ডকুমেন্ট ইনডেক্সিংয়ের জন্য বিশেষজ্ঞের গাইড ডাউনলোড করুন।
অনেক কর্পোরেশন যেগুলি কাগজ থেকে কম্পিউটার-ভিত্তিক ফাইলিং পদ্ধতিতে স্থানান্তরিত হয়েছে তারা বুঝতে পেরেছে যে ডিজিটাল ফাইলগুলি এনালগগুলির মতোই অগোছালো এবং অগোছালো হতে পারে৷ যাহোক, নথি ডিজিটাইজিং দীর্ঘমেয়াদে অনেক প্রচেষ্টা এবং সময় বাঁচায়; সঠিকভাবে সম্পন্ন হলে এটি শুধুমাত্র কাজ করে। সেখানেই ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং আসে।
আপনার ডিজিটাল ফাইলগুলিকে সংগঠিত করতে এবং ভবিষ্যতের ফাইলগুলিকে সংগঠিত করতে আপনার কর্পোরেশনকে সক্ষম করার জন্য ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং একটি দুর্দান্ত উপায়। এটি আপনার প্রতিষ্ঠান জুড়ে পদ্ধতির সাথে জড়িত ফাইলগুলির সাথে সম্পর্কিত, প্রাপ্য অ্যাকাউন্ট থেকে এবং পরিশোধযোগ্য হিসাব থেকে টাকা দিতে রাজী করান.
ডকুমেন্ট ইনডেক্সিং কি?
ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং ভবিষ্যতে নথিগুলি অনুসন্ধান বা পুনরুদ্ধার করার সময় আরও ভাল দৃশ্যমানতার জন্য সঠিক ট্যাগ বা বৈশিষ্ট্য সহ নথিগুলিকে সংগঠিত করে।
উদাহরণস্বরূপ, একটি ফার্ম গ্রাহক সংখ্যা, ক্লায়েন্টের নাম, কর্মচারীর নাম, তারিখ, বা অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্যগুলির দ্বারা নথিগুলিকে সূচী করতে পারে যা পরবর্তীতে সম্পর্কিত হতে পারে। এটি একটি প্রতিষ্ঠানের ভিত্তির একটি উল্লেখযোগ্য অংশ নথি ব্যবস্থাপনা নেটওয়ার্ক নির্মিত হয়.
একটি অভিধানের উদাহরণ নেওয়া যাক। একটি অভিধানে শব্দ এবং তাদের অর্থের বিস্তৃত পরিসর রয়েছে। আপনি যদি অভিধান থেকে একটি নির্দিষ্ট কাজ আবিষ্কার করতে হয়, প্রতিটি পৃষ্ঠা দেখতে ঘন্টা সময় লাগবে.
কিন্তু সূচক ব্যবহার করে, আপনার শিকার মাত্র মিনিট বা সেকেন্ডে সঙ্কুচিত হয়। ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং অনুরূপ অনুমান নিয়ন্ত্রণ করে। একটি নির্দিষ্ট ট্যাগ সংযুক্ত করে ডিজিটাল নথি, আপনি ফাইলের পাহাড়ের মাধ্যমে ম্যানুয়ালি বিশ্লেষণ করার পরিবর্তে আপনার প্রয়োজনীয় তথ্যগুলি আরও অনায়াসে খুঁজে পেতে এই ট্যাগের শর্তগুলি ব্যবহার করতে পারেন।
ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং ধারণা
একাধিক ধারণায় ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং সম্পর্কে কেউ বুঝতে এবং জানতে পারে। আসুন সংক্ষিপ্তভাবে তাদের পরিদর্শন করা যাক:
- তথ্যশালা: একটি ডাটাবেস একটি বৈদ্যুতিক নথির সংগ্রহ এক জায়গায় রাখা এবং বিভিন্ন উদ্দেশ্যে অনেক ব্যবহারকারীর কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য করে তোলে। এটি একটি কম্পিউটারে সংরক্ষিত নথি বা ডেটার একটি সংগঠিত সংগ্রহও হতে পারে, যা একটি প্রোগ্রাম আলোচনা করতে এবং অনুসন্ধানের দ্রুত, নমনীয় উত্তর প্রদান করতে ব্যবহার করতে পারে।
- আরডিবিএমএস: "RDBMS" (রিলেশনাল ডেটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম) শব্দটি একটি ডাটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমকে বোঝায় যেখানে ডেটা এবং ডেটার মধ্যে সম্পর্কগুলি টেবিলে বজায় রাখা হয়।
- মূল ক্ষেত্র—সূচী ক্ষেত্রগুলি হল ডাটাবেস ক্ষেত্র যা নথি শ্রেণীবদ্ধ এবং সাজানোর জন্য ব্যবহৃত হয়। এগুলি সাধারণত ব্যবহারকারী দ্বারা সংজ্ঞায়িত করা হয় এবং নথিগুলি স্ক্যান এবং পুনরুদ্ধার করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। উদাহরণগুলির মধ্যে ইনভয়েস নম্বর, গ্রাহকের নাম, তারিখ এবং ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
- সূচী মেলান, মার্জ করুন এবং পূরণ করুন ইতিমধ্যে অন্যান্য সিস্টেমে বিদ্যমান সূচক ডেটা সহ এলাকা, যেমন অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম. এটি আপনাকে এক বা একাধিক ক্ষেত্র সূচী করতে এবং মেলে এমন একটি টেবিল লুকআপ বা অন্য নেটওয়ার্ক দ্বারা প্রদত্ত টেক্সট ফাইল থেকে ডেটা দিয়ে স্বয়ংক্রিয়ভাবে অবশিষ্ট ক্ষেত্রগুলি পূরণ করতে দেয়, যেমন অ্যাকাউন্টিং বা মানব সম্পদ সিস্টেম, যা মেলে।
15 মিনিটের মধ্যে নো-কোড ওয়ার্কফ্লো সহ স্বয়ংক্রিয়ভাবে নথি সূচী করুন। এটি একটি বিনামূল্যের পণ্য ডেমোর সাথে কীভাবে কাজ করে তা দেখুন যেখানে আমরা আপনার জন্য ওয়ার্কফ্লো সেট করব।
একটি বিনামূল্যে পণ্য সফর পান or আপনার ফ্রি পরিক্ষা শুরু করুন.
ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং কেন গুরুত্বপূর্ণ?
ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং শুধুমাত্র দ্রুত নথি পুনরুদ্ধারের চেয়ে আরও বেশি কিছু সক্ষম করে। ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিংয়ের অনেক সুবিধা রয়েছে, যার মধ্যে নিম্নলিখিতগুলি রয়েছে:
উন্নত নথি সংস্থা
কর্মচারীরা সঠিক ডকুমেন্ট ইনডেক্সিং সিস্টেমের সাহায্যে সঠিক নথি খোঁজার সময় বাঁচাতে পারে।
সহজ অডিট সম্মতি
অডিটের জন্য সময়মতো কাগজপত্র জোগাড় করার জন্য আপনি সহজেই ঝাড়ফুঁক করতে পারেন যদি নথিগুলি ইতিমধ্যেই সূচিবদ্ধ এবং আর্থিক বছর এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক মেট্রিক্স অনুসারে সংগঠিত থাকে।
সময় সংরক্ষণ
যাইহোক, যদি আপনার এবং আপনার দলের সঠিক নথির সূচীকরণ প্রোটোকল থাকে, তাহলে আপনি উত্পাদনশীল কাজের সন্ধানে ব্যয় করা সময় ব্যবহার করতে পারেন।
ডকুমেন্ট ইনডেক্সিং এর প্রকার
ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং-এর অনেক সুবিধার পাশাপাশি, অনেকগুলি বিভিন্ন সূচীকরণ পদ্ধতি রয়েছে, তাই আপনি যেটি বেছে নিতে পারেন (বা উপায়গুলির সংমিশ্রণ) আপনার জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত। নথি কর্মপ্রবাহ. এই কৌশলগুলি নিম্নলিখিতগুলি নিয়ে গঠিত:
ফুল-টেক্সট ইনডেক্সিং
পূর্ণ-পাঠ্য সূচীকরণের সাথে, একটি নথির সম্পূর্ণ বিষয়বস্তু স্ক্যান করা হয়, যা আপনাকে বাক্যাংশ বা কীওয়ার্ডগুলির জন্য পাঠ্যের যে কোনও জায়গায় অনুসন্ধান করতে দেয়।
এটি বেশিরভাগ ওয়ার্ড প্রসেসর এবং ওয়েব ব্রাউজারে অন্তর্ভুক্ত "ফাইন্ড" (Ctrl+F বা Command+F) টুলের অনুরূপ। এই ইন্ডেক্সিং টাইপের ব্যবহারকারী-বান্ধব প্রকৃতি এটিকে সবচেয়ে সহজ করে তোলে, তবে এটির জন্য প্রচুর স্টোরেজ স্পেস প্রয়োজন।
আপনি Nanonets ব্যবহার করে নথি অনুসন্ধানযোগ্য করতে পারেন। দেখ কিভাবে.
