Business finance teams udfører en 3-vejs match af leverandørfakturaer som en væsentlig intern kontrolproces. Uden 3-vejs matchende støttedokumenter risikerer virksomheder at løbe kontanter og overskud fra at foretage duplikerede, fejlagtige eller svigagtige betalinger.
Målet med denne artikel er at forstå, hvad tre-vejs matching er, udviklingen af processen, interessenter og deres smertepunkter, den aktuelle tilstand af tre-vejs matching-processen i regnskaber og fordelene ved automatisering.
Trevejs-matching udføres bedst som en digitaliseret, automatiseret løsning til gentagne kreditoropgaver.
- Hvad er et 3-vejs match?
- Udvikling af 3-vejs matching-processen
- Interessenter og deres pligter og forventninger
- Smertepunkter i den manuelle proces
- Nuværende tilstand af tre-vejs match-processen
- Brug af AI og OCR i tre-vejs matchning af fakturaer
- Automatiseringsprocessen
- Fordele ved at automatisere processen
- Konklusion
Hvad er et 3-vejs match?
Et 3-vejs match er en intern kontrolproces, der sammenligner indkøbsordren (PO) med den modtagede vare (GRN) og den pågældende leverandørs faktura. 3-vejs matching hjælper med at godkende fakturabetalinger og også markere eventuelle uoverensstemmelser eller fejl.
Trevejsmatchning sammenligner linjevaredetaljer og totaler på en indkøbsordre (PO), kvittering for varer (verificeret modtagedokument og følgeseddel) og leverandørfakturaen sendt til kunden.
Ønsker du at automatisere 3 Way Match-processen i din organisation? Prøv Nanonets™ og få fordelene ved at automatisere Three Way Matching gennem en AI-baseret OCR-teknologi.
Trevejs matchende dokumenter og almindelig praksis for indkøbsordre, modtagelse af varer og leverandørfaktura
Med XNUMX-vejs matchning af fakturaer fra kreditorafdelingen reducerer virksomheder betalingsfejl og svindel. Automatisering, herunder AI-drevet optisk tegngenkendelse (OCR), kan fremskynde trevejs-matchprocessen betydeligt, hvilket eliminerer manuelle processer og øger nøjagtigheden.
Indkøbsordre
En indkøbsordre er en virksomheds standardformular, sekventielt nummereret, som bliver en kontrakt, når indkøbsordret sendes til og accepteres af den leverandør, der har til hensigt at levere varerne eller tjenesterne til kunden. Det indkøbsafdeling genererer en indkøbsordre baseret på en underskrevet og godkendt indkøbsrekvisition efter leverandørvalg.
indkøbsordreproces registrerer kundenavn og logo, leverandørnavn og kontaktoplysninger, juridiske og betalingsbetingelser, herunder tilbudte rabatter, indkøbsordrenummer, kundefakturerings- og leveringsadresse, linjeposter med tjenester eller leverandørens produktnumre og beskrivelser, priser, bestilte mængder, udvidet beløb, subtotal , evt. moms og samlet beløb.
Kvittering
En kvittering er et fysisk eller elektronisk dokument, der afspejler den faktiske modtagelse af varer, som verificeret af kundens modtagende afdeling, sammenlignet med den specificerede leverandørs følgeseddel, der er inkluderet med de leverede produkter vedrørende indkøbsordren. Det modtagende dokument refererer til indkøbsordrenummeret, hvilket letter dokumentmatchning.
En medarbejder fra kundens modtagende afdeling dokumenterer verifikationsprocessen pr. linjepost, med en underskrift og dato og klokkeslæt modtaget.
Varemodtagelsen kan være levering af hele indkøbsordren eller en delforsendelse, hvis nogle produkter er restordret til senere levering eller afsendt fra et andet sted.
Leverandørfaktura
En leverandørfaktura er et dokument, der fakturerer kunden baseret på leverancer fra et refereret indkøbsordrenummer. Fakturaen sendes til kunden ved hel eller delvis forsendelse af varer fra leverandøren.
Ligesom indkøbsordrer er fakturaer sekventielt nummereret til intern kontrol, hvilket hjælper med fakturamatchningsprocessen.
Fakturafelter er primært de samme som linjeposterne i en indkøbsordre. Fakturanummer, ordredatoer, forsendelsesdatoer, overførselsadresse, betalingsbetingelser som førtidsbetalingsrabatter, subtotal, moms og det samlede skyldige beløb er inkluderet på leverandørfakturaen.
En leverandørfaktura sendt til kunden behøver ikke en leverandørs underskrift. Ved tre-vejs matchning i kreditorer uden undtagelser, er dokumenteret godkendelse af fakturaen af en autoriseret godkender lig med en underskrift.
Ønsker du at automatisere 3 Way Match-processen i din organisation? Prøv Nanonets™ og få fordelene ved at automatisere Three Way Matching gennem en AI-baseret OCR-teknologi.
Udvikling af 3-vejs matching-processen
3-vejs match-processen er en evolution.
