Προμηθευτείτε για να πληρώσετε: Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε

Φανταστείτε να τρέχετε ένα σπριντ 100 μέτρων με τα πόδια δεμένα. Έτσι είναι όταν η διαδικασία προμήθειας προς πληρωμή είναι γεμάτη αναποτελεσματικότητα και σπατάλη. Ενώ τριγυρνάτε και δημιουργείτε χειροκίνητα το δικό σας ΕΝΤΟΛΕΣ ΑΓΟΡΑΣ για κρίσιμα αγαθά, οι ανταγωνιστές σας θα είχαν ήδη προμηθευτεί αυτό που χρειάζονται και θα είχαν προχωρήσει.

Πάρα πολλές επιχειρήσεις σε όλο τον κόσμο εξακολουθούν να χρησιμοποιούν απαρχαιωμένες τεχνικές για τη διαχείριση του κύκλου και των διαδικασιών προμήθειας έως πληρωμής. Όχι μόνο θα μπορούσε να οδηγήσει σε λειτουργικές διακοπές, αλλά θέτει σε κίνδυνο τη μακροπρόθεσμη ανάπτυξή σας. Τα καλά νέα είναι ότι οι διαδικασίες P2P έχουν εξελιχθεί σημαντικά τα τελευταία χρόνια, αφαιρώντας την πολυπλοκότητα και εξορθολογίζοντας τον κύκλο προμηθειών από άκρο σε άκρο.

Αυτή η ανάρτηση καλύπτει όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για να αποκτήσετε μια θεμελιώδη κατανόηση της διαχείρισης της διαδικασίας προμήθειας έως πληρωμής.

---

---

Τι είναι το Procure to Pay;

Κάθε οργανισμός χρειάζεται κάποιες πρώτες ύλες και βασικές υπηρεσίες για να λειτουργήσει αποτελεσματικά. Η διαδικασία προμήθειας προς πληρωμή καλύπτει όλα τα βήματα που απαιτούνται για την επιτυχή προμήθεια αυτών των υλικών και υπηρεσιών, από την αναγνώριση της ανάγκης έως την πληρωμή του προμηθευτή.

Συνήθως, η διαδικασία προμήθειας προς πληρωμή περιλαμβάνει τέσσερα βασικά ενδιαφερόμενα μέρη: το τμήμα που υπέβαλε το αίτημα, το τμήμα προμηθειών, τους προμηθευτές και το τμήμα πληρωτέων λογαριασμών (ή μια εξωτερική υπηρεσία σε περίπτωση εξωτερική ανάθεση πληρωτέων λογαριασμών).

---

Θέλετε να αυτοματοποιήσετε τις μη αυτόματες διαδικασίες AP; Κάντε κράτηση για μια ζωντανή επίδειξη διάρκειας 30 λεπτών για να δείτε πώς τα Nanonets μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα σας να εφαρμόσει από άκρο σε άκρο Αυτοματισμός AP.

Προγραμματίστε ένα Demo

---

Ο κύκλος «Προμήθεια για πληρωμή».

Τώρα που έχετε μια επισκόπηση της διαδικασίας προμήθειας στη διαδικασία πληρωμής, ας την αναλύσουμε περαιτέρω και ας εξερευνήσουμε κάθε βήμα του κύκλου από την προμήθεια έως την πληρωμή.

1. Προσδιορίστε την ανάγκη

Τα τμήματα που χρειάζονται πρώτες ύλες ή υπηρεσίες θα επικοινωνήσουν με το τμήμα προμηθειών με το αίτημα αγοράς τους. Αυτό το αίτημα θα περιέχει προδιαγραφές όπως ποσότητα, ποιότητα και χρονοδιάγραμμα, μεταξύ άλλων.

