Guide til AP-automatisering: Sådan kommer du i gang med kreditorautomatisering

Genudgivet af Platon

Abonnenter: 0

Enhver virksomhed skal håndtere indkøbsordrer, regninger, fakturaer og betalinger til en række leverandører, som leverer alt fra basale forsyninger til udstyr og tjenester af høj værdi, der er nødvendige for alle virksomhedens operationer. Accounts Payable (AP)-afdelingen er ansvarlig for indkøb-til-betaling-processen i enhver velorganiseret virksomhed og håndterer hele indkøbs-workflowet, fra behandling af indkøbsordre (PO) til endelig betaling til leverandører.

Manuel AP-styring er besværlig og tidskrævende, især da en virksomhed ekspanderer og håndterer flere leverandører og indkøb. Processen med at gennemsøge stakke af papirfakturaer, individuelt henvende sig til godkendere og udsende fysiske checks er besværlig og fejlbehæftet. Manuel AP-behandling kan resultere i forsinkede betalinger og i visse tilfælde endda udsætte virksomheden for potentiel leverandørsvindel.

Accounts Payable Automation er løsningen på problemerne med manuel AP-administration og kan optimere procure-to-pay workflowet for finansielle teams. Ved at eliminere trægheden ved manuelle procedurer og deres iboende fejl, forbedrer AP-automatisering ikke kun partnerskaber med partnere og leverandører, men giver også betydelige tids- og omkostningsbesparelser.

Ifølge IOFM's efterårsrapport 2020 med titlen "Måling af din AP-ydelse: Effektivitetsbenchmarks,” 42 % af PO-fakturaerne betales punktligt gennem automatisering, hvorimod tallet ligger på 25 % i mangel af automatisering. I 2021 AP Performance i verdensklasse: Rapport om effektivitetsbenchmarking, IOFM fandt ud af, at virksomheder uden kreditorautomatisering betalte den højeste gennemsnitlige pris pr. faktura på $1.83 pr. faktura for det højeste procesmodenhedsniveau. I modsætning hertil betalte virksomheder med end-to-end AP-automatisering og det højeste niveau af procesmodenhed kun $1.45 pr. faktura.

Ifølge en 2018 Goldman Sachs rapport, bruger nordamerikanske B2B-virksomheder omkring 187 milliarder USD årligt på AP-behandling, hvor arbejdskraft alene tegner sig for over 90 % af de direkte omkostninger. Imidlertid er omkostningerne til automatiseret AP-behandling kun 33 % af de manuelle omkostninger, hvilket resulterer i betydelige årlige besparelser på 62 milliarder USD for AP-afdelinger.

Guide til implementering af AP Automation

Kreditoroperationer har potentiale til at påvirke pengestrømsdynamikken og påvirke virksomhedens kreditscore. Desuden giver konsekvent overvågning af kreditorer på tværs af tid værdifuld indsigt i udgiftsmønstre og deres sammenhæng med forretningsvækst. Disse indsigter kan dog kun hentes fra velholdte AP-registreringer, der er akkumuleret over flere års drift.

Bevægelsen mod AP-automatisering kræver omhyggelig planlægning og udførelse. Før man går i gang med AP-automatisering, er det vigtigt at have en klar forståelse af, hvad der forventes at blive opnået gennem automatisering – det være sig reduktion af omkostningerne pr. sikring af rabatter ved tidlig betaling. At definere disse mål hjælper med at tegne en klar ramme for vurdering af kreditorautomatiseringssoftware, der stemmer overens med dine behov. Etablering af mål fra starten fungerer også som et benchmark, som du kan måle effektiviteten af din AP-automatiseringsimplementering i forhold til, efterhånden som den udfolder sig.

Selvom implementeringsspecifikationerne kan variere baseret på individuelle forretningsbehov og brancher, kan en generel køreplan skitseres til at guide processen.

Trin 1: Planlægning og vurdering

Vejen til at opnå AP-automatisering starter ved at vurdere de nuværende metoder i brug, uanset om de involverer manuelle procedurer eller delvis automatisering. Et afgørende skridt er at identificere eksisterende udfordringer og undersøge, hvordan automatisering kan tilbyde løsninger. Det er bydende nødvendigt at definere klare og målbare mål. Nøglefaktorer, der skal evalueres, omfatter den varighed, det tager at behandle fakturaer, prisen pr. faktura og brugen af incitamenter til tidlig betaling.