অটোমেটেড ইনডেক্সিং
স্বয়ংক্রিয় সূচীকরণ, যা পরিবর্তনশীল লুকআপ ইনডেক্সিং নামেও পরিচিত, সম্পূর্ণ পৃষ্ঠাটি ইন্ডেক্স করার পরিবর্তে একটি ডাটাবেসের সাথে মেলে এমন একটি নথির প্রয়োজনীয় অংশগুলিকে বেছে বেছে সূচী করে, যেমন গ্রাহক সংখ্যা বা নাম।
এই পদ্ধতিটি ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে। তারপরও, ব্যবসার জন্য বিলের মতো নথিগুলি সূচী করা উপকারী হতে পারে যাতে সর্বদা ক্ষেত্রগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে তথ্য মেলে ডাটাবেসে।
দেখুন কিভাবে আপনি Nanonets এর সাথে ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন।
মেটাডেটা ইনডেক্সিং
"ডেটা সম্পর্কে ডেটা" একটি শব্দ যা প্রায়শই মেটাডেটা উল্লেখ করতে ব্যবহৃত হয়, কিন্তু এটি খুব বিস্তারিত। একটি পিডিএফ ফাইল তৈরি করার জন্য চিত্রগুলি ক্যাপচার করার সময় এর একটি উদাহরণ হতে পারে; এটি নেওয়ার সময় এটি ক্যাপচার করে।
অধিকন্তু, এটি আপনাকে অতিরিক্ত "ট্যাগ" যোগ করার অনুমতি দেয়, যা হিসাবে পরিচিত পিডিএফ মেটাডেটা. মেটাডেটা, যেমন ট্যাগ এবং অন্যান্য তথ্য যা আপনি পরবর্তী অনুসন্ধানের জন্য ব্যবহার করতে চান, একটি নথির ডিজিটাইজিং বা স্ক্যান করার সময় ব্যবহার করা যেতে পারে। তারপরে, যখন একটি নথি পাওয়ার কথা আসে, এটি সম্পূর্ণ নথি স্ক্যান করার জন্য আপনার নথি পুনরুদ্ধার প্রোগ্রাম ব্যবহার করার পরিবর্তে মেটাডেটা স্ক্যান করে।
ফিল্ড ডেটা ব্যবহার করে স্বয়ংক্রিয় সূচীকরণ
ক্ষেত্র-ভিত্তিক সূচীকরণ একটি ডাটাবেসের মধ্যে বিভিন্ন তথ্য উৎসকে বোঝায়, যা ক্ষেত্র নামেও পরিচিত। এটি ধারণাগতভাবে মেটাডেটা সূচীকরণের অনুরূপ। উদাহরণস্বরূপ, আপনি গ্রাহক কলামে একই নামের রেকর্ডের জন্য আপনার ডাটাবেস অনুসন্ধান করতে ক্ষেত্র-ভিত্তিক সূচী ব্যবহার করতে পারেন।
ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং কঠিন নয়। অটোপাইলটে নথি সূচী করতে উপরের সমস্ত পদ্ধতি ব্যবহার করুন।
কিভাবে আপনি <15 মিনিটের মধ্যে Nanonets-এর সাথে ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন তা দেখতে একটি কল বুক করুন।
একটি বিনামূল্যে পণ্য সফর পান or আপনার ফ্রি পরিক্ষা শুরু করুন.
ডকুমেন্ট ইনডেক্সিং কিভাবে কাজ করে?
কোন নথির সূচীকরণ আপনার জন্য সর্বোত্তম তা নির্ভর করবে সংশ্লিষ্ট পক্ষগুলির প্রত্যেকটি কীভাবে আপনি যে নথিগুলিকে সূচীকরণ করছেন তা ব্যবহার করতে চান৷ কর্মচারীরা অনলাইনে যে তথ্যগুলি খোঁজার সম্ভাবনা সবচেয়ে বেশি এবং এটি খুঁজে পেতে তারা যে সার্চ টার্মগুলি ব্যবহার করতে পারে তা অবশ্যই আপনার জানা থাকতে হবে। কর্মচারীর চাহিদা বোঝাই আপনি এমন একটি উপায়ে সূচীকরণ করছেন তা নিশ্চিত করার একমাত্র উপায় যা দ্রুত নথি পুনরুদ্ধার সম্ভব করবে।
আপনার সূচীকৃত কাগজপত্রগুলি কীভাবে ব্যবহার করা হবে এবং কোন ধরনের সূচীকরণ আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য সবচেয়ে বেশি অর্থবহ হবে তা বুঝতে পারলে নথিগুলিকে সূচীকরণ করা সহজ। সূচীকরণ প্রক্রিয়াটি ম্যানুয়ালি বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূর্বনির্ধারিত মূল বাক্যাংশগুলি সনাক্ত করতে ডিজিটাইজড এবং স্ক্যান করা উপকরণগুলিকে স্ক্যান করা এবং শ্রেণিবদ্ধ করাকে অন্তর্ভুক্ত করে। আরও গভীরে সূচীকরণ প্রক্রিয়ার একটি ব্যাখ্যা নীচে দেওয়া হয়েছে:
ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং ইউজ কেস বুঝুন
আপনি যে ধরনের ইনডেক্সিং ব্যবহার করবেন তা নির্ভর করবে আপনি যে নথিগুলিকে ইন্ডেক্স করছেন তার উপর, সেগুলি কর্মীদের রেকর্ড, চালান বা অন্য কিছু হোক না কেন; কে এই নথিগুলি পুনরুদ্ধার করবে এবং কেন তা জানাও গুরুত্বপূর্ণ।
