ক্রয় অনুরোধ বনাম ক্রয় আদেশ: পার্থক্য

ক্রয় অনুরোধ বনাম ক্রয় আদেশ: পার্থক্য

উত্স নোড: 2982246

আপনার ব্যবসার মধ্যে নগদ প্রবাহ পরিচালনা করা আর্থিক সাফল্যের জন্য সর্বোত্তম - এটি একটি নো-ব্রেইনার। যদিও অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং আপনাকে নগদ-বহির্ভূত খরচগুলি প্রতিফলিত করতে পরিসংখ্যানগুলিকে পরিবর্তন করতে এবং ম্যাসেজ করতে দেয়, সমস্ত ব্যবসা নগদ অ্যাকাউন্টিংয়ে বেঁচে থাকে এবং মারা যায়: আপনার পণ্য বা পরিষেবাগুলি কি আপনার পাঠানোর চেয়ে বেশি নগদ নিয়ে আসছে?

 একটি উচ্চতর পরিষেবা বা পণ্য বিক্রি করার সময় বাজার এবং অর্থনৈতিক কারণগুলির মতো আপনার নিয়ন্ত্রণের বাইরের শক্তির উপর নির্ভর করে পারেন একটি শালীন ডিগ্রী আপনার নগদ আউটফ্লো পরিচালনা করুন. কিন্তু, ব্যবসায়িক কিংবদন্তি পিটার ড্রাকারের মতো বলেছেন, "আপনি যা পরিমাপ করেন না তা পরিচালনা করতে পারবেন না।"

আপনার নগদ আউটফ্লো সঠিকভাবে পরিচালনা করার জন্য প্রথমে বোঝার প্রয়োজন কে খরচ হয় কি আপনার প্রতিষ্ঠানের মধ্যে। আপনি কি পরিচালনা করতে চান তা পরিমাপ করার জন্য ক্রয়ের অনুরোধ এবং ক্রয় আদেশের জন্য স্পষ্ট নির্দেশিকা স্থাপন করা একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রথম পদক্ষেপ।  

ক্রয় আদেশ বনাম ক্রয় অনুরোধ: পার্থক্য কি?

একটি ক্রয় অনুরোধ (PR) এবং ক্রয় আদেশ (PO) উভয়ই আপনার মধ্যে গুরুত্বপূর্ণ সন্ধিক্ষণ সংগ্রহের কৌশল. পার্থক্যটি আপনার কোম্পানির প্রকিউরমেন্ট ওয়ার্কফ্লোতে তাদের অর্ডারের মধ্যে রয়েছে। PO বনাম PR এর মধ্যে পার্থক্য সহজ:

  • একটি ক্রয়ের অনুরোধটি অভ্যন্তরীণ ব্যবহারের জন্য এবং খরচের বিশদ বিবরণের ডকুমেন্টেশনের মাধ্যমে অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষের সাথে পণ্য বা পরিষেবার শেষ-ব্যবহারকারীকে (কর্মচারী) লিঙ্ক করে। 
  • একটি ক্রয় আদেশ রিকুইজিশন থেকে উদ্ভূত হয় এবং প্রয়োজন মেটানোর জন্য বিক্রেতা বা সরবরাহকারীর কাছে যায়। 

উভয়ই গুরুত্বপূর্ণ ফাংশন পরিবেশন করে, যার মধ্যে ডকুমেন্টেশন ম্যানেজমেন্ট, বাজেট কন্ট্রোল এবং আপনার ব্যবসার আর্থিক ফাংশন অডিট-প্রুফিং। 

একটি ক্রয় অনুরোধ কি?

একটি ক্রয়ের অনুরোধ আপনার প্রয়োজনের মতো জটিল বা সহজ হতে পারে, বৃহত্তর সংস্থাগুলির প্রায়শই PR-এর কার্যপ্রবাহের মধ্যে বৃহত্তর চেক এবং প্রক্রিয়াগুলির প্রয়োজন হয় মাত্র অল্প কয়েকজন কর্মচারীর সাথে ছোট দোকানগুলির তুলনায়৷ উভয় ক্ষেত্রেই, যদিও, একজন PR এর মূল সারমর্ম একই: এর উদ্দেশ্য হল আপনার কর্মপ্রবাহের মাধ্যমে রুট করা পণ্য বা পরিষেবাগুলি কেনা বা সংগ্রহ করার জন্য একজন কর্মচারীর আনুষ্ঠানিক অনুরোধ হিসাবে পরিবেশন করা।

কেন আপনি ক্রয় রিকুইজিশন প্রয়োজন?

