تقوم فرق تمويل الأعمال بإجراء مطابقة ثلاثية لفواتير البائع كعملية رقابة داخلية أساسية. بدون مطابقة المستندات الداعمة بثلاث طرق ، تخاطر الشركات باستنزاف الأموال النقدية والأرباح من إجراء مدفوعات مكررة أو خاطئة أو احتيالية.
الهدف من هذه المقالة هو فهم ماهية المطابقة الثلاثية ، وتطور العملية ، وأصحاب المصلحة ونقاط ضعفهم ، والحالة الحالية لعملية المطابقة الثلاثية في المحاسبة ، وفوائد الأتمتة.
من الأفضل أداء المطابقة الثلاثية كحل رقمي ومؤتمت لمهام الحسابات الدائنة المتكررة.
- ما هي المباراة الثلاثية؟
- تطور عملية المطابقة الثلاثية
- أصحاب المصلحة وواجباتهم وتوقعاتهم
- نقاط الألم في العملية اليدوية
- الوضع الحالي لعملية المطابقة الثلاثية
- استخدام AI و OCR في مطابقة الفواتير بثلاث طرق
- عملية الأتمتة
- فوائد أتمتة العملية
- وفي الختام
ما هي المباراة الثلاثية؟
المطابقة الثلاثية هي عملية مراقبة داخلية تقارن أمر الشراء (PO) مع مذكرة استلام البضاعة (GRN) وفاتورة المورد المعني. تساعد المطابقة الثلاثية على الموافقة على دفع الفواتير وكذلك الإبلاغ عن أي تناقضات أو أخطاء.
تقارن المطابقة الثلاثية تفاصيل البند والإجماليات في أمر الشراء (PO) ، وإيصال البضائع (مستند الاستلام وإيصال التعبئة الذي تم التحقق منه) ، وفاتورة البائع المرسلة إلى العميل.
هل تتطلع إلى أتمتة عملية المطابقة الثلاثية في مؤسستك؟ جرب Nanonets™ واحصل على مزايا أتمتة المطابقة الثلاثية من خلال تقنية التعرف الضوئي على الحروف القائمة على الذكاء الاصطناعي.
مستندات مطابقة ثلاثية الاتجاهات وممارسات شائعة لأمر الشراء واستلام البضائع وفاتورة البائع
من خلال المطابقة الثلاثية للفواتير من قبل قسم الحسابات الدائنة ، تقلل الشركات من أخطاء الدفع والاحتيال. يمكن للأتمتة ، بما في ذلك التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) المدعوم بالذكاء الاصطناعي ، تسريع عملية المطابقة الثلاثية بشكل كبير ، مما يلغي العمليات اليدوية ويزيد الدقة.
أمر شراء
أمر الشراء هو نموذج شركة قياسي مرقم بالتسلسل يصبح عقدًا عند إرسال أمر الشراء وقبوله من قبل البائع الذي ينوي تسليم البضائع أو الخدمات إلى العميل. ال قسم المشتريات ينشئ أمر شراء بناءً على توقيع ومعتمد طلب شراء بعد اختيار البائع.
• عملية طلب الشراء يلتقط اسم العميل وشعاره ، واسم البائع ومعلومات الاتصال ، والشروط القانونية وشروط الدفع بما في ذلك الخصومات المقدمة ، ورقم طلب الشراء ، وعنوان فواتير العميل والشحن ، والبنود مع الخدمات أو أرقام وأوصاف منتجات البائعين ، والتسعير ، والكميات المطلوبة ، والمبلغ الموسع ، والإجمالي الفرعي وضريبة المبيعات إن وجدت والمبلغ الإجمالي.
الإيصال
الإيصال هو مستند مادي أو إلكتروني يعكس الاستلام الفعلي للبضائع ، كما تم التحقق منه بواسطة قسم الاستلام الخاص بالعميل ، مقارنةً بإيصال تعبئة المورّد المفصّل المتضمن مع المنتجات المسلّمة المتعلقة بأمر الشراء. يشير مستند الاستلام إلى رقم أمر الشراء ، مما يسهل مطابقة المستندات.
يقوم موظف من قسم الاستلام الخاص بالعميل بتوثيق عملية التحقق حسب البند ، مع التوقيع والتاريخ والوقت المستلمين.
قد يكون استلام البضائع عبارة عن تسليم لأمر الشراء بالكامل أو شحنة جزئية إذا تم إرجاع أي منتجات لتسليمها لاحقًا أو شحنها من موقع مختلف.
فاتورة البائع
فاتورة المورد هي مستند يقوم بفواتير العميل بناءً على عمليات التسليم من رقم أمر الشراء المشار إليه. يتم إرسال الفاتورة إلى العميل عند الشحن الكامل أو الجزئي للسلع من المورد.
مثل أوامر الشراء ، يتم ترقيم الفواتير بالتسلسل للرقابة الداخلية ، مما يساعد في عملية مطابقة الفاتورة.
تتشابه حقول الفاتورة بشكل أساسي مع بنود أمر الشراء. يتم تضمين رقم الفاتورة وتواريخ الطلب وتواريخ الشحن وعنوان التحويل وشروط الدفع مثل خصومات الدفع المبكر والإجمالي الفرعي وضريبة المبيعات والمبلغ الإجمالي المستحق في فاتورة المورد.
فاتورة المورد المرسلة إلى العميل لا تحتاج إلى توقيع المورد. عند المطابقة الثلاثية في الحسابات الدائنة دون استثناءات ، فإن الموافقة الموثقة على الفاتورة من قبل المعتمد المعتمد تعادل التوقيع.
هل تتطلع إلى أتمتة عملية المطابقة الثلاثية في مؤسستك؟ جرب Nanonets™ واحصل على مزايا أتمتة المطابقة الثلاثية من خلال تقنية التعرف الضوئي على الحروف القائمة على الذكاء الاصطناعي.
تطور عملية المطابقة الثلاثية
تعتبر عملية المطابقة الثلاثية تطورًا.
إنه يعكس التحول من المستندات الورقية المكتوبة بخط اليد إلى أنظمة برامج المحاسبة المحوسبة لإدخال المستندات الورقية التي يتم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر يدويًا إلى التقنيات المؤتمتة الفعالة اليوم لمطابقة فواتير البائع الإلكترونية بأوامر الشراء الرقمية والإيصالات.
