كيفية إدارة الضوابط الداخلية للحسابات الدائنة

يجب على جميع الشركات إدارة المدفوعات المستحقة عليها لأشخاص أو كيانات أخرى بخبرة. هذه الوظيفة، والتي يشار إليها باسم حسابات قابلة للدفعيعد أمرًا بالغ الأهمية للعمليات التجارية والإدارة المالية وبناء العلاقات طويلة الأمد في كل صناعة. 

يجب أن تجد فرق الحسابات الدائنة التوازن بين السرعة والدقة للحصول على الدفعات المناسبة للشركاء المناسبين في الوقت المحدد. يتطلب احتمال حدوث أخطاء تحيط بالمدفوعات تنفيذ العديد من ضوابط الحسابات الدائنة طوال الوقت عملية حسابات الدفع. 

لقد تم تطوير الضوابط الداخلية للحسابات الدائنة بعناية، وتنفيذها على نطاق واسع، وتحسينها باستمرار لحماية الشركات من مخاطر الدفع بغض النظر عن مكان نشأتها في عملية حسابات الدفع. سنفحص الأنواع المختلفة لضوابط AP، وأفضل ممارسات الضوابط الداخلية للحسابات الدائنة، وكيفية إدارة ضوابط AP في المشهد الرقمي اليوم.

فهم الضوابط الداخلية للحسابات الدائنة

عندما يتعلق الأمر بتوزيع الأموال - سواء كان ذلك لعميل يقوم بإرجاع الأموال، أو بائع يرسل مواد خام، أو جهة حكومية تقوم بتحصيل الضرائب أو الرسوم - فمن المهم ألا تعترض أخطاء المعالجة الطريق. سترسل الشركة المستحقة للأموال فاتورة، وستتم معالجة تلك الفاتورة بواسطة فريق الحسابات الدائنة، وبعد ذلك سيقوم فريق الحسابات الدائنة بإرسال الأموال إلى مالك الفاتورة. بمجرد تصفية الأموال، ستكتمل العملية ويمكن أن يستمر العمل كالمعتاد. 

الضوابط الداخلية للحسابات الدائنة هي مجموعة من المعايير والمتطلبات التي تجعل عمليات AP أكثر كفاءة، وتقلل من مخاطر الأعمال المرتبطة بالوظيفة، وتحسن إدارة النقد على المدى الطويل. ضع قريبا, أ فريق AP فعال وفعال سيؤثر بشكل إيجابي على كل وظيفة عمل في المصب. 

مخاطر الحسابات الدائنة

حسابات قابلة للدفع وتذهب المخاطر إلى ما هو أبعد من التأخر في سداد المدفوعات والعلاقات التجارية المتضررة؛ إذا كانت شديدة بما فيه الكفاية، يمكن التشكيك في جدوى الأعمال بسبب مشكلات الحسابات المستحقة الدفع. بعض من أكبر المخاطر في وظيفة العمل هذه هي:

• تزوير
• المدفوعات المتأخرة أو غير المكتملة
• عدم الإمتثال لمتطلبات التدقيق
• إدارة الفواتير غير لائقة
• المدفوعات الزائدة

وظيفة الأعمال لضوابط الحسابات الدائنة

عند تنفيذها بشكل صحيح، تقوم الضوابط الداخلية للحسابات الدائنة بتقسيم الأدوار والمسؤوليات طوال العملية، وتضمن دقة الفاتورة والدفع، وتخفف من مخاطر الدفعات المتعددة، وتحافظ على سجل ورقي يمكن تدقيقه، وتقلل الأخطاء البشرية من البداية إلى النهاية. 

مع وجود ضوابط AP المناسبة، يمكن لقادة الأعمال والعملاء والموردين الآخرين النوم بشكل سليم مع العلم أن خطر الاحتيال ضئيل، وسيكون تحويل الأموال سريعًا ودقيقًا، كما أن الإدارة المالية لمؤسستك موثوقة. هناك العديد من أفضل ممارسات الضوابط الداخلية للحسابات الدائنة التي يجب على كل شركة تحديد أولوياتها؛ دعونا ندخل فيها.

أنواع الضوابط الداخلية للحسابات الدائنة

تنقسم الضوابط الداخلية للحسابات الدائنة إلى ثلاث فئات فرعية رئيسية: ضوابط الالتزام بالدفع، وضوابط إدخال البيانات، وضوابط إدخال الدفع. وتتوافق كل فئة مع الخطوات الرئيسية في عملية الدفع: التحقق من صحة الفواتير الواردة، والتأكد من تسجيل البيانات بشكل صحيح داخليًا، وصرف المبلغ المناسب من الأموال لمستلم الدفع. 

