Ο Οδηγός 2023 για τις προηγμένες ροές εργασιών έγκρισης τιμολογίων

Ο Οδηγός 2023 για τις προηγμένες ροές εργασιών έγκρισης τιμολογίων

Χρονική σήμανση: 21 Νοεμβρίου 2023 2:25 π.μ.
Κόμβος πηγής: 2974554

Στο συνεχώς εξελισσόμενο τοπίο των χρηματοοικονομικών λειτουργιών, ο καρδιακός παλμός κάθε επιτυχημένης επιχείρησης είναι μια βελτιωμένη και χωρίς σφάλματα ροή εργασιών έγκρισης τιμολογίων. Καθώς οι εταιρείες περιηγούνται στην πολυπλοκότητα των πληρωτέων λογαριασμών, η ζήτηση για αποτελεσματικότητα, ακρίβεια και ασφάλεια δεν ήταν ποτέ πιο κρίσιμη. Σε αυτό το ιστολόγιο, ξεκινάμε ένα ταξίδι στον κόσμο των ροών εργασιών έγκρισης τιμολογίων αιχμής, εξερευνώντας τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν τα χειροκίνητα συστήματα και αποκαλύπτοντας τη μεταμορφωτική δύναμη των καινοτόμων λύσεων. Ετοιμαστείτε να φέρετε επανάσταση στην προσέγγισή σας στους πληρωτέους λογαριασμούς και ανακαλύψτε τα κλειδιά για ένα αιχμηρό, αυτοματοποιημένο μέλλον.

Τι είναι η ροή εργασίας έγκρισης τιμολογίου;

Η ροή εργασιών έγκρισης τιμολογίου είναι μια δομημένη διαδικασία που ακολουθούν οι οργανισμοί για να ελέγξουν, να επαληθεύσουν και να εξουσιοδοτήσουν τα τιμολόγια προμηθευτών πριν από την πραγματοποίηση πληρωμών. Αυτή η ροή εργασιών στοχεύει στη διασφάλιση της ακρίβειας, στην πρόληψη σφαλμάτων και στη διατήρηση οικονομικών ελέγχων στο τμήμα πληρωτέων λογαριασμών (AP).

Αυτή η ροή εργασιών εξετάζει διεξοδικά διάφορα στοιχεία, συμπεριλαμβανομένης της επαλήθευσης προμηθευτή, της επιβεβαίωσης των ληφθέντων ποσοτήτων, του ελέγχου των στοιχείων γραμμής, της επαλήθευσης των τιμών και των υπολογισμών και μιας κρίσιμης τριπλής διαδικασίας αντιστοίχισης με τις σχετικές παραγγελίες αγορών και τη λήψη αναφορών.

Τα βασικά στοιχεία της ροής εργασιών έγκρισης τιμολογίου περιλαμβάνουν:

  1. Επαλήθευση προμηθευτή και ποσότητας: Επιβεβαίωση της γνησιότητας του προμηθευτή και των ποσοτήτων των παραληφθέντων αγαθών ή υπηρεσιών, διασφαλίζοντας την ευθυγράμμιση με τις πληροφορίες που αναφέρονται στο τιμολόγιο.
  2. Επισκόπηση στοιχείων γραμμής, τιμών και υπολογισμών: Επιθεωρήστε διεξοδικά μεμονωμένα στοιχεία γραμμής, τιμές και υπολογισμούς για να επαληθεύσετε την ακρίβεια και τη συνοχή τους με τους συμφωνηθέντες όρους.
  3. Αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων: Ευθυγράμμιση του τιμολογίου με την αντίστοιχη παραγγελία αγοράς και αναφορά λήψης σε μια διαδικασία αντιστοίχισης 3 κατευθύνσεων. Αυτό βοηθά να διασφαλιστεί ότι τα αγαθά ή οι υπηρεσίες πράγματι παραγγέλθηκαν, παραλήφθηκαν και τιμολογήθηκαν με ακρίβεια.
  4. Χειρισμός εξαιρέσεων: Αντιμετώπιση και επίλυση τυχόν αποκλίσεων ή εξαιρέσεων που εντοπίστηκαν κατά τη διαδικασία επαλήθευσης. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει επικοινωνία με τα σχετικά ενδιαφερόμενα μέρη για διευκρίνιση ή διόρθωση αποκλίσεων.
  5. Έλεγχος εγγράφων και εγκρίσεις: Αξιολόγηση ολόκληρου του συνόλου των εγγράφων, συμπεριλαμβανομένου του τιμολογίου, της παραγγελίας αγοράς και της αναφοράς παραλαβής, από ορισμένους εγκρίοντες εντός του οργανισμού. Ζητείται έγκριση πριν προχωρήσετε στη διαδικασία πληρωμής.

