Κατεβάστε τον οδηγό ειδικού για την ευρετηρίαση εγγράφων.
Πολλές εταιρείες που έχουν μετατοπιστεί από έντυπες διαδικασίες αρχειοθέτησης σε υπολογιστή έχουν καταλάβει ότι τα ψηφιακά αρχεία μπορεί να είναι τόσο αποδιοργανωμένα και ακατάστατα όσο και τα αναλογικά. Ωστόσο, ψηφιοποίηση εγγράφων εξοικονομεί πολύ κόπο και χρόνο μακροπρόθεσμα. λειτουργεί μόνο αν γίνει σωστά. Εκεί φτάνει η ευρετηρίαση εγγράφων.
Η δημιουργία ευρετηρίου εγγράφων είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να επιτρέψετε στην εταιρεία σας να οργανώσει τα ψηφιακά σας αρχεία και να αποθηκεύσει οργανωμένα μελλοντικά αρχεία. Αφορά επίσης αρχεία που εμπλέκονται σε διαδικασίες σε όλο το ίδρυμά σας, από εισπρακτέους λογαριασμούς και πληρωτέοι λογαριασμοί προς την προμηθειών προς πληρωμή.
Τι είναι η ευρετηρίαση εγγράφων;
Η ευρετηρίαση εγγράφων οργανώνει έγγραφα με κατάλληλες ετικέτες ή χαρακτηριστικά για καλύτερη ορατότητα κατά την αναζήτηση ή την ανάκτηση εγγράφων στο μέλλον.
Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να ευρετηριάσει έγγραφα κατά αριθμό πελάτη, όνομα πελάτη, όνομα υπαλλήλου, ημερομηνία ή άλλα ζωτικά χαρακτηριστικά που θα μπορούσαν να συσχετιστούν αργότερα. Είναι ένα σημαντικό μέρος του θεμελίου πάνω στο οποίο λειτουργεί ένας οργανισμός δίκτυα διαχείρισης εγγράφων χτίζονται.
Ας πάρουμε ένα παράδειγμα λεξικού. Ένα λεξικό περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα λέξεων και τις έννοιές τους. Εάν πρέπει να ανακαλύψετε ένα συγκεκριμένο έργο από το λεξικό, η εξέταση κάθε σελίδας θα πάρει ώρες.
Αλλά χρησιμοποιώντας τον δείκτη, το κυνήγι σας συρρικνώνεται σε λίγα λεπτά ή δευτερόλεπτα. Η ευρετηρίαση εγγράφων ρυθμίζει μια παρόμοια υπόθεση. Επισυνάπτοντας συγκεκριμένες ετικέτες σε α ψηφιακό έγγραφο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους όρους σε αυτές τις ετικέτες για να βρείτε πιο εύκολα τις πληροφορίες που χρειάζεστε, αντί να αναλύσετε με μη αυτόματο τρόπο μέσω ενός βουνού αρχείων.
Έννοιες ευρετηρίασης εγγράφων
Κάποιος μπορεί να κατανοήσει και να μάθει για την ευρετηρίαση εγγράφων σε διάφορες έννοιες. Ας τους επισκεφτούμε εν συντομία:
- Βάση δεδομένων: Μια βάση δεδομένων είναι ένα ηλεκτρονικά συλλογή εγγράφων που φυλάσσονται σε ένα μέρος και γίνονται προσβάσιμα σε πολλούς χρήστες για πολλούς διαφορετικούς σκοπούς. Μπορεί επίσης να είναι μια οργανωμένη συλλογή εγγράφων ή δεδομένων που είναι αποθηκευμένα σε έναν υπολογιστή, τα οποία ένα πρόγραμμα μπορεί να χρησιμοποιήσει για να συζητήσει και να παρέχει γρήγορες, ευέλικτες απαντήσεις σε ερωτήματα.
- RDBMS: Ο όρος "RDBMS" (Relational Database Management System) αναφέρεται σε ένα σύστημα διαχείρισης βάσης δεδομένων όπου τα δεδομένα και οι σχέσεις μεταξύ των δεδομένων διατηρούνται σε πίνακες.
- Βασικά πεδία—πεδία ευρετηρίου—είναι πεδία βάσης δεδομένων που χρησιμοποιούνται για την κατηγοριοποίηση και τακτοποίηση εγγράφων. Συνήθως ορίζονται από τον χρήστη και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη σάρωση και την ανάκτηση εγγράφων. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν τον αριθμό τιμολογίου, το όνομα του πελάτη, την ημερομηνία και τη διεύθυνση.