مع العمليات والأنظمة الورقية ، تمنع المشاكل المستمرة وتعالج فرص المحاسبة وتصبح إدارة الحسابات الدائنة فعالة في أداء واجبات وظيفتها.
تشمل تأخيرات العميل في الحسابات الدائنة (والمحاسبة) من أمر الشراء الورقي إلى دورات الدفع ما يلي:
- استلام وحفظ أوامر الشراء الورقية المنفصلة والإيصالات وفواتير البائع المرسلة بالبريد في قسم الحسابات الدائنة
- تحديد أو طلب الاستبدال للمستندات الورقية المفقودة
- إدخال فواتير البائع يدويًا في نظام المحاسبة
- مطابقة الفواتير بصريًا مع المستندات الداعمة في حالة عدم تكامل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المشتريات القائمة على البرامج وتلقي المهام مع برامج المحاسبة والحسابات الدائنة
- اعتماد فواتير البائعين بصرياً
- تأخيرات الإغلاق المالي في نهاية الشهر ونهاية السنة المالية بسبب تراكم العديد من الفواتير كحسابات مستحقة الدفع لم يتم تسجيلها بعد في النظام
- التعرض لانقطاعات مستمرة من الموردين بشأن حالة الفواتير غير المدفوعة.
تتضمن أخطاء العملاء من المستندات الورقية ما يلي:
- الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي للبيانات
- الموافقة على فواتير مكررة للدفع
- اعتماد الفواتير المزورة
- أخطاء في البيانات المالية ناتجة عن عدم استحقاق حسابات دائنة غير مسجلة.
يرجع النقص في استحقاق الحسابات الدائنة إلى مجموعة من حالات التأخير في استلام الفواتير ومطابقتها وتواريخ الإغلاق القصيرة بعد نهاية الشهر.
من وجهة نظر البائع ، يتم تأخير مطابقة ثلاثية من قبل العميل بالوقت المطلوب للمورد لمراجعة الفاتورة والموافقة عليها وطباعتها وإرسالها بالبريد (بالإضافة إلى وقت نقل البريد).
أقسام العميل المشاركة في المطابقة الثلاثية هي:
- المشتريات
- استقبال
- الموافقون
- محاسبة (حسابات دائنة)
المشتريات يتلقى طلب شراء معتمدًا ، ويفحص البائعين ، وينشئ قائمة بالموردين المعتمدين ، ويطلب عروض أسعار متعددة من الموردين المحتملين ، ويختار واحدًا أو أكثر من البائعين المناسبين ، ويقوم بإعداد وإرسال أمر شراء معتمد إلى البائع.
استقبال يتحقق من استلام الأصناف وإعداد تقرير استلام للأصناف المستلمة من أمر الشراء ، باستخدام قسائم تعبئة المورد وإيصالات التسليم المفصلة.
المعتمدون المعتمدون مع مسؤولية الميزانية الموافقة على الفواتير المتطابقة. يتم تحديد حدود سلطة الموافقة حسب المسمى الوظيفي والمبلغ في سياسة الشركة. بالنسبة للمشتريات الأكبر حجمًا ، يجب أيضًا أن يوافق الموافق الثاني على مستوى أعلى في المؤسسة على الفاتورة.
فيما يتعلق بالمطابقة الثلاثية ، تشمل واجبات الوظيفة لموظفي الحسابات الدائنة ما يلي:
- استلام ومعالجة الوثائق
- محاسبة معاملات الذمم التجارية الدائنة
- إعداد تقرير أعمار الذمم الدائنة وتقرير المدفوعات النقدية
- إجراء دفعات دفعية لفواتير البائع المعتمدة وعمليات الدفع.
ممارسات الرقابة الداخلية الملائمة واجبات منفصلة للمحاسبة عن المعاملات ، والتعامل مع النقد ، والموافقة على الفواتير والمدفوعات. يقوم قسم المحاسبة ، الحسابات الخارجية الدائنة ، بتسوية المدفوعات ودفاتر يومية الحسابات الدائنة لدفتر الأستاذ العام وإعداد البيانات المالية.
تتضمن تحسينات وكفاءات العمليات المكتسبة بمرور الوقت للمطابقة الثلاثية إعادة هندسة عمليات الأعمال (BPR) لتبسيط الدليل وثيقة سير العمل والتعامل معها بأنظمة محوسبة.
OCR موثوق به مع AI التقاط البيانات تتعامل أتمتة البرامج والفواتير مع ثلاثة طرق لمطابقة الفواتير مع طلبات الشراء والإيصالات. يمكن أن تساعد عملية الأتمتة هذه الشركة على مواكبة أعباء العمل المتعلقة بالحسابات الدائنة والمدفوعات ، وزيادة الدقة ، وتقليل المدفوعات الخاطئة أو الاحتيالية ، وإغلاق الدفاتر في وقت سابق ، وخفض تكاليف العمل الإدارية ذات الصلة والتكاليف الإدارية الأخرى.
هل تتطلع إلى أتمتة عملية المطابقة الثلاثية في مؤسستك؟ جرب Nanonets™ واحصل على مزايا أتمتة Three Way Match من خلال تقنية OCR القائمة على الذكاء الاصطناعي.
أصحاب المصلحة وواجباتهم وتوقعاتهم
في عملية المطابقة الثلاثية ، يكون أصحاب المصلحة هم فرق المشتريات أو البائعين أو الموردين ، والفرق المالية ، بما في ذلك الحسابات الدائنة والمحاسبة.
فرق المشتريات
تتلقى فرق المشتريات ، المعروفة أيضًا باسم فرق الشراء ، طلبات الشراء المعتمدة من موظف يحتاج إلى سلع أو خدمات تم شراؤها. يلعبون دورًا حيويًا من تدبير للدفع دورة في إدارة سلسلة التوريد في المنظمة.
المشتريات هي المسؤولة عن التحقق من البائعين في سلسلة التوريد للشركة وتقييم قدراتهم. يمنح قسم المشتريات قسم الائتمان في شركتهم لتقييم القوة المالية للبائعين. تقوم المشتريات بترتيب البائعين ، وإنشاء قائمة البائعين المفضلين والمعتمدين.
يطلب قسم المشتريات عطاءات متعددة قبل اختيار بائع أو مورد لأمر أساسي. يقوم الاقتناء بعد ذلك بإصدار أمر شراء تمت مراجعته والموافقة عليه وإرساله إلى البائع.
