مفتاح إدارة البيانات غير المهيكلة: التواصل بشأن بياناتك

أعاد نشره أفلاطون

المتابعون: 0

تعد مشاركة المعلومات حول ما يحدث مع البيانات غير المهيكلة في مؤسستك أكثر صعوبة مما قد يبدو. يمكن أن يؤثر سوء الاتصال سلبًا على كل جانب من جوانب مؤسستك تقريبًا ، من تكنولوجيا المعلومات وفرق التخزين ومطوري التطبيقات - وصولاً إلى الأعمال التجارية والمستخدمين النهائيين الآخرين. ومع ذلك ، من الأهمية بمكان الحصول على صورة دقيقة وكاملة لبياناتك غير المهيكلة لإجراء عملك بأمان وكفاءة وفعالية من حيث التكلفة ونجاح.

كيف يمكن الوصول إلى البيانات غير المهيكلة عبر بروتوكولات الملفات لمدة تصل إلى 40 عامًا ، دون وجود طريقة واضحة أيضًا لإيصال التفاصيل المهمة حول البيانات؟ بينما تكون فرق التخزين مسؤولة عن إدارة الأنظمة الأساسية وهي وكلاء البيانات بالنسبة للعديد من أصحاب المصلحة ، فهم ليسوا أصحاب البيانات. عادة ، يجب أن يكون المستخدمون النهائيون ومالكو التطبيقات مسؤولين عن إدارة البيانات غير المهيكلة ، ولكن نادرًا ما يحدث ذلك. لذلك ، في النهاية ، لا أحد ينتهي به الأمر بإدارة البيانات. لا توجد منطقة أخرى من تكنولوجيا المعلومات تتخذ قرارات بشأن نظامها الأساسي بشكل أعمى وتترك للمستخدمين النهائيين إدارة مثل هذا الجزء الكبير منها.

من الناحية التاريخية ، تستخدم إدارة البيانات غير المهيكلة أدوات مجانية تفحص ببطء أنظمة الملفات وتوفر السعة وتفاصيل عدد الملفات للتخطيط. مع كل تحديد جديد لشجرة الملفات ، تبدأ الأدوات عملية المسح الأولية من البداية ، مما يجبر المستخدمين على الانتظار لساعات أو حتى لفترة أطول حتى تكتمل (خاصة في أنظمة الملفات الكبيرة). بعد ذلك ، يتم فحص الطوابع الزمنية على مجموعة متنوعة من الملفات العشوائية بشكل موضعي. تقدم هذه الخطوات المدمجة في أحسن الأحوال نظرة مشوشة لبيانات المنظمة غير المهيكلة.

في بعض الأحيان ، يمكن أن توفر الأدوات الداخلية من بائعي التخزين مزيدًا من الوضوح ، ولكن حتى ذلك الحين ، تتوفر تفاصيل محدودة حول البيانات. بل إنه أكثر تعقيدًا في البيئات التي يوجد بها بائعون متعددون لمنصات التخزين. في النهاية ، إذا قرر قسم تكنولوجيا المعلومات إزالة البيانات أو أرشفتها في النظام ، فنادراً ما يبدأ البحث الناجح في محاولة التعرف على مالك البيانات. من الناحية الواقعية ، لا أحد يعرف ما هو موجود في "درج النفايات غير المرغوب فيه" لبيانات الشركة ، ولا يوجد شخص مسؤول عن ذلك. أدى غياب الوضوح والإبلاغ الواضح عن البيانات غير المهيكلة إلى جعل الإدارة والتواصل عبر المنظمة أمرًا مستحيلًا وظيفيًا. بدون الاتصال ، ستستمر البيانات في النمو بمعدل أسي ، مما يزيد المشكلة سوءًا بشكل متزايد.

لحسن الحظ ، هناك حلول هناك. يجب على المنظمات أن تبحث عن توظيف بائع يقدم رؤية للبيانات غير المهيكلة ويقدم تقارير إلى جميع أصحاب المصلحة المعنيين. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للحلول التي تسمح لك بتنظيم البيانات والعمل وفقًا لها أن تساعد الفرق على تنفيذ استراتيجيات إدارة دورة الحياة للبيانات غير المنظمة. عندما يتمكن قسم تكنولوجيا المعلومات من الحصول بسرعة على تفاصيل حول السعة الاستهلاكية لأهم المستخدمين والمجموعات ، والبيانات التي غادر مالكها (البيانات المعزولة) ، وتكلفة مجموعات البيانات والانبعاثات المرتبطة بها ، وعمر البيانات ، ثم يمكن اتخاذ إجراء حقيقي. يعد وضع علامات على البيانات قدرة مفيدة أخرى للبحث عنها ، لذلك يمكن للفرق تنظيم وتعيين الملكية لمجموعات البيانات. يسمح إعداد التقارير المخصصة أيضًا بالاستعلامات المعقدة حول البيانات الوصفية والعلامات المخصصة.

تتيح الحلول التي تساعد الشركات على فهم البيانات غير المهيكلة التواصل مع إدارة تكنولوجيا المعلومات ومالكي البيانات وفرق التخزين والامتثال والأمن بشأن المعلومات التي يحتاجون إليها. بهذه الطريقة ، يمكن إجراء مناقشات أكثر تعليما. المنتجات التي تم تصميمها من الألف إلى الياء لتعمل على نطاق واسع ، والمورد بشكل غير رسمي ، وفي المؤسسة ، تمكّن المؤسسات من اتخاذ إجراءات ضد بياناتها غير المهيكلة ، أينما كانت. يعد التواصل الفعال والدقيق حول البيانات هو الخطوة الأولى لإدارتها ، ويمكن أن تؤدي إدارة البيانات إلى تحسينات كبيرة لمؤسستك بأكملها.