Det er vigtigt at genkende de kategorier af dokumenter, der vil kræve behandling - såsom fakturaer, kvitteringer og indkøbsordrer. Potentielle variationer i formater, sprog eller andre karakteristiske træk skal tages i betragtning. Mange virksomheder inkorporerer 2-vejs eller 3-vejs matchning i deres AP-processer, hvilket nødvendiggør en præcis bestemmelse af den påkrævede matchningstype. Visse dokumenter kan nødvendiggøre datamanipulation, såsom justering af datoer eller tilføjelse af valutasymboler. Automatiseringsværktøjet bør have evnen til at udføre sådanne operationer.

Det er afgørende at engagere alle brugere og interessenter i at udarbejde en omfattende plan for automatiseringsrejsen. Denne plan bør afgrænse tidslinjen, involverede parter, økonomiske krav og vigtigste milepæle.

Trin 2: Valg af leverandør og produkt

Det er afgørende at vælge den rigtige leverandør af automatiseringssoftware til kreditorer. Omfattende forskning og evaluering af forskellige muligheder er afgørende. Parametre som funktionalitet, skalerbarhed, integrationsmuligheder, brugervenlighed, leverandørens omdømme og kundeanmeldelser bør guide valget.

Det næste trin vil typisk involvere udstedelse af anmodninger om forslag (RFP'er) til eller erhvervelse af produktspecifikationer fra udvalgte leverandører. Et godt kreditorautomatiseringssystem skal kunne forbindes med forskellige regnskabssystemer ved hjælp af metoder som API'er eller middleware. Dette giver dem mulighed for nemt at dele data mellem systemer. AP-automatiseringssoftwaren skal kunne udtrække fakturaer og indkøbsordrer fra ét regnskabssystem, behandle dem og opdatere oplysningerne i en anden regnskabsplatform. Denne integration lader virksomheder bruge funktionerne i AP-automatiseringssoftware, mens de holder sig til deres velkendte regnskabssoftware. For eksempel, Nanonets' AP-automatiseringssoftware kan arbejde med andre regnskabssystemer som QuickBooks og Sage.

De specifikationer, der styrer valget af en automatiseringsløsning, skal ikke kun omfatte softwarens tekniske muligheder, men også budgetbegrænsninger og den påtænkte tidslinje for implementering. De modtagne forslag/specifikationer har brug for en grundig gennemgang og evaluering, der omfatter faktorer som prissætning, implementeringssupport, tilpasningsmuligheder og løbende kundeassistance.

Den valgte leverandør og produkt bør være den, der stemmer mest effektivt overens med virksomhedens krav, efterfulgt af forhandlinger for at fastlægge kontraktvilkårene.

Trin 3: Opsætning og tilpasning

Opsætning af AP-automatiseringssoftwaren involverer konfiguration og tilpasning af den til at replikere foretrukne fakturarouting og godkendelseshierarkier i organisationen. Etablering af brugerroller og tilladelser i systemet garanterer passende adgang og adskillelse af ansvar. Tilpasning af systemet, så det passer til forskellige forretningskrav, omfatter justering af felter, meddelelser, påmindelser og oprettelse af relevante rapporter. For eksempel har virksomheder mulighed for at indføre hierarkiske godkendelsesprocedurer baseret på fakturabeløb. Denne skræddersyede tilgang automatiserer gentagne opgaver og opretholder overholdelse af etablerede protokoller.

Trin 4: Træning og test

En omfattende brugeraccepttest (UAT) før systemets faktiske lancering involverer undersøgelse af en række scenarier, herunder fakturaindtastning, 2- eller 3-vejs matchning, godkendelsesarbejdsgange, betalingsbehandling og rapportering. Målet er at verificere, at systemet fungerer præcist efter hensigten, med alle elementer sømløst forbundet.

Lige så vigtigt er leveringen af grundig træning til Kreditor-teamet og relevante interessenter i brugen af AP-automatiseringsløsningen. Denne uddannelse sikrer en glidende overgang og effektiv overtagelse af det nye system. At løse eventuelle problemer, der måtte opstå, levere detaljeret dokumentation og sætte fokus på fordelene ved automatisering kan bidrage væsentligt til at fremme brugeraccept. Klar kommunikation og undervisning om systemets fordele hjælper med at opbygge tillid og entusiasme blandt brugerne, hvilket sikrer en vellykket integrationsproces.