يجب أن يأخذ الشراء في الاعتبار أداء البائع المرتبط بأمر الشراء وكذلك تقييم القوة المالية للمورد قبل تقديم طلب آخر.
الباعة أو الموردين
يقع على عاتق البائعين واجب قبول أو رفض أوامر الشراء. عندما يقبل البائعون أوامر الشراء الخاصة بالعميل ، فإنهم ينشئون عقدًا قانونيًا للتنفيذ ، يتوافق مع شروط أمر الشراء.
قبل قبول أمر الشراء ، يجب على البائعين تشغيل تقارير ائتمانية عن ذلك العميل للتأكد من أن العميل لديه القوة المالية للدفع مقابل المنتجات المطلوبة.
يقوم البائعون بإدخال أمر الشراء في نظامهم ، مما يؤدي إلى طلب قطع الغيار والمنتجات أو تقديم الخدمات. إذا كانت البضاعة تتطلب التصنيع ، يقوم البائع بجدولة العمالة وسحب الأجزاء في فاتورة المواد لتصنيع المنتجات.
للاحتفاظ بالعميل ، يجب على البائعين السعي لتلبية تاريخ التسليم في أمر الشراء. يجب عليهم إبلاغ العميل بالشحنات وتاريخ التسليم المتوقع.
ومع ذلك ، في بعض الأحيان يحدث تأخير البائع. إذا لم يكن تاريخ التسليم المتوقع قريبًا من تاريخ التسليم في أمر الشراء ، فيجب على البائع إبلاغ العميل بأي تأخيرات أو طلبات متأخرة والحصول على اتفاقية.
يتحمل الموردون أيضًا مسؤولية الاختبار ومراقبة الجودة. يضمن البائعون أن المنتجات التي يتم تسليمها للعميل بموجب أمر الشراء تفي بالمواصفات ومعايير الجودة العالية المتوقعة.
فرق المالية
يقوم قسم المالية بتنفيذ الإجراءات التالية للدخول أو التقاط بيانات فاتورة البائع باستخدام OCR ومطابقة الفواتير والحصول على الموافقات ودفع فواتير البائع وتسجيل المعاملات وإنشاء التقارير وإصدار البيانات المالية لأصحاب المصلحة.
وصول النظام إلى أوامر الشراء والإيصالات
فرق المالية ، بما في ذلك المحاسبة والحسابات الدائنة ، وتسجيل أوامر الشراء أو الوصول إليها في برامج المحاسبة الخاصة بهم أو نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) على مستوى الشركة.
عندما يقوم قسم الاستلام بإدخال استلام التقارير في النظام ، يمكن لقسم العمليات والحسابات الدائنة وأعضاء الفريق المالي الوصول إلى الإيصال الذي تم التحقق منه أو بياناته.
يقوم فريق الحسابات الدائنة بإدخال وتسجيل فواتير البائعين
تقوم الحسابات الدائنة بإدخال فواتير البائع في نظام المحاسبة وترميز الإدخالات لتسجيل المخزون أو الأصول الثابتة أو المصروفات كجانب آخر من إمساك الدفاتر المزدوجة القيد.
الحسابات الدائنة تؤدي مطابقة ثلاثية
تتمثل الخطوة التالية في أن تقوم الحسابات الدائنة بتنفيذ عملية المطابقة الثلاثية ، مع التأكد من أن أمر الشراء ، والإيصال ، وفاتورة البائع متفق عليها أو أن البضائع الفعلية المستلمة فقط حتى تاريخه يتم دفع ثمنها بحلول تاريخ الاستحقاق ، إن أمكن.
يوافق الموافقون على فواتير الدفع أو يرفضونها
بعد اكتمال إجراء المطابقة الثلاثية ، يقوم المعتمدون المعينون بمراجعة الفواتير المطابقة والمستندات الداعمة والموافقة على فواتير الدفع ، ما لم يكن هناك استثناء أو تبدو المعاملة خاطئة أو مكررة أو احتيالية.
قد تشمل جهات الاعتماد مديري الأقسام المسؤولين عن النفقات والمراقب المالي أو المدير المالي (CFO). بالنسبة للنفقات الضخمة ، قد يحتاج الرئيس التنفيذي (CEO) ومجلس الإدارة أيضًا إلى الموافقة على الدفع أو العقد.
قسم الحسابات الدائنة يدفع الفواتير
تمدد بعض الشركات دفع فواتير البائعين بمبلغ معقول بعد تاريخ الاستحقاق لأغراض إدارة التدفق النقدي أو إذا واجهوا مشكلات في التدفق النقدي. سيقوم البائعون بقطع شحنات الطلبات المستقبلية إلى العميل حتى يقوموا بتحصيل المدفوعات إذا تأخر سداد فواتير العميل أو أرصدة الحسابات لفترة طويلة جدًا.
تقوم الحسابات الدائنة بتسديد المدفوعات للموردين وفقًا لسياسة الشركة فيما يتعلق بأخذ خصومات السداد المبكر. إذا لم يقدم البائع الخصومات أو لم يأخذها العميل ، فإن قسم الحسابات الدائنة يدفع مبلغ الفاتورة بالكامل بحلول تاريخ الاستحقاق.
مدة الدفع النموذجية للذمم الدائنة التجارية هي 2/10 صافي 30. يقدم البائع خصمًا بنسبة 30٪ إذا دفع العميل الفاتورة في غضون عشرة أيام ؛ وبخلاف ذلك ، يكون إجمالي مبلغ الفاتورة مستحقًا بعد XNUMX يومًا من تاريخ الفاتورة.
هل تتطلع إلى أتمتة عملية المطابقة الثلاثية في مؤسستك؟ جرب Nanonets™ واحصل على مزايا أتمتة Three Way Match من خلال تقنية OCR القائمة على الذكاء الاصطناعي.
الحسابات الدائنة تسجل المدفوعات
عندما يقوم فريق الحسابات الدائنة بسداد دفعات دُفعية ، أو في بعض الحالات ، يقوم بدفع فاتورة واحدة ، يقوم نظام المحاسبة بتقليل رصيد الحسابات الدائنة من خلال إجمالي مبلغ الفاتورة أو دفع الفاتورة الجزئي.