আপনি যে ধরনের ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং ব্যবহার করতে চান তা চূড়ান্ত করুন
এটা সম্ভব যে কিছু ধরণের কাগজপত্র সহজেই পাওয়া যেতে পারে যতটা তথ্য সূচীকরণের প্রয়োজন ছাড়াই। উদাহরণস্বরূপ, আপনার শুধুমাত্র ইনভয়েস থেকে প্রাথমিক তথ্যের প্রয়োজন হতে পারে, যেমন অ্যাকাউন্ট নম্বর বা বিক্রেতার নাম।
প্রযোজ্য ডেটা সূচী করুন
আপনি ম্যানুয়ালি ডেটা সূচী করতে পারেন বা, পছন্দসই সফ্টওয়্যারের উপর নির্ভর করতে পারেন যা সূচীকরণের কোন ফর্মটি অর্থপূর্ণ তা নির্ধারণ করার পরে ডেটা সূচক করতে পারে।
ম্যানুয়ালি করা হলে ডাবল কী পদ্ধতি হল সবচেয়ে কার্যকর সূচীকরণ কৌশল। দুই ব্যক্তি এই পদ্ধতি ব্যবহার করে প্রতিটি স্ক্যান করা নথিতে ট্যাগ করে ফাইলের জন্য উপযুক্ত মেটাডেটা ক্ষেত্রগুলিতে যে তথ্য দেখতে পান তা প্রবেশ করে প্রয়োজনীয় সূচী বাক্যাংশের সাথে। এটি একটি ক্রস-তুলনার জন্য কোনো ত্রুটি খুঁজে পাওয়া সম্ভব করে তোলে। ডাবল কী অনেক সময় সাশ্রয় করে এবং ভুলগুলোকে মারাত্মকভাবে কমিয়ে দেয়।
আপনি যদি সফ্টওয়্যারের উপর নির্ভর করেন তবে সফ্টওয়্যারটির নথির কোন অংশ থেকে সফ্টওয়্যারটি নেওয়া উচিত তার জন্য আপনাকে অবশ্যই নির্দেশিকা নির্দিষ্ট করতে হবে৷ উদাহরণস্বরূপ, সঠিক ডকুমেন্ট ইনডেক্সিং সফ্টওয়্যার এর সাথে সহযোগিতা করে ওসিআর প্রযুক্তি কম্পিউটারকে ইমেজ থেকে পাঠ্য পড়ার অনুমতি দিতে, যা প্রাসঙ্গিক ডেটা সূচীকরণ এবং নথির ফিজিক্যাল কপি ডিজিটাইজ করার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
Nanonets - সেরা নথি সূচক সফ্টওয়্যার
Nanonets হল একটি এআই-ভিত্তিক নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম এর জন্য একটি নো-কোড প্ল্যাটফর্ম সহ ব্যবহারকারীদের অনুমতি দেয় শেষ থেকে শেষ নথি ব্যবস্থাপনা. ন্যানোনেট সমস্ত নথির প্রক্রিয়াগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করে
এবং আরো Nanonets-এর একটি অন্তর্নির্মিত OCR সফ্টওয়্যার রয়েছে যা নথিগুলি সনাক্ত করতে কীওয়ার্ড নিষ্কাশন ব্যবহার করে এবং সেই অনুযায়ী সংশ্লিষ্ট ডাটাবেসে সূচী দেয়। Nanonets AI অ্যালগরিদম সময়ের সাথে শেখে এবং সহজেই অসংগঠিত, অর্ধগঠিত, বা কাস্টম নথিগুলি পরিচালনা করে।
30,000+ এন্টারপ্রাইজের 500+ পেশাদাররা দক্ষতার সাথে নথিগুলি পরিচালনা করার জন্য Nanonets-কে বিশ্বাস করে।
Nanonets ব্যবহার করলে খরচ সাশ্রয়, বর্ধিত সম্মতি এবং উন্নত উৎপাদনশীলতা সহ অনেক সুবিধা পাওয়া যায়। এখানে কিছু অনন্য সুবিধা রয়েছে যা ন্যানোনেটকে আলাদা করে:
- কোনও কোডিংয়ের প্রয়োজন নেই
- সব ধরনের নথির সাথে কাজ করে
- কাস্টম এআই মডেল
- কোন পোস্ট-প্রসেসিং বা প্রাক প্রক্রিয়াকরণের প্রয়োজন নেই।
- বহুভাষিক নথি পরিচালনা করে
- 200+ ভাষা শনাক্ত করে
- 1-দিন সেটআপ
- API এবং Zapier এর সাথে 5000+ ইন্টিগ্রেশন
- 24x7 লাইভ সমর্থন
- স্বচ্ছ মূল্যের বিকল্প
- সাদা লেবেল সমাধান
- অন-প্রিমিস এবং ক্লাউড হোস্টিং
এখানে Nanonets থেকে প্রত্যাশিত পারফরম্যান্সের একটি স্ন্যাপশট।
নীচে দেখানো হিসাবে পিয়ার-টু-পিয়ার গ্রাহক পর্যালোচনা ওয়েবসাইটগুলিতে Nanonets-কে উচ্চ রেট দেওয়া হয়েছে।
দেখুন কিভাবে আপনি 15 মিনিটের মধ্যে Nanonets এর সাথে আপনার নথির সূচীকরণ প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন।
একটি বিনামূল্যে পণ্য সফর পান or এটি নিজে চেষ্টা করো.
ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং এর জন্য Nanonets কিভাবে ব্যবহার করবেন?