2. Δημιουργήστε αιτήσεις

Αφού διευκρινιστούν οι λεπτομέρειες, το επόμενο βήμα είναι να καταγράψετε όλες τις λεπτομέρειες της παραγγελίας στο λογισμικό επεξεργασίας προμήθειας προς πληρωμή και να δημιουργήσετε μια φόρμα αίτησης αγοράς. Στη συνέχεια θα αποσταλεί στο τμήμα προμηθειών.

3. Αξιολογήστε την απαίτηση

Το τμήμα προμηθειών θα αναλύσει τη φόρμα και θα αναζητήσει ανακρίβειες, ελλιπείς πληροφορίες, δημοσιονομικά όρια και υλικοτεχνικούς περιορισμούς. Στη συνέχεια θα λάβουν μια κλήση για να εγκρίνουν ή να απορρίψουν το αίτημα.

4. Εκδώστε την εντολή αγοράς

Μόλις εγκριθεί η αίτηση, η προμήθεια ή τμήμα αγορών θα επιλέξει έναν κατάλληλο προμηθευτή και θα δημιουργήσει μια παραγγελία αγοράς στο λογισμικό επεξεργασίας P2P. Αυτή η παραγγελία στη συνέχεια κοινοποιείται σε όλους τους σχετικούς ενδιαφερόμενους για τελική έγκριση και αποστέλλεται στον προμηθευτή/πωλητή.

5. Συλλέξτε την απόδειξη των εμπορευμάτων

Αφού ο πωλητής παραδώσει την αποστολή, η ομάδα προμηθειών θα επαληθεύσει το περιεχόμενό της και θα εισαγάγει την παραλαβή των αγαθών στο λογισμικό επεξεργασίας P2P. Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία επαλήθευσης, θα αποφασίσουν εάν θα εγκρίνουν ή θα απορρίψουν την παραλαβή των αγαθών.

6. Επαληθεύστε το τιμολόγιο

Εάν εγκριθεί η παραλαβή των αγαθών, ο προμηθευτής θα στείλει ένα τιμολόγιο στο τμήμα πληρωτέων λογαριασμών σας. Αυτό το τιμολόγιο περνάει από τριπλή αντιστοίχιση με την εντολή αγοράς και την παραλαβή των εμπορευμάτων. Θα εγκριθεί εάν τα στοιχεία και οι αντίστοιχες τιμές παραμείνουν συνεπείς σε όλους τους τομείς. Εάν όχι, θα απορριφθεί και θα αποσταλεί στον προμηθευτή με σημείωση για τις ανακρίβειες.

7. Πληρώστε τον πωλητή

Τέλος, η πληρωμή θα αποδεσμευτεί στον προμηθευτή από την ομάδα πληρωτέων λογαριασμών όταν εγκριθεί το τιμολόγιο. Οι όροι της σύμβασης συνήθως υπαγορεύουν τον τρόπο πληρωμής. Αυτή η διαδικασία 7 βημάτων πρέπει να ακολουθείται κάθε φορά που ένα νέο αίτημα αγοράς τοποθετείται από οποιοδήποτε τμήμα σε έναν οργανισμό.

Οφέλη από τη χρήση προμηθειών προς πληρωμή

Μετά την αυτοματοποίηση των διαδικασιών «προμήθεια προς πληρωμή», οι προμήθειες και οι πληρωτέοι λογαριασμοί εξορθολογίζονται και βελτιώνονται. Τα ακόλουθα είναι μερικοί από τους κύριους τομείς στους οποίους μπορεί να παρατηρηθεί πρόοδος.

Βοηθά στην εξοικονόμηση χρόνου

Οι λύσεις Peer-to-peer (P2P) και αυτοματοποίησης προμηθειών μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα προμηθειών να εξοικονομήσει χρόνο, βελτιώνοντας παράλληλα την παρακολούθηση του προϋπολογισμού και την εφοδιαστική αλυσίδα εφοδιασμού.