- Αντιστοίχιση, συγχώνευση και συμπλήρωση ευρετηρίασης περιοχές με δεδομένα ευρετηρίου που υπάρχουν ήδη σε άλλα συστήματα, όπως π.χ λογιστικά συστήματα. Σας επιτρέπει να καταχωρήσετε ένα ή περισσότερα πεδία και να συμπληρώσετε αυτόματα τα υπόλοιπα πεδία με δεδομένα από αναζήτηση πίνακα ή αρχείο κειμένου που παρέχεται από άλλο δίκτυο, όπως ένα σύστημα λογιστικής ή ανθρώπινου δυναμικού, που ταιριάζει.
Δημιουργήστε ευρετήρια εγγράφων αυτόματα με ροές εργασίας χωρίς κώδικα σε 15 λεπτά. Δείτε πώς λειτουργεί με μια δωρεάν επίδειξη προϊόντος όπου θα ορίσουμε ροές εργασίας για εσάς.
Αποκτήστε μια δωρεάν περιήγηση προϊόντων or Ξεκινήστε την δωρεάν δοκιμή σας.
Γιατί είναι σημαντική η ευρετηρίαση εγγράφων;
Η ευρετηρίαση εγγράφων επιτρέπει περισσότερα από τη γρήγορη ανάκτηση εγγράφων. Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα στην ευρετηρίαση εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων των εξής:
Βελτιωμένη οργάνωση εγγράφων
Οι εργαζόμενοι μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο αναζητώντας το σωστό έγγραφο με το σωστό σύστημα ευρετηρίασης εγγράφων.
Ευκολότερη συμμόρφωση με τον έλεγχο
Μπορείτε εύκολα να εγκαταλείψετε τον αγώνα για να συγκεντρώσετε έγγραφα εγκαίρως για έλεγχο, εάν τα έγγραφα είναι ήδη ευρετηριασμένα και οργανωμένα σύμφωνα με το οικονομικό έτος και άλλες σχετικές μετρήσεις.
Εξοικονομεί χρόνο
Ωστόσο, εάν εσείς και η ομάδα σας έχετε τα κατάλληλα πρωτόκολλα ευρετηρίασης εγγράφων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον χρόνο που αφιερώνετε αναζητώντας παραγωγική εργασία.
Τύποι ευρετηρίασης εγγράφων
Εκτός από τα πολλά πλεονεκτήματα της δημιουργίας ευρετηρίου εγγράφων, υπάρχουν πολλές διαφορετικές προσεγγίσεις ευρετηρίασης, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε οποιονδήποτε (ή συνδυασμό τρόπων) σας ταιριάζει καλύτερα ροή εργασιών εγγράφων. Αυτές οι στρατηγικές αποτελούνται από τα ακόλουθα:
Ευρετηρίαση πλήρους κειμένου
Με την ευρετηρίαση πλήρους κειμένου, σαρώνεται ολόκληρο το περιεχόμενο ενός εγγράφου, επιτρέποντάς σας να αναζητήσετε φράσεις ή λέξεις-κλειδιά σε οποιοδήποτε σημείο του κειμένου.
Είναι πανομοιότυπο με το εργαλείο "Εύρεση" (Ctrl+F ή Command+F) που περιλαμβάνεται στους περισσότερους επεξεργαστές κειμένου και προγράμματα περιήγησης Ιστού. Η φιλική προς το χρήστη φύση αυτού του τύπου ευρετηρίασης το καθιστά πιο εύκολο, αλλά απαιτεί πολύ χώρο αποθήκευσης.
Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση σε έγγραφα χρησιμοποιώντας τα Nanonets. Δες πως.
Αυτοματοποιημένη ευρετηρίαση
Η αυτοματοποιημένη ευρετηρίαση, γνωστή και ως ευρετηρίαση μεταβλητής αναζήτησης, ευρετηριάζει επιλεκτικά βασικά τμήματα ενός εγγράφου που ταιριάζουν με μια βάση δεδομένων, όπως αριθμούς ή ονόματα πελατών, αντί να ευρετηριάζει ολόκληρη τη σελίδα.
Αυτή η διαδικασία χρησιμοποιεί λογισμικό ευρετηρίου εγγράφων. Ωστόσο, μπορεί να είναι επωφελές για τις επιχειρήσεις να ευρετηριάζουν έγγραφα όπως λογαριασμούς που περιλαμβάνουν πάντα πεδία που δεδομένα αντιστοίχισης σε βάσεις δεδομένων.
Δείτε πώς μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την ευρετηρίαση εγγράφων με τα Nanonets.
Ευρετηρίαση μεταδεδομένων
"Δεδομένα σχετικά με δεδομένα" είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται συχνά για να αναφέρεται σε μεταδεδομένα, αλλά είναι πολύ λεπτομερής. Ένα παράδειγμα αυτού θα μπορούσε να είναι κατά τη λήψη εικόνων για τη δημιουργία ενός αρχείου pdf. καταγράφει την ώρα που λαμβάνεται.