Trin 6: Implementering og forfining

Implementeringen af AP-automatiseringssystemet markerer starten på brugen af softwaren. Omhyggeligt tilsyn i den indledende fase er afgørende, da det giver mulighed for hurtig identifikation og løsning af eventuelle potentielle problemer, der måtte dukke op.

At sikre systemets effektivitet er en løbende forpligtelse. Løbende evaluering og optimering er en integreret del af denne fase. Regelmæssig granskning af nøglepræstationsmålinger, indsamling af indsigt fra brugerfeedback og indførelse af nødvendige forbedringer er praksis, der holder systemet synkroniseret med den dynamiske udvikling af forretningskrav.

At opdyrke et stærkt partnerskab med automationsleverandøren er vigtigt for at sikre løbende support, holde systemet opdateret med rettidige opdateringer og omgående adressere eventuelle tekniske udfordringer, der måtte opstå. Automationsleverandørens ekspertise og assistance vil hjælpe med at vedligeholde systemets problemfri funktionalitet og dermed bidrage til den vedvarende succes for automatiseringsrejsen.

Nanonetter i din AP-automatiseringsrejse

AP-automatiseringsværktøjer som Nanonets tilbyder en lang række fordele. Med kraften fra AI muliggør disse værktøjer ubesværet oprettelse af AP-arbejdsgange, der automatisk samler filer og dokumenter fra forskellige kilder, lige fra e-mails og scannede dokumenter til digitale filer, cloud-lagring og ERP-systemer.

Ud over dets smarte capture-kapaciteter, giver effektive AP-automatiseringsværktøjer, inklusive Nanonets, en omfattende suite af funktioner. Disse omfatter automatiseret og intelligent dataudtræk fra en række dokumenttyper, udgiftsmatchning og afstemning, strømlinet styring af udgiftsarbejdsgange, fra generering af rapporter til sikring af lederens godkendelser og problemfri integration af månedlig regnskabsafslutning med foretrukne ERP'er, regnskabssoftware eller virksomhed. værktøjer.

Nanonets udmærker sig i dataudtræk fra en bred vifte af fakturaer, der spænder over kredit-/debetfakturaer, proformafakturaer, kommercielle fakturaer og mere. Ud over fakturaer viser Nanonets sine færdigheder i at scanne forskellige finansielle dokumenter som kvitteringer, prisskilte, indkøbsordrer, debet- og kreditkort og forskellige andre.

Nanonets tilbyder betydelige fordele til AP-teams, herunder en imponerende 80% omkostningsreduktion for virksomheder, op til en tidoblet stigning i fakturabehandlingshastighed og forbedret optimering af AP-dage. Det eliminerer effektivt unøjagtigheder som følge af manuelle kontroller og verifikationer, adresserer dygtigt undtagelser og dirigerer dem intelligent til det relevante personale. Derudover kan Nanonets hjælpe med at opdage og eliminere svindel, tyveri, dobbeltbetalinger og anden ineffektivitet.

Centralt for Nanonets' muligheder er dens AI-drevne platform kaldet Flow. Denne innovative platform omdefinerer AP-processen ved problemfrit at inkorporere afgørende AI-elementer i Accounts Processing-workflowet. Nanonets hjælper med at drive AP-automatisering, etablere end-to-end regnskabsarbejdsgange og ubesværet integration med en række platforme, herunder Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks og mere. Desuden understøtter Nanonets både indenlandske og globale betalingsmetoder, der omfatter ACH, bankoverførsler, kreditkort, tegnebøger og neobanks.

Take Away

AP-automatisering kan i væsentlig grad påvirke en virksomheds økonomiske sundhed, driftseffektivitet og overordnede konkurrenceevne. Som det fremgår af brancherapporter og statistikker, er fordelene ved AP-automatisering betydelige. Implementeringen af automatisering fører til en bemærkelsesværdig stigning i rettidig betaling, en reduktion i behandlingsomkostninger og mere effektiv fakturahåndtering. Med virksomheder, der bruger milliarder på AP-behandling, er potentialet for at spare betydelige summer gennem automatisering klart. I takt med at teknologien fortsætter med at udvikle sig, giver det ikke kun kortsigtede fordele at omfavne løsninger som Nanonets, men positionerer også virksomheder til vedvarende vækst og succes i et stadig mere digitaliseret forretningslandskab.