Καλύτερη σύνδεση σε όλο τον οργανισμό

Το λογισμικό προμηθειών συνδέει ολόκληρο τον οργανισμό, επιτρέποντας την ταχύτερη εξουσιοδότηση νέων απαιτήσεων, την επιλογή κατάλληλων προμηθευτών με βάση τις διαθέσιμες πληροφορίες και τη δημιουργία εντολών αγοράς και στη συνέχεια την αποστολή στους προμηθευτές, όλα ψηφιακά και εύκολα ανιχνεύσιμα.

Ελαχιστοποιήστε τα έξοδα επεξεργασίας τιμολογίων.

Η αυτοματοποίηση εξοικονομεί χρόνο και χρήμα, επιτρέποντας στις επιχειρήσεις να αφιερώνουν εργαζομένους σε πιο στρατηγικές προσπάθειες αντί σε επαναλαμβανόμενες λειτουργίες που θα μπορούσαν να αυτοματοποιηθούν.

Αποκτήστε πλήρη ορατότητα.

Η τεχνολογία peer-to-peer (P2P) επιτρέπει τη διαφάνεια σε όλο το δίκτυο προμήθειας, επιτρέποντας στους αγοραστές και τους προμηθευτές να βλέπουν την πρόοδο των τιμολογίων εύκολα.

Βελτιώστε τον χειρισμό των ανωμαλιών

Οι ακραίες τιμές μπορούν να λάβουν την αναγνώριση που τους αξίζει και να αντιμετωπιστούν νωρίτερα, επειδή τα περισσότερα τιμολόγια διεκπεραιώνονται ομαλά.

Ενισχύστε τη συνεργασία προμηθευτών σας

Οι προμηθευτές ενδέχεται να μάθουν πότε θα πληρωθούν χρησιμοποιώντας την πλατφόρμα προμηθευτών, η οποία τους παρέχει τα δεδομένα που χρειάζονται για να λάβουν πιο έξυπνες αποφάσεις. Η ταχύτερη διευθέτηση των αποκλίσεων και των παραπόνων των τιμολογίων δημιουργεί εμπιστοσύνη και παρέχει στους αγοραστές μεγαλύτερη διαφάνεια.

Το πάνω χέρι κατά τις διαπραγματεύσεις

Όταν οι προμηθευτές είναι σίγουροι για τα στοιχεία πληρωμής τους, μπορεί να είναι διατεθειμένοι να προσφέρουν συνθήκες που είναι πιο ελκυστικές για τους πελάτες, ενώ εξακολουθούν να εγγυώνται ότι οι προμηθευτές λαμβάνουν το εισόδημα που απαιτούν για την επέκταση της επιχείρησής τους.

Συλλέξτε πληροφορίες για βελτιωμένη λήψη αποφάσεων

Τα συστήματα P2P με ισχυρές δυνατότητες αναφοράς κατ' απαίτηση είναι ιδανικά. Οι εταιρείες μπορούν να έχουν μεγαλύτερο έλεγχο στα έσοδα και το κεφάλαιο κίνησης χρησιμοποιώντας τα τρέχοντα και προηγούμενα διαθέσιμα δεδομένα.

---

Ρυθμίστε ροές εργασίας AP χωρίς επαφή και απλοποιήστε τη διαδικασία των πληρωτέων λογαριασμών σε δευτερόλεπτα. Κάντε τώρα κράτηση για μια ζωντανή επίδειξη διάρκειας 30 λεπτών.

Προγραμματίστε ένα Demo

---

Συμβουλές για αποτελεσματική διαχείριση προμήθειας προς πληρωμή

Η ροή της διαδικασίας προμήθειας προς πληρωμή μπορεί να φαίνεται περίπλοκη, καθώς περιλαμβάνει πολλούς ενδιαφερόμενους φορείς, εξαρτήσεις, κανονισμούς συμμόρφωσης και πολλά ροές εργασιών διαχείρισης εγγράφων. Υπάρχουν όμως τρόποι με τους οποίους μπορείτε να κάνετε τις διεργασίες P2P πιο αποδοτικές και πιο απλές.