Det afspejler skiftet fra håndskrevne papirdokumenter til computeriserede regnskabssoftwaresystemer til manuel indtastning af computergenererede papirdokumenter til nutidens effektive automatiserede teknologier til at matche elektroniske leverandørfakturaer til digitaliserede indkøbsordrer og kvitteringer.
Med papirbaserede processer og systemer blokerer og tackler konstante problemer chancerne for, at regnskabs- og kreditorafdelingen bliver effektiv til at udføre deres arbejdsopgaver.
Kundeforsinkelser i kreditor (og regnskabsføring) fra papirbaseret indkøbsordre til betalingscyklusser omfatter:
- Modtagelse og indsendelse af separate papirindkøbsordrer, kvitteringer og postede leverandørfakturaer i kreditorafdelingen
- Finde eller anmode om erstatning for tabte papirdokumenter
- Manuel indtastning af kreditorfakturaer i regnskabssystemet
- Visuel matchning af fakturaer med understøttende dokumenter, hvis ERP-systemet ikke integreres softwarebaseret indkøb og modtagefunktioner med regnskabs- og kreditorsoftwaren
- Visuel godkendelse af leverandørfakturaer
- Måneds- og regnskabsårsafslutning forsinkede med at påløbe mange fakturaer, da kreditorer endnu ikke er registreret i systemet
- Oplever konstante afbrydelser fra leverandører om status på ubetalte fakturaer.
Kundefejl fra papirbaserede dokumenter omfatter:
- Fejl som følge af manuel dataindtastning
- Godkendelse af dubletfakturaer til betaling
- Godkendelse af svigagtige fakturaer
- Regnskabsfejl som følge af underperiodisering af uregistreret gæld.
Underperiodiseringen af kreditorer skyldes en kombination af forsinkelser i modtagelse og matchning af fakturaer og korte skæringsdatoer efter månedsafslutning.
Fra en leverandørs synspunkt forsinkes en trevejs-match af kunden med den tid, det tager for leverandøren at gennemgå og godkende fakturaen og udskrive og sende den (plus post-transittid).
Kundens afdelinger involveret i 3-vejs matching er:
- Indkøb
- Modtagelse af
- Godkendere
- Regnskab (kreditorer)
Indkøb modtager en godkendt indkøbsrekvisition, kontrollerer leverandører, opretter en liste over godkendte leverandører, anmoder om flere tilbud fra potentielle leverandører, vælger en eller flere egnede leverandører og forbereder og sender en godkendt indkøbsordre til leverandøren.
Modtagelse af verificerer modtagelsen af varer og udarbejder en modtagelsesrapport for varer modtaget fra indkøbsordren ved hjælp af leverandørens pakkesedler og specificerede leveringskvitteringer.
Autoriserede godkendere med budgetansvar godkende matchede fakturaer. Godkendelsesmyndighedens grænser efter stillingsbetegnelse og beløb fremgår af virksomhedens politik. Ved større indkøb skal en anden godkender på et højere niveau i organisationen også godkende fakturaen.
I forbindelse med trevejsmatching omfatter kreditormedarbejderes arbejdsopgaver:
- modtagelse og håndtering af dokumenterne
- bogføring af leverandørgældstransaktioner
- udarbejdelse af kreditor aldringsrapport og kontantudbetalingsrapport, og
- foretage batchbetalinger af godkendte leverandørfakturaer og betalingskørsler.
Tilstrækkelig intern kontrolpraksis adskiller opgaver til bogføring af transaktioner, håndtering af kontanter og godkendelse af fakturaer og betalinger. Regnskabsafdelingen, udenfor kreditorer, afstemmer betalinger og kreditorkladder til hovedbogen og udarbejder regnskaber.
Procesforbedringer og effektiviteter opnået over tid for 3-vejs match inkluderer business process reengineering (BPR) for at strømline manualen dokumentere arbejdsgange og håndtere dem med edb-systemer.
Pålidelig OCR med AI datafangst software og fakturaautomatisering håndterer trevejs matchning af fakturaer til indkøbsordre og kvitteringer. Denne automatiseringsproces kan hjælpe en virksomhed med at holde trit med kreditor- og betalingsbelastningen, øge nøjagtigheden, reducere fejlagtige eller svigagtige betalinger, lukke bøgerne tidligere og reducere relaterede afdelingsarbejds- og andre administrative omkostninger.
Ønsker du at automatisere 3 Way Match-processen i din organisation? Prøv Nanonets™ og få fordelene ved at automatisere Three Way Match gennem en AI-baseret OCR-teknologi.
Interessenter og deres pligter og forventninger
I tre-vejs matching-processen er interessenterne indkøbsteams, leverandører eller leverandører og økonomiteams, inklusive kreditorer og regnskaber.
Indkøbsteams
Indkøbsteams, også kendt som indkøbsteams, modtager godkendte indkøbsrekvisitioner fra en medarbejder, der har behov for købte varer eller tjenester. De spiller en vigtig del af skaffe til at betale cyklus i en organisations supply chain management.