Η ροή εργασιών έγκρισης τιμολογίου είναι ένας κρίσιμος μηχανισμός ελέγχου για την πρόληψη σφαλμάτων, τον εντοπισμό πιθανής απάτης και τη διατήρηση της οικονομικής ακρίβειας στη λειτουργία των πληρωτέων λογαριασμών. Αν και παραδοσιακά είναι μια μη αυτόματη και χρονοβόρα διαδικασία, οι εξελίξεις στις τεχνολογίες αυτοματισμού έχουν εξορθολογίσει και βελτιστοποιήσει σημαντικά την αποτελεσματικότητα της ροής εργασιών έγκρισης τιμολογίων στις σύγχρονες επιχειρηματικές πρακτικές.

Ποια είναι τα Βήματα σε μια ροή εργασίας έγκρισης τιμολογίου;

Λήψη και εισαγωγή τιμολογίων

Τα τιμολόγια λαμβάνονται και εισάγονται στο σύστημα πληρωτέων λογαριασμών. Αυτό το βήμα περιλαμβάνει τη συλλογή βασικών πληροφοριών όπως ο αριθμός τιμολογίου, τα στοιχεία προμηθευτή και το ποσό του τιμολογίου.

Επικυρώστε τον προμηθευτή και ελέγξτε τα στοιχεία τιμολογίου

Η γνησιότητα του προμηθευτή επαληθεύεται και τα στοιχεία στο τιμολόγιο ελέγχονται ως προς την ακρίβεια. Αυτό περιλαμβάνει την επιβεβαίωση ότι τα τιμολογημένα αγαθά ή υπηρεσίες ευθυγραμμίζονται με την εντολή αγοράς και άλλα σχετικά έγγραφα.

Αντιστοιχίστε τιμολόγια με Δικαιολογητικά

Τα τιμολόγια αντιστοιχίζονται με δικαιολογητικά, όπως εντολές αγοράς (PO) και λήψη αναφορών. Αυτό το βήμα διασφαλίζει τη συνέπεια και την ακρίβεια μεταξύ της αρχικής παραγγελίας, της παραλαβής αγαθών ή υπηρεσιών και των τιμολογηθέντων ποσών.

Δρομολογήστε τιμολόγια σε εγκρίοντες για έλεγχο και εξουσιοδότηση

Τα τιμολόγια και τα δικαιολογητικά δρομολογούνται σε ορισμένους εγκρίοντες για έλεγχο και εξουσιοδότηση. Οι εγκρίοντες μπορεί να περιλαμβάνουν επόπτες, διευθυντές ή άτομα με δημοσιονομικό έλεγχο.

Ξεκινήστε τη διαδικασία προγραμματισμού και πληρωμής τιμολογίων

Μετά τη λήψη της έγκρισης, το τιμολόγιο προγραμματίζεται για πληρωμή και ξεκινά η διαδικασία πληρωμής. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη δημιουργία παρτίδων πληρωμών, την προετοιμασία για την εκταμίευση κεφαλαίων και την τήρηση των όρων πληρωμής.