يطبق نظام المحاسبة الدفع على رقم فاتورة محدد. في حالة عدم معرفة أرقام الفواتير ، قد تحدث مدفوعات غير مطبقة ، مما يتطلب متابعة مستقبلية لتنظيف التقادم التفصيلي للحسابات الدائنة. تقوم المحاسبة بالتحقيق في أي أخطاء وتصحيحها للأرصدة المدينة في الحسابات الدائنة ، والتي قد تشير إلى دفع مبالغ زائدة أو خطأ.
عندما يكون رصيد حساب البائع أو رصيد الفاتورة صفرًا ، يتم اعتباره مستويًا ، مع اكتمال المعاملة (المعاملات).
لا تنعكس خصومات السداد المبكر في السجلات المحاسبية حتى يأخذها العميل عند دفع فاتورة بالمبلغ الأقل المخصوم.
الذمم الدائنة يولد تقارير التقادم
تنشئ الحسابات الدائنة تقارير تقادم الحسابات الدائنة ، والتي تتضمن أعمدة تشير إلى أيام فاتورة المورد المعلقة.
الأيام المستحقة هي عدد أيام الأرصدة المستحقة غير المسددة منذ تاريخ الفاتورة. تتضمن تفاصيل تقادم الحسابات الدائنة اسم البائع وأرقام الفواتير والمبالغ المستحقة مع إجمالي المدفوعات المستحقة للبائع. الأعمدة هي الأعمدة الحالية ، 30 يومًا ، و 60 يومًا ، و 90 يومًا ، بإجماليات حسب نطاق تاريخ العمود والإجمالي الكلي.
تتم مطابقة المحاسبة مع دفتر الأستاذ العام وتشرف على الحسابات الدائنة
تقوم المحاسبة بتسوية دفتر يومية الحسابات الدائنة مع دفتر الأستاذ العام شهريًا على الأقل ومراجعة تقادم الحسابات الدائنة لحالة مدفوعات البائع.
يقوم قسم التمويل بالتخطيط والتحليل المالي (FP & A) وإدارة النقد
تقوم إدارة المالية أيضًا بمراجعة تقادم الحسابات الدائنة وإعداد الإحصائيات بما في ذلك معدل دوران الحسابات الدائنة لإدارة التدفق النقدي ومراجعة أداء الأعمال. يتنبأ التمويل أيضًا بالمتطلبات النقدية. يعد الوصول إلى التقارير المالية في الوقت الفعلي وتقارير تقادم الحسابات الدائنة الكاملة والمحدثة أمرًا ضروريًا للإدارة المالية.
تقوم Finance بإعداد الميزانيات السنوية والتنبؤات باستخدام توقعات المبيعات ومتطلبات المصروفات المقدمة من مديري مركز الإيرادات والتكلفة داخل الإدارات المسؤولة عن التحكم في الإنفاق. يمكن بناء توقعات المبيعات من مستوى الاتصال بالعميل ، بدءًا من مستوى مندوب المبيعات أو مدير الحساب.
تعد المحاسبة البيانات المالية التي يراجعها المدير المالي والرئيس التنفيذي ومجلس الإدارة
يقوم قسم المحاسبة بإعداد البيانات المالية الشهرية ونهاية العام. تتضمن البيانات المالية التفصيلية تقارير الفروق الفعلية مقابل المبالغ المدرجة في الميزانية حسب بند المحاسبة المشفر.
يتم تلخيص البيانات المالية التفصيلية وإتاحتها أو الإبلاغ عنها إلى الإدارة الداخلية المعينة ومجلس الإدارة وأصحاب المصلحة الخارجيين بما في ذلك البنوك والمساهمين ولجنة الأوراق المالية والبورصات (SEC) للشركات المتداولة علنًا.
نقاط الألم في العملية اليدوية
تتسبب المستندات الورقية في معظم نقاط الألم في عملية المطابقة الثلاثية.
تشمل نقاط الألم في عملية المطابقة الثلاثية ما يلي:
- التعامل مع الاختلافات
- سيناريوهات لمرة واحدة
- فواتير مكررة مع عدم وجود مستندات داعمة لمطابقتها
- فواتير مزورة
- التأخيرات في الموافقة على الفاتورة
- استفسارات متعددة عن حالة الدفع من البائعين.
ينشأ الاختلاف عندما لا تتطابق البنود أو الكميات أو المبالغ الموسعة أو إجمالي المستحق في فاتورة المورد مع أمر الشراء أو استلام البضائع أو الخدمات. سيتم وضع علامة على المعاملة كاستثناء. ستحتاج الحسابات الدائنة إلى حل هذه الأنواع من المشكلات المتكررة.
في نظام قائم على الورق يستخدم ملفات مستندات مرتبة أبجديًا ، يمكن أن تكون المستندات الورقية غير صحيحة ، مما يؤدي إلى التأخير وفقدان المستندات الداعمة للمطابقة الثلاثية للفواتير.
السيناريو الذي يحدث لمرة واحدة هو حدث لمرة واحدة وليس مشكلة أو حدثًا متكررًا. إذا واجه موظف الحسابات المستحقة الدفع خطأ مطابقة لمرة واحدة ، فسيحتاج إلى التحقيق في المشكلة لحلها. يستغرق القرار وقتًا إضافيًا مقارنةً بالمشكلة المتكررة.
كمثال لمرة واحدة ، إذا قام البائع بإصدار فاتورة للمنتج الخطأ ، فستحتاج الحسابات الدائنة إلى طلب فاتورة مصححة لإكمال المطابقة. سيؤدي انتظار استلام فاتورة أو إيصال مصحح أو بديل من البائع إلى تأخير الموافقة على الفاتورة والدفع وتقليل الإنتاجية.
لن تحتوي الفواتير المكررة على المستندات الداعمة اللازمة ، والتي تمت مطابقتها بالفعل مع الفاتورة الأصلية. إذا كان النظام يعمل بشكل صحيح ، فسيتم ملاحظة الفاتورة المكررة ، وتمييزها كاستثناء ، ولن تتم الموافقة عليها للدفع.
قد تقوم بعض الشركات الاحتيالية بإصدار فاتورة إلى الشركة مقابل اللوازم المكتبية غير المطلوبة أو المنتجات أو الخدمات الأخرى التي لم يتم تسليمها. بدون المستندات الداعمة لمطابقة المعاملة ، يجب أن يحدث استثناء لمنع الدفع.