Indkøb er ansvarlig for at verificere leverandører i en virksomheds forsyningskæde og evaluere deres evner. Indkøb konfererer med deres virksomheds kreditafdeling for at evaluere leverandørernes finansielle styrke. Indkøb rangerer leverandører og etablerer en liste over foretrukne og godkendte leverandører.
Indkøbsafdelingen anmoder om flere bud, før den vælger en leverandør eller leverandør til en væsentlig ordre. Indkøb udsteder derefter en gennemgået og godkendt indkøbsordre og sender den til leverandøren.
Indkøb bør overveje leverandørens ydeevne relateret til indkøbsordren og også vurdere leverandørens finansielle styrke, før der afgives en anden ordre.
Sælgere eller leverandører
Leverandører har pligt til at acceptere eller afvise indkøbsordrer. Når leverandører accepterer kundekøbsordrer, opretter de en juridisk kontrakt, der skal udføres, i overensstemmelse med PO-vilkårene.
Før de accepterer en indkøbsordre, bør leverandører køre kreditrapporter på denne kunde for at sikre, at kunden har den økonomiske styrke til at betale for de bestilte produkter.
Leverandører indtaster indkøbsordren i deres system, hvilket udløser bestilling af reservedele og produkter eller levering af tjenester. Hvis varerne kræver fremstilling, planlægger sælgeren arbejdskraft og trækker dele på styklisten for at fremstille produkterne.
For at fastholde kunden bør leverandører stræbe efter at overholde leveringsdatoen på indkøbsordren. De bør informere kunden om forsendelser og deres forventede leveringsdato.
Men nogle gange opstår leverandørforsinkelser. Hvis en forventet leveringsdato ikke er tæt på leveringsdatoen på PO'en, skal leverandøren kommunikere eventuelle forsinkelser eller restordrer med kunden og få en aftale.
Leverandører er også ansvarlige for test og kvalitetskontrol. Leverandører sikrer, at produkter leveret til kunden under indkøbsordren opfylder specifikationer og forventede høje kvalitetsstandarder.
Økonomihold
Økonomiafdelingen udfører følgende procedurer for at indtaste eller indhente leverandørfakturadata ved at bruge OCR, matche fakturaer, få godkendelser, betale leverandørfakturaer, registrere transaktioner, generere rapporter og udstede regnskaber til interessenter.
Systemadgang til indkøbsordrer og kvitteringer
Økonomiteams, herunder regnskaber og kreditorer, registrerer eller får adgang til indkøbsordrer i deres regnskabssoftware eller virksomhedsdækkende ERP-system (Enterprise Resource Planning).
Når den modtagende afdeling indtaster modtagende rapporter i systemet, kan driftsafdelingen, kreditorer og økonomiteammedlemmer få adgang til den bekræftede kvittering eller dens data.
Kreditorteam indtaster og registrerer leverandørfakturaer
Kreditorer indfører leverandørfakturaer i regnskabssystemet og koder posteringerne for at registrere varebeholdning, anlægsaktiver eller udgifter som den anden side af dobbelt bogholderi.
Kreditorer udfører tre-vejs matchning
Det næste trin er, at kreditorer udfører XNUMX-vejs matchningsprocessen, og sikrer, at indkøbsordren, kvitteringen og leverandørfakturaen er i overensstemmelse, eller at kun de faktiske varer, der er modtaget til dato, betales på forfaldsdatoen, hvis det er muligt.
Godkendere godkender eller afviser fakturaer til betaling
Når proceduren for trevejsmatchning er fuldført, gennemgår udpegede godkendere de matchede fakturaer og understøttende dokumenter og godkender fakturaerne til betaling, medmindre der findes en undtagelse, eller transaktionen ser ud til at være fejlagtig, duplikat eller svigagtig.
Godkenderne kan omfatte afdelingsledere med ansvar for udgifterne og controlleren eller finansdirektøren (CFO). For store udgifter kan den administrerende direktør (CEO) og bestyrelsen muligvis også godkende betalingen eller en kontrakt.
Kreditorafdeling betaler fakturaer
Nogle virksomheder strækker betalingen af leverandørfakturaer med et rimeligt beløb ud over forfaldsdatoen af hensyn til pengestrømsstyring, eller hvis de oplever problemer med pengestrømme. Leverandører vil afskære fremtidige ordreforsendelser til kunden, indtil de opkræver betalinger, hvis betaling af kundefakturaer eller kontosaldi er forsinket for længe.
Kreditorer foretager betalinger til leverandørerne i henhold til virksomhedens politik om at tage førtidsbetalingsrabatter. Hvis rabatter ikke tilbydes af sælgeren eller tages af kunden, betaler kreditorafdelingen hele fakturabeløbet inden forfaldsdatoen.
En typisk betalingsperiode for leverandørgæld er 2/10 netto 30. Sælgeren giver to procent rabat, hvis kunden betaler fakturaen inden for ti dage; ellers forfalder det samlede fakturabeløb 30 dage efter fakturadatoen.
Ønsker du at automatisere 3 Way Match-processen i din organisation? Prøv Nanonets™ og få fordelene ved at automatisere Three Way Match gennem en AI-baseret OCR-teknologi.