ধাপ 1: একটি অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন ন্যানোনেটে (এখন বিনামূল্যে শুরু করুন) এবং লগ ইন করুন।
ধাপ 2: প্রধান পর্দা থেকে নথি শ্রেণীবিভাগ মডেল নির্বাচন করুন.
ধাপ 3: ডকুমেন্ট ট্যাগগুলি নির্বাচন করুন যা আপনি অন্তর্ভুক্ত করতে চান।
ধাপ 4: আপনার নথির ধরন চিনতে AI মডেলকে প্রশিক্ষণ দেওয়ার জন্য Nanonets AI অ্যালগরিদমের শুধুমাত্র 25টি নথির প্রয়োজন৷ প্রতিটি ডকুমেন্ট ট্যাগের জন্য 25টি ডকুমেন্ট আপলোড করুন এবং মডেলকে প্রশিক্ষণ দিন।
ধাপ 5: একবার হয়ে গেলে, আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নথি পাঠাতে, সেগুলিকে সূচীকরণ করতে এবং প্রয়োজন অনুসারে ডাটাবেসে পাঠাতে নথির কার্যপ্রবাহ ব্যবহার করতে পারেন। আপনি নথি থেকে ডেটা বের করতে, নথি প্রক্রিয়াকরণ করতে বা অনুমোদন প্রক্রিয়ার মাধ্যমে পাঠাতে নথির কার্যপ্রবাহ ব্যবহার করতে পারেন। আপনার কল্পনা সীমাবদ্ধতা.
Nanonets এর সাথে ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং সহজ।
আপনার বিনামূল্যে ট্রায়াল শুরু করুন এবং এটি নিজেই করুন. আপনার সাহায্যের প্রয়োজন হলে, আমাদের অটোমেশন বিশেষজ্ঞদের সাথে 10-মিনিটের কলের সময় নির্ধারণ করুন যাতে আমরা আপনার জন্য ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করতে পারি।
একটি বিনামূল্যে পণ্য সফর পান or আপনার ফ্রি পরিক্ষা শুরু করুন.
কিভাবে এটি আপনাকে নথি খুঁজে পেতে সাহায্য করে?
ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং হল যেকোনো ব্যবসায়িক নথি ব্যবস্থাপনার কৌশলের একটি মৌলিক উপাদান এবং এটি আরও দক্ষ কর্মপ্রবাহ তৈরি করার একটি অসাধারণ উপায়। পর্যাপ্ত সূচীকরণের সাথে, আপনার কর্মীদের প্রয়োজন এমন যেকোন নথি অনুসন্ধান করা এবং শুধুমাত্র একটি সীমিত কীস্ট্রোকের মাধ্যমে পুনরুদ্ধার করা সহজ। কিন্তু শক্তিশালী ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং বাস্তবায়ন করা জটিল হতে পারে যদি আপনার কাছে পর্যাপ্ত সরঞ্জাম না থাকে।
উপসংহার
হাজার হাজার নথি সহ বিশাল আর্কাইভ থেকে নথি পুনরুদ্ধার করতে সাহায্য করার জন্য ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং একটি শক্তিশালী পদ্ধতি। নথিগুলিকে তাদের পূর্ণ-পাঠ্য বিষয়বস্তু (যেমন ডেটার যে কোনও শব্দ অ্যাক্সেস করা যেতে পারে) বা নথির সাথে সম্পর্কিত তথ্য, যেমন উত্পাদনের দিন, একটি অনন্য শনাক্তকারী বা নথির কেন্দ্রীয় থিম দ্বারা সূচিবদ্ধ করা যেতে পারে।
নথি ব্যবস্থাপনা সম্পর্কে আরও পড়ুন:
FAQ
ইনডেক্স ডকুমেন্টে ব্যবহৃত ডেটা কী?
নতুন ডিজিটাল ফাইলগুলি থেকে সর্বাধিক সুবিধা পাওয়ার জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত হল কোন সূচীকরণের মানগুলি ব্যবহার করতে হবে তা নির্বাচন করা৷ সূচীকরণের জন্য ব্যবহৃত ডেটার কিছু উদাহরণ অন্তর্ভুক্ত:
- অর্ডার নম্বর
- ঠিকানা
- তারিখগুলি
- প্রথম এবং শেষ নাম
- ফোন নাম্বারগুলো
- চালান নম্বর
- গ্রাহক সংখ্যা
- অ্যাকাউন্ট নম্বর
- কীওয়ার্ড বর্ণনাকারী
ইনডেক্সিং এর উদ্দেশ্য কি?
সূচীকরণের মৌলিক উদ্দেশ্য হল আপনার স্ক্যান করা কাগজপত্রের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত তথ্য দ্রুত স্ক্যান করার এবং পুনরুদ্ধার করার ক্ষমতা থাকা। এটি আপনার কর্মীদের ফাইলের বাক্সে ম্যানুয়ালি চালানো ছাড়াই তথ্য অনুসন্ধান করতে সক্ষম করে আপনার অফিসের দক্ষতা বাড়াতে পারে।
ভালো ইনডেক্সিং এর গুণাবলী কি কি?