إذا لم توافق إدارة الأقسام أو المعتمدون التنفيذيون على الفواتير المتطابقة على الفور ، فستحتاج الحسابات الدائنة إلى المتابعة حتى تحدث الموافقة. قد تُفقد الفواتير الورقية والمستندات الداعمة في مكان ما في ثقب أسود في الشركة ، مما يتطلب الحصول على المستندات البديلة قبل السداد.
من خلال المطابقة الورقية الثلاثية للفواتير مع المستندات الداعمة ، يمكن أن ينتج عن التأخير في الموافقة على التسويف وأعباء العمل الثقيلة وحل الأسئلة مع مقدم الطلب والسفر التجاري
عند حدوث تأخيرات طويلة في دفع الفاتورة بسبب استثناءات في عملية المطابقة الثلاثية (أو لأسباب أخرى) ، سيصاب فريق الحسابات الدائنة بالإحباط بسبب الانقطاعات المستمرة من الموردين الذين يطلبون حالة السداد. قد يفوتون المواعيد النهائية أو يحتاجون إلى العمل الإضافي لإكمال واجبات الوظيفة. سيكون وقت العمل والتكاليف أعلى.
هل تتطلع إلى أتمتة عملية المطابقة الثلاثية في مؤسستك؟ جرب Nanonets™ واحصل على مزايا أتمتة المطابقة الثلاثية من خلال تقنية التعرف الضوئي على الحروف القائمة على الذكاء الاصطناعي.
الوضع الحالي لعملية المطابقة الثلاثية
تتبنى الشركات بسرعة الذكاء الاصطناعي و OCR لالتقاط البيانات ودمجها مع تخطيط موارد المؤسسات ، خدمات المحتوى أو برامج المحاسبة وبرامج أتمتة العمليات الآلية (RPA). يساعدهم التعرف الضوئي على الحروف في إجراء مطابقة ثلاثية (ومهام معالجة روتينية أخرى). نستشهد بأمثلة للشركات التي تتبنى أنظمة OCR المتقدمة لاكتساب كفاءات كبيرة وميزة تنافسية.
استخدام AI و OCR في مطابقة الفواتير بثلاث طرق
باستخدام أفضل الممارسات ، تستخدم الشركات الآن مسح التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) والذكاء الاصطناعي (AI) وتقنيات التعلم العميق للرقمنة والمطابقة الثلاثية. يمكن دمج OCR مع برنامج أتمتة العمليات الآلية (RPA).
توفر شبكات النانو نظامًا آليًا رائدًا لالتقاط طلبات الشراء والإيصالات ومستندات الفاتورة المطلوبة بدقة ومعالجتها إلكترونيًا لمطابقة الفواتير بثلاث طرق.
يمكن للشركات التقاط البيانات غير المهيكلة في الحقول المطلوبة وإضافة حقول جديدة. يتيح التعلم الآلي للنظام أن يصبح أكثر دقة لأنه يكتسب خبرة من التقاط بيانات المستندات السابقة وإعادة التدريب. إلى جانب استخدام التقاط OCR لعملية المطابقة الثلاثية ، فإن أفضل الأنظمة تتيح تحميل الفواتير الإلكترونية المستلمة عبر البريد الإلكتروني أو طرق التسليم الأخرى عبر الإنترنت.
تتضمن أنظمة OCR و AI / ML القوية لالتقاط البيانات ، مثل شبكات النانو التكاملات مع برامج أخرى. يتضمن التكامل استخدام Zapier لاستيراد البيانات من بريدك الإلكتروني أو صندوق الوارد أو Dropbox أو Box أو أي مصدر آخر.
يعمل التكامل مع برنامج تخطيط موارد المؤسسة (ERP) ونظام إدارة المستودعات (WMS) على تسهيل مطابقة المستندات ثلاثية الاتجاهات. تتكامل أنظمة OCR ، مثل Nanonets ، أيضًا مع أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) مثل Salesforce.
في حالة أتمتة الفاتورة، يلتقط برنامج OCR المدعوم بالذكاء الاصطناعي البائعين بيانات الفاتورة ويغذيها في وحدة الحسابات الدائنة لنظام تخطيط موارد المؤسسات. تتطابق أتمتة الفواتير مع فواتير الموردين مع أوامر الشراء والإيصالات للمطابقة الثلاثية.
يمكن للمستخدمين اختيار الاندماج بسلاسة مع منصات التشغيل الآلي للعمليات الروبوتية (RPA) مثل UiPath لأتمتة المطابقة الثلاثية باستخدام الروبوتات. تتحد شبكات النانو مع اختيارك للعديد من منصات التشغيل الروبوتي للعمليات (RPA).
إلى جانب التكامل مع البرامج الأخرى ، يمكن للمستخدمين الاستعلام عن نموذج التعرف الضوئي على الحروف بعد تدريبه أو استخدام نموذج شبكات النانو مدرب مسبقًا.
للتخفيف من مشكلة الفواتير الاحتيالية ، إذا حدد المستخدمون مؤشرات لمستند احتيالي ، فيمكن لـ Nanonets OCR اكتشاف الفواتير المزورة والإبلاغ عنها لمنع دفع هذه الفواتير.
تشمل التطورات التقنية في التعرف الضوئي على الحروف استخدام رؤية الكمبيوتر ، والعمل مع المستندات غير المهيكلة ، وتطبيق خوارزميات التعلم العميق ومعالجة اللغة الطبيعية (NLP).
وفقا ل شنومكس تقرير شارك في تأليفه Deloitte Digital (المملكة المتحدة) و UiPath الذي يقتبس من استطلاع Everest لعام 2019:
"تخصص العديد من المؤسسات المزيد من الموارد المالية والبشرية لنشر إمكانات معالجة المستندات الذكية. يؤدي نجاح المؤسسات التطلعية إلى زيادة الثقة في سوق من المتوقع أن تنمو بنسبة 70-80٪ خلال العامين المقبلين لتصل إلى 1.1 مليار دولار أمريكي ".