Kreditorer registrerer betalinger
Når kreditorteamet foretager batchbetalinger eller i nogle tilfælde foretager enkeltfakturabetalinger, reducerer regnskabssystemet kreditorbalancen med det samlede fakturabeløb eller delvis fakturabetaling.
Regnskabssystemet anvender betaling på et bestemt fakturanummer. Når fakturanumre ikke kendes, kan der forekomme uanvendte betalinger, hvilket kræver fremtidig opfølgning for at rydde op i den detaljerede ældning af kreditorer. Regnskab undersøger og retter eventuelle fejl for debetsaldi i kreditorer, som kan indikere en overbetaling eller fejl.
Når en kreditorkontosaldo eller fakturasaldo er nul, betragtes den som afregnet, med transaktionen/transaktionerne gennemført.
Rabat ved tidlig betaling afspejles ikke i regnskabet, før kunden tager dem ved betaling af en faktura til det lavere, nedsatte beløb.
Kreditor genererer ældningsrapporter
Kreditor genererer ældningsrapporter for kreditorer, som inkluderer kolonner, der angiver udestående leverandørfakturadage.
Udestående dage er antallet af dage, som forfaldne saldi er ubetalte siden fakturadatoen. Kreditorers ældningsoplysninger omfatter leverandørens navn, fakturanumre og udestående beløb, med samlede bruttobetalinger til leverandøren. Kolonner er aktuelle, 30 dage, 60 dage og 90 dage med totaler efter kolonnedatointerval og totaltotal.
Regnskab afstemmes med hovedbogen og fører tilsyn med kreditorer
Regnskab afstemmer kreditorkladden til finansen mindst én gang om måneden og gennemgår kreditorernes aldring for kreditorbetalingsstatus.
Finans udfører finansiel planlægning og analyse (FP&A) og kontantstyring
Finans gennemgår også kreditorernes aldring og udarbejder statistikker, herunder kreditoromsætning, for at styre pengestrømme og gennemgå forretningsresultater. Finans forudsiger også kontantbehov. Adgang til finansielle realtidsrapporter og komplette og ajourførte ældningsrapporter for kreditorer er afgørende for økonomistyring.
Finans udarbejder årlige budgetter og prognoser ved hjælp af salgsprognoser og udgiftskrav indsendt af indtægts- og omkostningscenterledere inden for afdelinger, der er ansvarlige for at kontrollere udgifterne. Salgsprognoser kan bygges fra kundekontaktniveauet, startende på sælger- eller kontochefniveau.
Regnskab udarbejder regnskaber, som CFO, CEO og bestyrelse gennemgår
Regnskabsafdelingen udarbejder måneds- og årsregnskaber. De detaljerede regnskaber inkluderer rapporter om faktiske kontra budgeterede beløbsafvigelser efter kodet regnskabslinje.
Detaljerede regnskaber opsummeres og gøres tilgængelige eller rapporteres til udpeget intern ledelse, bestyrelsen og eksterne interessenter, herunder banker, aktionærer og Securities and Exchange Commission (SEC) for børsnoterede virksomheder.
Smertepunkter i den manuelle proces
Papirbaserede dokumenter forårsager de fleste smertepunkter i 3-vejs matchningsprocessen.
Smertepunkter i trevejs-matchingsprocessen omfatter:
- Håndtering af variationer
- Engangsscenarier
- Dublerede fakturaer uden dokumentation, der matcher
- Svigagtige fakturaer
- Forsinkelser i godkendelse af faktura
- Flere betalingsstatusforespørgsler fra leverandører.
En variation opstår, når linjeposterne, mængderne, udvidede beløb eller det samlede skyldige beløb på en leverandørfaktura ikke stemmer overens med indkøbsordren eller modtagelsen af varer eller tjenester. Transaktionen vil blive markeret som en undtagelse. Kreditorer skal løse disse typer af tilbagevendende problemer.
I et papirbaseret system, der bruger alfabetiserede dokumentfiler, kan papirdokumenter blive fejlarkiveret, hvilket fører til forsinkelser og manglende støttedokumenter til trevejsmatchning af fakturaer.
Et enkeltstående scenarie er en enkeltstående hændelse snarere end et gentaget problem eller hændelse. Hvis en kreditormedarbejder støder på en enkeltstående matchningsfejl, bliver de nødt til at undersøge problemet for at løse det. Løsningen tager ekstra tid sammenlignet med et gentagne problem.
Som et engangseksempel, hvis leverandøren fakturerer det forkerte produkt, skal kreditorer anmode om en rettet faktura for at fuldføre matchningen. Venter du på at modtage en rettet eller erstatningsfaktura eller kvittering fra leverandøren, vil det forsinke fakturagodkendelse og betaling og reducere produktiviteten.
Duplikerede fakturaer vil ikke have nødvendige støttedokumenter, som allerede er blevet matchet med den originale faktura. Hvis systemet fungerer korrekt, vil dubletfakturaen blive bemærket, markeret som en undtagelse og ikke blive godkendt til betaling.