একটি ইন্ডেক্সিং প্রকল্পের শেষ উদ্দেশ্য হল এমন একটি সিস্টেম তৈরি করা যেখানে ব্যবহারকারীরা দক্ষতার সাথে ডেটা পুনরুদ্ধার করতে পারে। এই মাধ্যমে সম্পন্ন করা হয়:
- তাদের মতামত পেতে শেষ ব্যবহারকারীদের (বিভাগের প্রধান, পরিচালক, কর্মচারী) সাথে সংযুক্ত করুন।
- একটি সহজ সিস্টেম যা ব্যবহার করা সহজ।
- একটি নথি এবং সম্পূর্ণ পাঠ্যের নির্দিষ্ট ক্ষেত্রগুলির জন্য অনুসন্ধান করার জন্য একটি পছন্দ সহ৷
- দক্ষ ইন্ডেক্সিং পেশাদারদের সম্পৃক্ততা প্রক্রিয়াটির মাধ্যমে আপনাকে গাইড করতে এবং পরামর্শ দিতে সহায়তা করে।
এটি কিভাবে এক শিল্প থেকে অন্য শিল্পে পরিবর্তিত হয়?
সূচীকরণের শর্তাবলী নির্বাচন করার একটি অপরিহার্য বিষয় হল কিভাবে নথিগুলি জরিপ করা হবে। উদাহরণস্বরূপ, কর্মীদের ফাইলের একটি সিরিজে, প্রধানত প্রথম এবং শেষ নাম এবং কর্মসংস্থানের তারিখগুলি অনুসন্ধানের জনপ্রিয় উপায় হবে
বিপরীতভাবে, চিকিৎসা শংসাপত্রগুলি পার্সিং জন্ম তারিখ বা বীমা পলিসি নম্বর উল্লেখ করতে পারে। ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং এর সময় সাধারণত ব্যবহৃত সার্চ টার্মগুলি সহ ভাল ফলাফল দেবে।
ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং কিভাবে কাজ করে?
স্ক্যান করা নথিতে কিছু তথ্য প্রদান করে, দক্ষ এবং দ্রুত পুনরুদ্ধার সক্ষম করে ডকুমেন্ট ইন্ডেক্সিং ফাংশন। নথির সূচীকরণের জন্য বিভিন্ন পদ্ধতি রয়েছে, যার প্রত্যেকটির অনন্য সুবিধা রয়েছে।
আপনার সেরা ডকুমেন্ট ইনডেক্সিং বিকল্প কি?
নথির সূচীকরণ যথাযথভাবে প্রয়োগ করা হলে বিরামহীন অনুসন্ধান এবং বিপুল পরিমাণ নথি পুনরুদ্ধার তৈরি করে। তা সত্ত্বেও, সঠিক সূচীকরণ পদ্ধতি এক-আকার-ফিট-সমস্ত নয়। নথিগুলি তাদের সম্পূর্ণ পাঠ্য দ্বারা সূচিত করা হোক না কেন, এলাকা দ্বারা সংগঠিত হোক বা ভাল মেটাডেটা দিয়ে পরিপূরক হোক, এই বিকল্পটি পুরো সিস্টেমের সাফল্যকে চালিত করে। একজন দক্ষ অংশীদার আপনার টিমকে সঠিক সূচীকরণ কৌশল নির্বাচন করতে সক্ষম করতে পারে যা আপনার দলের অনন্য অনুশীলনের সাথে খাপ খায়।
নো-কোড ওয়ার্কফ্লো সহ অটোপাইলটে আপনার সমস্ত নথি সূচী করতে একটি নো-কোড প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করুন। আগ্রহী?
একটি বিনামূল্যে পণ্য সফর পান or আপনার ফ্রি পরিক্ষা শুরু করুন.
8 ফেব্রুয়ারী 2023: এই ব্লগটি মূলত জুন 2022 এ প্রকাশিত হয়েছিল এবং আপডেট করা সামগ্রী সহ 8 ফেব্রুয়ারী 2023 এ আপডেট করা হয়েছিল।
- এসইও চালিত বিষয়বস্তু এবং পিআর বিতরণ। আজই পরিবর্ধিত পান।
- প্লেটোব্লকচেন। Web3 মেটাভার্স ইন্টেলিজেন্স। জ্ঞান প্রসারিত. এখানে প্রবেশ করুন.