الالتزام بضوابط الدفع

النوع الأول من الضوابط الداخلية للحسابات الدائنة يتمحور حول التزام الشركة بالدفع. عندما يتم إرسال الفواتير الواردة إلى شركة ما، يجب على الشركة ذلك التحقق من صحة كل فاتورة. ويجب أن تتماشى مع البضائع أو الخدمات المستلمة ويجب ألا تكون نسخًا مكررة من الفواتير التي تمت معالجتها بالفعل. في هذا الجزء من العملية، يحتاج فريق AP الخاص بك إلى بذل العناية الواجبة باستخدام الطرق التالية:

1. الموافقة على الفاتورة

اعتمادًا على هيكل مؤسستك، الدور الدقيق المسؤول عنه موافقات الفاتورة يمكن أن تختلف، ولكن بشكل عام، هناك شخص واحد أو فريق صغير من الأشخاص الذين يقومون بمراجعة الفواتير الواردة، والتحقق من صحة المبلغ المستحق، والموافقة على دفع تلك الفاتورة. 

قد يكون القيام بذلك أصعب مما تعتقد. يحتاج المعتمد إلى معرفة مقدار المنتج الذي يتم شراؤه، وسعر البيع المتفق عليه، وما إذا كان هذا المنتج قد تم استلامه. باستخدام الفاتورة وأمر الشراء الأصلي وإيصالات الشحن، يمكنهم التحقق من المعلومات للتأكد من دقتها.

2. الموافقة على طلب الشراء

عندما تقرر شركة ما إجراء عملية شراء، يجب على فريق المشتريات إصدار والموافقة على طلب شراء. بمجرد الموافقة على أمر الشراء، يتم إعطاؤه رقم الطلب ومشاركته مع البائع. وهذا يمنح الجهة المعتمدة على الفاتورة فحصًا بسيطًا قبل الموافقة على دفع كل فاتورة. هذه طريقة رائعة لتخفيف الإنفاق الزائد وإدارة توقعات النفقات. 

3. مطابقة ثلاثية

تسمى عملية مقارنة الفواتير بأوامر الشراء وتلقي المعلومات مطابقة ثلاثية. وهذا يضمن استلام العناصر التي تم دفع ثمنها. يجب أن تتم المطابقة قبل الموافقة على الدفع. 

4. فاتورة مكررة أو تدقيق الدفع

والهدف الأخير هو التحقق من أن الدفعة لم يتم إرسالها بالفعل إلى البائع لعناصر البنود الموجودة في الفاتورة. لقد كان الأمر يدويًا، ولكن الآن، تعتمد معظم الشركات على أداة برمجية مثل Nanonets للتمشيط عبر نظامها، والبحث عن رقم الفاتورة ورقم الطلب المرتبطين، والإبلاغ عن أي مدفوعات مكررة.  

ضوابط إدخال البيانات

ضوابط إدخال البيانات - خاصة مع الحلول الرقمية المستخدمة في معظمها وظائف المحاسبة والتخطيط والتحليل – هي الضوابط الداخلية الرئيسية لفرق الحسابات الدائنة اليوم. بعد تحديد التزامك بالدفع، يتم وضع ضوابط إدخال البيانات للحصول على البيانات الصحيحة في برنامج حساباتك الدائنة. سواء كنت تستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، أو منصة التشغيل الآلي، أو مجموعة من الأدوات، يجب إعطاء الأولوية لإدخال البيانات الدقيقة. هناك طريقتان للتنقل بين الضوابط الداخلية للحسابات الدائنة:

1. سجل الفاتورة قبل الموافقة

باستخدام هذا الأسلوب، يتم تسجيل الفاتورة والخصم الخاص بها بمجرد استلامها من قبل فريق AP من المرسل. ثم يتم إرسالها من خلال عملية الموافقة، مما يؤدي غالبًا إلى معالجة أسرع وصرف الأموال.

2. سجل الفاتورة بعد الموافقة

إذا كنت قلقًا بشأن الدفعات المتكررة، فاختر تسجيل الفاتورة في نظامك بعد تسجيلها معتمدة من قبل السلطة المختصة داخليا. إذا كنت مخطئًا في جانب الحذر، فهذا هو النهج الموصى به. 

3. ضوابط إدخال الدفع

النوع الرئيسي الأخير من الضوابط الداخلية لعمليات الحسابات الدائنة هو كافة ضوابط إدخال الدفع. تركز هذه على إرسال المدفوعات المرتبطة بالفواتير التي تمت الموافقة عليها وتحميلها إلى نظامك. ضوابط الحسابات الدائنة في هذه الفئة هي:

4. الفصل بين الواجبات

عدم تكليف نفس الشخص بإعداد الشيكات وتوقيعها؛ احتفظ بها منفصلة لإنشاء طبقة إضافية من الأمان. وهذا يضمن أيضًا قيام شخص آخر بالتحقق مرة أخرى من كل شيء قبل إجراء الدفع. قد يبدو هذا بسيطًا، لكنه يلعب دورًا رئيسيًا في الضوابط الداخلية الشاملة للحسابات الدائنة. 

5. التوقيع اليدوي على الشيكات

ابتعد عن طوابع التوقيع وفرض توقيع الشيكات اليدوية القديمة لجميع مدفوعات البائعين. يمكن أن يتم استخدام الطوابع من قبل أفراد غير مصرح لهم، مما يزيد من خطر الاحتيال، ويتسبب في مدفوعات مكررة عن غير قصد.