Nogle svigagtige virksomheder kan fakturere virksomheden for uordrede kontorartikler eller andre produkter eller tjenester, der ikke er leveret. Uden støttedokumenter, der matcher transaktionen, bør der forekomme en undtagelse for at forhindre betaling.
Hvis afdelingsledelsen eller udøvende godkendere ikke godkender matchede fakturaer med det samme, skal kreditorer følge op, indtil godkendelsen sker. Papirfakturaer og støttedokumenter kan gå tabt et sted i et sort hul i virksomheden, hvilket kræver, at der indhentes erstatningsdokumenter inden betaling.
Med papirbaseret trevejs matchning af fakturaer med understøttende dokumenter kan godkenderforsinkelser skyldes udsættelse, store arbejdsbyrder, løsning af spørgsmål med rekvirenten og forretningsrejser.
Når der opstår lange forsinkelser i fakturabetaling på grund af undtagelser i trevejs-matchingsprocessen (eller andre årsager), vil kreditorteamet blive frustreret over konstante afbrydelser fra leverandører, der anmoder om betalingsstatus. De kan gå glip af deadlines eller kræve overarbejde for at udføre jobopgaver. Arbejdstid og omkostninger vil være højere.
Ønsker du at automatisere 3 Way Match-processen i din organisation? Prøv Nanonets™ og få fordelene ved at automatisere Three Way Matching gennem en AI-baseret OCR-teknologi.
Nuværende tilstand af tre-vejs match-processen
Virksomheder tager hurtigt i brug AI og OCR til datafangst og integrerer det med ERP, indholdstjenester eller regnskabssoftware og RPA-software (robotic process automation). OCR hjælper dem med at udføre trevejs-matching (og andre rutinemæssige behandlingsopgaver). Vi nævner eksempler på virksomheder, der anvender avancerede OCR-systemer for at opnå betydelige effektivitetsgevinster og konkurrencefordele.
Brug af AI og OCR i tre-vejs matchning af fakturaer
Ved at bruge bedste praksis bruger virksomheder nu optisk tegngenkendelse (OCR) scanning, kunstig intelligens (AI) og deep learning-teknologier til digitalisering og trevejs-matching. OCR kan integreres med software til robotprocesautomatisering (RPA).
Nanonets leverer en førende automatiseret platform til nøjagtigt at registrere og elektronisk behandle indkøbsordre-, kvitterings- og fakturadokumenter, der er nødvendige for trevejs matchning af fakturaer.
Virksomheder kan fange ustrukturerede data i anmodede felter og tilføje nye felter. Maskinlæring lader systemet blive mere præcist, efterhånden som det får erfaring fra tidligere dokumentdatafangst og genoptræning. Udover at bruge OCR-registrering til trevejs-matchprocessen, gør de bedste systemer det muligt at uploade elektroniske fakturaer modtaget via e-mail eller andre online leveringsmetoder.
Robuste OCR- og AI/ML-systemer til datafangst, som Nanonets, inkluderer integrationer med anden software. Integrationen omfatter brug af Zapier til at importere data fra din e-mail, indbakke, Dropbox, Box eller en anden kilde.
Integration med din Enterprise Resource Planning (ERP) software og Warehouse Management System (WMS) letter matchning af trevejsdokumenter. OCR-systemer, som Nanonets, integreres også med Customer Relations Management (CRM)-systemer som Salesforce.
Til faktura automatisering, AI-drevet OCR-software fanger leverandøren faktura data og indlæser det i kreditormodulet i et ERP-system. Fakturaautomatisering matcher leverandørfakturaer til indkøbsordrer og kvitteringer for trevejsmatchning.
Brugere kan vælge at integrere problemfrit med RPA-platforme (Robotic Process Automation) som UiPath for at automatisere tre-vejs matchning ved hjælp af bots. Nanonets kombineres med dit valg af flere RPA-platforme.
Udover at integrere med anden software, kan brugere forespørge OCR-modellen efter træning eller ved at bruge en præ-trænet Nanonets-model.
For at lindre smertepunktet ved svigagtige fakturaer, hvis brugere angiver indikatorer for et svigagtigt dokument, kan Nanonets OCR opdage og markere svigagtige fakturaer for at forhindre betaling af disse fakturaer.
Tekniske fremskridt inden for OCR omfatter brug af computersyn, arbejde med ustrukturerede dokumenter og anvendelse af dybe læringsalgoritmer og naturlig sprogbehandling (NLP).
Ifølge en 2020 indberette medforfatter af Deloitte Digital (UK) og UiPath, der citerer en Everest-undersøgelse fra 2019:
"Mange organisationer bruger flere økonomiske og menneskelige ressourcer til at implementere intelligente dokumentbehandlingsfunktioner. Fremadskuende organisationers succes driver tilliden til et marked, der forventes at vokse 70-80 % i løbet af de næste to år til 1.1 milliarder USD.”
Forretningsledere, der bruger teknologiske fremskridt til tre-vejs matching
De store globale revisionsfirmaer er store tilhængere af fakturaautomatisering ved hjælp af OCR med kunstig intelligens og maskinlæring, plus robotprocesautomatisering. Som et eksempel er Deloitte en Nanonets-kunde, der regelmæssigt rapporterer om fordelene ved et automatiseret fakturamatchningssystem, der strømliner kreditorarbejdsgange, hvilket reducerer den nødvendige arbejdstid og omkostninger.