Διαδικασία τιμολογίου προς πληρωμή

Η ροή εργασιών έγκρισης τιμολογίου αποτελεί μέρος της ευρύτερης διαδικασίας τιμολογίου προς πληρωμή, η οποία εκτείνεται από τη λήψη του τιμολογίου έως τον προσδιορισμό της παραλαβής των παραγγελθέντων αντικειμένων και, τέλος, την πληρωμή του εγκεκριμένου τιμολογίου.

Τα παραπάνω βήματα έχουν σχεδιαστεί για να διασφαλίζουν ότι κάθε τιμολόγιο διέρχεται από μια διεξοδική διαδικασία επικύρωσης και έγκρισης, ελαχιστοποιώντας τα σφάλματα, αποτρέποντας την απάτη και διατηρώντας τον οικονομικό έλεγχο εντός του οργανισμού. Στα αυτοματοποιημένα συστήματα, αυτά τα βήματα είναι συχνά απλοποιημένα, μειώνοντας τη μη αυτόματη προσπάθεια και ενισχύοντας τη συνολική αποτελεσματικότητα στο τμήμα πληρωτέων λογαριασμών.

Προβλήματα που αντιμετωπίζονται στις ροές εργασιών έγκρισης τιμολογίων

  1. Ανεπαρκείς ώρες πληρωτέων λογαριασμών: Οι περιορισμένοι πόροι και το ανθρώπινο δυναμικό στο τμήμα πληρωτέων λογαριασμών μπορεί να οδηγήσουν σε καθυστέρηση στην επεξεργασία των τιμολογίων. Αυτό το εμπόδιο συχνά οδηγεί σε καθυστερήσεις και αυξημένο φόρτο εργασίας για το προσωπικό του AP.
  2. Καθυστερημένη παραλαβή Δικαιολογητικών: Η αναμονή για τα απαραίτητα έγγραφα, όπως παραγγελίες αγοράς ή λήψη αναφορών, μπορεί να εμποδίσει την έγκριση τιμολογίου. Οι καθυστερήσεις στην υποβολή των εγγράφων μπορεί να παρατείνουν το χρόνο που απαιτείται για την ακριβή αντιστοίχιση των τιμολογίων.
  3. Δυσκολία εντοπισμού απάτης ή σφαλμάτων: Ο κίνδυνος παράβλεψης δόλιων δραστηριοτήτων ή σφαλμάτων είναι υψηλότερος σε ένα χειροκίνητο σύστημα. Οι περιορισμένοι έλεγχοι και οι μη αυτόματες διαδικασίες επαλήθευσης ενδέχεται να μην εντοπίσουν αποκλίσεις, οδηγώντας σε πιθανές οικονομικές απώλειες.
  4. Καθυστερημένες πληρωμές ή χαμένες εκπτώσεις: Οι μη αυτόματες διαδικασίες μπορούν να συμβάλουν σε καθυστερήσεις στις πληρωμές, με αποτέλεσμα καθυστερημένες πληρωμές στους προμηθευτές. Επιπλέον, οι επιχειρήσεις ενδέχεται να χάσουν τις εκπτώσεις πρόωρης πληρωμής λόγω αναποτελεσματικών ροών εργασιών έγκρισης.
  5. Παρακολούθηση με εγκρίοντες: Η παρακολούθηση με τους καθορισμένους εγκρίοντες για την έγκριση τιμολογίων μπορεί να είναι χρονοβόρα σε χειροκίνητα συστήματα. Αυτό το εμπόδιο προσθέτει στο συνολικό χρόνο διεκπεραίωσης και μπορεί να οδηγήσει σε απογοήτευση του προσωπικού των πληρωτέων λογαριασμών.
  6. Ερωτήσεις κατάστασης σταθερής πληρωμής: Οι προμηθευτές μπορεί συχνά να ρωτούν για την κατάσταση των πληρωμών τους σε μη αυτόματο σύστημα, συμβάλλοντας στην αύξηση των εργασιών επικοινωνίας και παρακολούθησης για την ομάδα πληρωτέων λογαριασμών.