يستخدم قادة الفكر في مجال الأعمال التطورات التقنية للمطابقة الثلاثية
تعد شركات المحاسبة العالمية الكبرى من أكبر الداعمين لأتمتة الفواتير باستخدام التعرف الضوئي على الحروف مع الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي ، بالإضافة إلى أتمتة العمليات الروبوتية. على سبيل المثال ، Deloitte هو أحد عملاء Nanonets الذي يقدم تقارير منتظمة عن مزايا نظام مطابقة الفواتير الآلي الذي يبسط تدفقات عمل الحسابات الدائنة ، مما يقلل من وقت العمل المطلوب وتكاليفه.
Cummins و P&G و Sherman Williams هي شركات صناعية مدرجة في قائمة Fortune 500 تستخدم Nanonets لإنجاز المهام المتعلقة بـ OCR. يستخدم DoorDash أيضًا شبكات النانو. وتستخدم شركات معالجة مطالبات التأمين الكبيرة شبكات النانو.
مطالبات التأمين تستفيد المعالجات بشكل كبير من استخدام حلول Nanonets OCR لرقمنة البيانات من الفواتير والإيصالات ، كما هو موضح في دراسة الحالة هذه.
إلى جانب هذه الشركات الكبيرة ، تكتسب الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMEs) الكفاءة من خلال تنفيذ حلول Nanonets OCR للحسابات الدائنة.
في دراسة حالة ، شركة صغيرة ومتوسطة متعددة الدول ، ومتعددة المواقع تاجر تجزئة للمجوهرات الاستفادة من استخدام شبكات النانو لتعزيز قدراتها بما يتجاوز تلك التي توفرها QuickBooks وحدها. في شهادة Nanonets ، تقول Happy Jewellers: "يشعر موظفونا الآن بمزيد من الإنتاجية والسعادة لأن معظم الأعمال الكتابية أصبحت الآن خارج حياتهم."
عملية الأتمتة
يمكن لعملية أتمتة OCR / AI التعامل بكفاءة مع مجموعة متنوعة من أهداف الأعمال ، بما في ذلك التحقق من مستندات القروض للمؤسسات المالية ، وتحديد منشورات الوسائط الاجتماعية غير الملائمة باستخدام معالجة صور الكمبيوتر ، ومعالجة الفواتير ، بما في ذلك المطابقة الثلاثية. في مقالة المدونة هذه ، نركز على حالة استخدام المطابقة الثلاثية.
تبدأ عملية الأتمتة ببرنامج التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) المتقدم ، مثل Nanonets ، الذي يستخدم الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي وتقنيات رؤية الكمبيوتر لتحسين الدقة وتعزيز قدراتها.
كيف تعمل…
تقبل Nanonets الفواتير عبر الإنترنت وأوامر الشراء وأجهزة الاستقبال من العديد من مصادرك عبر الإنترنت. توفر شبكات النانو أيضًا قيمة كبيرة من خلال التقاط البيانات من المستندات الورقية ، بما في ذلك المستندات المكتوبة بخط اليد التي يصعب قراءتها ، بمعدل دقة مرتفع. لا توفر جميع أنظمة OCR المدعومة بالذكاء الاصطناعي وظائف مستندات مكتوبة بخط اليد دقيقة مثل شبكات النانو.
عند التقاط بيانات المستندات وتعيينها إلى الحقول ، يمكن لشبكات Nanonets إجراء معالجة لاحقة باستخدام قدرات الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي. أثناء وبعد التقاط بيانات الفاتورة، يمكن إجراء التغييرات في شبكات النانو. على سبيل المثال ، يمكن توحيد تنسيقات البيانات الميدانية للوثائق المستلمة من البائعين المختلفين.
يمكن للمستخدمين تدريب النموذج وإعادة تدريبه باستخدام خوارزمية التعلم الآلي لـ Nanonets باستخدام عينة من البيانات مع الملصقات أو تحديد نموذج Nanonets مدرب مسبقًا. تعمل إعادة التدريب والاستخدام المتكرر للنموذج على تحسين الدقة في اكتشاف التعرف الضوئي على الحروف (واستخدامات أخرى مثل تصنيف الصور واكتشاف الأشياء).
كنقطة مرجعية ، يعتقد فريق دعم Nanonets أن تدريب النموذج يستغرق عادة من ساعتين إلى ثماني ساعات. إذا استغرق وقتا أطول ل تدريب نموذجك، ضع في اعتبارك ترقية خطة برنامج Nanonets الخاصة بك.
تصف شبكات النانو كيف هم مستخدموها بناء نماذج التعرف الضوئي على الحروف القائمة على التعلم العميق في دليل مفصل.
توفر شبكات النانو واجهة API ورمزها. تصدر Nanonets البيانات بلغة الكمبيوتر التي تفضلها عن التطبيقات التي تختارها.
يمكن أن تتكامل شبكات النانو مباشرةً مع برامج مثل نظام تخطيط موارد المؤسسات على مستوى الشركة أو برنامج محاسبة QuickBooks (أو برنامج محاسبة منافس) ونظام إدارة المستودعات من خلال اتصال API.
تمتلك Nanonets تكاملًا اختياريًا لواجهة برمجة التطبيقات مع برامج الروبوت الآلية للعمليات الآلية (RPA) لإجراء معالجة الفواتير الآلية القائمة على RPA والمطابقة الثلاثية مع المستندات الداعمة.
يشمل أمن شبكات النانو أ نهج دورة حياة تطوير البرمجيات لمستخدميها وموظفيها والمقاولين الخارجيين. تتناول سياسة برامج Nanonets التشفير والمعايير والامتثال للائحة العامة لحماية البيانات في جميع أنحاء العالم لخصوصية المقيمين في الاتحاد الأوروبي الذين يستخدمون البرنامج.
خيارات التسعير
تقدم Nanonets شهريًا ، لكل نموذج SaaS خطط التسعير (بالإضافة إلى تكاليف الاستخدام) بمستويات مختلفة لكل نوع من أنواع البرامج ، بما في ذلك Starter و Pro و Enterprise. تتميز خطة Starter المجانية بميزات محدودة ويتم تقديمها كمنصة تجريبية. تشمل نماذج Nanonets المعروضة الطراز المخصص والإيصالات والفواتير ورخصة القيادة وجوازات السفر.
تقدم خطة Enterprise المزيد من الميزات ، بما في ذلك مدير الحساب المخصص ، وتدريب الفريق المخصص 1-1 ، ومستوى أعلى من الأمان والتحكم. طلب عرض أسعار مخصص من مبيعات Nanonets للمؤسسات.