মনে রাখবেন, আপনি যা পরিমাপ করেন না তা আপনি পরিচালনা করতে পারবেন না এবং আপনার ব্যয় পরিমাপ করা শুরু হয় কীভাবে অর্থ বাইরের দিকে প্রবাহিত হয় তার একটি দৃঢ় বোঝার মাধ্যমে। যদি না আপনি ব্যক্তিগতভাবে আপনার প্রতিষ্ঠানের মধ্যে প্রতিটি ক্রয় শূন্য কর্মচারী ইনপুট দিয়ে শুরু করেন (অসম্ভাব্য), আপনাকে ঘনিষ্ঠভাবে ট্র্যাক করতে হবে কে অর্ডার করছে কিজন্য কি উদ্দেশ্য, এবং জন্য কত. একটি ক্রয়ের অনুরোধ এই সমস্ত মানদণ্ডকে সন্তুষ্ট করে, আপনার ব্যবসার মধ্যে আর্থিক জালিয়াতি, অপচয় এবং অপব্যবহার রোধ করতে মনোনীত কর্মীদের দ্বারা একটি চূড়ান্ত চেকের মাধ্যমে শেষ হয়।

আপনার আর্থিক ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের জন্য সঠিক ব্যয়ের রেকর্ড বজায় রাখতে হবে যদি IRS একটি অডিটের জন্য নক করে। উভয় ক্ষেত্রেই, একটি ভাল তেলযুক্ত ক্রয় রিকুইজিশন প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে কোম্পানির খরচের জন্য একটি ব্যাপক অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম তৈরি করে এবং বজায় রাখে। 

কিভাবে একটি ক্রয় অনুরোধ কাজ করে?

আমি যেমন বলেছি, নির্দিষ্ট কর্মপ্রবাহ কোম্পানিগুলির মধ্যে পরিবর্তিত হয়। এই কর্মপ্রবাহের জন্য, আমরা দেখব কিভাবে 100 জন কর্মচারী সহ একটি মাঝারি আকারের ব্যবসা একটি ক্রয়ের অনুরোধ রুট করতে পারে৷ আপনার আকার এবং সুযোগের উপর নির্ভর করে, আপনার ক্রয়ের অনুরোধের কার্যপ্রবাহ আরও সুগম বা অনেক দীর্ঘ এবং আরও জটিল হতে পারে।

এখানে সাধারণ ক্রয় রিকুইজিশন সিকোয়েন্সিংয়ের একটি প্রাথমিক রূপরেখা রয়েছে:

  1. কর্মচারী একটি প্রয়োজন শনাক্ত করে - রুটিন হোক বা বিশেষ ক্ষেত্রে - এবং একটি ক্রয়ের অনুরোধ ফর্ম জমা দেয়৷ ফর্ম সাধারণত অন্তর্ভুক্ত:
    1. কর্মচারী বা বিভাগের নাম
    2. অবস্থান (যদি অফিস ভৌগলিকভাবে আলাদা হয় বা আপনি প্রাথমিকভাবে দূর থেকে কাজ করেন)
    3. অনুরোধ করা আইটেম পরিমাণ এবং ধরনের
    4. বিক্রেতার ব্যবসার নাম এবং ঠিকানা
    5. সঠিক বা আনুমানিক মূল্য
    6. নির্ধারিত তারিখ/যখন আইটেম বা পরিষেবার প্রয়োজন হয়
  2. প্রথম ম্যানেজার বা অনুমোদনের সুপারিশকারী কর্তৃপক্ষ যাচাই করে যে পণ্য বা আইটেমটি ইতিমধ্যে আপনার ইনভেন্টরির অংশ নয়/হাতে নেই এবং আর্থিক ব্যবস্থাপনা দলের কাছে অনুরোধ পাঠায়।
  3. ফাইন্যান্স নিশ্চিত করে যে বিক্রেতা আপনার কোম্পানির মান এবং অনুশীলনের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ, নিশ্চিত করে যে একটি বৈধ প্রয়োজন বিদ্যমান যা একটি ব্যয়কে ন্যায্যতা দেয় এবং অনুরোধটি আপনার বাজেটের সাথে সারিবদ্ধ।

একবার আর্থিক দ্বারা আশীর্বাদ করা হলে, আপনি একটি উৎপন্ন করেন ক্রয় আদেশ অনুরোধ সন্তুষ্ট করতে।

একটি ক্রয় আদেশ কি?

