كيف يمكن للمؤسسات إنشاء إستراتيجيات ناجحة لأتمتة العمليات - تنوع البيانات

تستمر أتمتة العمليات في اكتساب الزخم عبر الصناعات. حالة تنسيق العملية لعام 2023 تقرير وجدت أن 96% من صناع القرار في مجال تكنولوجيا المعلومات يعتبرونها أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق أهداف التحول الرقمي الخاصة بهم، وفي أ مسح Gartner لعام 2022، يعتقد 80% من المديرين التنفيذيين أنه يمكن تطبيق التشغيل الآلي على أي قرار يتعلق بالعمل. ومع ذلك، لا تسير جميع مشاريع الأتمتة كما هو مخطط لها. وكشفت نفس الدراسة الاستقصائية التي أجرتها مؤسسة جارتنر أن 54% فقط من مشاريع الذكاء الاصطناعي تنتقل من المرحلة التجريبية إلى مرحلة الإنتاج. و أ 2022 المسح من شركتي أن 88% من مشاريع أتمتة العمليات تخلفت عن التوقعات الأولية.

لماذا قطع الاتصال؟ بينما يذكر قادة تكنولوجيا المعلومات العديد من الأسباب، وجدت شركة Forrester، من بين آخرين، أن العديد من أوجه القصور في الأتمتة تنبع من - الافتقار إلى الرؤية أو الاستراتيجية. من المؤكد أن الإستراتيجية هي واحدة من أكبر الموانع التي تحول دون نجاح عملية التشغيل الآلي. استنادًا إلى تقاريرنا والمحادثات التي أجريناها في الميدان، رأينا أن استراتيجيات الأتمتة تخرج عن مسارها بسبب عدد من العوامل التي تتراوح بين الإفراط في الاستثمار دون تقييمات مسبقة، ونقص المعرفة الفنية بين فرق تكنولوجيا المعلومات، والانفصال بين التقنيات المنشورة وعمليات الشركة الجاري تشغيلها على نطاق واسع للتحسين.

لتنفيذ استراتيجية أتمتة ناجحة، يحتاج القادة إلى القيام بما هو أكثر من مجرد التركيز على إضافة المزيد من التكنولوجيا. كما يتعين عليهم أيضًا التأكد من توافق الأشخاص والمشاريع في مهمة مشتركة، وأن المشاريع تبدأ ببطء وتتبع التوقعات المعقولة، وأن مجموعة ذكية من التقنيات الشاملة تعمل على تنسيق العمليات. فيما يلي بعض الخطوات التي يمكن للشركات اتخاذها لتحقيق هذه الغايات.

مواءمة أصحاب المصلحة 

واجهت المؤسسات تحديات في التوفيق بين الأعمال وتكنولوجيا المعلومات لسنوات عديدة. على الرغم من أن هذا الاتجاه ليس جديدًا، إلا أن المؤسسات لا تزال تعاني من مواءمة تكنولوجيا المعلومات والأعمال عندما يتعلق الأمر بتنفيذ استراتيجيات أتمتة العمليات. تظهر الأبحاث أنه على الرغم من أن 95% من قادة تكنولوجيا المعلومات يتفقون على أنه لكي تتم أتمتة العمليات بشكل فعال، يحتاج قادة الأعمال وتكنولوجيا المعلومات إلى التوافق والتعاون، فإن 26% يحددون عدم التوافق كسبب رئيسي لعدم متابعة المزيد من أتمتة العمليات.

ومن الواضح أن هذا يجب أن يتغير. يمكن للمؤسسات تعزيز المزيد من التعاون من خلال اعتماد نهج "مركز التميز" (CoE) المعدل. في بعض الشركات، قد يعني ذلك تجميع مجتمع مخصص لمهام واستراتيجيات أتمتة العمليات، حيث يمكن للممارسين مشاركة أفضل الممارسات وطرح الأسئلة على بعضهم البعض. يجب أن يساعد مركز التميز الأعضاء من فرق الأعمال وتكنولوجيا المعلومات على العمل معًا بشكل أفضل من خلال تنسيق المهام، وتجنب إعادة اختراع المشاريع من الصفر، وتمكينهم عمومًا من قيادة التحسين المستمر معًا.

قد ترغب بعض المؤسسات في إنشاء تركيز مركزي على أتمتة العمليات دون استخدام مصطلح مركز التميز الفعلي. تحمل المصطلحات نفسها بعض الأمتعة القديمة من برنامج إدارة عمليات الأعمال المركزية (BPM). اعتمد البعض على نهج مركزي لمركز التميز الخاص بهم، معتمدين على فريق واحد لتنفيذ أتمتة العمليات للمؤسسة بأكملها. وكثيراً ما أدى هذا النهج إلى اختناقات لكل من المطورين ومجموعة من قادة الأعمال، مما أعطى مركز التميز سمعة سيئة مع القليل من النتائج التي يمكن إثباتها. لهذه الأسباب، قد يكون من المنطقي "إعادة تسمية" مركز التميز ليصبح فريق أتمتة أو تنسيق. بغض النظر عن الاسم المستخدم، يمكن لنموذج مركز التميز أن يساعد في تسريع أتمتة العمليات.

من خلال إنشاء هيكل مخصص لأتمتة العمليات، يمكن للمؤسسات غرس عقلية العملية عبر عملياتها. تفكر أمازون وقادة الصناعة الآخرون في العمليات. ويقومون بإنشاء عمليات تساعدهم على حل مشكلات العمل، مثل إنشاء تجربة أفضل للعملاء أو تحسين الكفاءة الداخلية. إنهم يدركون أن العمليات يمكن أن تمنحهم ميزة استراتيجية في السوق. يمكن لمركز التميز لأتمتة العمليات أن يبشر بأتمتة العمليات. بمعنى آخر، يمكن لمركز التميز أن يساعد المؤسسة في اعتماد لغة مشتركة لعمليات الأعمال - بما في ذلك كيفية وصفها وتنفيذها.