Η αντιμετώπιση αυτών των εμποδίων είναι ζωτικής σημασίας για τους οργανισμούς που στοχεύουν στη βελτιστοποίηση των ροών εργασιών έγκρισης τιμολογίων. Λύσεις αυτοματισμού, όπως το λογισμικό αυτοματισμού AP, μπορούν να μετριάσουν σημαντικά αυτές τις προκλήσεις με τον εξορθολογισμό των διαδικασιών, τη βελτίωση της ακρίβειας και την ενίσχυση της επικοινωνίας εντός του τμήματος πληρωτέων λογαριασμών.

Πώς μπορεί να βοηθήσει ο Αυτοματισμός;

  1. Βελτιστοποίηση της εισαγωγής δεδομένων: Τα εργαλεία αυτοματισμού μπορούν να συλλάβουν και να εισάγουν δεδομένα τιμολογίων στο σύστημα, μειώνοντας την ανάγκη για μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων. Αυτό ελαχιστοποιεί τον κίνδυνο σφαλμάτων που σχετίζονται με τη μη αυτόματη εισαγωγή και επιταχύνει τη διαδικασία έγκρισης τιμολογίου.
  2. Επικύρωση νομιμότητας: Τα αυτοματοποιημένα συστήματα χρησιμοποιούν αλγοριθμικούς κανόνες και βάσεις δεδομένων για την επικύρωση της νομιμότητας των προμηθευτών, μειώνοντας τον κίνδυνο επεξεργασίας τιμολογίων από δόλιες ή μη επαληθευμένες πηγές. Αυτό ενισχύει την οικονομική ασφάλεια και μειώνει την πιθανότητα πραγματοποίησης πληρωμών σε ανύπαρκτους προμηθευτές.
  3. Ενσωμάτωση προμηθευτή αυτοεξυπηρέτησης: Ο αυτοματισμός επιτρέπει την ενσωμάτωση προμηθευτή αυτοεξυπηρέτησης, όπου οι προμηθευτές μπορούν να εισάγουν τις πληροφορίες τους απευθείας στο σύστημα. Αυτό βελτιώνει την ακρίβεια και μετατοπίζει τον φόρτο εργασίας ενσωμάτωσης από την ομάδα πληρωτέων λογαριασμών στους προμηθευτές.
  4. Ψηφιακός Μετασχηματισμός Εγγράφων: Ο αυτοματισμός μετατρέπει τα έντυπα τιμολόγια σε ψηφιακές μορφές χρησιμοποιώντας τεχνολογίες όπως η σάρωση οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR). Αυτή η διαδικασία συλλαμβάνει βασικές πληροφορίες, όπως αριθμούς τιμολογίων, αριθμούς PO, στοιχεία προμηθευτή και ποσά, καθιστώντας τα δεδομένα εύκολα προσβάσιμα και αναζητήσιμα.