একটি ক্রয় আদেশ হল একটি আনুষ্ঠানিক অনুরোধ যা বিক্রেতার কাছে প্রেরিত পণ্য বা পরিষেবাগুলির জন্য অনুরোধে বর্ণিত। ক্রয় আদেশ প্রায়শই সুযোগের ক্রয়ের চেয়ে অনেক বেশি জটিল হয় এবং প্রতিটি পক্ষকে লেনদেনের সাথে চুক্তিবদ্ধভাবে আবদ্ধ করার জন্য আইনি ভাষা অন্তর্ভুক্ত করে। এটি আপনার অভ্যন্তরীণ ব্যবস্থাপনা সিস্টেম অনুযায়ী সংগঠিত হয়। যদি বিক্রেতা যথেষ্ট বড় হয় বা আপনার একটি চলমান সম্পর্ক থাকে, তবে এটি সম্ভবত তাদের CRM সরঞ্জাম অনুসারে ফর্ম্যাট করা হয়।

কেন আপনি ক্রয় আদেশ প্রয়োজন?

ক্রয় আদেশটি একটি বিক্রেতার কাছ থেকে আনুষ্ঠানিকভাবে এবং আইনত পণ্য বা পরিষেবার অনুরোধ করার জন্য বিদ্যমান। এই আইনি চুক্তি প্রতিটি পক্ষকে লেনদেনের সাথে আবদ্ধ করে এবং কী প্রত্যাশিত, কতের জন্য এবং কখন এটি প্রয়োজন সে সম্পর্কে একটি সাধারণ বোঝাপড়া নিশ্চিত করে৷ এটি বিলিং বিস্ময় এড়াতে সাহায্য করে এবং ক্রয়ের সাথে জড়িত প্রত্যেককে একে অপরের সাথে দায়বদ্ধ এবং সৎ রাখে এবং ভুল যোগাযোগ বা মানবিক ত্রুটি এড়ায় যা প্রায়ই মৌখিক লেনদেন বা হ্যান্ডশেক চুক্তির সময় ঘটে।

 এবং, ক্রয়ের অনুরোধের মতো, একটি ক্রয় আদেশ আপনার অভ্যন্তরীণ ব্যবস্থাপনার জন্য বা বাইরের কোনো সংস্থা আপনাকে পরিদর্শন করার ক্ষেত্রে একটি নিরীক্ষণযোগ্য পেপার ট্রেইল হিসাবে কাজ করার জন্য বিদ্যমান।

একটি ক্রয় আদেশ কিভাবে কাজ করে?

 একবার অনুরোধ অনুমোদিত হলে, আপনার অর্থ বিভাগ ক্রয় আদেশ সম্পূর্ণ করে এবং ক্রয় কার্যপ্রবাহ অব্যাহত রাখে।

  1.  ফাইন্যান্স টিম বিক্রেতার কাছে ক্রয় আদেশ পাঠায় এবং গ্রহণ করে চালান. সেখান থেকে, দ বিক্রেতা অবিলম্বে প্রদান করা হয়, অথবা চালানটি একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য প্রদেয় অ্যাকাউন্টে রাখা হয় বা ক্রয় আদেশ পূর্ণ না হওয়া পর্যন্ত (আইটেম, আপনার অভ্যন্তরীণ প্রক্রিয়া এবং বিক্রেতা চুক্তির উপর নির্ভর করে)।
    1. আপনার ফিনান্স টিমের যথাযথ অধ্যবসায়ের একটি মূল অংশ হল ত্রিমুখী মিল। এই হল একটি পরিশোধযোগ্য হিসাব ডিপার্টমেন্ট ফাংশন যা ক্রস অর্ডার ক্রস চেক করে, চালান, এবং অপ্রত্যাশিত ব্যয়ের কারণ হতে পারে এমন কোন জালিয়াতি বা মানবিক ত্রুটি নেই তা যাচাই করার জন্য ডেলিভারি রসিদ।
  2. একবার আইটেমটি ডেলিভারি করা বা পরিষেবা প্রদান করা হলে, একটি দায়িত্বশীল পক্ষ (হয় আসল অনুরোধকারী বা ফিনান্স টিম) একটি রসিদ তৈরি করে এবং ত্রিমুখী মিলের সুবিধার্থে প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলির সাথে ফাইল করে এবং দেখায় যে ক্রয় আদেশ সন্তুষ্ট।