Cummins, P&G og Sherman Williams er Fortune 500 industrivirksomheder, der bruger Nanonets til at udføre OCR-relaterede opgaver. DoorDash bruger også Nanonets. Og store forsikringsskadebehandlere bruger Nanonets.
Forsikringskrav processorer har stor gavn af at bruge Nanonets OCR-løsninger til at digitalisere data fra fakturaer og kvitteringer, som beskrevet i dette casestudie.
Udover disse store virksomheder opnår små og mellemstore virksomheder (SMV'er) effektivitet ved at implementere Nanonets OCR-løsninger for kreditorer.
I et casestudie, en multi-state, multi-location, SMV smykkeforhandler drager fordel af at bruge Nanonets til at forbedre dets muligheder ud over dem, der leveres af QuickBooks alene. I en Nanonets-udtalelse udtaler Happy Jewellers: "Vores medarbejdere føler sig nu mere produktive og glade, da det meste af det gejstlige arbejde nu er ude af deres liv."
Automatiseringsprocessen
OCR/AI-automatiseringsprocessen kan effektivt håndtere en bred vifte af forretningsmål, herunder verificering af lånedokumenter for finansielle institutioner, identifikation af upassende opslag på sociale medier ved hjælp af computerbilledebehandling og fakturabehandling, inklusive trevejs-matchning. I denne blogartikel fokuserer vi på den tre-vejs matchende use case.
Automatiseringsprocessen begynder med avanceret software til optisk tegngenkendelse (OCR), som f.eks. Nanonets, der bruger kunstig intelligens, maskinlæring og computervisionsteknologier til at forbedre nøjagtigheden og forbedre dens muligheder.
Hvordan det virker…
Nanonets accepterer onlinefakturaer, indkøbsordrer og modtagere fra flere af dine onlinekilder. Nanonets giver også betydelig værdi ved at fange data fra papirdokumenter, herunder svære at læse håndskrevne, med en høj nøjagtighedsrate. Ikke alle AI-drevne OCR-systemer tilbyder præcis håndskrevne dokumentfunktionalitet som Nanonets.
Ved at fange dokumentdata og kortlægge dem til felter, kan Nanonets udføre efterbehandling ved at anvende sine AI- og maskinlæringsfunktioner. Under og efter indsamling af fakturadata, kan der foretages ændringer i Nanonets. For eksempel kan feltdataformater standardiseres for dokumenter modtaget fra forskellige leverandører.
Brugerne kan træne og genoptræne modellen med en Nanonets maskinlæringsalgoritme ved hjælp af en prøve af data med etiketter, eller vælg en præ-trænet Nanonets-model. Genoptræning og gentagen brug af en model forbedrer nøjagtigheden i OCR-detektion (og andre anvendelser som billedklassificering og objektdetektering).
Som referencepunkt mener Nanonets support, at det normalt tager to til otte timer at træne en model. Hvis det tager længere tid at træne din model, overvej at opgradere din Nanonets-softwareplan.
Nanonets beskriver, hvordan dets brugere er opbygning af brugerdefinerede deep learning-baserede OCR-modeller i en detaljeret vejledning.
Nanonets leverer API-grænsefladen og koden. Nanonets eksporterer data på det computersprog, du foretrækker frem for dit valg af apps.
Nanonets kan integreres direkte med software som et virksomhedsdækkende ERP-system eller QuickBooks (eller en konkurrents) regnskabssoftware og et lagerstyringssystem via en API-forbindelse.
Nanonets har en valgfri API-integration med robotprocesautomatisering (RPA) softwarebots til at udføre RPA-baseret automatiseret fakturabehandling og trevejs matchning med understøttende dokumenter.
Nanonets sikkerhed omfatter en Livscykluspolitik for softwareudvikling for sine brugere, medarbejdere og tredjepartsleverandører. Nanonets-softwarepolitikken omhandler kryptering, standarder og verdensomspændende GDPR-overholdelse for privatlivets fred for EU-baserede beboere, der bruger softwaren.
Prisindstillinger
Nanonets tilbyder månedlige SaaS-modeller prisplaner (plus brugsomkostninger) på forskellige niveauer for hver type softwaremodel, inklusive Starter, Pro og Enterprise. Den gratis startplan har begrænsede funktioner og tilbydes som en prøveplatform. Nanonets-modeller, der tilbydes, omfatter brugerdefineret model, kvitteringer, fakturaer, kørekort og pas.
Enterprise-planen tilbyder flere funktioner, herunder en dedikeret Account Manager, personlig 1-1 holdtræning og et højere sikkerheds- og kontrolniveau. Anmod om et tilpasset tilbud fra Nanonets salg til Enterprise.
Kontrol og support
Nanonets-softwarebrugere kan få adgang til brugsstatistik for deres antal behandlede dokumenter, antal behandlede felter og omkostninger, der er påløbet i en faktureringscyklus. Denne adgang giver brugerne adgang til statusoplysninger og kontrollerer brugsomkostninger.