Επιπλέον, σας επιτρέπει επίσης να προσθέσετε πρόσθετες "ετικέτες", γνωστές ως Μεταδεδομένα PDF. Τα μεταδεδομένα, όπως ετικέτες και άλλες πληροφορίες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για μεταγενέστερες αναζητήσεις, μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατά την ψηφιοποίηση ή τη σάρωση ενός εγγράφου. Στη συνέχεια, όταν πρόκειται για την απόκτηση ενός εγγράφου, σαρώνει τα μεταδεδομένα αντί να χρησιμοποιεί το πρόγραμμα ανάκτησης εγγράφων για τη σάρωση ολόκληρων εγγράφων.
Αυτοματοποιημένη ευρετηρίαση με χρήση δεδομένων πεδίου
Η ευρετηρίαση βάσει πεδίου αναφέρεται σε διάφορες πηγές δεδομένων μέσα σε μια βάση δεδομένων, γνωστές και ως πεδία. Είναι εννοιολογικά πανομοιότυπο με την ευρετηρίαση μεταδεδομένων. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ευρετηρίαση βάσει πεδίου για να πραγματοποιήσετε αναζήτηση στη βάση δεδομένων σας για εγγραφές με το ίδιο όνομα στη στήλη πελάτη.
Η δημιουργία ευρετηρίου εγγράφων δεν είναι δύσκολη. Χρησιμοποιήστε όλες τις παραπάνω μεθόδους για την ευρετηρίαση εγγράφων στον αυτόματο πιλότο.
Κλείστε μια κλήση για να δείτε πώς μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την ευρετηρίαση εγγράφων με τα Nanonets σε <15 λεπτά.
Αποκτήστε μια δωρεάν περιήγηση προϊόντων or Ξεκινήστε την δωρεάν δοκιμή σας.
Πώς λειτουργεί η ευρετηρίαση εγγράφων;
Ποια ευρετηρίαση εγγράφων είναι η καλύτερη για εσάς θα εξαρτηθεί από το πώς κάθε ένα από τα εμπλεκόμενα μέρη σκοπεύει να χρησιμοποιήσει τα έγγραφα που ευρετηριάζετε. Οι πληροφορίες που είναι πιο πιθανό να αναζητήσουν οι εργαζόμενοι στο διαδίκτυο και οι όροι αναζήτησης που είναι πιο πιθανό να χρησιμοποιήσουν για να τις βρουν πρέπει να είναι γνωστές σε εσάς. Η κατανόηση των αναγκών των εργαζομένων είναι ο μόνος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι κάνετε ευρετηρίαση με τρόπο που θα καταστήσει δυνατή την ταχεία ανάκτηση εγγράφων.
Η ευρετηρίαση των εγγράφων είναι απλή, μόλις κατανοήσετε πώς θα χρησιμοποιηθούν τα ευρετηριασμένα έγγραφα σας και ποιος τύπος ευρετηρίασης είναι πιο λογικός για τον οργανισμό σας. Η διαδικασία ευρετηρίασης συνεπάγεται σάρωση και κατηγοριοποίηση ψηφιοποιημένου και σαρωμένου υλικού για τον εντοπισμό προκαθορισμένων φράσεων κλειδιά χειροκίνητα ή αυτόματα. Μια εξήγηση της διαδικασίας ευρετηρίασης σε βάθος παρέχεται παρακάτω:
Κατανοήστε την περίπτωση χρήσης ευρετηρίου εγγράφων
Ο τύπος ευρετηρίασης που πρέπει να χρησιμοποιήσετε θα εξαρτηθεί από τα έγγραφα που ευρετηριάζετε, είτε πρόκειται για αρχεία προσωπικού, τιμολόγια ή κάτι άλλο. Είναι επίσης σημαντικό να γνωρίζετε ποιος θα ανακτήσει αυτά τα έγγραφα και γιατί.
Οριστικοποιήστε τον τύπο ευρετηρίου εγγράφων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε
Είναι πιθανό ορισμένοι τύποι εγγράφων να μπορούν να βρεθούν εύκολα χωρίς να χρειάζονται τόσες πολλές πληροφορίες για ευρετηρίαση. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να χρειάζεστε μόνο τις βασικές πληροφορίες από τα τιμολόγια, όπως τον αριθμό λογαριασμού ή το όνομα του προμηθευτή.
Καταχωρίστε τα ισχύοντα δεδομένα
Μπορείτε να καταχωρήσετε τα δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο ή, κατά προτίμηση, να βασιστείτε στο λογισμικό που θα μπορούσε να ευρετηριάσει τα δεδομένα αφού προσδιορίσετε ποια μορφή ευρετηρίασης έχει νόημα.