6. تخزين الشيكات الآمنة

قم بتخزين الشيكات في منطقة تخزين مقفلة منفصلة عن أي طوابع توقيع تستخدمها مؤسستك.

7. تتبع أرقام التحقق

من خلال المراقبة الدقيقة لجميع عمليات التحقق التي تم إرسالها باستخدام عملية التحقق، يمكن لفرق AP تحديد ما إذا كانت هناك أي عمليات تحقق مفقودة والإبلاغ عن المشكلة من خلال القنوات المناسبة.

8. التوقيع المزدوج

لن تكتمل ضوابط الحسابات الدائنة بدون سياسة التوقيع المزدوج لأية دفعات تتجاوز مبلغًا معينًا. يمكن للمدير أو المسؤول التنفيذي الأعلى مستوى أن يكون بمثابة ضمانات فعالة عندما يكون هناك الكثير من المال على المحك.

أفضل الممارسات للضوابط الداخلية للحسابات الدائنة

تأتي جميع فئات عناصر التحكم في AP مع توصيات بشأن أفضل الممارسات. من المهم أن تظل مطلعًا على أفضل ممارسات الضوابط الداخلية للحسابات الدائنة الحالية، خاصة وأن التقنيات الجديدة تغير عملية حسابات الدفع داخليًا وخارجيًا. 

أفضل الممارسات: الالتزام بضوابط الدفع

للحصول على أكبر قدر من الحماية من الالتزام بضوابط الدفع، تأكد من استخدام حل تخزين المستندات المتماسك. إذا كان عملك يقبل الفواتير الورقية، ويحتفظ بها جميعًا في أماكن مختلفة، ولم يكن لديه عملية قياسية مطبقة للمكان الذي تذهب إليه، فسوف تضيع الأشياء.

بدلا من ذلك، استثمر في برنامج AP مثل Nanonets، التي يمكنها الاحتفاظ بنسخة رقمية من كل فاتورة، وتتبع تدفق الموافقة، ومطابقة بيانات الفاتورة مع الأنظمة الأخرى داخل مؤسستك. يمكن للحلول البرمجية أيضًا وضع علامة على التكرارات أو إخطار الأفراد عند إرسال الدفع بالفعل. حتى باستخدام الأداة الرقمية، تأكد من تجنب تضارب المصالح وإبقاء العديد من الأشخاص مشاركين في عمليات الموافقة والدفع للمساعدة في الفصل بين الأدوار والمسؤوليات. 

أفضل الممارسات: ضوابط إدخال البيانات

يعد إدخال البيانات مرشحًا كبيرًا للخطأ البشري. بدلاً من الاعتماد على أحد موظفي AP لديك لإدخال المعلومات من كل فاتورة أو أمر شراء يدويًا، قم بمسح المستندات ضوئيًا في أداة قراءة المستندات التي يمكنها استخراج المعلومات تلقائيًا وتوزيعها من خلال أنظمة الأعمال التي تستخدمها. يتم تخصيص التدفق بواسطة Nanonets ل القضاء على إدخال البيانات يدويا ويتواصل بسلاسة مع الجميع أعلى أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).وأنظمة إدارة علاقات العملاء وأدوات العمل الأخرى. 

أفضل الممارسات: ضوابط إدخال الدفع

بالتوافق مع ضوابط إدخال الدفع نفسها، تأكد من الحفاظ على بعض الفصل بين الواجبات في هذه العملية. لا تريد أن يكون نفس الشخص الذي وافق على الفاتورة هو الشخص الذي يكتب الشيك ويوقعه؛ يجب أن تقوم مجموعة أخرى من العيون بفحص كل شيء قبل إجراء الدفع. والأفضل من ذلك، فكر في التبديل إلى مدفوعات ACH أو التحويلات البنكية بدلاً من الشيكات المطبوعة. لا يمكن أن تضيع الأشياء، والسجل الورقي غير قابل للتدمير، ويتم استلام المدفوعات على الفور تقريبًا. 

تعمل الضوابط الداخلية للحسابات الدائنة على حماية أعمالك والبائعين والعملاء

إذا كنت متشوقًا لتطبيق عناصر تحكم AP جديدة ولكنك غير متأكد من أين تبدأ. اجلس وراجع العملية من البداية إلى النهاية. من هو المتورط؟ ما هي الخطوات الدقيقة التي تتم منذ استلام الفاتورة وحتى دفعها؟ ما هي نقاط الألم في العملية الحالية؟ كيف عامل التكنولوجيا في

بمجرد حصولك على إجابة هذه الأسئلة كخط أساسي، يمكنك البدء في تحديد الثمار القريبة والتغييرات الأكثر تعقيدًا قبل القفز. ستحتاج إلى أشخاص يفهمون الوظيفة جيدًا للمساعدة في تنفيذ ضوابط جديدة أو عمليات محدثة، ولكن بمجرد اكتمالها، ستحمي عناصر التحكم هذه عملك وكل شخص أو مؤسسة تشارك فيه.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
• أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/internal-controls-for-accounts-payable/