- উত্স: https://nanonets.com/blog/document-indexing/
- 1
- 10
- 2022
- 2023
- a
- সম্পর্কে
- উপরে
- অ্যাক্সেসড
- প্রবেশযোগ্য
- সম্পন্ন
- অনুযায়ী
- তদনুসারে
- হিসাব
- হিসাবরক্ষণ
- অ্যাকাউন্টস
- দিয়ে
- যোগ
- অতিরিক্ত
- ঠিকানা
- সুবিধাদি
- পর
- AI
- অ্যালগরিদম
- সব
- অনুমতি
- অনুমতি
- ইতিমধ্যে
- সর্বদা
- বিশ্লেষণ
- এবং
- অন্য
- উত্তর
- কোথাও
- পৃথক্
- API
- প্রাসঙ্গিক
- ফলিত
- অভিগমন
- পন্থা
- যথাযথ
- উপযুক্তভাবে
- অনুমোদন
- এলাকার
- পৌঁছাবে
- বৈশিষ্ট্যাবলী
- নিরীক্ষা
- স্বয়ংক্রিয় পদ্ধতি প্রয়োগ করা
- স্বয়ংক্রিয়
- স্বয়ংক্রিয়ভাবে
- স্বয়ংক্রিয়তা
- স্বনির্দেশকারী
- মৌলিক
- নিচে
- উপকারী
- সুবিধা
- সর্বোত্তম
- উত্তম
- মধ্যে
- নোট
- ব্লগ
- বক্স
- সংক্ষেপে
- আনা
- প্রশস্ত
- ব্রাউজার
- নির্মাণ করা
- নির্মিত
- ব্যবসায়
- ব্যবসা
- কল
- ধারণক্ষমতা
- ক্যাচ
- ক্যাপচার
- কেস
- শ্রেণীকরণ
- মধ্য
- কিছু
- সার্টিফিকেট
- পছন্দ
- বেছে নিন
- উদাহৃত
- শ্রেণীবিন্যাস
- মক্কেল
- মেঘ
- কোডিং
- সংগ্রহ
- স্তম্ভ
- সমাহার
- সাধারণভাবে
- সম্মতি
- জটিল
- কম্পিউটার
- ধারণা
- ধারণাগতভাবে
- উপসংহার
- বিষয়বস্তু
- সুখী
- কপি
- কর্পোরেশন
- করপোরেশনের
- মূল্য
- খরচ বাঁচানো
- কাউচবেস
- পারা
- সৃষ্টি
- কঠোর
- প্রথা
- ক্রেতা
- কাট
- উপাত্ত
- ডেটাবেস
- ডাটাবেস
- তারিখ
- তারিখগুলি
- দিন
- রায়
- সংজ্ঞায়িত
- চূড়ান্ত
- ডেমো
- বিভাগ
- নির্ভরযোগ্য
- গভীরতা
- বিশদ
- নির্ণয়
- বিভিন্ন
- ডিজিটাল
- ডিজিটাইজড
- ডিজিটাইজিং
- শারীরিক ডিজিটাইজিং
- আবিষ্কার করা
- আলোচনা করা
- দলিল
- নথি ব্যবস্থাপনা
- কাগজপত্র
- ডবল
- নিচে
- আয়তন বহুলাংশে
- সময়
- প্রতি
- সবচেয়ে সহজ পদ্ধিতি হল
- সহজে
- কার্যকর
- দক্ষতা
- দক্ষ
- দক্ষতার
- প্রচেষ্টা
- এম্বেড করা
- কর্মচারী
- কর্মচারী
- চাকরি
- সক্ষম করা
- সম্ভব
- সক্রিয়
- উন্নত
- নিশ্চিত করা
- উদ্যোগ
- সমগ্র
- ত্রুটি
- অপরিহার্য
- থার (eth)
- প্রতি
- উদাহরণ
- উদাহরণ
- চমত্কার
- বিদ্যমান
- প্রত্যাশিত
- ক্যান্সার
- বিশেষজ্ঞদের
- ব্যাখ্যা
- নির্যাস
- নিষ্কাশন
- কারণের
- FAQ
- দ্রুত
- ক্ষেত্র
- ক্ষেত্রসমূহ
- ফাইল
- নথি পত্র
- ফাইলিং
- পূরণ করা
- আবিষ্কার
- দৃঢ়
- প্রথম
- অভিশংসক
- ফিট
- নমনীয়
- অনুসরণ
- ফর্ম
- পাওয়া
- ভিত
- বিনামূল্যে
- বিনামূল্যে ট্রায়াল
- ঘনঘন
- থেকে
- সম্পূর্ণ
- ক্রিয়া
- ক্রিয়াকলাপ
- মৌলিক
- ভবিষ্যৎ
- পাওয়া
- দাও
- ভাল
- কৌশল
- নির্দেশিকা
- হ্যান্ডলগুলি
- মাথা
- সাহায্য
- সাহায্য
- এখানে
- অত্যন্ত
- নিমন্ত্রণকর্তা
- ঘন্টার
- কিভাবে
- যাহোক
- HTTPS দ্বারা
- প্রচুর
- মানবীয়
- মানব সম্পদ
- অভিন্ন
- আইডেন্টিফায়ার
- সনাক্ত করা
- চিত্র
- কল্পনা
- বাস্তবায়ন
- গুরুত্বপূর্ণ
- উন্নত
- in
- অন্যান্য
- অন্তর্ভুক্ত করা
- অন্তর্ভুক্ত
- সুদ্ধ
- সূচক
- ইনডেক্স
- ব্যক্তি
- শিল্প