Η μέθοδος διπλού κλειδιού είναι η πιο αποτελεσματική τεχνική ευρετηρίασης όταν γίνεται χειροκίνητα. Δύο άτομα επισημαίνουν κάθε σαρωμένο έγγραφο χρησιμοποιώντας αυτήν τη μέθοδο με τις απαραίτητες φράσεις ευρετηρίου, εισάγοντας τις πληροφορίες που βλέπουν στα κατάλληλα πεδία μεταδεδομένων για το αρχείο. Αυτό καθιστά δυνατή τη διασταυρούμενη σύγκριση για την εύρεση τυχόν σφαλμάτων. Το διπλό κλειδί εξοικονομεί πολύ χρόνο και μειώνει δραστικά τα λάθη.
Πρέπει να καθορίσετε τις κατευθυντήριες γραμμές για τα μέρη του εγγράφου από τα οποία πρέπει να λάβει το λογισμικό, εάν βασίζεστε σε λογισμικό. Για παράδειγμα, συνεργάζεται το σωστό λογισμικό ευρετηρίου εγγράφων Τεχνολογία OCR να επιτρέπει στον υπολογιστή να διαβάζει κείμενο από εικόνες, κάτι που είναι ζωτικής σημασίας για την ευρετηρίαση σχετικών δεδομένων και την ψηφιοποίηση φυσικών αντιγράφων εγγράφων.
Nanonets - Το καλύτερο λογισμικό ευρετηρίασης εγγράφων
Τα Nanonets είναι ένα Σύστημα διαχείρισης εγγράφων που βασίζεται σε AI που επιτρέπει στους χρήστες με μια πλατφόρμα χωρίς κώδικα για διαχείριση εγγράφων από άκρο σε άκρο. Το Nanonets αυτοματοποιεί όλες τις διαδικασίες εγγράφων όπως
Κι αλλα. Η Nanonets διαθέτει ένα ενσωματωμένο λογισμικό OCR που χρησιμοποιεί εξαγωγή λέξεων-κλειδιών για την αναγνώριση εγγράφων και την ευρετηρίασή τους ανάλογα στις αντίστοιχες βάσεις δεδομένων. Ο αλγόριθμος τεχνητής νοημοσύνης Nanonets μαθαίνει με το χρόνο και χειρίζεται εύκολα μη δομημένα, ημιδομημένα ή προσαρμοσμένα έγγραφα.
30,000+ επαγγελματίες από 500+ επιχειρήσεις εμπιστεύονται τη Nanonets για την αποτελεσματική διαχείριση των εγγράφων.
Η χρήση Nanonets μπορεί να αποφέρει πολλά οφέλη, όπως εξοικονόμηση κόστους, βελτιωμένη συμμόρφωση και βελτιωμένη παραγωγικότητα. Ακολουθούν μερικά μοναδικά πλεονεκτήματα που ξεχωρίζουν τα Nanonets είναι:
- Δεν απαιτείται κωδικοποίηση
- Λειτουργεί με όλους τους τύπους εγγράφων
- Προσαρμοσμένα μοντέλα AI
- Δεν απαιτείται μετα-επεξεργασία ή προεπεξεργασία.
- Χειρίζεται πολύγλωσσα έγγραφα
- Αναγνωρίζει 200+ γλώσσες
- Ρύθμιση 1 ημέρας
- 5000+ ενσωματώσεις με API και Zapier
- Ζωντανή υποστήριξη 24x7
- Διαφανείς επιλογές τιμολόγησης
- Λύση λευκής ετικέτας
- On-premise & Cloud Hosting
Ακολουθεί ένα στιγμιότυπο της απόδοσης που αναμένεται από την Nanonets.
Το Nanonets έχει υψηλή βαθμολογία σε ιστότοπους αξιολόγησης πελατών peer-to-peer, όπως φαίνεται παρακάτω.
Δείτε πώς μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία ευρετηρίασης εγγράφων με Nanonets σε 15 λεπτά.
Αποκτήστε μια δωρεάν περιήγηση προϊόντων or δοκιμάστε το μόνοι σας.
Πώς να χρησιμοποιήσετε τα Nanonets για ευρετηρίαση εγγράφων;
Βήμα 1: Δημιουργήστε λογαριασμό σε Nanonets (Ξεκινήστε δωρεάν τώρα) και συνδεθείτε.
Βήμα 2: Επιλέξτε το μοντέλο ταξινόμησης εγγράφων από την κύρια οθόνη.
Βήμα 3: Επιλέξτε τις ετικέτες εγγράφων που θέλετε να συμπεριλάβετε.
