
- επίπεδα
- βιβλιοθήκες
- LIMIT
- Λίστες
- τοπικός
- τοποθεσία
- θέσεις
- Μακριά
- μακροπρόθεσμος
- πλέον
- ματιά
- χάνουν
- off
- Παρτίδα
- Κυρίως
- διατηρήσουν
- μεγάλες
- κάνω
- ΚΑΝΕΙ
- διαχείριση
- διαχειρίζεται
- διαχείριση
- Ταχύτητες
- χειροκίνητα
- πολοί
- χάρτη
- μαζική
- ταιριάζουν
- μέσα
- Μεταδεδομένα
- Microsoft
- Microsoft Excel
- μεσαίου μεγέθους
- ενδέχεται να
- εκατομμύριο
- πρακτικά
- μοντέλο
- χρήματα
- Παρακολούθηση
- περισσότερο
- μετακινήσετε
- Ονομάστηκε
- σχεδόν
- Ανάγκη
- ανάγκες
- δίκτυα
- επόμενη
- κανονικός
- αριθμός
- σκοπός
- OCR
- Λογισμικό OCR
- Παλιά
- ONE
- επιχειρήσεων
- Βελτιστοποίηση
- Επιλογές
- επιχειρήσεις
- οργανώσεις
- πρωτότυπο
- αρχικά
- ΑΛΛΑ
- ιδιοκτήτες
- Χαρτί
- χαρτιά
- γραφειοκρατία
- μέρος
- Ειδικότερα
- κόμμα
- παθητικός
- τέλειος
- επίδοση
- μόνιμα
- φυσικός
- πλατφόρμες
- Πλάτων
- Πληροφορία δεδομένων Plato
- Πλάτωνα δεδομένα
- τοποθετημένες
- πρακτική
- προτιμώ
- Δώστε προτεραιότητα
- διαδικασίες
- διαδικασια μας
- Διεργασίες
- μεταποίηση
- Προϊόν
- παραγωγικότητα
- επαγγελματίες
- κατάλληλος
- δεόντως
- δημοσιεύθηκε
- ποιότητα
- Γρήγορα
- ταχέως
- Διάβασε
- έτοιμος
- λόγους
- ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ
- πρόσφατος
- καταγράφονται
- αρχεία
- μείωση
- μείωση
- αναφορές
- τακτικός
- τακτικά
- ρυθμιστές
- Εκθέσεις
- Αποθήκη
- απαιτούν
- απαιτείται
- απαιτήσεις
- έρευνα
- Υποστηρικτικό υλικό
- αποκατάσταση
- αποκατάσταση
- συγκράτησης
- κράτηση
- Κριτικές
- δικαιώματα
- δρόμος
- ρόλους
- Ρολό
- κανόνες
- Αποθήκευση
- οικονομία
- Οικονομίες
- σάρωσης
- πρόγραμμα
- Αναζήτηση
- αναζήτηση
- δευτερόλεπτα
- προστατευμένο περιβάλλον
- Ασφαλής
- ασφάλεια
- υπηρεσία
- Υπηρεσίες
- σειρά
- επτά
- διάφοροι
- Κοινοποίηση
- Βλαστός
- Κοντά
- θα πρέπει να
- δείχνουν
- παρόμοιες
- Απλούς
- απλοποίηση
- small
- εξυπνότερα
- Στιγμιότυπο
- So
- λογισμικό
- λύση
- Λύσεις
- μερικοί
- Χώρος
- ταχύτητα
- Δαπάνες
- πέρασε
- ενδιαφερόμενα μέρη
- Κατάσταση
- παραμονή
- Βήμα
- Βήματα
- στοκ
- χώρος στο δίσκο
- επιλογές αποθήκευσης
- κατάστημα
- αποθηκεύονται
- καταστήματα
- θέμα
- τέτοιος
- ΠΕΡΙΛΗΨΗ
- σύστημα
- συστήματα
- Πάρτε
- παίρνει
- λήψη
- ταλαντούχος
- Η
- Το μέλλον
- οι πληροφορίες
- τους
- τρία
- ώρα
- προς την
- πολύ
- Toyota
- τροχιά
- Μεταμόρφωση
- δίκη
- Έμπιστος
- καταλαβαίνω
- ενημερώθηκε
- Φορτώθηκε
- us
- Χρήση
- χρήση
- Χρήστες
- χρησιμοποιούνται
- Πολύτιμος
- διάφορα
- Θόλος
- πάροχος υπηρεσιών
- Επαλήθευση
- μέσω
- ορατότητα
- τρόπους
- Τι
- Τι είναι
- Ποιό
- διαδεδομένη
- θα
- εντός
- λέξη
- Εργασία
- ροής εργασίας
- αυτοματοποίηση ροής εργασίας
- ροές εργασίας
- λειτουργεί
- του κόσμου
- έτος
- χρόνια
- Σας
- τον εαυτό σας
- zephyrnet