- তথ্য
- তথ্য
- উদাহরণ
- পরিবর্তে
- প্রতিষ্ঠান
- বীমা
- ঐক্যবদ্ধতার
- ইচ্ছুক
- জড়িত
- জড়িত থাকার
- IT
- জবস
- চাবি
- জানা
- বুদ্ধিমান
- পরিচিত
- লেবেল
- গত
- সম্ভবত
- সীমাবদ্ধতা
- সীমিত
- জীবিত
- দীর্ঘ
- দেখুন
- খুঁজছি
- খুঁজে দেখো
- অনেক
- প্রণীত
- প্রধান
- করা
- তৈরি করে
- পরিচালনা করা
- ব্যবস্থাপনা
- ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি
- পরিচালকের
- ম্যানুয়ালি
- অনেক
- ম্যাচ
- উপকরণ
- মানে
- চিকিৎসা
- মার্জ
- মেটাডাটা
- পদ্ধতি
- পদ্ধতি
- ছন্দোবিজ্ঞান
- হতে পারে
- মিনিট
- ভুল
- মডেল
- অধিক
- আরো দক্ষ
- সেতু
- পর্বত
- নাম
- নাম
- প্রকৃতি
- প্রয়োজনীয়
- প্রয়োজন
- প্রয়োজন
- চাহিদা
- নেটওয়ার্ক
- নতুন
- সংখ্যা
- সংখ্যার
- উদ্দেশ্য
- উপগমন
- OCR করুন
- ওসিআর সফটওয়্যার
- দপ্তর
- ONE
- অনলাইন
- মতামত
- পছন্দ
- সংগঠন
- সংগঠিত
- আয়োজন
- মূলত
- অন্যান্য
- কাগজ
- কাগজপত্র
- অংশ
- বিশেষ
- দলগুলোর
- হাসপাতাল
- যন্ত্রাংশ
- পিডিএফ
- পিয়ার যাও পিয়ার
- কর্মক্ষমতা
- কর্মিবৃন্দ
- বাক্যাংশ
- শারীরিক
- জায়গা
- মাচা
- Plato
- প্লেটো ডেটা ইন্টেলিজেন্স
- প্লেটোডাটা
- নীতি
- জনপ্রিয়
- সম্ভব
- ক্ষমতাশালী
- মূল্য
- পদ্ধতি
- প্রক্রিয়া
- প্রসেস
- প্রসেসর
- পণ্য
- উত্পাদনের
- উত্পাদনক্ষম
- প্রমোদ
- পেশাদার
- কার্যক্রম
- প্রকল্প
- সঠিক
- প্রোটোকল
- প্রদান
- প্রদত্ত
- প্রকাশিত
- উদ্দেশ্য
- উদ্দেশ্য
- গুণাবলী
- দ্রুত
- দ্রুত
- পরিসর
- পড়া
- চেনা
- রেকর্ড
- বোঝায়
- সংশ্লিষ্ট
- সম্পর্ক
- অবশিষ্ট
- প্রয়োজন
- প্রয়োজনীয়
- প্রয়োজন
- Resources
- নিজ নিজ
- ফলাফল
- এখানে ক্লিক করুন
- চালান
- দৌড়
- একই
- সংরক্ষণ করুন
- জমা
- স্ক্যান
- স্ক্যানিং
- তফসিল
- স্ক্রিন
- নির্বিঘ্ন
- সার্চ
- অনুসন্ধানের
- সেকেন্ড
- নির্বাচন
- অনুভূতি
- ক্রম
- সেট
- বিভিন্ন
- উচিত
- প্রদর্শিত
- গুরুত্বপূর্ণ
- অনুরূপ
- সহজ
- দক্ষ
- স্ন্যাপশট
- So
- সফটওয়্যার
- কিছু
- কিছু
- সোর্স
- স্থান
- ব্যয় করা
- মান
- এখনো
- স্টোরেজ
- সঞ্চিত
- কৌশল
- সাফল্য
- এমন
- মাপা
- পদ্ধতি
- সিস্টেম
- টেবিল
- TAG
- গ্রহণ করা
- টীম
- প্রযুক্তি
- শর্তাবলী
- সার্জারির
- ভবিষ্যৎ
- তথ্য
- তাদের
- বিষয়
- হাজার হাজার
- দ্বারা
- সময়
- থেকে
- টুল
- সরঞ্জাম
- রেলগাড়ি
- অসাধারণ
- পরীক্ষা
- আস্থা
- ধরনের
- সাধারণত
- বোঝা
- বোধশক্তি
- বোঝা
- সমন্বিত
- অনন্য
- আপডেট
- us
- ব্যবহার
- ব্যবহারকারী
- ব্যবহারকারী বান্ধব
- ব্যবহারকারী
- সদ্ব্যবহার করা
- ব্যবহার
- বিভিন্ন
- সুবিশাল
- বিক্রেতা
- প্রতিপাদন
- দৃষ্টিপাত
- অত্যাবশ্যক
- উপায়
- ওয়েব
- ওয়েব ব্রাউজার
- ওয়েবসাইট
- কি
- কিনা
- যে
- যখন
- হু
- ইচ্ছা
- মধ্যে
- ছাড়া
- শব্দ
- শব্দ
- হয়া যাই ?
- শ্রমিকদের
- কর্মপ্রবাহ
- কর্মপ্রবাহ
- কাজ
- would
- বছর
- আপনার
- নিজেকে
- ইউটিউব
- zephyrnet