Βήμα 4: Ο αλγόριθμος τεχνητής νοημοσύνης Nanonets χρειάζεται μόνο 25 έγγραφα για να εκπαιδεύσει το μοντέλο τεχνητής νοημοσύνης ώστε να αναγνωρίζει τον τύπο του εγγράφου σας. Ανεβάστε 25 έγγραφα για κάθε ετικέτα εγγράφου και αφήστε το μοντέλο να εκπαιδευτεί.
Βήμα 5: Μόλις τελειώσετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη ροή εργασιών εγγράφων για αυτόματη αποστολή εγγράφων, ευρετηρίασή τους και αποστολή στη βάση δεδομένων, όπως απαιτείται. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ροές εργασιών εγγράφων για να εξαγάγετε δεδομένα από έγγραφα, να επεξεργαστείτε έγγραφα ή να τα στείλετε μέσω μιας διαδικασίας έγκρισης. Η φαντασία σας είναι ο περιορισμός.
Η ευρετηρίαση εγγράφων με Nanonets είναι εύκολη.
Ξεκινήστε τη δωρεάν δοκιμή σας και κάντε το μόνοι σας. Σε περίπτωση που χρειάζεστε βοήθεια, προγραμματίστε μια κλήση 10 λεπτών με τους ειδικούς μας σε θέματα αυτοματισμού για να μας επιτρέψουν να δημιουργήσουμε ροές εργασιών για εσάς.
Αποκτήστε μια δωρεάν περιήγηση προϊόντων or Ξεκινήστε την δωρεάν δοκιμή σας.
Πώς σας βοηθά να βρείτε έγγραφα;
Η ευρετηρίαση εγγράφων είναι ένα θεμελιώδες στοιχείο κάθε τεχνικής διαχείρισης επιχειρηματικών εγγράφων και είναι ένας τεράστιος τρόπος για τη δημιουργία πιο αποτελεσματικών ροών εργασίας. Με επαρκή ευρετηρίαση, οποιοδήποτε έγγραφο χρειάζονται οι εργαζόμενοί σας είναι απλό να αναζητήσετε και να ανακτήσετε με ένα περιορισμένο πάτημα πλήκτρων. Αλλά μπορεί να είναι πολύπλοκο να εφαρμόσετε ισχυρή ευρετηρίαση εγγράφων εάν δεν έχετε επαρκή εργαλεία.
Συμπέρασμα
Η ευρετηρίαση εγγράφων είναι μια ισχυρή προσέγγιση που βοηθά στη μεταγενέστερη ανάκτηση εγγράφων από τεράστια αρχεία, συμπεριλαμβανομένων χιλιάδων εγγράφων. Τα έγγραφα θα μπορούσαν να ευρετηριαστούν βάσει του περιεχομένου πλήρους κειμένου τους (όπως μπορεί να γίνει πρόσβαση σε οποιαδήποτε λέξη στα δεδομένα) ή από πληροφορίες που σχετίζονται με το έγγραφο, όπως η ημέρα παραγωγής, ένα μοναδικό αναγνωριστικό ή το κεντρικό θέμα του εγγράφου.
Διαβάστε περισσότερα για τη διαχείριση εγγράφων:
FAQ
Τι είναι τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται για την ευρετηρίαση εγγράφων;
Μια σημαντική απόφαση για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τα νέα ψηφιακά αρχεία είναι να επιλέξετε ποια πρότυπα ευρετηρίασης θα χρησιμοποιηθούν. Ορισμένες περιπτώσεις δεδομένων που χρησιμοποιούνται για την ευρετηρίαση περιλαμβάνουν:
- "αριθμού παραγγελίας"
- Διευθύνσεις
- Ημερομηνίες
- Όνομα και επώνυμα
- Τηλεφωνικοί αριθμοί
- Αριθμός τιμολογίου
- Αριθμοί πελατών
- Αριθμοί λογαριασμού
- Περιγραφείς λέξεων-κλειδιών
Ποιος είναι ο σκοπός της ευρετηρίασης;
Ο θεμελιώδης σκοπός της δημιουργίας ευρετηρίου είναι να έχει τη δυνατότητα γρήγορης σάρωσης και ανάκτησης πληροφοριών που περιλαμβάνονται στα σαρωμένα χαρτιά σας. Μπορεί επίσης να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα του γραφείου σας επιτρέποντας στους εργαζόμενους σας να αναζητούν πληροφορίες χωρίς να εκτελούν χειροκίνητα μέσα από κουτιά αρχείων.
Ποιες είναι οι ιδιότητες της καλής ευρετηρίασης;
Ο τελικός στόχος ενός έργου ευρετηρίασης είναι η κατασκευή ενός συστήματος όπου οι χρήστες μπορούν να ανακτούν αποτελεσματικά δεδομένα. Αυτό επιτυγχάνεται μέσω:
- Συνδεθείτε με τους τελικούς χρήστες (προϊστάμενοι τμημάτων, διευθυντές, υπάλληλοι) για να λάβετε τις απόψεις τους.