  5. Ροή εργασίας αυτοματοποιημένης έγκρισης τιμολογίου: Ολόκληρη η διαδικασία έγκρισης τιμολογίου μπορεί να αυτοματοποιηθεί, συμπεριλαμβανομένης της δρομολόγησης τιμολογίων σε καθορισμένους εγκρίοντες. Αυτό μειώνει τον χρόνο που αφιερώνεται σε μη αυτόματες παρακολούθησεις και επιταχύνει τον κύκλο έγκρισης με το πάτημα ενός κουμπιού.
  6. Αυτόματες ειδοποιήσεις υπενθύμισης: Τα αυτοματοποιημένα συστήματα μπορούν να στέλνουν αυτόματες υπενθυμίσεις σε καθορισμένους εγκρίοντες όταν υπάρχουν καθυστερήσεις έγκρισης. Αυτό εξαλείφει την ανάγκη για μη αυτόματη παρακολούθηση και διασφαλίζει ότι η διαδικασία έγκρισης παραμένει σε καλό δρόμο.
  7. Ειδοποιήσεις κατάστασης πληρωμής σε πραγματικό χρόνο: Οι προμηθευτές μπορούν να λαμβάνουν ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο σχετικά με την κατάσταση των τιμολογίων τους, συμπεριλαμβανομένων των τιμολογίων σε εκκρεμότητα, επεξεργασίας ή πληρωμής. Αυτό μειώνει τον αριθμό των ερωτήσεων και των κλήσεων προμηθευτών, βελτιώνοντας τη συνολική επικοινωνία.
  8. Ενισχυμένη ασφάλεια και οικονομικοί έλεγχοι: Το λογισμικό αυτοματισμού περιλαμβάνει συχνά κρυπτογράφηση δεδομένων σε εταιρικό επίπεδο, παρέχοντας πρόσθετη ασφάλεια σε ευαίσθητες οικονομικές πληροφορίες. Η αυτοματοποιημένη τήρηση λογιστικών υποχρεώσεων συγχρονίζεται με ERP ή λογιστικά συστήματα σε πραγματικό χρόνο, διασφαλίζοντας ακριβείς οικονομικές καταστάσεις.
  9. Συνολική συμφωνία πληρωμών: Ορισμένες λύσεις αυτοματισμού προσφέρουν αυτοματοποιημένη συνολική συμφωνία πληρωμών σε πραγματικό χρόνο, υποστηρίζοντας πολλαπλούς τρόπους πληρωμής και νομίσματα. Αυτή η δυνατότητα μπορεί να μειώσει σημαντικά τον μηνιαίο χρόνο κλεισίματος της λογιστικής.
  10. Εξοικονόμηση κόστους: Ο αυτοματισμός μειώνει το κόστος που σχετίζεται με τη μη αυτόματη επεξεργασία τιμολογίων. Το μέσο κόστος χειροκίνητης επεξεργασίας ενός τιμολογίου είναι συχνά υψηλότερο από το κόστος εφαρμογής και συντήρησης μιας λύσης αυτοματισμού.