Οι παρακάτω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να εξαλείψετε ή να ελαχιστοποιήσετε ορισμένες από τις μεγαλύτερες προκλήσεις που σχετίζονται με τη διαδικασία προμήθειας έως πληρωμής:

1. Δημιουργήστε ένα συστηματικό πλαίσιο

Η διαδικασία P2P δεν είναι τόσο απλή όσο η αγορά ενός φορητού υπολογιστή από έναν ιστότοπο ηλεκτρονικού εμπορίου. Ο καλύτερος τρόπος προς τα εμπρός είναι να αναλύσετε τη ροή της διαδικασίας προμήθειας προς πληρωμή και να τυποποιήσετε κάθε βήμα στην πορεία. Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι όλοι οι εμπλεκόμενοι γνωρίζουν τις ευθύνες, τα καθήκοντά τους και πώς και πότε να επικοινωνούν.

2. Μετρήστε την αποτελεσματικότητά σας

Φροντίστε να επιλέξετε και να παρακολουθείτε βασικές μετρήσεις που μετρούν την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών P2P σας. Θα μπορούσατε να εξετάσετε μετρήσεις όπως το επίπεδο αποθέματος, το επίπεδο του κεφαλαίου κίνησης, ο αριθμός σφαλμάτων και ανακρίβειων, ο χρόνος επεξεργασίας, οι ώρες εργασίας, οι λειτουργικές διακοπές και οι πρόσθετες δαπάνες, μεταξύ άλλων.  

3. Προσπαθήστε να δημιουργήσετε καλύτερες σχέσεις προμηθευτών

Οι αργοί χρόνοι διεκπεραίωσης των εγκρίσεων και οι καθυστερημένες πληρωμές συχνά δυσκολεύουν την ομαλή σχέση με τους προμηθευτές σας. Οδηγεί σε διαφωνίες, περιορισμένη ορατότητα, ανακρίβειες και απροσδόκητες καθυστερήσεις. Τελικά, θα επιβραδύνει τον κύκλο P2P σας.

4. Αναπτύξτε μια ισχυρή λύση προμήθειας προς πληρωμή

Καθώς πολλά ενδιαφερόμενα μέρη εμπλέκονται στον κύκλο προμήθειας προς πληρωμή, συχνά βλέπετε τον καθένα να χρησιμοποιεί διαφορετικά εργαλεία και τεχνικές για να ολοκληρώσει τις εργασίες του. Αυτό καθιστά δύσκολη τη συλλογή, τη συγκέντρωση, την ανάλυση και τον έλεγχο των δεδομένων και την παρακολούθηση της κατάστασης των κρίσιμων εργασιών.

Μπορείτε να εξαλείψετε αυτές τις προκλήσεις και να κάνετε τη διαδικασία προμήθειας προς πληρωμή απρόσκοπτη με μια ισχυρή λύση επεξεργασίας P2P με ενσωματώσεις και δυνατότητες αυτοματισμού. Μάθετε περισσότερα για αυτό στην επόμενη ενότητα.

Λογισμικό Procure-to-Pay

Ας είμαστε ειλικρινείς, η χρήση υπολογιστικών φύλλων ή μεθόδων που βασίζονται σε χαρτί για τη διαχείριση του κύκλου P2P είναι ένας πόνος. Συχνά οδηγεί σε περισσότερη χειρωνακτική εργασία, αργούς χρόνους επεξεργασίας και κακή ορατότητα. Η χρήση μιας λύσης ERP δεν είναι επίσης η απάντηση. Απλώς δεν προσφέρει αρκετές ενσωματώσεις και επιλογές αυτοματισμού για την αντιμετώπιση της πολυπλοκότητας που δημιουργούν οι σύγχρονες ροές προμηθειών.