يمكن لمركز التميز أيضًا القيادة الحكم والاتساق عبر العمليات التجارية في جميع أنحاء المنظمة. وقد يعني ذلك أي شيء بدءًا من إنشاء بنية تحتية وبرمجيات وخدمات مشتركة إلى إدارة المشاريع من البداية إلى النهاية. غالبًا ما يوفر هذا الفريق "مسرعات" (مثل الموصلات) أو مكونات قابلة لإعادة الاستخدام، لتحسين الوقت مقابل القيمة لمشاريع التشغيل الآلي. ومع توسع الشركات، يصبح هذا المستوى من الاتساق والحوكمة أكثر أهمية.

التحول التدريجي 

يعد تحديث تكنولوجيا المعلومات أولوية قصوى بالنسبة لمعظم منظمات الأعمال. ومع ذلك، لا تزال العديد من الشركات الكبرى تعمل بأنظمة قديمة لا يمكنها استبدالها كلها مرة واحدة. غالبًا ما تقوم هذه الأنظمة بتشغيل عمليات بالغة الأهمية، وقد يؤدي استبدالها إلى حدوث توقف محتمل. وبغض النظر عن الاضطرابات، فإن جهود التحديث قد تكلف ملايين الدولارات في الاستثمار في التكنولوجيا الجديدة وتكاليف التطوير/الهندسة.

من ناحية أخرى، يمكن للتحول التدريجي أن يحل مشاكل الأتمتة بتكلفة أقل، مع الحد الأدنى من التعطيل أو عدمه. على سبيل المثال، كخطوة أولى في التحول التدريجي، قد تفكر الشركة في تفكيك وحدة متراصة قديمة من خلال القيام بمهام يدوية يديرها ممثلو خدمة العملاء وأتمتة بعضها باستخدام روبوتات أتمتة العمليات الآلية (RPA). قد تكون الخطوة الثانية هي تنسيق روبوتات RPA هذه لربطها معًا في عمليات الأعمال الفعلية التي قد تتضمن روبوتات متعددة أو أنظمة تكنولوجيا معلومات أخرى أو موافقات المشرف. قد تكون الخطوة الثالثة هي إيقاف تشغيل هذه الروبوتات واستبدالها بتطبيقات حديثة قائمة على الخدمات الصغيرة تكون أكثر قوة ويمكن توصيلها بسهولة بالعملية الحالية الشاملة.

إن إنشاء استراتيجية تقدم الأتمتة من خلال سلسلة من الخطوات، بدءًا من إثبات المفهوم، يمكن أن يضع مبادرة الأتمتة على المسار الصحيح. 

تنسيق العملية

كان من السهل صيانة الأتمتة في السابق، عندما استخدمتها المؤسسات لتنفيذ مهام صغيرة ومنعزلة. ولكن مع قيام المؤسسات بأتمتة المزيد والمزيد من المهام في العمليات الشاملة المهمة للأعمال، يجب أن تكون هناك الآن طريقة لضمان التماسك والاستمرارية بين جميع المهام المؤتمتة - بغض النظر عمن أو من يملك هذه العمليات وينفذها.

ويمكن تحقيق ذلك من خلال إنشاء طبقة تقنية جديدة تتحكم في العدد المتزايد من المهام الآلية، والتي يتم تنفيذها بواسطة نقاط نهاية مختلفة مثل الأنظمة أو الأشخاص أو الأجهزة. تقوم أدوات "تنسيق العمليات" المزعومة بتنسيق نقاط النهاية المختلفة لعملية الأعمال، وفي بعض الأحيان تربط عمليات متعددة معًا. تنسيق العملية يساعد أصحاب المصلحة على العمل مع الأشخاص والأنظمة والأجهزة التي تمتلكها المؤسسة بالفعل - مع تحقيق حتى الأهداف الأكثر طموحًا حول أتمتة العمليات الشاملة.

بدون تنسيق العمليات، يمكن أن تواجه مبادرات الأتمتة عددًا من التحديات، بما في ذلك ما يلي:

• أتمتة شاملة مكسورة ؛ نظرًا لعدم دمج عمليات الأتمتة المحلية مع بعضها البعض، فإن العملية الشاملة ليست مؤتمتة بالكامل.
• قلة الفهم؛ فالعملية الشاملة ليست مرئية بالكامل ومن الصعب تتبع المقاييس الرئيسية.
• عدم المرونة؛ يعد تغيير العملية الشاملة أمرًا صعبًا لأنه يؤدي إلى تغييرات محتملة في العديد من الأنظمة المختلفة.

إن التغلب على هذه المشكلات سيساعد المؤسسات على زيادة استخدامها للأتمتة وتنفيذ استراتيجيات الأتمتة الخاصة بها بنجاح.

وفي الختام

على الرغم من أن أتمتة العمليات تظل هدفًا استراتيجيًا أعلى، إلا أنها تتطلب العمل لتحقيق النجاح. يمكن للمؤسسات تحسين فرص نجاحها من خلال مواءمة أصحاب المصلحة الرئيسيين، والبدء ببطء، وتطبيق التقنيات التي تنظم العمليات لتحقيق أقصى قدر من التأثير.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• تمويل EVM. واجهة موحدة للتمويل اللامركزي. الوصول هنا.
• مجموعة كوانتوم ميديا. تضخيم IR / PR. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء بيانات Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• المصدر https://www.dataversity.net/how-organizations-can-create-successful-process-automation-strategies/