Til kundesupport tilbyder Nanonets en søgbar videnbase i sin online Help Center der inkluderer a Introduktion og dokumentation efter emne til selvtræning.
Nanonets giver også korte video tutorials, herunder Sådan bygger du en OCR-model med Nanonets.
Ønsker du at automatisere 3 Way Match-processen i din organisation? Prøv Nanonets™ og få fordelene ved at automatisere Three Way Match gennem en AI-baseret OCR-teknologi.
Fordele ved at automatisere processen
Fordelene ved at automatisere den trevejs-matchingproces omfatter:
- Revisionsberedskab
- Fejlreduktion i regnskabet
- Reduktion af svindel
- Sømløs synkronisering
- Mantime besparelser
Virksomheder og deres revisorer bevæger sig fra ineffektive og ineffektive manuelle processer til regnskabs- og revisionssoftware med digitaliserede processer ved hjælp af OCR, AI, automatiserede bots og datavisualiseringsværktøjer med business intelligence til at analysere resultater og mønstre.
Ved at bruge nøjagtig, automatiseret trevejs matchning af fakturaer, indkøbsordrer og modtagere, reduceres chancen for fejl og svindel, når brugere giver specifikke instruktioner til afsløring af svindel.
Revisionssoftware kan problemfrit synkroniseres med et ERP-system, der allerede er integreret med AI-drevet, OCR-datafangst.
Regnskabsinterne kontroller og regnskabspålidelighed reducerer omfanget af yderligere nødvendige revisionshandlinger. Effektiv og rimelig aktuel behandling, godkendelse og betaling af leverandørfakturaer gør regnskabet mere pålideligt.
Tidsbesparelser er betydelige, hvilket giver mere tid til medarbejderne til at opfylde revisionsanmodninger. Moderne, digitaliseret revisionssoftware ved hjælp af AI-teknologi kan reducere behovet for at anmode om nogle af oplysningerne fra kunder. Regnskab og kreditorer kan gennemføre enhver revisionsanmodning rettidigt eller tidligt, så revisorerne ikke oplever forsinkelser på grund af ventetid, hvilket øger revisionshonorarerne.
Og tidsbesparelser resulterer i reduceret arbejds- og ansættelsesbehov, hvilket reducerer virksomhedens omkostninger.
Pålidelig OCR med AI-datafangstsoftware og fakturaautomatisering håndterer trevejs matchning af fakturaer til indkøbsordrer og kvitteringer. Denne automatiseringsproces kan hjælpe en virksomhed med at holde trit med kreditor- og betalingsbelastningen, øge nøjagtigheden, reducere fejlagtige eller svigagtige betalinger, lukke bøgerne tidligere og reducere relaterede afdelingsarbejds- og andre administrative omkostninger.
Konklusion
Denne artikel giver en dybdegående guide til trevejs matchning af fakturaer. Automatisering forbedrer trevejs-matching-processen i økonomi ved at øge effektiviteten og reducere risikoen for fejl fra manuel dataindtastning. Nanonets leverer en state-of-the-art, AI-drevet OCR-softwareløsning til implementering af trevejs-matching-processen.
- &
- 2019
- 2020
- Om
- adgang
- Adgang
- Ifølge
- Konto
- Bogføring og administration
- præcis
- Yderligere
- adresse
- adresser
- fremskreden
- fremskridt
- Fordel
- fordele
- Aftale
- AI
- hjælpemidler
- algoritme
- algoritmer
- Alle
- allerede
- beløb
- beløb
- analyse
- årligt
- En anden
- api
- Anvendelse
- Godkend
- apps
- Kunst
- artikel
- kunstig
- kunstig intelligens
- Kunstig intelligens (AI)
- Kunstig intelligens og maskinlæring
- Aktiver
- revision
- myndighed
- automatisere
- Automatiseret
- Automatisering
- Automation
- baggrund
- Banker
- grundlag
- bliver
- blive
- mener
- gavner det dig
- fordele
- BEDSTE
- bedste praksis
- Beyond
- Bill
- fakturerings- og
- Billion
- Sedler
- Sort
- Bloker
- Blog
- board
- bestyrelse
- Bøger
- grænse
- bots
- Boks
- bygge
- virksomhed
- business intelligence
- virksomheder
- kapaciteter
- fange
- fanger
- casestudie
- tilfælde
- Kontanter
- pengestrøm
- Årsag
- årsager
- Direktør
- kæde
- odds
- chef
- administrerende direktør
- fordringer
- klassificering
- kunder
- lukning
- kode
- indsamler
- Kolonne
- kombination
- Kommissionen
- Fælles
- Virksomheder
- selskab
- sammenlignet
- konkurrencedygtig
- Compliance
- computer
- computergenereret
- tillid
- tilslutning