Αντ' αυτού, αποκτήστε μια αποκλειστική λύση Procure-to-Pay που μπορεί να λειτουργήσει ως α σύστημα χωρίς χαρτί. Αυτό που κάνει τα πάντα, από το να επιτρέπει στα τμήματα να υποβάλλουν αιτήματα αγοράς και καταγραφή δεδομένων for τριπλή αντιστοίχιση για την έγκαιρη αποδέσμευση των πληρωμών στους προμηθευτές. Τα οφέλη που προσφέρουν αυτές οι εφαρμογές είναι πολλαπλά.

Οφέλη από το λογισμικό Procure to Pay

Οι εταιρείες που αναπτύσσουν λογισμικό προμηθειών προς πληρωμή απολαμβάνουν οφέλη όπως:

1. Βελτιωμένη ορατότητα και διαφάνεια

Μια ικανή λύση διαδικασίας προμήθειας έως πληρωμής επιτρέπει σε κάθε ενδιαφερόμενο να έχει σε πραγματικό χρόνο ορατότητα για το τι συμβαίνει με την παραγγελία του. Αυτό θα βοηθήσει κάθε τμήμα να προγραμματίσει τις δραστηριότητές του, να λάβει καλύτερες αποφάσεις και να διασφαλίσει ότι δεν παρεμποδίζονται οι κρίσιμες επιχειρηματικές λειτουργίες.

2. Πιο εύκολο να διατηρηθεί η συμμόρφωση

Καθώς όλα τα δεδομένα είναι προσβάσιμα από μια κεντρική τοποθεσία, τα ίχνη ελέγχου θα είναι ευκολότερο να παρακολουθούνται και να επαληθεύονται. Η οικονομική ομάδα και οι ελεγκτές θα μπορέσουν να ολοκληρώσουν γρήγορα τη δουλειά τους. Το πιο σημαντικό, καθώς τα μονοπάτια είναι ξεκάθαρα, οι πιθανότητες να σε χαστουκίσουν με πρόστιμα και ποινές θα είναι πολύ μικρότερες.

3. Αυτοματοποιήστε τα βαρετά πράγματα

Κανείς δεν θέλει να ξοδεύει το χρόνο του για να επεξεργάζεται χειροκίνητα αιτήματα αγοράς, να εισάγει δεδομένα τιμολογίου ή να διασταυρώνει την παραγγελία, την απόδειξη αγαθών και το τιμολόγιο. Όχι μόνο επιβραδύνει την ομάδα σας, αλλά είναι και ακριβό και επιρρεπές σε σφάλματα. Οι ισχυρές λύσεις P2P συνοδεύονται από αυτοματισμό και ενσωματώσεις που μειώνουν σημαντικά τον χρόνο που δαπανάται σε κάθε στάδιο: αυτόματη καταγραφή λεπτομερειών τιμολογίου, αυτόματη αποστολή εγγράφων για εγκρίσεις, δημιουργία αυτόματων αναφορών, ηλεκτρονική δρομολόγηση/αρχειοθέτηση και πολλά άλλα.

4. Μειώνει το κόστος και τις δαπάνες

Για αρχή, το λογισμικό P2P εξαλείφει πολλές επαναλαμβανόμενες και δυσκίνητες εργασίες που αποτελούν μέρος της διαδικασίας προμήθειας έως την πληρωμή: από τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων τιμολογίου έως τη δημιουργία αναφορών για την απόδοση του προμηθευτή. Αυτό σημαίνει λιγότερα σφάλματα επεξεργασίας, βελτιωμένη παραγωγικότητα και περισσότερο χρόνο για να αφιερώσετε σε εργασίες υψηλής αξίας.

Δεύτερον, οι ισχυρές λύσεις P2P διασφαλίζουν ότι κάθε απόφαση που λαμβάνεται από το τμήμα προμηθειών σας είναι συνεπής με την πολιτική αγορών σας και βασίζεται αυστηρά στο διαθέσιμο απόθεμα και τα λειτουργικά δεδομένα. Έτσι, ελαχιστοποιούνται οι πιθανότητες άσκοπων δαπανών.