- Ένα εύκολο σύστημα που είναι απλό στη χρήση.
- Συμπεριλαμβανομένης της επιλογής αναζήτησης για συγκεκριμένα πεδία σε ένα έγγραφο και πλήρες κείμενο.
- Η συμμετοχή ειδικευμένων επαγγελματιών ευρετηρίασης που θα σας βοηθήσουν να σας καθοδηγήσουν και να σας συμβουλέψουν στη διαδικασία.
Πώς διαφέρει από τον έναν κλάδο στον άλλο;
Ένας από τους βασικούς παράγοντες για την επιλογή των όρων ευρετηρίασης είναι ο τρόπος έρευνας των εγγράφων. Για παράδειγμα, σε μια σειρά φακέλων προσωπικού, κυρίως το όνομα και το επώνυμο και οι ημερομηνίες απασχόλησης θα ήταν δημοφιλή μέσα αναζήτησης
Αντίθετα, τα ιατρικά πιστοποιητικά θα μπορούσαν να αναφέρουν αναλυτικές ημερομηνίες γέννησης ή αριθμούς ασφαλιστηρίων συμβολαίων. Η συμπερίληψη όρων αναζήτησης που χρησιμοποιούνται συνήθως κατά τη δημιουργία ευρετηρίου εγγράφων θα δώσει καλύτερα αποτελέσματα.
Πώς λειτουργεί η ευρετηρίαση εγγράφων;
Η ευρετηρίαση εγγράφων λειτουργεί αποδίδοντας ορισμένες πληροφορίες σε σαρωμένα έγγραφα, επιτρέποντας την αποτελεσματική και γρήγορη ανάκτηση. Υπάρχουν διάφορες μέθοδοι για την ευρετηρίαση εγγράφων, η καθεμία με τα μοναδικά της οφέλη.
Ποια είναι η καλύτερη επιλογή ευρετηρίασης εγγράφων;
Η ευρετηρίαση εγγράφων δημιουργεί την απρόσκοπτη αναζήτηση και ανάκτηση τεράστιων ποσοτήτων εγγράφων όταν εφαρμόζεται κατάλληλα. Ωστόσο, η σωστή διαδικασία ευρετηρίασης δεν είναι ενιαία. Είτε τα έγγραφα είναι ευρετηριασμένα με ολόκληρο το κείμενό τους, οργανωμένα ανά περιοχές ή συμπληρώνονται με καλά μεταδεδομένα, αυτή η επιλογή οδηγεί στην επιτυχία ολόκληρου του συστήματος. Ένας εξειδικευμένος συνεργάτης μπορεί να επιτρέψει στην ομάδα σας να επιλέξει τις κατάλληλες τεχνικές ευρετηρίασης που ταιριάζουν στις μοναδικές ασκήσεις της ομάδας σας.
Χρησιμοποιήστε μια πλατφόρμα χωρίς κώδικα για να δημιουργήσετε ευρετήριο όλων των εγγράφων σας στον αυτόματο πιλότο με ροές εργασίας χωρίς κώδικα. Ενδιαφέρεστε;
Αποκτήστε μια δωρεάν περιήγηση προϊόντων or Ξεκινήστε την δωρεάν δοκιμή σας.
8 Φεβρουαρίου 2023: Αυτό το ιστολόγιο δημοσιεύθηκε αρχικά τον Ιούνιο του 2022 και ενημερώθηκε στις 8 Φεβρουαρίου 2023 με ενημερωμένο περιεχόμενο.
- SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
- πηγή: https://nanonets.com/blog/document-indexing/
- 1
- 10
- 2022
- 2023
- a
- Σχετικά
- πάνω από
- πρόσβαση
- προσιτός
- επιτυγχάνεται
- Σύμφωνα με
- αναλόγως
- Λογαριασμός
- Λογιστήριο
- Λογαριασμοί
- απέναντι
- Επιπλέον
- Πρόσθετος
- διεύθυνση
- πλεονεκτήματα
- Μετά το
- AI
- αλγόριθμος
- Όλα
- Επιτρέποντας
- επιτρέπει
- ήδη
- πάντοτε
- αναλύοντας
- και
- Άλλος
- απαντήσεις
- οπουδήποτε
- χώρια
- api
- εφαρμόσιμος
- εφαρμοσμένος
- πλησιάζω
- προσεγγίσεις
- κατάλληλος
- κατάλληλα
- έγκριση
- περιοχές
- Φτάνει
- γνωρίσματα
- έλεγχος
- αυτοματοποίηση
- αυτοκίνητα
- αυτομάτως
- Αυτοματοποίηση
- αυτόματο πιλότο
- βασικός
- παρακάτω
- ευεργετική
- οφέλη
- ΚΑΛΎΤΕΡΟΣ
- Καλύτερα
- μεταξύ
- Γραμμάτια
- Blog
- κουτιά
- εν συντομία
- φέρω
- ευρύς
- browsers
- χτίζω
- χτισμένο
- επιχείρηση
- επιχειρήσεις
- κλήση
- Χωρητικότητα
- συλλαμβάνει
- Καταγραφή
- περίπτωση
- κατηγοριοποιώντας
- κεντρικός
- ορισμένες
- πιστοποιητικά
- επιλογή
- Επιλέξτε
- παραπομπή
- ταξινόμηση
- πελάτης
- Backup
- Κωδικοποίηση
- συλλογή
- Στήλη
- συνδυασμός
- συνήθως
- Συμμόρφωση
- περίπλοκος
- υπολογιστή
- έννοιες
- Εννοιολογικά
- συμπέρασμα
- περιεχόμενο
- περιεχόμενα
- αντίγραφα
- ΕΤΑΙΡΕΙΑ
- Εταιρείες
- Κόστος
- εξοικονόμηση κόστους
- Καναπές
- θα μπορούσε να
- δημιουργεί
- κρίσιμος
- έθιμο
- πελάτης
- περικοπές
- ημερομηνία
- βάση δεδομένων
- βάσεις δεδομένων
- Ημερομηνία
- Ημερομηνίες
- ημέρα
- απόφαση
- ορίζεται
- οριστικός
- Διαδήλωση
- Τμήμα
- αξιόπιστος
- βάθος
- λεπτομερής
- καθορίζοντας
- διαφορετικές
- ψηφιακό
- ψηφιοποιηθεί
- ψηφιοποίηση
- ψηφιοποίηση της φυσικής
- ανακαλύπτουν
- συζητήσουν
- έγγραφο
- διαχείρηση αρχείων
- έγγραφα
- διπλασιαστεί
- κάτω
- δραστικά
- κατά την διάρκεια
- κάθε
- πιο εύκολη
- εύκολα
- Αποτελεσματικός
- αποδοτικότητα
- αποτελεσματικός
- αποτελεσματικά
- προσπάθεια
- ενσωματωμένο
- Υπάλληλος
- υπαλλήλους
- εργασία
- ενεργοποιήσετε
- δίνει τη δυνατότητα
- ενεργοποίηση
- ενισχυμένη
- εξασφαλίζω
- επιχειρήσεις
- Ολόκληρος
- λάθη
- ουσιώδης
- Αιθέρας (ΕΤΗ)
- Κάθε
- παράδειγμα
- παραδείγματα
- έξοχος
- υφιστάμενα
- αναμένεται
- εμπειρογνώμονας
- εμπειρογνώμονες
- εξήγηση
- εκχύλισμα
- εξαγωγή
- παράγοντες
- FAQ
- FAST
- πεδίο
- Πεδία
- Αρχεία
- Αρχεία
- Κατάθεση
- συμπληρώστε
- Εύρεση
- Εταιρεία
- Όνομα
- Δημοσιονομικός
- ταιριάζουν
- εύκαμπτος
- Εξής
- μορφή
- Βρέθηκαν
- Θεμέλιο
- Δωρεάν
- δωρεάν δοκιμή
- συχνά
- από
- πλήρη
- λειτουργία
- λειτουργίες
- θεμελιώδης
- μελλοντικός
- παίρνω
- Δώστε
- καλός
- καθοδηγήσει
- κατευθυντήριων γραμμών
- Handles
- κεφαλές
- βοήθεια
- βοήθεια
- εδώ
- υψηλά
- οικοδεσπότης
- ΩΡΕΣ
- Πως
- Ωστόσο
- HTTPS
- τεράστιος
- ανθρώπινος
- Ανθρώπινο Δυναμικό
- identiques
- αναγνωριστικό
- προσδιορίσει
- εικόνες
- φαντασία
- εφαρμογή
- σημαντικό
- βελτιωθεί
- in
- Σε άλλες
- περιλαμβάνουν