التحكم والدعم
يمكن لمستخدمي برامج Nanonets الوصول إلى "إحصائيات الاستخدام" لعدد المستندات التي تمت معالجتها وعدد الحقول التي تمت معالجتها والتكلفة المتكبدة أثناء دورة الفوترة. يتيح هذا الوصول للمستخدمين الوصول إلى معلومات الحالة والتحكم في تكاليف الاستخدام.
لدعم العملاء ، يوفر Nanonets قاعدة معرفية قابلة للبحث في موقعه على الإنترنت مركز المساعدة يتضمن دليل الشروع في العمل والتوثيق حسب الموضوع للتدريب الذاتي.
تقدم Nanonets أيضًا دروس فيديو قصيرة ، بما في ذلك كيفية بناء نموذج التعرف الضوئي على الحروف باستخدام شبكات النانو.
هل تتطلع إلى أتمتة عملية المطابقة الثلاثية في مؤسستك؟ جرب Nanonets™ واحصل على مزايا أتمتة Three Way Match من خلال تقنية OCR القائمة على الذكاء الاصطناعي.
فوائد أتمتة العملية
تشمل مزايا أتمتة عملية المطابقة الثلاثية ما يلي:
- الاستعداد لمراجعة الحسابات
- تقليل الخطأ في المحاسبة
- تقليل الاحتيال
- مزامنة سلسة
- توفير ساعات العمل
تنتقل الشركات ومدققيها من العمليات اليدوية غير الفعالة وغير الفعالة إلى برامج المحاسبة والتدقيق مع العمليات الرقمية باستخدام OCR والذكاء الاصطناعي والروبوتات الآلية وأدوات تصور البيانات مع ذكاء الأعمال لتحليل النتائج والأنماط.
باستخدام مطابقة آلية دقيقة وثلاثية للفواتير وأوامر الشراء والمستلمين ، تقل فرصة الأخطاء والاحتيال عندما يقدم المستخدمون تعليمات محددة للكشف عن الاحتيال.
يمكن أن يتزامن برنامج التدقيق بسلاسة مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المدمج بالفعل مع التقاط بيانات OCR المدفوع بالذكاء الاصطناعي.
تقلل الضوابط المحاسبية الداخلية وموثوقية البيانات المالية من نطاق إجراءات التدقيق الإضافية المطلوبة. إن المعالجة الفعالة والمحددة المعقول والموافقة عليها ودفع فواتير البائع تجعل البيانات المالية أكثر موثوقية.
تعتبر وفورات الوقت كبيرة ، مما يترك المزيد من وقت الموظفين لتلبية طلبات التدقيق. يمكن أن يقلل برنامج التدقيق الرقمي الحديث الذي يستخدم تقنية الذكاء الاصطناعي من الحاجة إلى طلب بعض المعلومات من العملاء. يمكن للمحاسبة والحسابات الدائنة إكمال أي طلب تدقيق في الوقت المناسب أو في وقت مبكر ، لذلك لا يتعرض المدققون للتأخير بسبب وقت الانتظار ، مما يزيد من رسوم التدقيق.
ويؤدي توفير الوقت إلى تقليل العمالة واحتياجات التوظيف ، مما يقلل من تكاليف الأعمال.
يتعامل التعرف الضوئي على الحروف الموثوق به مع برنامج التقاط البيانات بالذكاء الاصطناعي وأتمتة الفواتير على مطابقة الفواتير بثلاث طرق لأوامر الشراء والإيصالات. يمكن أن تساعد عملية الأتمتة هذه الشركة على مواكبة أعباء العمل المتعلقة بالحسابات الدائنة والمدفوعات ، وزيادة الدقة ، وتقليل المدفوعات الخاطئة أو الاحتيالية ، وإغلاق الدفاتر مبكرًا ، وخفض تكاليف العمل الإدارية ذات الصلة والتكاليف الإدارية الأخرى.
وفي الختام
توفر هذه المقالة دليلًا تفصيليًا لمطابقة الفواتير بثلاث طرق. تعمل الأتمتة على تحسين عملية المطابقة الثلاثية في التمويل عن طريق زيادة الكفاءة وتقليل مخاطر الأخطاء من الإدخال اليدوي للبيانات. توفر شبكات النانو حل برمجيات التعرف الضوئي على الحروف (OCR) المتطور والموجه بواسطة الذكاء الاصطناعي لتنفيذ عملية المطابقة الثلاثية
- &
- 2019
- 2020
- حول المستشفى
- الوصول
- الوصول
- وفقا
- حسابي
- المحاسبة
- دقيق
- إضافي
- العنوان
- عناوين
- متقدم
- السلف
- مميزات
- مزايا
- اتفاقية
- AI
- الإيدز
- خوارزمية
- خوارزميات
- الكل
- سابقا
- كمية
- المبالغ
- تحليل
- سنوي
- آخر
- API
- تطبيق
- الموافقة على
- التطبيقات
- فنـون
- البند
- مصطنع
- الذكاء الاصطناعي
- الذكاء الاصطناعي (منظمة العفو الدولية)
- الذكاء الاصطناعي وآلة التعلم
- ممتلكات
- التدقيق
- السلطة
- أتمتة
- الآلي
- أتمتة
- أتمتة
- خلفية
- البنوك
- أساس
- أصبح
- أن تصبح
- يعتقد
- تستفيد
- الفوائد
- أفضل
- أفضل الممارسات
- Beyond
- مشروع قانون
- الفواتير
- مليار
- فواتير
- اسود
- حظر
- المدونة
- مجلس
- مجلس إدارة
- كُتُب
- الحدود
- البوتات
- صندوق
- نساعدك في بناء
- الأعمال
- ذكاء الأعمال
- الأعمال
- قدرات
- أسر
- يلتقط
- دراسة حالة
- الحالات
- النقد
- تدفق مالي
- سبب
- الأسباب
- الرئيس التنفيذي
- سلسلة
- فرص
- رئيس
- الرئيس التنفيذي
- مطالبات