- kontakt
- kontrakt
- entreprenører
- kontrol
- controller
- Omkostninger
- skabe
- skaber
- kredit
- CRM
- Nuværende
- Nuværende tilstand
- skik
- kunde
- Kunde support
- data
- Datoer
- dedikeret
- forsinkelse
- forsinkelser
- leveret
- Leverancer
- leverer
- levering
- Deloitte
- indsætte
- beskrevet
- detaljeret
- detaljer
- Detektion
- Udvikling
- forskellige
- digital
- digitalisering
- digitalisere
- direkte
- direktører
- udbetalinger
- Rabat
- dokumenter
- kørsel
- Dropbox
- i løbet af
- Tidligt
- effektivitet
- effektiv
- effektivt
- medarbejdere
- muliggøre
- kryptering
- sikring
- Indtast
- Enterprise
- Går ind i
- væsentlig
- evaluere
- begivenhed
- evolution
- eksempel
- eksempler
- udveksling
- udøvende
- forventet
- udgifter
- erfaring
- Funktionalitet
- Gebyrer
- Fields
- finansiere
- finansielle
- Finansielle institutioner
- flow
- Fokus
- følger
- efter
- formular
- fremadrettet
- bedrageri
- Gratis
- fuld
- funktionalitet
- fremtiden
- GDPR
- Generelt
- generere
- Global
- mål
- godt
- varer
- Grow
- vejlede
- håndtere
- Håndtering
- Gem
- hjælpe
- hjælper
- Høj
- høj kvalitet
- højere
- Ansættelse
- Hvordan
- HTTPS
- kæmpe
- menneskelig
- Human Resources
- identificere
- billede
- gennemføre
- Forbedre
- omfatter
- medtaget
- omfatter
- Herunder
- Forøg
- stigende
- industrielle
- oplysninger
- institutioner
- forsikring
- integrere
- integreret
- integration
- Intelligens
- Intelligent
- hensigt
- grænseflade
- opgørelse
- undersøge
- involverede
- spørgsmål
- spørgsmål
- IT
- Job
- tidsskrift
- viden
- kendt
- Etiketter
- arbejdskraft
- Sprog
- stor
- større
- ledere
- førende
- læring
- Ledger
- Politikker
- Niveau
- Licens
- Limited
- Line (linje)
- Liste
- placering
- logo
- Lang
- maskine
- machine learning
- lavet
- større
- maerker
- Making
- administrere
- ledelse
- leder
- Ledere
- manuel
- manuelt
- Produktion
- kortlægning
- Marked
- Match
- matchende
- materialer
- Medier
- Medlemmer
- metoder
- model
- modeller
- mere
- mest
- flytning
- flere
- Natural
- nødvendig
- netto
- nummer
- numre
- opnået
- tilbyde
- tilbydes
- Tilbud
- Officer
- online
- Produktion
- ordrer
- ordrer
- organisatorisk
- organisation
- Andet
- Ellers
- betalt
- Smerte
- Papir
- del
- Betal
- betaling
- betalinger
- procent
- ydeevne
- udfører
- fysisk
- anbringelse
- planlægning
- perron
- Platforme
- Leg
- Punkt
- punkter
- politik
- mulig
- potentiale
- prissætning
- Beskyttelse af personlige oplysninger
- om
- Problem
- problemer
- behandle
- Procesautomatisering
- Processer
- forarbejdning
- Produkt
- produktivitet
- Produkter
- Profit
- fremskrivninger
- give
- giver
- køb
- købt
- indkøb
- køb
- formål
- kvalitet
- rækkevidde
- realtid
- rimelige
- modtage
- modtaget
- optage
- optegnelser
- reducere
- reducere
- forhold
- pålidelig
- remittance
- indberette
- Rapporter
- anmode
- anmodninger
- kræver
- påkrævet
- Krav
- ressource
- Ressourcer
- ansvar
- ansvarlige
- Resultater
- indtægter
- gennemgå
- Anmeldelser
- Risiko
- Robot procesautomation
- rpa
- Kør
- salg
- scanning
- problemfrit
- SEK
- Værdipapirer
- Securities and Exchange Commission
- sikkerhed
- Tjenester
- skifte
- Levering
- Kort
- signifikant
- siden
- lille
- So
- Social
- sociale medier
- Software
- software løsning
- solid
- løsninger
- Løsninger
- SOLVE
- nogle
- specifikationer
- hastighed
- udgifterne
- standard
- standarder
- påbegyndt
- Tilstand
- erklærede
- Statement
- udsagn
- Stater
- statistik
- statistik
- Status
- styrke
- stræbe
- Studere
- indsendt
- væsentlig
- succes
- leverandører
- forsyne
- forsyningskæde
- supply chain management
- support
- Støtte
- Kortlægge
- systemet
- Systemer
- tager
- opgaver
- skat
- hold
- tech
- Teknologier
- Teknologier
- Test
- tredjepart
- Gennem
- tid
- Titel
- værktøjer
- handle
- Kurser
- transaktion
- Transaktioner
- rejse
- tutorials
- typer
- forstå
- brug
- brugere
- sædvanligvis
- værdi
- forskellige
- leverandører
- Verifikation
- video
- vision
- visualisering
- afgørende
- Hvad
- inden for
- uden
- Arbejde
- arbejder
- virker
- verdensplan
- år
- nul