- περιλαμβάνονται
- Συμπεριλαμβανομένου
- ευρετήριο
- δείκτες
- άτομα
- βιομηχανία
- πληροφορίες
- πληροφορίες
- παράδειγμα
- αντί
- Ίδρυμα
- ασφάλιση
- ολοκληρώσεις
- προτίθεται
- συμμετέχουν
- συμμετοχή
- IT
- Θέσεις εργασίας
- Κλειδί
- Ξέρω
- Γνωρίζοντας
- γνωστός
- επιγραφή
- Επίθετο
- Πιθανός
- περιορισμός
- Περιωρισμένος
- ζω
- Μακριά
- ματιά
- κοιτάζοντας
- αναζήτηση
- Παρτίδα
- που
- Κυρίως
- κάνω
- ΚΑΝΕΙ
- διαχείριση
- διαχείριση
- σύστημα διαχείρησης
- Διευθυντές
- χειροκίνητα
- πολοί
- Ταίριασμα
- υλικά
- μέσα
- ιατρικών
- πηγαίνω
- Μεταδεδομένα
- μέθοδος
- μέθοδοι
- Metrics
- ενδέχεται να
- πρακτικά
- λάθη
- μοντέλο
- περισσότερο
- πιο αποτελεσματικό
- πλέον
- Βουνό
- όνομα
- ονόματα
- Φύση
- απαραίτητος
- Ανάγκη
- χρειάζονται
- ανάγκες
- δίκτυο
- Νέα
- αριθμός
- αριθμοί
- σκοπός
- την απόκτηση
- OCR
- Λογισμικό OCR
- Office
- ONE
- διαδικτυακά (online)
- Απόψεις
- Επιλογή
- επιχειρήσεις
- Οργανωμένος
- οργανώνει
- αρχικά
- ΑΛΛΑ
- Χαρτί
- χαρτιά
- μέρος
- Ειδικότερα
- μέρη
- εταίρος
- εξαρτήματα
- ομότιμη
- επίδοση
- Προσωπικό
- φράσεις
- φυσικός
- Μέρος
- πλατφόρμες
- Πλάτων
- Πληροφορία δεδομένων Plato
- Πλάτωνα δεδομένα
- πολιτική
- Δημοφιλής
- δυνατός
- ισχυρός
- τιμολόγηση
- διαδικασίες
- διαδικασια μας
- Διεργασίες
- επεξεργαστές
- Προϊόν
- παραγωγή
- παραγωγικός
- παραγωγικότητα
- επαγγελματίες
- Πρόγραμμα
- σχέδιο
- κατάλληλος
- πρωτόκολλα
- παρέχουν
- παρέχεται
- δημοσιεύθηκε
- σκοπός
- σκοποί
- ιδιότητες
- Γρήγορα
- γρήγορα
- σειρά
- Διάβασε
- αναγνωρίζω
- αρχεία
- αναφέρεται
- σχετίζεται με
- Σχέσεις
- υπόλοιπα
- απαιτούν
- απαιτείται
- Απαιτεί
- Υποστηρικτικό υλικό
- εκείνοι
- Αποτελέσματα
- ανασκόπηση
- τρέξιμο
- τρέξιμο
- ίδιο
- Αποθήκευση
- Οικονομίες
- σάρωση
- σάρωσης
- πρόγραμμα
- Οθόνη
- αδιάλειπτη
- Αναζήτηση
- αναζήτηση
- δευτερόλεπτα
- επιλογή
- αίσθηση
- Σειρές
- σειρά
- διάφοροι
- θα πρέπει να
- παρουσιάζεται
- σημαντικός
- παρόμοιες
- Απλούς
- έμπειρος
- Στιγμιότυπο
- So
- λογισμικό
- μερικοί
- κάτι
- Πηγές
- Χώρος
- δαπανήσει
- πρότυπα
- Ακόμη
- χώρος στο δίσκο
- αποθηκεύονται
- στρατηγικές
- επιτυχία
- τέτοιος
- που συμμετείχαν στην έρευνα
- σύστημα
- συστήματα
- τραπέζι
- TAG
- Πάρτε
- τεχνικές
- όροι
- Η
- Το μέλλον
- οι πληροφορίες
- τους
- θέμα
- χιλιάδες
- Μέσω
- ώρα
- προς την
- εργαλείο
- εργαλεία
- Τρένο
- καταπληκτικός
- δίκη
- Εμπιστευθείτε
- τύποι
- συνήθως
- καταλαβαίνω
- κατανόηση
- κατανοητή
- ενιαία
- μοναδικός
- ενημερώθηκε
- us
- χρήση
- Χρήστες
- φιλική προς το χρήστη
- Χρήστες
- χρησιμοποιώ
- αξιοποιώντας
- διάφορα
- Σταθερή
- πάροχος υπηρεσιών
- Επαλήθευση
- ορατότητα
- ζωτικής σημασίας
- τρόπους
- ιστός
- Περιηγητές ιστού
- ιστοσελίδες
- Τι
- αν
- Ποιό
- ενώ
- Ο ΟΠΟΊΟΣ
- θα
- εντός
- χωρίς
- λέξη
- λόγια
- Εργασία
- εργαζομένων
- ροής εργασίας
- ροές εργασίας
- λειτουργεί
- θα
- έτος
- Σας
- τον εαυτό σας
- YouTube
- zephyrnet