উপসংহার

 এটি ছিল ক্রয়ের অনুরোধ এবং ক্রয় আদেশ কার্যপ্রবাহের একটি খুব প্রাথমিক বিভাজন। প্রকৃতপক্ষে, বাইরের বিক্রেতার কাছ থেকে পণ্যের অনুরোধ এবং গ্রহণ করার প্রক্রিয়াটি শ্রমসাধ্য এবং দীর্ঘ হতে পারে। এই কারণেই ক্রয় রিকুইজিশন এবং ক্রয় আদেশের জন্য একটি স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি তৈরি করা মসৃণ সংগ্রহ এবং গুণমান রেকর্ডকিপিং নিশ্চিত করার মূল চাবিকাঠি।

 এবং, অনেক প্রশাসনিক ব্যবসায়িক ফাংশনগুলির মতো, সংগ্রহের এই দিকগুলি ক্রমবর্ধমানভাবে ডিজিটাইজড বা স্বয়ংক্রিয় হয়৷ এটি ব্যবসার মালিক এবং কর্মচারীদের জন্য দুর্দান্ত খবর - যদিও অপ্টিমাইজ করা ওয়ার্কফ্লোগুলি জিনিসগুলিকে গতি বাড়িয়ে তুলতে পারে, আপনি পেপারওয়ার্ককে সামনে পিছনে হস্তান্তরের গতিকে অপ্টিমাইজ করতে পারবেন না, বিশেষ করে দূরবর্তী কাজের সেটআপগুলিতে বা আপনার সদর দফতর এবং অফিসগুলি স্থানচ্যুত হলে৷

 কার্যকর অ্যাকাউন্ট প্রদেয় অটোমেশন টুলের মধ্যে রয়েছে ব্যাপক ক্রয় রিকুইজিশন এবং ক্রয় অর্ডার ম্যানেজমেন্ট। কর্মপ্রবাহে উদ্ভাবনের মধ্যে রয়েছে:

  • কর্মচারী ইমেল বা স্ল্যাক বার্তাগুলি থেকে আনুষ্ঠানিক অনুরোধগুলি তৈরি করতে AI-চালিত স্ক্রীনিং সরঞ্জাম।
  • স্বয়ংক্রিয় এপি অনুমোদন একটি নির্দিষ্ট ডলার পরিমাণের অধীনে নির্দিষ্ট বিভাগ বা রিকুইজিশনের জন্য যার জন্য মানুষের স্ক্রীনিং প্রয়োজন হয় না।
  • আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের সাথে সিঙ্ক্রোনাইজেশন রিকুইজিশন, ইনভয়েসিং এবং রসিদগুলি স্থানান্তর করতে ত্রি-মুখী মিল এবং পুনর্মিলন দ্রুত সক্ষম করতে।
  • একটি নিরাপদ ক্লাউডের মধ্যে দীর্ঘমেয়াদী ডেটা স্টোরেজ নিশ্চিত করে যে আপনি অনুগত এবং অডিটের জন্য প্রস্তুত৷

এগুলি কেবলমাত্র কয়েকটি উদ্ভাবন যা সংগ্রহকে আকার দেয়, তবে প্রতিটি অনন্যভাবে আপনার ক্রয়ের অনুরোধ এবং ক্রয় আদেশের কার্যপ্রবাহকে সুগম করে। এবং আরো আপনি বিকাশ এবং আপনার লালনপালন অধিযাচন ব্যাবস্থাপনা এবং এপি অটোমেশন, আপনি যত বেশি ইকোসিস্টেম তৈরি করবেন - এবং তত সহজে আপনি প্রশাসনিক কাজগুলি পরিচালনা করতে পারবেন যা অন্যথায় আপনার অপারেশনাল ফোকাস থেকে বিঘ্নিত হয়।

আপনার স্তর কোন ব্যাপার না অর্থ অটোমেশন, ক্রয় আদেশ বনাম ক্রয় রিকুইজিশন বোঝা হল খরচ পরিচালনা করার এবং নগদ আসা রাখার প্রথম ধাপ - যদি আপনি এখন যা পরিমাপ করতে পারেন তা পরিচালনা করলে।

সময় স্ট্যাম্প:

থেকে আরো এআই এবং মেশিন লার্নিং