Αξιοποιώντας την αυτοματοποίηση στη ροή εργασιών έγκρισης τιμολογίων, οι επιχειρήσεις μπορούν όχι μόνο να εξοικονομήσουν χρόνο και να μειώσουν τα σφάλματα, αλλά και να ενισχύσουν τους οικονομικούς ελέγχους, να βελτιώσουν την επικοινωνία και να επιτύχουν σημαντική εξοικονόμηση κόστους στις διαδικασίες πληρωτέων λογαριασμών τους.

Πώς μπορούν τα Nanonets να βοηθήσουν τον Αυτοματισμό ροής εργασιών για την έγκριση τιμολογίων;

Ξεκλειδώστε τις δυνατότητες μιας απρόσκοπτης ροής εργασιών έγκρισης τιμολογίων με τα Nanonets – την πρωτοποριακή σας λύση για απαράμιλλη αποτελεσματικότητα και ακρίβεια στις διαδικασίες πληρωτέων λογαριασμών. Σε έναν κόσμο όπου τα χειροκίνητα συστήματα οδηγούν σε χρονοβόρες διαδικασίες και ανθρώπινα λάθη, τα Nanonets αναδεικνύονται ως ο καταλύτης για μετασχηματιστικές αλλαγές.

  • Ακρίβεια με τροφοδοσία OCR:
    Ζήστε τη δύναμη της τεχνολογίας αιχμής οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR) με τα Nanonets. Πείτε αντίο στα δεινά της χειροκίνητης εισαγωγής δεδομένων καθώς η Nanonets εξάγει και επεξεργάζεται σχολαστικά σημαντικές πληροφορίες από τιμολόγια, διασφαλίζοντας απαράμιλλη ακρίβεια σε κάθε βήμα.
  • Βελτιωμένος αυτοματισμός ροής εργασίας:
    Η Nanonets ανεβάζει τις ροές εργασιών έγκρισης τιμολογίων σε νέα ύψη αυτοματοποιώντας κουραστικές εργασίες. Από τη λήψη και την εισαγωγή τιμολογίων στο σύστημα μέχρι την αντιστοίχιση τους με τα δικαιολογητικά, η όλη διαδικασία είναι απλοποιημένη για μέγιστη αποτελεσματικότητα.
  • Αβίαστη αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων:
    Αυξήστε τους οικονομικούς σας ελέγχους με την αυτοματοποιημένη αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων της Nanonets, διασφαλίζοντας απρόσκοπτη ευθυγράμμιση μεταξύ των παραγγελιών αγοράς, της λήψης αναφορών και των τιμολογίων προμηθευτών. Αποχαιρετήστε τις αποκλίσεις και καλωσορίστε μια νέα εποχή ακρίβειας.
  • Ειδοποιήσεις και ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο:
    Τα Nanonets σας κρατούν ενήμερους με ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο. Οι εγκρίοντες λαμβάνουν ειδοποιήσεις αμέσως, ελαχιστοποιώντας τις καθυστερήσεις και διασφαλίζοντας μια ταχεία διαδικασία έγκρισης.
  • Εφευρέθηκε εκ νέου η ενσωμάτωση προμηθευτή:
    Κάντε επανάσταση στην ενσωμάτωση προμηθευτών με τις πύλες αυτοεξυπηρέτησης της Nanonets. Οι προμηθευτές μπορούν να εισάγουν πληροφορίες απευθείας, διασφαλίζοντας την ακρίβεια και μειώνοντας την επιβάρυνση της ομάδας πληρωτέων λογαριασμών σας.
  • Ενισχυμένα μέτρα ασφαλείας:
    Εμπιστευτείτε τη δέσμευση των Nanonets για την ασφάλεια. Επωφεληθείτε από την ισχυρή κρυπτογράφηση και τον ασφαλή χειρισμό δεδομένων, προστατεύοντας τις ευαίσθητες οικονομικές σας πληροφορίες.
  • Απροσκοπτη ενσωματωση:
    Απολαύστε την απρόσκοπτη ενσωμάτωση με τα υπάρχοντα συστήματά σας. Τα νανοδίκτυα συγχρονίζονται αβίαστα με το ERP ή το λογιστικό λογισμικό, παρέχοντας ακρίβεια σε πραγματικό χρόνο και εξαλείφοντας την ανάγκη για χειροκίνητη συμφωνία.
  • Εξοικονόμηση κόστους και Συνολική συμφωνία πληρωμών:
    Ανακαλύψτε σημαντική εξοικονόμηση κόστους με τα Nanonets. Η αυτοματοποιημένη επεξεργασία τιμολογίων δεν εξοικονομεί μόνο χρόνο. μειώνει τα έξοδα. Βουτήξτε στο μέλλον με αυτοματοποιημένη παγκόσμια συμφωνία πληρωμών σε πραγματικό χρόνο, υποστηρίζοντας πολλαπλά νομίσματα και μεθόδους πληρωμής.

Είστε έτοιμοι για το μέλλον της έγκρισης τιμολογίων;

Μην αφήνετε τις μη αυτόματες διαδικασίες να σας κρατούν πίσω. Αγκαλιάστε τα Nanonets για μια αιχμηρή, αυτοματοποιημένη ροή εργασιών έγκρισης τιμολογίων. Συμμετέχετε σε μελλοντικές επιχειρήσεις που εξοικονομούν χρόνο, μειώνουν τα λάθη και ενισχύουν τους οικονομικούς ελέγχους. Το ταξίδι σας προς την αποτελεσματικότητα ξεκινά εδώ.

Εξερευνήστε σήμερα το Nanonets για μια πιο έξυπνη, πιο βελτιωμένη εμπειρία πληρωτέων λογαριασμών.

Σφραγίδα ώρας:

Περισσότερα από AI και μηχανική μάθηση