- تصنيف
- عميل
- إغلاق
- الكود
- جمع
- عمود
- مجموعة
- عمولة
- مشترك
- الشركات
- حول الشركة
- مقارنة
- تنافسي
- الالتزام
- الكمبيوتر
- مولدة بالحاسوب
- الثقة
- صلة
- التواصل
- عقد
- المقاولون
- مراقبة
- مراقب
- التكاليف
- خلق
- يخلق
- ائتمان
- CRM
- حالياًّ
- الوضع الحالي
- على
- زبون
- دعم العملاء
- البيانات
- تمور
- مخصصة
- تأخير
- التأخير
- تم التوصيل
- التسليم
- تقديم
- التوصيل
- ديلويت
- نشر
- وصف
- مفصلة
- تفاصيل
- كشف
- التطوير التجاري
- مختلف
- رقمي
- رقمنة
- رقمنة
- مباشرة
- الإدارة
- المدفوعات
- خصم الإخوة الإضافي
- وثائق
- قيادة
- Dropbox
- أثناء
- في وقت مبكر
- كفاءة
- فعال
- بكفاءة
- البريد الإلكتروني
- الموظفين
- تمكين
- التشفير
- ضمان
- أدخل
- مشروع
- يدخل
- أساسي
- تقييم
- الحدث/الفعالية
- تطور
- مثال
- أمثلة
- تبادل
- تنفيذي
- متوقع
- مصاريف
- الخبره في مجال الغطس
- المميزات
- الرسوم الدراسية
- مجال
- تمويل
- مالي
- المؤسسات المالية
- تدفق
- تركز
- اتباع
- متابعيك
- النموذج المرفق
- تطلعي
- احتيال
- مجانًا
- بالإضافة إلى
- وظيفة
- مستقبل
- GDPR
- العلاجات العامة
- توليد
- العالمية
- هدف
- خير
- بضائع
- النمو
- توجيه
- مقبض
- معالجة
- سعيد
- مساعدة
- يساعد
- مرتفع
- عالي الجودة
- أعلى
- تأجير
- كيفية
- HTTPS
- ضخم
- الانسان
- الموارد البشرية
- تحديد
- صورة
- تحقيق
- تحسن
- تتضمن
- شامل
- يشمل
- بما فيه
- القيمة الاسمية
- في ازدياد
- صناعي
- معلومات
- المؤسسات
- التأمين
- دمج
- المتكاملة
- التكامل
- رؤيتنا
- ذكي
- تعتزم
- السطح البيني
- المخزون
- بحث
- المشاركة
- قضية
- مسائل
- IT
- وظيفة
- مجلة
- المعرفة
- معروف
- ملصقات
- عمل
- لغة
- كبير
- أكبر
- قادة
- قيادة
- تعلم
- دفتر الحسابات
- شروط وأحكام
- مستوى
- حقوق الملكية الفكرية
- محدود
- خط
- قائمة
- موقع
- شعار
- طويل
- آلة
- آلة التعلم
- صنع
- رائد
- يصنع
- القيام ب
- إدارة
- إدارة
- مدير
- مديرو
- كتيب
- يدويا
- تصنيع
- رسم الخرائط
- تجارة
- مباراة
- مطابقة
- المواد
- الوسائط
- الأعضاء
- طرق
- نموذج
- عارضات ازياء
- الأكثر من ذلك
- أكثر
- يتحرك
- متعدد
- طبيعي
- ضروري
- صاف
- عدد
- أرقام
- تم الحصول عليها
- عرض
- عرضت
- عروض
- امين شرطة منزل فؤاد
- online
- عمليات
- طلب
- الطلبات
- منظمات
- منظمة
- أخرى
- وإلا
- مدفوع
- الم
- ورق
- جزء
- وسائل الدفع
- المدفوعات
- فى المائة
- أداء
- أداء
- مادي
- وضع
- تخطيط
- المنصة
- منصات التداول
- بلايستشن
- البوينت
- نقاط
- سياسة
- ممكن
- محتمل
- التسعير
- خصوصية
- برو
- المشكلة
- مشاكل
- عملية المعالجة
- أتمتة عملية
- العمليات
- معالجة
- المنتج
- إنتاجية
- المنتجات
- الربح
- توقعات
- تزود
- ويوفر
- شراء
- شراء
- مشتريات
- المشتريات
- أغراض
- جودة
- نطاق
- في الوقت الحقيقي
- معقول
- تسلم
- تلقى
- سجل
- تسجيل
- تخفيض
- تقليص
- صلة
- الخدمة الموثوقة
- التحويلات
- تقرير
- التقارير
- طلب
- طلبات
- تطلب
- مطلوب
- المتطلبات الأساسية
- مورد
- الموارد
- مسؤولية
- مسؤول
- النتائج
- إيرادات
- مراجعة
- التعليقات
- المخاطرة
- أتمتة العمليات الآلية
- الجيش الوطني الرواندي
- يجري
- الأملاح
- مسح
- بسلاسة
- ثانية
- ضمانات
- الأوراق المالية وهيئة الأوراق المالية
- أمن
- خدماتنا
- نقل
- الشحن
- قصير
- هام
- منذ
- صغير
- So
- العدالة
- وسائل التواصل الاجتماعي
- تطبيقات الكمبيوتر
- حل البرمجيات
- الصلبة
- حل
- الحلول
- حل
- بعض
- مواصفات
- سرعة
- الإنفاق
- معيار
- المعايير
- بدأت
- الولايه او المحافظه
- ذكر
- ملخص الحساب
- البيانات
- المحافظة
- إحصائيات
- الإحصائيات
- الحالة
- قوة
- السعي
- دراسة
- المقدمة
- جوهري
- تحقيق النجاح
- الموردين
- تزويد
- سلسلة التوريد
- إدارة الأمدادات
- الدعم
- دعم
- الدراسة الاستقصائية
- نظام
- أنظمة
- مع الأخذ
- المهام
- ضريبة
- فريق
- التكنولوجيا
- التكنولوجيا
- تكنولوجيا
- الاختبار
- طرف ثالث
- عبر
- الوقت
- عنوان
- أدوات
- تجارة
- قادة الإيمان
- صفقة
- المعاملات
- سفر
- الدروس
- أنواع
- فهم
- تستخدم
- المستخدمين
- عادة
- قيمنا
- مختلف
- الباعة
- التحقق
- فيديو
- رؤيتنا
- التصور
- حيوي
- ابحث عن
- في غضون
- بدون
- للعمل
- عامل
- أعمال
- في جميع أنحاء العالم
- سنوات
- صفر