Προκλήσεις στη διαδικασία Procure-to-Pay

1. Χρονοβόρα χειρωνακτική εργασία

Πολλά μέρη μιας επιχείρησης έχουν συνήθως τις μεθόδους τους, καθιστώντας δύσκολη την ενοποίηση δεδομένων. Δύο ξεχωριστά τμήματα χειρίζονται τις λειτουργίες των πληρωτέων λογαριασμών και των προμηθειών, το καθένα με το δικό του σύνολο πολιτικών, μεθόδων και στόχων. Αυτή η έλλειψη συνέπειας μπορεί να οδηγήσει σε αναποτελεσματικότητα και γκάφες.

2. Διακυβέρνηση και Συμμόρφωση

Οι διαδικασίες σύναψης συμβάσεων είναι άκαμπτες λόγω της έλλειψης διακυβέρνησης και ποιότητας δεδομένων για να καταστεί δυνατή η λήψη αποφάσεων. Η βασική προϋπόθεση της προέγκρισης δαπανών θεωρείται μερικές φορές ως περιττή γραφειοκρατία, με αποτέλεσμα μη συμβατικές δαπάνες και έκτακτες αγορές.

3. Αδιαφάνεια στις δεσμεύσεις αγοράς έως ότου τιμολογηθούν.

Οργανισμοί που χρησιμοποιούν διαφορετικά συστήματα συχνά βρίσκονται χωρίς πρόσβαση σε πληροφορίες καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας P2P, αλλά ακόμα κι αν είναι διαθέσιμες, μπορεί να είναι εσφαλμένη. Ως αποτέλεσμα, υπάρχει έλλειψη αναφοράς μεταξύ των προμηθευτών και των δαπανών, γεγονός που επηρεάζει την ικανότητα εκτέλεσης στρατηγικής λήψης αποφάσεων.

4. Εσφαλμένα αποδιδόμενα κόστη

Τα τμήματα προμηθειών είναι αρμόδια για τα ποσοστά διαπραγμάτευσης και τις παραχωρήσεις με τους προμηθευτές, ενώ οι πληρωτέοι λογαριασμοί είναι υπεύθυνοι για την τήρηση αυτών των συμφωνιών. Η μη συμμόρφωση με τον κανονισμό μπορεί να οδηγήσει σε σημαντικές, απροσδόκητες δαπάνες σε έναν χώρο εργασίας που βασίζεται σε χαρτί χωρίς αυτοματισμό που καλύπτει και τις δύο διαδικασίες.

---

Κάντε κράτηση αυτής της ζωντανής επίδειξης διάρκειας 30 λεπτών για να είναι η τελευταία φορά που θα χρειαστεί να πληκτρολογήσετε με μη αυτόματο τρόπο δεδομένα από τιμολόγια ή αποδείξεις σε λογισμικό ERP.

Προγραμματίστε ένα Demo

---

Κορυφαίες λύσεις P2P

Τώρα, εάν σκέφτεστε να βρείτε μια λύση προμήθειας προς πληρωμή για τον οργανισμό σας, ακολουθούν μερικές κορυφαίες λύσεις που πρέπει να λάβετε υπόψη:

Συμπέρασμα

Το να διευθύνεις μια επιτυχημένη επιχείρηση είναι σαν να διαχειρίζεσαι pit stop για μια ομάδα της Formula 1. Πρέπει να βελτιστοποιείτε συνεχώς τις διαδικασίες σας, ώστε να μπορείτε να απολαμβάνετε και το τελευταίο κομμάτι της απόδοσης. Ο κύκλος σας P2P είναι σίγουρα ένας τομέας που δεν πρέπει να αγνοήσετε. Η απρόσκοπτη προμήθεια είναι ο δρόμος προς τα εμπρός. Όσοι ασπάζονται τις τεχνολογίες P2P θα έχουν πλεονέκτημα στις δαπάνες που πραγματοποιούνται, στην εμπειρία χρήστη και στην αποφυγή επιχειρηματικών διαταραχών.

---

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/procure-to-pay-process/